Strefa klienta Zaloguj się do: Panelu faktoringu Panelu pożyczki

Dziękujemy za wypełnienie formularza!

Nasz doradca wkrótce się z Tobą skontaktuje.
Skorzystaj z faktoringu SMEO,
a pieniądze na konto otrzymasz w 5 minut!

Dziękujemy za wypełnienie formularza!

Wkrótce się z Tobą skontaktujemy.

Dziękujemy za umówienie spotkania!

Na wskazany adres e-mail wysłaliśmy zaproszenie
na spotkanie on-line. Do zobaczenia!
Skorzystaj z faktoringu SMEO,
a pieniądze na konto otrzymasz w 5 minut!

Dziękujemy za subskrypcję naszego newslettera!

Będziesz otrzymywać informacje o SMEO. Skorzystaj z faktoringu SMEO, a pieniądze na konto otrzymasz w 5 minut!

Koniec roku rozliczeniowego i kalendarzowego to intensywny czas dla przedsiębiorców, wymagający dopełnienia formalności wobec urzędów, kontrahentów i ZUS-u. To również moment na analizę zmian, które wpłyną na działalność w 2025 roku. Prowadzisz JDG? Obowiązki na koniec roku i rozliczenia czy dokumenty wysyłane do urzędów na początku kolejnego roku to coś, o czym musisz pamiętać. Dowiedz się więcej!

Remanent, czyli spis z natury

Jednym z głównych obowiązków przedsiębiorcy na koniec roku jest sporządzenie spisu z natury (remanentu końcoworocznego). Dotyczy to JDG rozliczających się według skali podatkowej lub podatku liniowego, a także firm usługowych i zawieszonych działalności.

Spis obejmuje:

  • towary handlowe,
  • surowce,
  • półwyroby,
  • produkcję w toku,
  • gotowe wyroby,
  • braki i odpady.

 

Nie uwzględnia się w nim środków trwałych i wyposażenia. Remanent powinien być sporządzony na dzień 31 grudnia, ale jego fizyczne przeprowadzenie można zacząć wcześniej. Następnie w ciągu 14 dni trzeba dokonać wyceny i ująć wartość w ostatnim wpisie KPiR, wykonując rozliczenie na koniec roku. Spis z końca roku stanie się również pierwszą pozycją KPiR w nowym roku rozliczeniowym.

Zamknięcie KPiR

Na koniec roku podatkowego konieczne jest zamknięcie KPiR poprzez podsumowanie jej kolumn, z uwzględnieniem remanentów początkowego i końcowego. Na tej podstawie wylicza się dochód do zeznania rocznego. Wartość spisu z natury wpływa na wysokość podatku – jeśli remanent końcowy jest wyższy niż początkowy, dochód wzrośnie, a jeśli niższy – zmaleje.

Jak zoptymalizować rozliczenie na koniec roku?

Aby obniżyć podatek, warto:

  • unikać dużych zakupów towarów, które nie zostaną sprzedane przed końcem roku,
  • korzystać z ulg podatkowych,
  • opłacić składki ZUS w grudniu, by zmniejszyć dochód,
  • ponieść wydatki firmowe wpływające na koszty uzyskania przychodu.

Kluczowe decyzje na przełomie roku

  • Zmiana formy opodatkowania – możliwa do 20. dnia miesiąca po uzyskaniu pierwszego przychodu w roku lub do końca grudnia, jeśli pierwszy przychód pojawił się w grudniu.
  • Ulga IP-BOX – w 2025 roku nadal dostępna dla firm zajmujących się działalnