Kategoria: Rozwój biznesu

Mechanizm podzielonej płatności (MPP) obowiązuje od 1 listopada 2019 roku i zastąpił mechanizm odwrotnego obciążenia. Wprowadzono go w celu uszczelnienia systemu VAT oraz przeciwdziałania oszustwom podatkowym. Sprawdź, na czym polega split payment, kto i kiedy ma obowiązek stosowania tego rozwiązania oraz jakie konsekwencje się z nim wiążą.

Split payment – jak działa?

Mechanizm podzielonej płatności polega na rozdzieleniu środków na kwotę netto oraz podatek VAT. Dotyczy on wyłącznie transakcji między firmami (B2B), a obowiązek jego stosowania zależy od rodzaju towaru lub usługi oraz wartości faktury. Wcześniej całość kwoty brutto trafiała na jedno konto sprzedawcy, teraz VAT jest księgowany na odrębnym rachunku VAT.

W celu realizacji płatności w systemie MPP banki udostępniły specjalny format przelewu zawierający cztery kluczowe pola:

• kwotę VAT objętą mechanizmem split payment,
• całkowitą kwotę brutto transakcji,
• numer faktury, do której odnosi się płatność,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) dostawcy towaru lub usługodawcy.

 

Podatek VAT jest przelewany na specjalny rachunek VAT, a pozostała kwota na standardowy rachunek firmowy sprzedawcy.

Uwaga!

Split payment dotyczy tylko płatności dokonywanych przelewem bankowym. Jeśli przedsiębiorca zapłaci gotówką, kartą lub BLIK-iem – split payment nie ma zastosowania, nawet jeśli faktura kwalifikuje się do MPP.

Specjalny rachunek VAT – zasady funkcjonowania

Obowiązkowy MPP oznacza, że czynni podatnicy VAT, którzy dokonują transakcji objętych mechanizmem, muszą posiadać firmowy rachunek bankowy. Banki automatycznie tworzyły rachunki VAT dla swoich klientów, a ich prowadzenie jest bezpłatne.

Konto VAT ma ograniczoną funkcjonalność – można z niego dokonywać jedynie płatności:

• VAT na rzecz dostawców,
• zobowiązań podatkowych do urzędu skarbowego (w tym składek ZUS, co ceni sobie wiele firm),
• zwrotu nienależnie otrzymanej płatności,
• przelewu na inny rachunek VAT w tym samym banku.

 

Nie można natomiast swobodnie przelewać środków na rachunek firmowy. Jeśli przedsiębiorca chce przetransferować pieniądze z konta VAT na rachunek bieżący, musi złożyć wniosek do urzędu skarbowego, który ma 60 dni na rozpatrzenie sprawy.

Jeśli na koncie VAT zabraknie środków na pokrycie zobowiązań podatkowych, brakująca kwota zostanie pobrana z rachunku firmowego, a w razie dalszych braków – z rachunku bieżącego.

Obowiązkowy split payment – od kiedy, dla kogo?

Do 1 listopada 2019 r. split payment był dobrowolny, jednak obecnie jest on obowiązkowy dla transakcji dotyczących towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 ustawy o VAT. Warunki obowiązkowego stosowania MPP:

• transakcja obejmuje towary lub usługi z listy towarów wrażliwych, obowiązek stosowania split payment dotyczy m.in. transakcji związanych ze sprzedażą paliw, handlem elektroniką, usługami budowlanymi, sprzedażą metali szlachetnych,
• faktura opiewa na kwotę 15 000 zł brutto lub więcej,
• transakcja ma charakter B2B.

 

Jeśli na fakturze znajduje się choć jeden towar objęty obowiązkowym MPP, to podzielona płatność musi objąć przynajmniej jego wartość. Faktura powinna zawierać adnotację „mechanizm podzielonej płatności”.

Split payment: ważny co najmniej do 2028 roku

Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności (MPP) to odstępstwo od standardowych zasad rozliczania VAT w UE, wymagające zgody unijnych organów. Polska pierwotnie uzyskała pozwolenie na jego stosowanie do końca lutego 2022 r., a następnie przedłużenie do lutego 2025 r. Ministerstwo Finansów wystąpiło o kolejną prolongatę. Komisja Europejska już wyraziła zgodę na wydłużenie obowiązkowego MPP do 28 lutego 2028 r., a decyzja Rady UE pozostaje jedynie formalnością. Oznacza to, że system ten będzie obowiązywał w Polsce jeszcze przez co najmniej trzy lata.

Split payment a płynność finansowa

Główną zaletą split payment jest eliminacja ryzyka zaległości podatkowych oraz zabezpieczenie przed oszustwami VAT. Przedsiębiorcy mogą też skorzystać z korzyści takich jak:

• szybszy zwrot nadpłaconego VAT (25 dni zamiast 60),
• zwolnienie z odsetek za zwłokę przy terminowym opłaceniu VAT,
• brak odpowiedzialności solidarnej w razie zaległości podatkowych, jeśli co najmniej 95% faktur zostało uregulowanych w systemie MPP,
• możliwość obniżenia zobowiązań podatkowych w określonych przypadkach.

 

Jednak mechanizm ten może wpływać negatywnie na płynność finansową. Przed wprowadzeniem split payment przedsiębiorcy mieli dostęp do całej kwoty brutto, co pozwalało im zarządzać środkami do momentu terminu zapłaty VAT. Teraz 23% środków jest zamrożone na rachunku VAT, co może powodować problemy z cashflow.

Faktoring a płynność finansowa

Jednym z rozwiązań poprawiających płynność finansową jest faktoring. Pozwala on na szybkie uzyskanie środków z faktur wystawionych z długim terminem płatności. Przedsiębiorca może sprzedać fakturę faktorowi i otrzymać należność niemal natychmiast, zamiast czekać 60 dni na płatność od kontrahenta. To pozwala uniknąć problemów związanych z zamrożonymi środkami na rachunku VAT i poprawia płynność finansową firmy.

Zalety split payment

1. Zmniejszenie ryzyka podatkowego

Mechanizm podzielonej płatności minimalizuje ryzyko uczestnictwa w karuzelach podatkowych oraz nieświadomego zaangażowania w oszustwa VAT. Dzięki temu firmy stosujące MPP unikają potencjalnych konsekwencji związanych z brakiem możliwości odliczenia VAT.

2. Większa pewność rozliczeń podatkowych

Firmy korzystające z tego rozwiązania mogą być bardziej pewne, że ich płatności VAT są właściwie rozliczane, co zmniejsza ryzyko kontroli skarbowych i ewentualnych sankcji.

3. Korzyści finansowe

W Polsce przedsiębiorcy stosujący split payment mogą korzystać z pewnych preferencji podatkowych, takich jak:

• brak sankcji VAT,
• przyspieszony zwrot podatku VAT (z 60 do 25 dni),
• brak dodatkowych zobowiązań związanych z mechanizmem odwrotnego obciążenia.

Wady split payment

1. Ograniczona płynność finansowa

Firmy mają ograniczoną możliwość swobodnego dysponowania środkami zgromadzonymi na koncie VAT. Te środki można wykorzystać głównie do zapłaty zobowiązań podatkowych lub składek na ZUS.

2. Wzrost obciążeń administracyjnych

Przedsiębiorstwa muszą dostosować swoje systemy księgowe i procesy płatności do nowego mechanizmu, co może wymagać dodatkowych zasobów i czasu.

3. Brak elastyczności

Przedsiębiorca nie może swobodnie wykorzystać kwoty VAT na inne cele biznesowe, co w przypadku firm z długimi terminami płatności może być istotnym problemem.

Czy warto stosować split payment?

Decyzja o stosowaniu split payment zależy od wielu czynników. Firmy działające w branżach objętych obowiązkowym MPP nie mają wyboru – muszą dostosować się do regulacji. Dla innych przedsiębiorców wybór split payment może oznaczać większe bezpieczeństwo podatkowe, ale jednocześnie zmniejszoną płynność finansową.

Firmy, które mają dużą nadwyżkę podatku VAT do zwrotu, mogą skorzystać na przyspieszonym zwrocie. Natomiast przedsiębiorstwa, które często obracają środkami i potrzebują ich na bieżące wydatki, mogą odczuwać negatywne skutki zamrożenia części kapitału na koncie VAT.

Kto zyskuje, a kto traci na split payment?

Zyskują:

• Skarb Państwa – dzięki ograniczeniu oszustw VAT zwiększają się wpływy podatkowe.
• Firmy działające zgodnie z prawem – większa pewność rozliczeń i możliwość korzystania z preferencji podatkowych.
• Przedsiębiorcy ze znacznymi nadwyżkami VAT – przyspieszony zwrot podatku poprawia płynność finansową.

Tracą:

• Firmy z niskimi marżami – ograniczona możliwość korzystania ze środków VAT może utrudnić zarządzanie płynnością.
• Przedsiębiorstwa, które często obracają kapitałem – brak swobodnego dostępu do środków może być problematyczny.

Sankcje za niestosowanie obowiązkowego MPP

Sankcje dla sprzedawcy

Jeśli jako sprzedawca nie oznaczysz faktury adnotacją „mechanizm podzielonej płatności” (MPP), mimo takiego obowiązku, urząd skarbowy może nałożyć na ciebie dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Wyniesie ono 30% VAT z faktury za towary lub usługi objęte MPP.

Jednak osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie podlegają tej sankcji. W ich przypadku brak odpowiedniego oznaczenia na fakturze skutkuje grzywną do 180 stawek dziennych. Kara nie zostanie nałożona, jeśli nabywca ureguluje płatność zgodnie z mechanizmem podzielonej płatności, mimo braku odpowiedniej adnotacji na fakturze.

Sankcje dla kupującego

Jeżeli jako nabywca nie zapłacisz za fakturę w systemie MPP, mimo obowiązku, urząd skarbowy może nałożyć na ciebie dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% VAT przypadającego na towary lub usługi objęte MPP.

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą zamiast tej sankcji mogą zostać ukarane grzywną do 720 stawek dziennych. Jeżeli jednak sprzedawca prawidłowo rozliczy VAT należny z faktury, sankcja za brak zapłaty w systemie MPP nie zostanie nałożona.

Dodatkowo, płatność dokonana z pominięciem MPP nie może być uznana za koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym. Jeśli została już ujęta w kosztach, konieczne jest jej:

• odjęcie od kosztów uzyskania przychodów lub
• zwiększenie przychodów, jeśli nie ma możliwości zmniejszenia kosztów.

Podsumowanie

Split payment to narzędzie, które zwiększa przejrzystość rozliczeń podatkowych, ale jednocześnie nakłada pewne ograniczenia na przedsiębiorców. Choć w niektórych przypadkach może być korzystny, jego wpływ na płynność finansową firm sprawia, że nie wszyscy przedsiębiorcy są entuzjastami tego rozwiązania. Przed podjęciem decyzji o stosowaniu split payment warto dokładnie przeanalizować jego konsekwencje dla działalności gospodarczej.

 

Od stycznia 2025 roku płaca minimalna w Polsce wzrosła do 4666 zł brutto. Jest to istotna informacja zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców, którzy muszą odpowiednio zaplanować swoje budżety. W poniższym artykule wyjaśniamy, co wchodzi w skład płacy minimalnej, jakie elementy są z niej wyłączone oraz jakie są koszty zatrudnienia pracownika na minimalnym wynagrodzeniu od 2025 roku.

Co wchodzi w skład płacy minimalnej?

Płaca minimalna to nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również inne składniki wynagrodzenia. Według wytycznych GUS, do płacy minimalnej wlicza się m.in.:

• wynagrodzenie podstawowe (czasowe, prowizyjne, akordowe),
• wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia,
• premie i nagrody regulaminowe,
• dodatki za znajomość języków, szczególne warunki pracy, kwalifikacje,
• wynagrodzenie za urlopy wypoczynkowe i chorobowe,
• ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,
• świadczenia deputatowe (np. ekwiwalent za umundurowanie, deputat węglowy).

Jakie składniki są wyłączone?

Nie wszystkie elementy wynagrodzenia są wliczane do płacy minimalnej. Wyłączeniu podlegają m.in.:

• nagrody jubileuszowe,
• odprawy emerytalne i rentowe,
• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,
• dodatki za pracę w nocy,
• dodatki stażowe,
• zasiłki chorobowe i świadczenia z ZFŚS,
• ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej,
• diety i inne należności z tytułu podróży służbowych,
• dodatek za szczególne warunki pracy.

Koszty zatrudnienia pracownika w 2025 roku

Od lutego 2025 roku całkowity koszt zatrudnienia pracownika na płacy minimalnej wzrósł z uwagi na podwyższone składki na ubezpieczenia społeczne. Pracodawca musi uwzględnić:

• 4666 zł – wynagrodzenie brutto,
• 955,60 zł – składki ZUS finansowane przez pracodawcę,
• całkowity koszt zatrudnienia wynosi 5621,60 zł.

 

Podwyższenie płacy minimalnej wiąże się z koniecznością dostosowania budżetów firm, szczególnie w sektorach, gdzie dominują niskie wynagrodzenia. Dla wielu pracodawców oznacza to wzrost kosztów pracy i konieczność ponownej analizy strategii wynagrodzeń.

Wyrównanie do minimalnej pensji

Jeżeli wynagrodzenie pracownika w danym miesiącu jest niższe od ustawowej płacy minimalnej (np. z powodu terminów wypłat składników wynagrodzenia lub rozkładu czasu pracy), pracodawca ma obowiązek je uzupełnić w formie wyrównania. Wypłaca się je za każdy miesiąc wraz z wynagrodzeniem i oblicza jako różnicę między minimalnym wynagrodzeniem a faktycznym dochodem pracownika. W przypadku wynagrodzeń godzinowych wyrównanie przelicza się na każdą przepracowaną godzinę, natomiast dla pracowników zatrudnionych na część etatu kwotę ustala się proporcjonalnie. Pracodawca nie może wypłacić kwoty niższej niż obowiązująca płaca minimalna.

Minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie

Od 2017 roku w Polsce obowiązuje minimalna stawka godzinowa dla umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o świadczenie usług. Stawka ta jest corocznie waloryzowana, a w 2025 roku wyniesie 30,50 zł brutto za godzinę pracy. Warto zaznaczyć, że w przypadku umów cywilnoprawnych nie istnieje obowiązek wyrównania wynagrodzenia do poziomu minimalnej pensji krajowej, nawet jeśli suma wynagrodzenia z przepracowanych godzin okaże się niższa. To oznacza, że wysokość zarobków zależy bezpośrednio od liczby przepracowanych godzin i uzgodnień zawartych w umowie.

Płaca minimalna w 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 roku w Polsce nastąpi istotna zmiana w systemie wynagrodzeń – płaca minimalna zostanie zrównana z wynagrodzeniem zasadniczym. Oznacza to, że premie, dodatki czy nagrody nie będą już wliczane do minimalnej pensji, a podstawowe wynagrodzenie pracownika nie będzie mogło być niższe niż ustalona minimalna stawka. Dla firm oznacza to konieczność dostosowania systemów płacowych i potencjalne zwiększenie kosztów, podczas gdy pracownicy mogą odczuć zmiany w strukturze swoich wypłat. Nowe przepisy obejmą także minimalną stawkę godzinową, a za ich nieprzestrzeganie przewidziano surowe kary finansowe – nawet do 45 tys. zł grzywny. Celem wprowadzanych zmian jest uproszczenie systemu wynagrodzeń, zwiększenie przejrzystości i dostosowanie polskich regulacji do unijnych standardów.

 

Warto pamiętać, że płaca minimalna to tylko jeden z elementów kosztów pracy. Wpływa ona także na inne świadczenia, takie jak odprawy, świadczenia chorobowe czy wysokość składek ZUS. Pracodawcy powinni śledzić zmiany prawne i dostosowywać swoje polityki wynagrodzeń, aby uniknąć nieprzewidzianych kosztów.

 

 

Jak podaje Główny Urząd Statystyczny (GUS), w Polsce zarejestrowanych jest obecnie około 2,5 miliona firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Jednym z dotkliwych problemów, z jakimi spotykają się na co dzień, są długie terminy płatności faktur, a także przeterminowane faktury. 

Aż 86% firm z sektora MŚP doświadcza sytuacji, w których kontrahent nie reguluje swoich zobowiązań w terminie. Ponad 52% przedsiębiorców przyznaje, że posiada faktury opóźnione o więcej niż miesiąc, a niemal 34% twierdzi, że opóźnienia mogą wynosić ponad 2 miesiące. 

Przyczyną kłopotów w wielu firmach są zatory płatnicze, które prowadzą do efektu domina – jeśli jedna firma nie otrzymuje zapłaty, sama również nie jest w stanie regulować swoich zobowiązań.

Pogarsza się kondycja finansowa polskich firm

W drugiej połowie 2024 roku zadłużenie firm zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Długów wzrosło o ponad 600 milionów złotych. Liczba dłużników wzrosłą do niemal 267 tysięcy. Eksperci przewidują, że w tym roku liczba dłużników, jak i wartość przeterminowanego zadłużenia będzie nadal rosła.

Analiza wiarygodności płatniczej przeprowadzona przez Krajowy Rejestr Długów w kluczowych branżach pokazuje, że kondycja finansowa firm pogarsza się. W ostatnich 12 miesiącach odsetek firm z najwyższą wiarygodnością finansową zmalał o prawie 6%, a tych z najniższą wzrósł o 12,5-15%.

W najgorszej sytuacji są firmy z branży transportowej i logistycznej, gdzie tylko 63% przedsiębiorstw zostało zaliczonych do grona najbardziej wiarygodnych. Nie najlepsza sytuacja panuje też w budownictwie, IT, hotelach i restauracjach oraz przemyśle. 

Wydłużone terminy płatności – problem dla małych firm

Problem, z jakim stykają się mikro i mali przedsiębiorcy, dotyczy wystawiania faktur z absurdalnie długimi terminami płatności. Coraz częściej muszą oni akceptować 45-, 60-, a nawet 90-dniowe terminy płatności w kontraktach z dużymi firmami. Problem dotyczy zwłaszcza kontraktów w sektorze finansowym, energetycznym i przemysłowym. W skrajnych przypadkach przedsiębiorcy muszą zaciągać kredyty czy korzystać z innych form zewnętrznego finansowania, by utrzymać płynność finansową.

Tak wygląda specyfika współpracy z dużymi firmami. Długie terminy płatności faktur bywają nienegocjowalnym standardem w umowach.

Co może zrobić przedsiębiorca, któremu zależy, dlatego zgadza się na wystawienie faktury z terminem płatności 60 dni? Podpowiadamy! 

Jakie mechanizmy chronią przedsiębiorcę przed utratą płynności finansowej?

1. Wymaganie odsetek za kredyt kupiecki

Odsetki za kredyt kupiecki to jedno z narzędzi, które pozwalają przedsiębiorcom rekompensować koszty wynikające z długich terminów płatności na fakturach. Zgodnie z obowiązującym prawem, już od 31. dnia od doręczenia faktury można naliczać ustawowe odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, niezależnie od ustalonego terminu płatności. W 2025 roku ich wysokość wynosi 15,75% w skali roku dla transakcji między przedsiębiorcami oraz 13,75% w przypadku podmiotów publicznych będących placówkami medycznymi.

Choć wielu przedsiębiorców nie korzysta z tego prawa z obawy przed utratą klienta, to w rzeczywistości egzekwowanie odsetek może pomóc w dyscyplinowaniu kontrahentów i zachowaniu płynności finansowej firmy. Warto również pamiętać, że w przypadku dalszego opóźnienia płatności, oprócz odsetek, przysługuje także rekompensata w wysokości 40, 70 lub 100 euro za koszty odzyskiwania należności.

Wymaganie odsetek za długie terminy płatności (tj. za kredyt kupiecki) nie jest rozwiązaniem na wydłużone terminy, ale pozwala częściowo sfinansować koszty „kredytowania się kontrahentów naszym kosztem”.

2. Szybsza wypłata gotówki dzięki faktoringowi

Faktoring to jeden z najskuteczniejszych sposobów na eliminację zatorów płatniczych. Usługa ta pozwala przedsiębiorcy natychmiast otrzymać gotówkę z wystawionej faktury sprzedażowej, zamiast czekać na jej terminową spłatę.

W przeciwieństwie do pożyczki, faktoring nie powoduje zadłużenia firmy i nie wpływa na zdolność kredytową. Jego istotą jest przyspieszenie płatności za wystawione faktury czyli uzyskanie natychmiastowego dostępu do własnych środków zamrożonych w wystawionych fakturach.

Aby móc skorzystać z tej usługi, należy złożyć prosty wniosek online. Następnie otrzymuje się limit faktoringowy, który określa maksymalną sumę pieniędzy, jaka może być przedsiębiorcy wypłacona z wystawianych faktur sprzedażowych. W SMEO oferujemy limity od 10 000 zł do nawet 5 000 000 zł. Istnieje możliwość finansowania również pojedynczych faktur, już od kwoty 400 zł.

Faktoring zdecydowanie obniża ryzyko niewypłacalności firmy z powodu ewentualnych zatorów płatniczych, i co najważniejsze, koszty związane z faktoringiem możemy odliczyć od podatku.

Zalety faktoringu w SMEO:

✅ cały proces 100% online (zarówno wniosek, jak i podpisanie umowy),

✅ brak wpływu na zdolność kredytową firmy,

✅ dostępność limitu faktoringowego nawet do 5 000 000 zł,

✅ szybka wypłata środków, już w 24 godziny,

✅ możliwość finansowania zarówno wielu, jak i pojedynczych faktur,

✅ darmowa weryfikacja kontrahenta.

3. Ubezpieczenia płatności na czarną godzinę

O ubezpieczeniu płatności warto pomyśleć w przypadku wystawiania faktury na dużą kwotę i to znacznie większemu lub jeszcze niesprawdzonemu kontrahentowi. Nawet jeśli okaże się on nierzetelny — np. nie dotrzymując i tak długich terminów płatności — firma ma szansę przetrwać trudne miesiące.

Ponieważ koszty takiej polisy nie należą do najniższych warto od początku wkalkulować jej koszt w podpisywany kontrakt.

Z roku na rok świadomość przedsiębiorców na temat skutków opóźnień w płatnościach rośnie. Coraz więcej firm stosuje mechanizmy zabezpieczające płynność finansową, minimalizując ryzyko bankructwa z powodu nieterminowych kontrahentów.

Rok 2024 nie sprzyjał mikrofirmom pod względem dostępu do zewnętrznego finansowania. Banki utrzymywały restrykcyjną politykę kredytową wobec MŚP.  Wynikało to między innymi z wysokiej inflacji, niepewności gospodarczej oraz ryzyka. Małe firmy, które miały problemy z uzyskaniem kredytu bankowego, sięgały po leasing lub faktoring.

W 2025 roku faktoring nadal będzie swego rodzaju poduszką bezpieczeństwa dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. W transakcjach B2B wciąż będą stosowane wydłużone terminy płatności, a tym samym zapotrzebowanie na finansowanie faktur nie zniknie.

Przychód a dochód to terminy, które wciąż bywają mylone, zwłaszcza przez początkujących przedsiębiorców. Dochód a przychód to dwa kluczowe elementy oceny finansowej firmy, jednak różnią się między sobą zasadniczo. Przychód to cała kwota uzyskana ze sprzedaży usług, towarów i innych aktywności generujących przychody. Jest to suma należności przed odliczeniem jakichkolwiek kosztów. Z kolei dochód to wartość, która pozostaje po odjęciu kosztów uzyskania przychodu, takich jak wynagrodzenia, opłaty operacyjne, podatki itp.

Jeśli kwota dochodu wychodzi na minusie określamy ją jako strata. Czy strata w firmie oznacza złą sytuację? Niekoniecznie. Dużo firm stara się nie wykazywać dochodu, poprzez podnoszenie kosztów przychodów, by uniknąć płacenie podatku dochodowego. Ale o tym później.

Jak obliczyć przychód? Jest to stosunkowo proste – wystarczy dodać wszystkie należności, które firma otrzymała lub ma otrzymać w związku z działalnością. Jednak warto zwrócić uwagę na to, że przychód nie uwzględnia kosztów działalności ani podatków.

Jak obliczyć dochód? Aby obliczyć dochód, musimy od przychodu odjąć wszystkie wydatki, które firma ponosi w celu utrzymania działalności – takie jak koszty administracyjne, wynagrodzenia czy opłaty za usługi zewnętrzne. Ostatecznie, dochód to wartość, która może zostać przeznaczona na reinwestycje lub wypłatę dla właścicieli.

Wiesz już, jak obliczyć przychód. Co jeszcze musisz wiedzieć o przychodzie?

• Przychód liczy się sumując należne kwoty netto, czyli bez naliczonego podatku VAT. Nie nalicza się również do przychodu udzielonych bonifikat, skont oraz wartości zwróconych produktów. Oznacza to, że firma może wystawić fakturę, która nie jest jeszcze zapłacona, ale stanowi już część przychodu w danym okresie.
• Przychód i dochód oblicza się w konkretnym okresie, zazwyczaj miesięcznie, kwartalnie i rocznie.
• Wszystkie czynności prawne, które prowadzą do powstania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej dla podmiotu są opisane w art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

 

Koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które firma musiała ponieść w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Innymi słowami, to środki, które wydałeś, by firma mogła działać, towary były sprzedawane, a usługi świadczone.

Wysokość kosztów jest istotna z tego względu, że obniża dochód, a co za tym idzie, naliczony podatek dochodowy.

Żeby móc odliczyć koszty od uzyskanego przychodu musisz mieć dokumenty potwierdzające wydatek. Najczęściej jest to faktura, rachunek czy umowa.

Nie wszystkie poniesione wydatki możesz zaliczyć do kosztów – muszą być one związane z działalnością firmy i nie mogą być wymienione w negatywnym katalogu kosztów w art. 23 ustawy o PIT. Wszelkie prywatne płatności na firmowym koncie mogą zwrócić uwagę czujnych oczu urzędu skarbowego. Powinieneś być też ostrożny z budżetem na cele reprezentacyjne – według interpretacji prawa nie stanowią one kosztów uzyskania przychodu.

Sprawdź jakie wydatki można bezpiecznie wrzucić w koszty firmy

Obowiązki podatkowe wynikające z powstania przychodu i dochodu

Ważne jest, by zdać sobie sprawę z tego, że przychód a dochód różnią się nie tylko definicją, ale także wpływem na przyszłe decyzje podatkowe. Jeśli wystawiasz faktury, to przychód powstaje w momencie jej wystawienia, a nie rzeczywistej płatności. Dlatego jeśli fakturę wystawiłeś z datą czerwcową, mimo tego, że termin płatności przypada na następny miesiąc i sama płatność nastąpiła już w lipcu, kwota netto z faktury liczy się na poczet przychodu w czerwcu.

Ta sama czerwcowa faktura powoduje powstanie obowiązku podatkowego i odprowadzenia VAT (chyba, że jesteś nievatowcem lub dotyczą Cię wyjątki od tej reguły). Oraz, jeśli poniesione koszty są mniejsze niż osiągnięty łączny przychód i firma uzyskuje w tym miesiącu dochód, masz obowiązek zapłacić podatek dochodowy. Nawet jeśli tego dochodu nie widać na Twoim koncie firmowym.

I tu mogą powstać problemy w płynnością finansową. Jeśli nie posiadasz odpowiedniej poduszki finansowej, a swoim klientom wystawiasz fakturę z długim terminem płatności lub – co gorsza – zwlekają Ci z terminowymi płatnościami, może Ci zabraknąć środków na opłacenie nie tylko pracowników i podwykonawców, ale też i należnych podatków.

Jak ratować się w takiej sytuacji? Możesz na przykład skorzystać z faktoringu.

Co warto wiedzieć o dochodzie? Jak obliczyć dochód brutto, a jak dochód netto?

• Odejmując od przychodu koszty jego uzyskania otrzymujemy dochód brutto.
• Dochód netto, czyli kwota, która realnie zostaje na koncie firmy lub powinna zostać, gdy wszyscy klienci zapłacą, po odjęciu podatku dochodowego.
• Podatku dochodowego ani podatku od usług i towarów (VAT) nie można wrzucić w koszty.

Dochód a przychód – dlaczego nie można ich mylić?

Warto zwrócić uwagę, że choć dochód a przychód są terminami, które brzmią podobnie, różnią się one zasadniczo pod względem wpływu na decyzje finansowe w firmie. Zrozumienie tej różnicy jest kluczowe nie tylko z punktu widzenia prowadzenia ewidencji podatkowej, ale także przy ocenie sytuacji finansowej firmy, np. przy ubieganiu się o kredyt czy inwestycje. Zmiana w obliczaniu dochodu w 2025 roku dotyczy również rozliczania niektórych wydatków na działalność, które były uznawane za koszty w poprzednich latach, ale teraz muszą spełniać dodatkowe kryteria.

Czy warto mieć dochód?

Wielu przedsiębiorców stara się tak kalkulować koszty, by nie wykazać dochodu i nie musieć płacić podatku dochodowego. Czy zatem posiadanie dochodu jest dla firmy pożądane czy konieczne?

Z jednej strony, przedsiębiorstwo nie musi mieć dochodu, by funkcjonować – może uzyskiwać odpowiedni przychód, który będzie pokrywać wynagrodzenie pracowników, koszty prowadzenia firmy, należności dla podwykonawców i firma będzie wychodzić na zero. Z drugiej strony to właśnie dochód świadczy o wartości firmy, o tym, że działa sprawnie i zarabia na siebie, gromadząc środki na inwestycje lub poduszkę finansową na gorsze miesiące.

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z różnorodnymi kosztami, które można obniżyć poprzez odpowiednie zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodu. To pozwala przedsiębiorcom na obniżenie podstawy opodatkowania i zapłatę mniejszego podatku dochodowego. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie wydatki kwalifikują się do kosztów firmy. Oto, co bezpiecznie można kupić na firmę i jakie wydatki można zaliczyć do kosztów, uwzględniając aktualne przepisy na 2025 rok.

Koszty w firmie – co można wrzucić w koszty?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami (art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych), aby wydatek został zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi być związany z prowadzeniem działalności gospodarczej. W przeciwnym razie urząd skarbowy może zakwestionować jego zasadność.

Zastanawiając się nad tym, co można kupić na firmę w 2025 roku, warto pamiętać, że wszelkie wydatki mające na celu osiągnięcie przychodu lub utrzymanie źródła przychodu będą mogły zostać uznane za koszty. Przykładem mogą być:

1. Biuro – przestrzeń do pracy

Koszty związane z wynajmem biura, w tym czynsz, media, czy internet, mogą być spokojnie wrzucone w koszty firmy. Jeśli prowadzisz działalność w domu, koszty te można proporcjonalnie odliczyć, zależnie od tego, jak dużą część mieszkania przeznaczasz na działalność zawodową.

Co można wrzucić w koszty?

• Czynsz, opłaty za media. Opłaty za wynajmowane biuro to jedno z podstawowych obciążeń finansowych Twojej firmy. Chodzi tu zarówno o czynsz, jak i o koszty mediów. Pamiętaj, by wszystkie faktury były wystawione na Twoją działalność gospodarczą. Jeśli prowadzisz firmę w domu, wcześniej oszacuj, jaka część przestrzeni jest wykorzystywana do działalności – najczęściej przyjmuje się jeden pokój. Wtedy możesz proporcjonalnie odliczyć część wydatków na czynsz i media.
• Zakupy biurowych mebli i akcesoriów. Co można brać na fakturę? Meble biurowe takie jak biurka czy fotele. To wydatki, które z reguły nie budzą wątpliwości u organów skarbowych, o ile ich cena nie jest przesadnie wysoka. Podobnie jest z akcesoriami biurowymi – teczkami, długopisami, tonerami czy papierem do drukarki – również można je zaliczyć do kosztów firmowych.
• Opłaty za internet, telefon, usługi telekomunikacyjne można również brać na fakturę.

2. Sprzęt i usługi – inwestycja w rozwój

Jako przedsiębiorca, niezależnie od tego, czy zarządzasz warsztatem samochodowym, czy firmą transportową, masz możliwość uwzględnienia w kosztach sprzętu elektronicznego oraz oprogramowania, które są niezbędne do prowadzenia Twojej działalności.

Co można wrzucić w koszty firmy?

• Komputery, telefony, drukarki – wszystkie te przedmioty, które są niezbędne w pracy przedsiębiorcy, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
• Usługi telekomunikacyjne – cała kwota abonamentu telefonicznego lub za internet, pod warunkiem że usługi są świadczone na firmę.
• Oprogramowanie, np. programy do fakturowania, aplikacje biurowe czy antywirusy – mogą być w pełni wrzucone w koszty działalności.

3. Koszty pracownicze

Jeśli zatrudniasz pracowników, pamiętaj, że wynagrodzenia oraz składki ZUS stanowią znaczną część kosztów firmy. Wszystkie wydatki związane z zatrudnianiem ludzi (w tym np. dodatki socjalne, benefity) również będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Przykłady:

• wynagrodzenia i składki na ubezpieczenie społeczne (ZUS),
• benefity pracownicze, np. pakiety medyczne, karty multisport (jeśli potrafisz udowodnić, że benefity pracownicze mają bezpośredni związek z przychodami Twojej firmy).

4. Wyjazdy służbowe i spotkania biznesowe

Podróże służbowe, spotkania z kontrahentami oraz wydarzenia integracyjne mogą również stanowić koszty w firmie. Warto jednak pamiętać, że tylko te koszty, które są związane bezpośrednio z działalnością firmy, mogą zostać uznane za wydatki firmowe.

Co można wrzucić w koszty firmy?

• Koszty transportu (bilety lotnicze, kolejowe, opłaty za autostrady),
• Koszty spotkań biznesowych, np. kolacja z kontrahentem,
• Wydatki na organizację wydarzeń integracyjnych dla pracowników. Wszystkie wydarzenia firmowe, takie jak spotkania w restauracjach, wyjścia na kręgle, paintball, ścianki wspinaczkowe czy warsztaty kulinarne, mogą być zaliczone do kosztów.

 

Warto pamiętać, że VAT nie jest możliwy do odliczenia od usług gastronomicznych ani noclegowych (czyli kosztem będzie kwota brutto usługi). Jednak catering świadczony przez firmę transportową oferującą przewóz osób można już uwzględnić w odliczeniach VAT.

5. Szkolenia i edukacja

Koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych mogą również stanowić koszt uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno kursów i szkoleń, jak i wydatków na literaturę fachową.

Przykłady:

• szkolenia zawodowe, kursy językowe,
• zakupy książek i magazynów branżowych, jeżeli mają one związek z działalnością firmy,
• szkolenia online i dostęp do materiałów edukacyjnych (np. e-booków, webinarów) są także uznawane za koszt w 2025 roku.

6. Promocja i marketing

Wydatki związane z promocją firmy, np. reklama internetowa, druk wizytówek czy organizacja eventów promujących działalność, także można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Co można zaliczyć w koszty firmy:

• wydatki na stronę internetową, reklamy online, wizytówki,
• koszty związane z marketingiem, PR-em, kampaniami reklamowymi (o ile celem tych działań jest na przykład pozyskiwanie nowych klientów, a nie podnoszenie prestiżu firmy, co kwalifikuje się już jako tzw. koszty reprezentacji).

7. Transport i pojazdy

Jeśli wykorzystujesz samochód do działalności gospodarczej, istnieje możliwość wrzucenia w koszty wszelkich wydatków z nim związanych. Dla pojazdów firmowych można stosować odpisy amortyzacyjne, a dla samochodów prywatnych prowadzoną tzw. kilometrówkę. Co można brać na fakturę?

Paliwo do samochodu

Pełne odliczenie kosztów paliwa dotyczy tylko samochodów wykorzystywanych wyłącznie do celów firmowych. Nie można ich używać prywatnie, np. na wakacje czy do odbioru dzieci. Auto musi być zgłoszone w urzędzie skarbowym na druku VAT 26. Wymaga to prowadzenia kilometrówki i określenia regulaminu użytkowania. Koszt paliwa netto można zaliczyć do kosztów, a VAT odliczyć w deklaracji.

Bez konieczności składania dodatkowych dokumentów, można odliczyć 75% kosztów paliwa, jeśli samochód jest uznawany za tzw. koszt stały. Auto może być używane także do celów prywatnych. W takim przypadku, 50% VAT-u z faktury odlicza się w deklaracji, a pozostałe 50% dodaje do kwoty netto, z której oblicza się koszty podatkowe na poziomie 75%.

Inne opłaty

Opłaty za wynajem pojazdów, takie jak koszty wynajmu samochodów, furgonetek czy innych środków transportu, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu w firmie, jeśli są wykorzystywane do celów służbowych. Dotyczy to zarówno krótkoterminowego wynajmu, jak i długoterminowych umów leasingowych. Podobnie, wydatki związane z korzystaniem z transportu publicznego, takie jak bilety na autobus, tramwaj, pociągi czy metro, mogą być odliczane od dochodu, pod warunkiem, że są ponoszone w związku z działalnością gospodarczą. W obu przypadkach ważne jest, aby odpowiednio udokumentować te wydatki, np. poprzez faktury lub bilety, aby móc je zaliczyć do kosztów działalności.

8. Usługi finansowe, księgowe i doradcze

Koszty związane z obsługą księgową, doradztwem podatkowym, czy wynajmem biura rachunkowego także mogą zostać uznane za koszty firmy.

• Księgowość. Koszt obsługi księgowości jest wliczany do kosztów działalności. Bez odpowiedniej księgowości niemożliwe jest prawidłowe funkcjonowanie firmy.
• Leasing. W ramach leasingu (np. na samochody, komputery) można zaliczyć do kosztów: opłatę wstępną, opłaty manipulacyjne, prowizje, raty leasingowe, koszty związane z użytkowaniem leasingowanego przedmiotu (np. naprawy).
• Faktoring. Firmy faktoringowe oferują nie tylko finansowanie faktur, ale także zarządzanie wierzytelnościami i weryfikację kontrahentów. W związku z tym odsetki i prowizje za usługi faktoringowe mogą być zaliczone do kosztów działalności.
• Odsetki od kredytów firmowych.

Koszty firmowe a odliczanie VAT w 2025 roku

Dla czynnych podatników VAT zakupy realizowane „na firmę” nie tylko pozwalają na obniżenie podstawy opodatkowania, ale także umożliwiają zmniejszenie kwoty VAT do zapłaty.

Możliwość odliczenia VAT od sprzedaży przysługuje, gdy zakup jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Należy jednak pamiętać, że istnieje wiele wyjątków, dlatego warto zawsze skonsultować się z księgowym, aby upewnić się, czy dany wydatek można odliczyć również od VAT.

Co można kupić na firmę i jak dokumentować wydatki?

Każdy wydatek, który chcesz zaliczyć do kosztów, musi być odpowiednio udokumentowany. W przypadku podatników VAT, warto pamiętać, że oprócz obniżenia podstawy opodatkowania VAT, można odliczyć także podatek VAT związany z wydatkami na firmę (czyli obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego już przy zakupach czy wydatkach firmowych).

Przykłady dokumentów potwierdzających zakupy na firmę:

• faktury za zakupiony sprzęt, usługi telekomunikacyjne,
• rachunki,
• umowy i rachunki do umów, związane z wynajmem biura czy usługami marketingowymi,
• bilet, na którym znajduje się np. numer NIP sprzedawcy,
• dowód zapłaty za przejazd autostradą,
• dowód poniesienia opłaty pocztowej.

Czego nie można wrzucić w koszty w 2025 roku?

Choć lista wydatków, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jest długa, istnieją także pewne ograniczenia. Przepisy wykluczają m.in. wydatki na reprezentację, grzywny, kary pieniężne, wydatki na ulepszenie środków trwałych, wydatki na spłatę pożyczek i innych zobowiązań, podatek dochodowy i podatek od spadków i darowizn oraz składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe.

Warto zwrócić uwagę, by unikać kosztów, które mogą zostać uznane za nierealne w kontekście prowadzonej działalności, np. bardzo drogich ubrań czy luksusowych mebli. W przypadku wątpliwości zawsze można poprosić Krajową Informację Skarbową o interpretację podatkową. Pamiętaj, że odpowiednie udokumentowanie wydatków oraz ich związku z działalnością gospodarczą jest kluczowe, aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej.

 

Negocjacje są nieodłącznym elementem każdej działalności biznesowej. Niezależnie od tego, czy negocjujemy warunki umowy, ceny produktów, czy harmonogramy dostaw, skuteczne negocjowanie wymaga zastosowania odpowiednich technik negocjacyjnych, które pozwolą osiągnąć satysfakcjonujące rezultaty. W tym artykule zaprezentujemy najpopularniejsze techniki negocjacyjne, które sprawdzą się w różnych sytuacjach. Dowiesz się, jak ich używać, by negocjacje były bardziej efektywne i zakończone sukcesem.

Techniki negocjacyjne – co musisz wiedzieć?

Skuteczne negocjacje opierają się na zastosowaniu odpowiednich strategii. Techniki negocjacyjne mogą się różnić w zależności od sytuacji, partnera i celu rozmowy. Poniżej przedstawiamy najczęściej wykorzystywane techniki, które mają swoje sprawdzone zastosowanie w praktyce.

1. Balon próbny – sprawdzanie granic drugiej strony

Technika negocjacyjna balon próbny polega na złożeniu oferty, która jest celowo zawyżona lub zaniżona, by sprawdzić, do jakich ustępstw skłonny jest partner rozmowy. Dzięki tej metodzie można uzyskać informacje o rzeczywistych oczekiwaniach drugiej strony. Właśnie w ten sposób najczęściej testuje się minimalne granice wymagania, co może doprowadzić do szybszych ustaleń.

Przykłady:

Podczas negocjacji kontraktu na usługi marketingowe, możemy zaproponować cenę, która jest o 20% wyższa od średniej rynkowej, aby sprawdzić, czy kontrahent będzie skłonny do negocjacji.

2. Wysokie niskie otwarcie – negocjacje z przestrzenią do manewru

Technika wysokiego i niskiego otwarcia jest jedną z popularniejszych strategii. Polega na rozpoczęciu negocjacji od zawyżonej oferty (wysokie otwarcie) lub zaniżonej (niskie otwarcie), w celu uzyskania przestrzeni do dalszych ustaleń. W biznesie często stosuje się ją do ustalania ceny za usługi lub produkty, wiedząc, że finalna oferta będzie wynikiem kompromisu. Sprzedawcy mogą proponować wyższą cenę, by mieć z czego zejść – to technika przydatna zatem w branży handlowej.

Przykłady:

Sprzedawca usług konsultingowych może rozpocząć negocjacje od ceny wyższej niż przeciętna na rynku, zakładając, że klient będzie chciał negocjować, a ostateczna cena zostanie obniżona.

3. Stopniowanie ustępstw – jak skutecznie ustępować?

Kompromisy są ogólnie kluczem w negocjacjach, dlatego stanowią też clou innej techniki zwanej stopniowaniem ustępstw. Zaczyna się tu od większych ustępstw, a potem przechodzi do coraz mniejszych, co powoduje, że druga strona czuje, że zbliża się do granicy możliwości i że kolejne propozycje ze strony ich inicjatora są dla niego bardzo kosztowne. Dlatego ostatecznie zgadza się na któryś z warunków wyrażonych pod koniec negocjacji. Stopniowanie ustępstw to świetna metoda dla negocjatorów, którzy muszą wykazać się elastycznością, ale nie chcą od razu przekroczyć swoich granic.

4. Salami – rozbijanie negocjacji na mniejsze kawałki

Technika salami polega na rozbijaniu trudnych negocjacji na mniejsze, łatwiejsze do rozstrzygnięcia kwestie. Dzięki temu negocjacje stają się bardziej przejrzyste, a każda z poruszonych kwestii jest rozwiązywana osobno. Do kolejnego punktu negocjacji przechodzi się po osiągnięciu kompromisu na danym etapie. 

Przykłady:

Podczas negocjowania warunków umowy, zamiast omawiać wszystko jednocześnie, negocjator może podzielić rozmowy na kolejne etapy, np. najpierw ustalić warunki płatności, później harmonogram, a na końcu warunki dostaw.

5. Zasada wzajemności – dlaczego warto dawać coś w zamian?

Zasada wzajemności to fundament skutecznych negocjacji. Oznacza to, że jeśli jedna strona zgodzi się na ustępstwo, oczekuje czegoś w zamian. Techniki negocjacyjne oparte na tej zasadzie pomagają budować partnerskie relacje, w których każda ze stron otrzymuje coś wartościowego.

Przykłady:

Jeśli jedna firma zgadza się na obniżenie ceny, może oczekiwać, że druga strona zdecyduje się na dłuższy okres współpracy.

6. Drobne kroczki/skubanie/niska piłka – technika negocjacji na końcowym etapie

W tej metodzie chodzi o to, by na końcu negocjacji dodać niewielkie ustępstwa lub korzyści, które zmuszą drugą stronę do szybszego podjęcia decyzji. Technika negocjacyjna ta może być używana w sytuacjach, gdy negocjacje się przedłużają, a strony są już zmęczone lub zadowolone z postępu, więc mogą być skłonne do kompromisów.  Ta technika powinna być jednak wykorzystywana z umiarem, bo może zostawić rozmówcę z niesmakiem na finalizacji negocjacji.

7. Zdechła ryba/metoda kontrastu – jak wywołać odpowiednią reakcję?

Technika zdechłej ryby, znana również jako metoda kontrastu, polega na zaproponowaniu zupełnie nierealistycznego żądania, które wywoła silną reakcję drugiej strony. Po wycofaniu się z tego żądania można przejść do bardziej rozsądnych ustępstw, które zostaną przyjęte bez większego oporu.

Tytułową zdechłą rybą ma tu być żądanie wyrażone w toku negocjacji, które w rzeczywistości nie ma dla negocjatora żadnego znaczenia, ale jest tak sformułowane, że partner rozmów wyraża gwałtowny sprzeciw. Reaguje tak jak na zapach zdechłej ryby, stąd nazwa; w literaturze spotyka się też określenie metoda kontrastu. Gdy dojdzie do tego protestu na irracjonalne żądanie, osoba inicjująca negocjacje wycofuje się z niego, ale pod warunkiem ustępstw na innym polu ze strony rozmówcy. 

Przykładowo, zaproponowana jest ogromna kara umowna w kontrakcie za brak realizacji zlecenia w terminie, na którą druga strona reaguje gwałtowną odmową. W rzeczywistości inicjatorowi nie zależało na wpisaniu kary. Udaje jednak, że z trudem zgodzi się na zrezygnowanie z wpisania kary, pod warunkiem, że termin płatności faktury za zlecenie zostanie wydłużony z 14 do 30 dni. I to było właściwe ustępstwo ze strony zleceniobiorcy, na którym zależało zleceniodawcy.

8. Wycofanie oferty – technika dla odważnych negocjatorów

Technika wycofania oferty jest dramatycznym krokiem, który może zmusić drugą stronę do podjęcia szybszej decyzji. Wycofanie oferty w trakcie negocjacji ma na celu zmuszenie rozmówcy do podjęcia decyzji, aby nie stracić okazji. 

Podsumowanie: najlepsze techniki negocjacyjne dla każdej sytuacji

Techniki negocjacyjne to niezbędne narzędzia każdego negocjatora. Niezależnie od tego, czy negocjujesz kontrakt, ceny czy warunki współpracy, odpowiedni dobór techniki może znacząco zwiększyć Twoje szanse na sukces. Pamiętaj, że w negocjacjach nie chodzi tylko o umiejętność „ugrywania” drugiej strony, ale o znalezienie kompromisu, który przyniesie korzyści obu stronom.

 

Aktualizacja: luty 2025

Nota obciążeniowa jest dokumentem księgowym, który odgrywa istotną rolę w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami oraz w prowadzeniu księgowości firmy. Co to jest nota obciążeniowa, w jakich sytuacjach znajduje zastosowanie, jakie elementy powinna zawierać oraz jakie przepisy regulują jej funkcjonowanie.

Co to jest nota obciążeniowa?

Nota obciążeniowa, inaczej nota księgowa,  to dokument księgowy, który służy do rozliczenia należności pomiędzy stronami transakcji, ale nie dotyczy dostawy towarów czy świadczenia usług objętych podatkiem VAT (jak np. faktoring dla firm).

Przykłady sytuacji, w których stosuje się noty obciążeniowe:

• Zwrot kosztów poniesionych w imieniu kontrahenta, np. opłat za przesyłkę kurierską, opłat urzędowych czy kosztów podróży służbowej.
• Obciążenie drugiej strony kosztami wynikającymi z umowy, np. karami umownymi, odszkodowaniami czy dodatkowymi kosztami administracyjnymi.
• Rozliczenia wewnętrzne między podmiotami powiązanymi, np. w ramach grupy kapitałowej.
• Wyrównanie kosztów wspólnych poniesionych przez kilka stron, np. w ramach wspólnego przedsięwzięcia.

 

Warto zauważyć, że nota obciążeniowa nie jest regulowana przez przepisy o podatku VAT, co oznacza, że nie podlega wymogom związanym z naliczaniem i odliczaniem VAT-u. Jest to dokument stricte rozliczeniowy, mający charakter dowodu księgowego.

Elementy noty obciążeniowej

Jak wystawić notę obciążeniową? Choć nie podlega ona szczegółowym regulacjom prawnym w takim stopniu jak faktura VAT, powinna zawierać pewne kluczowe informacje, aby była uznawana za prawidłowy dokument księgowy.

Elementy te obejmują:

• Nagłówek dokumentu – wyraźne oznaczenie „Nota obciążeniowa” lub „Nota księgowa”.
• Numer noty obciążeniowej – unikalny numer dokumentu umożliwiający jego identyfikację.
• Data wystawienia – dzień, w którym dokument został sporządzony.
• Dane stron transakcji:
  • nazwa i adres wystawcy noty (np. firmy obciążającej kosztami).
  • nazwa i adres odbiorcy noty (np. kontrahenta, który ma pokryć koszty).
  • NIP lub inne dane identyfikacyjne obu stron, jeśli są wymagane w danej sytuacji.
• Opis przedmiotu rozliczenia – szczegółowe wyjaśnienie, czego dotyczy nota, np. „Zwrot kosztów opłaty sądowej w związku z realizacją umowy nr 123/2023”.
• Kwota obciążenia – wysokość należności, którą strona zobowiązana ma pokryć. Warto dodać, że kwota ta może być podawana w walucie obcej, jeśli strony uzgodniły takie rozliczenie.
• Podstawa prawna lub uzasadnienie – wskazanie przyczyny wystawienia noty, np. umowa, protokół czy inny dokument, który uzasadnia obciążenie.
• Podpis wystawcy – choć nie jest to obowiązkowe we wszystkich przypadkach, podpis osoby upoważnionej do wystawienia noty zwiększa jej wiarygodność.

W jakich sytuacjach nota obciążeniowa jest szczególnie przydatna?

Skoro wiesz już, jak wystawić notę obciążeniową, to kiedy ma to zastosowanie? Szczególnie w sytuacjach, gdy:

• rozliczenia dotyczą kosztów, które nie są objęte podatkiem VAT, np. kar umownych przy umowach współpracy;
• jedna strona ponosi koszty w imieniu drugiej, a następnie dokonuje ich refakturyzacji;
• potrzebne jest udokumentowanie obciążenia drugiej strony kosztami administracyjnymi lub organizacyjnymi, które nie wynikają bezpośrednio z zakupu towarów lub usług.

Przykład: Firma A i firma B zawarły umowę współpracy, na mocy której firma A organizuje konferencję branżową. W trakcie realizacji projektu firma A pokryła koszty wynajmu sali konferencyjnej. Zgodnie z umową, firma B zobowiązała się do pokrycia połowy tych kosztów. Aby udokumentować obciążenie firmy B, firma A wystawia notę obciążeniową na odpowiednią kwotę.

Nota obciążeniowa a faktura VAT – różnice

Często pojawiają się pytania dotyczące różnicy między notą obciążeniową a fakturą VAT. Kluczowe różnice można podsumować w kilku punktach.

• Podatek VAT – faktura VAT dokumentuje sprzedaż towarów lub usług objętych VAT, podczas gdy nota obciążeniowa dotyczy kosztów, które nie podlegają VAT.
• Regulacje prawne – faktura VAT jest ściśle regulowana przepisami ustawy o VAT, natomiast nota obciążeniowa nie podlega takim rygorom i może być bardziej elastyczna w formie.
• Cel wystawienia – faktura VAT służy dokumentowaniu transakcji handlowych, a nota obciążeniowa jest narzędziem do rozliczeń innych zobowiązań finansowych.

Nota korygująca a księgowa

Nota księgowa jest dokumentem wewnętrznym, nieregulowanym szczegółowymi przepisami, używanym w różnych celach księgowych, np. do rozliczeń niefakturowych. Z kolei nota korygująca to szczególny rodzaj faktury, którego zasady wystawiania są określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów. Służy wyłącznie do poprawy błędów w fakturach, takich jak literówki w nazwie nabywcy czy numerze NIP, i nie może być używana do korekty kwot lub stawek VAT.

Czy nota obciążeniowa musi być ewidencjonowana w księgach rachunkowych?

Nota obciążeniowa jest dokumentem księgowym, który powinien być ewidencjonowany w księgach rachunkowych zarówno przez wystawcę, jak i odbiorcę. Dzięki temu firmy mogą zachować pełną transparentność finansową oraz poprawność rozliczeń podatkowych.

Przykład ewidencji:

• Firma wystawiająca notę obciążeniową księguje ją jako należność wobec odbiorcy.
• Firma otrzymująca notę księguje ją jako zobowiązanie wobec wystawcy.

Czy nota obciążeniowa wymaga podpisu?

Nota obciążeniowa nie stanowi dokumentu księgowego, który zgodnie z Ustawą o rachunkowości wymaga podpisu. W praktyce oznacza to, że nota nie musi zawierać własnoręcznego podpisu wystawcy. Dodatkowo, nota obciążeniowa nie musi być dostarczana w formie papierowej. Można ją przesłać również w formie elektronicznej.

Czy nota obciążeniowa jest przychodem?

Kwestia księgowania not obciążeniowych reguluje § 11 ust. 3 rozporządzenia dotyczącego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z tym przepisem, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, takie jak faktury, dokumenty celne, a także inne dowody określone w § 12 i 13 tego rozporządzenia.

W świetle tych przepisów nota obciążeniowa może zostać uznana za inny dowód księgowy, co oznacza, że może być podstawą do zapisów w księdze przychodów i rozchodów.

Nota obciążeniowa – ile wynosi rekompensata?

Od momentu, w którym minął termin zapłaty, wierzyciel zyskuje prawo do rekompensaty za opóźnienia w regulowaniu należności. Od 1 stycznia 2020 roku zaszły istotne zmiany dotyczące wysokości tej rekompensaty. Obecnie obowiązują trzy przedziały, które uwzględniają wartość długu oraz odpowiednią wysokość rekompensaty:

• Długi do 5 000 zł – rekompensata wynosi 40 euro.
• Długi od 5 001 zł do 50 000 zł – rekompensata wynosi 70 euro.
• Długi powyżej 50 000 zł – rekompensata wynosi 100 euro.

 

Wysokość rekompensaty w euro jest przeliczana na złotówki według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski (NBP). Przyjęty kurs to ten obowiązujący w ostatnim dniu roboczym miesiąca, który poprzedza miesiąc wymagalności roszczenia.

Nota obciążeniowa to niezwykle przydatny dokument w relacjach między firmami, szczególnie w sytuacjach, które nie wymagają wystawienia faktury VAT. Dzięki swojej elastyczności i prostocie może być stosowana w różnorodnych przypadkach, takich jak rozliczenia kosztów (np. przy współpracy, udzielenie pożyczki dla firm etc.), zwroty wydatków czy obciążenie karami umownymi.

 

 

Kapitał zakładowy to kluczowy element struktury finansowej każdej spółki kapitałowej, definiujący jej podstawowe zabezpieczenie majątkowe. Obowiązuje w takich formach prawnych jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), spółka akcyjna (S.A.), czy prosta spółka akcyjna (PSA). Przyjrzyjmy się bliżej, czym jest kapitał zakładowy, jak działa oraz jakie są zasady jego podwyższenia.

Co to jest kapitał zakładowy?

Kapitał zakładowy to kwota zadeklarowana przez wspólników lub akcjonariuszy na pokrycie majątku spółki, wpisana do umowy lub statutu spółki. Jest on dzielony na udziały (w przypadku spółek z o.o.) lub akcje (w spółkach akcyjnych), które reprezentują indywidualny wkład poszczególnych udziałowców. Wkłady te mogą przybrać formę zarówno środków pieniężnych, jak i aportu, czyli wartości niepieniężnych, takich jak nieruchomości, prawa majątkowe czy wierzytelności.

Minimalne wartości kapitału zakładowego

Ważną funkcją kapitału zakładowego jest gwarancja bezpieczeństwa dla wierzycieli spółki. Ustawodawca określił minimalne wartości kapitału zakładowego dla różnych rodzajów spółek, aby zapewnić stabilność finansową przedsiębiorstw. Na przykład:

• w spółce z o.o. kapitał zakładowy wynosi co najmniej 5 000 zł,
• w spółce akcyjnej – 100 000 zł,
• w spółce komandytowo-akcyjnej – 50 000 zł,
• w prostej spółce akcyjnej – jedynie 1 zł.

 

Ważne jest zatem by wiedzieć, że każda spółka ma minimalny wymagany kapitał zakładowy – takich wymogów nie ma w przypadku innych form prawnych firmy jak jednoosobowa działalność gospodarcza.

Wkłady na kapitał zakładowy – pieniężne i niepieniężne

Kapitał zakładowy może być pokryty w różnorodny sposób, co zwiększa elastyczność wspólników w jego formowaniu. Wkłady pieniężne są najczęściej spotykane i stanowią proste przekazanie środków finansowych do spółki. Wkłady niepieniężne, zwane aportami, mogą obejmować:

• nieruchomości,
• maszyny i urządzenia,
• prawa autorskie i inne prawa majątkowe,
• wierzytelności.

 

Wartość aportu musi być rzetelnie wyceniona. W spółkach akcyjnych może to wymagać opinii biegłego rewidenta, by uniknąć pomyłek. Dodatkowo istotnym ograniczeniem jest zakaz wniesienia do kapitału zakładowego rzeczy niemających wymiernej wartości, takich jak świadczenia pracy lub usług. Wspólnicy są zobowiązani do pokrycia kapitału w pełnej wysokości, co w przypadku spółek akcyjnych i komandytowo-akcyjnych może być realizowane etapami – na przykład poprzez wniesienie najpierw ¼ wartości nominalnej akcji.

Funkcja kapitału zakładowego

Chociaż kapitał zakładowy pełni funkcję gwarancyjną, nie jest on ograniczony wyłącznie do zabezpieczenia wierzycieli. Po zarejestrowaniu spółki i wniesieniu wkładów zarząd może wykorzystać te środki na różne cele, np. zakup środków trwałych, finansowanie inwestycji czy bieżące wydatki operacyjne. Z kolei wkłady niepieniężne mogą zostać sprzedane, a uzyskane środki włączone do aktywów spółki.

Co istotne, nienaruszalność kapitału zakładowego jest podstawową zasadą w polskim systemie prawnym. Oznacza to, że zarząd spółki nie może podejmować działań, które zmniejszałyby jego wartość bez odpowiednich uchwał.

Podwyższenie kapitału zakładowego

Czasem spółka decyduje się na podwyższenie kapitału zakładowego, co może być motywowane różnymi potrzebami biznesowymi. Proces ten polega na wniesieniu dodatkowych wkładów przez istniejących lub nowych wspólników i może odbywać się poprzez:

1. emisję nowych udziałów lub akcji,
2. podwyższenie wartości nominalnej istniejących udziałów,
3. konwersję wierzytelności na udziały.

Podwyższenie kapitału zakładowego może poprawić wiarygodność spółki w oczach inwestorów, zwiększyć jej zdolność kredytową oraz dostarczyć funduszy na dalszy rozwój. Niemniej proces ten wymaga spełnienia określonych formalności, takich jak zgłoszenie zmiany do rejestru sądowego czy uiszczenie podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC) w wysokości 0,5% od wartości podwyższenia. Od tej zasady istnieją wyjątki: np. podwyższenie kapitału w ramach emisji akcji na rynku regulowanym nie podlega opodatkowaniu PCC.

Minimalizacja ryzyka dzięki kapitałowi zakładowemu

Wysokość kapitału zakładowego wpływa na postrzeganie spółki przez jej otoczenie. Wyższa kwota oznacza większe zabezpieczenie dla wierzycieli, co może być korzystne w przypadku negocjacji umów czy ubiegania się o kredyty bankowe. Jednakże w praktyce rzeczywista wartość majątku spółki może ulec zmianie, dlatego ważne jest bieżące monitorowanie sytuacji finansowej.

W przypadku strat przekraczających połowę kapitału zakładowego zarząd musi podjąć działania naprawcze, takie jak reorganizacja działalności, podwyższenie kapitału lub nawet decyzja o likwidacji spółki.

Kapitał zakładowy a rozwój spółki

Kapitał zakładowy stanowi fundament dla funkcjonowania każdej spółki, ale jego rola nie kończy się na zabezpieczeniu finansowym. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu i ewentualnym podwyższeniom kapitału możliwe jest skuteczne finansowanie nowych inwestycji i rozwój przedsiębiorstwa. Zrozumienie, co to jest kapitał zakładowy, oraz znajomość jego funkcji i zasad podwyższania pozwala nie tylko na efektywne zarządzanie spółką, ale także na budowanie jej wiarygodności w oczach kontrahentów i partnerów biznesowych.

Właściwie ustalony i zarządzany kapitał zakładowy to jeden z kluczowych elementów sukcesu każdej spółki, niezależnie od jej wielkości czy branży.

 

Dźwignia finansowa to pojęcie szeroko kojarzone z instrumentami pochodnymi. Dzięki dźwigni można liczyć na większe zyski przy mniejszym wkładzie. Jednak dźwignia finansowa odnosi się też do sposobu zarządzania finansami firmy. Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, czym jest dźwignia i jak ją wykorzystać w działalności.

Dźwignia finansowa: co to?

Dźwignia finansowa ma zastosowanie na rynku instrumentów pochodnych oraz w zarządzaniu przedsiębiorstwem i jego finansami. Interesuje nas szczególnie ten drugi aspekt. Firmy mogą pozyskiwać fundusze na swoją działalność, inwestycje czy rozwój od obcych podmiotów. Poza własnymi środkami, czyli zyskiem, kapitałem początkowym etc., mogą dysponować kapitałem zewnętrznym, pochodzącym np. od banków lub innych instytucji finansowych. Do środków obcych zalicza się dotacje, dofinansowania, kredyty, pożyczki, leasing, jak również zyski z emisji akcji lub obligacji. Mianem dźwigni finansowej określa się relację kapitału własnego do obcego, często stanowiącego formy zadłużenia.

Jak działa dźwignia finansowa?

Mechanizm dźwigni finansowej w finansach firmy jest podobny w działaniu do lewara przy instrumentach pochodnych. Dźwignia finansowa powoduje, że małym nakładem środków można osiągnąć nieprzeciętne zyski z inwestycji. W przypadku finansowania funkcjonowania firmy, z użyciem środków zewnętrznych, niepochodzących od przedsiębiorstwa, można wypracować większe dochody, bo przeznacza się je na np. rozszerzenie działalności, wejście na nowe rynki czy rozwój.

Stąd nazwa dźwignia czy lewar – przy niskim zaangażowaniu kapitału własnego można uzyskać spore korzyści. Tak samo jak przy lewarze w instrumentach pochodnych, im wyższa dźwignia, czyli im większy udział kapitału obcego w porównaniu do własnego, tym większe ryzyko.

Obliczenie poziomu dźwigni finansowej

Do wyliczenia poziomu dźwigni finansowej w firmie stosuje się prosty wzór:

• zysk operacyjny bez uwzględnienia odsetek od kredytów długoterminowych (netto)

 

należy podzielić przez:

• zysk operacyjny (brutto).

 

W ten sposób uzyska się procentowy wpływ zmiany zysku operacyjnego na procentową zmianę zysku brutto. Przykładowo, gdy wyjdzie wynik 1,5, oznacza to, że wzrost zysku operacyjnego o 10% przełoży się na wzrost zysku brutto o 15%.

Dźwignia finansowa a planowanie inwestycji

Przedsiębiorcy często zadają sobie pytanie: co to jest dźwignia finansowa i jak może pomóc w planowaniu strategicznych inwestycji. Dzięki dźwigni finansowej firmy mogą pozyskiwać kapitał zewnętrzny na rozwój, minimalizując tym samym angażowanie własnych środków. Pozyskane fundusze można przeznaczyć na kluczowe działania, takie jak zakup nowoczesnych technologii, ekspansję na nowe rynki czy zatrudnienie wykwalifikowanych specjalistów. Warto jednak pamiętać, że efektywne wykorzystanie dźwigni finansowej wymaga precyzyjnej analizy ryzyka oraz prognozowania zysków.

Właściwe zaplanowanie inwestycji z wykorzystaniem kapitału obcego może znacząco zwiększyć skalę działalności i poprawić rentowność firmy. Jednak aby dźwignia finansowa przyniosła wymierne korzyści, należy stale monitorować wskaźniki finansowe oraz kontrolować poziom zadłużenia, aby nie przekroczyć bezpiecznego progu ryzyka.

Co to jest dźwignia finansowa i jak wykorzystać ją w praktyce MŚP?

Dźwignia finansowa może być szczególnie korzystnym narzędziem dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), które często borykają się z ograniczonym dostępem do kapitału własnego. Dzięki pozyskaniu zewnętrznych źródeł finansowania, firmy te mogą dynamiczniej rozwijać swoją działalność, jednocześnie zachowując płynność finansową. W praktyce oznacza to możliwość realizacji większych zamówień, inwestowania w innowacje oraz zwiększania konkurencyjności na rynku.

Mimo że dźwignia finansowa otwiera wiele możliwości, kluczowe jest odpowiednie zbilansowanie kapitału własnego i obcego. Przedsiębiorcy powinni regularnie analizować, czy poziom zadłużenia nie przewyższa ich zdolności do generowania zysków. Właściwie wykorzystana dźwignia może stać się motorem napędowym dla rozwoju biznesu, ale jej nadmierne obciążenie może prowadzić do problemów z wypłacalnością.

Efekt dźwigni finansowej

Przedsiębiorcy sięgają po obcy kapitał nie tylko dlatego, że są zmuszeni do pozyskiwania środków innych niż własne, by finansować działalność. Mają też na uwadze możliwość obniżenia podatku dochodowego, bo zyskują dodatkowe koszty związane z obsługą finansowania dłużnego jak odsetki, prowizje etc. Koszt długu obcego może być niższy niż koszt kapitału własnego. Ponadto, kapitał obcy może poprawiać rentowność kapitału własnego, czyli stosunku zysku netto do kapitału własnego. Im wyższy jest ten wskaźnik, tym lepsza sytuacja finansowa firmy.

Nie zawsze jednak finansowanie działalności kapitałem obcym ma same plusy. Wyróżnia się pozytywny i negatywny efekt dźwigni finansowej, zależnie od tego, jak przekłada się ona na rentowność majątku.

• Pozytywny efekt dźwigni finansowej jest wtedy, gdy finansowanie instrumentami dłużnymi skutkuje poprawą rentowności biznesu.
• Negatywny efekt dźwigni finansowej (tzw. maczuga finansowa) występuje, gdy dodatkowe odsetki, prowizje etc. prowadzą do spadku rentowności kapitału własnego.

Wskaźnik efektu – obliczenie

Jak wyliczyć, czy występuje w firmie dodatni efekt dźwigni finansowej, czy wręcz przeciwnie? Trzeba sprawdzić, ile wynosi wskaźnik efektu dźwigni finansowej. W tym celu oblicza się rentowność kapitałów własnych (z ang. skrót ROE) oraz rentowność aktywów (z ang. skrót ROA), a następnie dzieli się ROE przez ROA. Takie wskaźniki wylicza się m.in. do sprawozdań finansowych. Gdy wynik jest powyżej 1, to oznacza pozytywny efekt dźwigni finansowej. Wynik poniżej 1 wskazuje, że zaciągnięcie dodatkowych długów nie poprawi sytuacji firmy. W takim scenariuszu warto pomyśleć o faktoringu, który nie jest finansowaniem dłużnym działalności przedsiębiorstwa. Pomaga on uzyskać szybciej środki z wystawionych faktur, czyli zarobiony zysk. Sprawdź szczegóły, kontaktując się z nami.

 

Artykuł z dnia 12.04.2023 r., zaktualizowany 16.12.2024 roku.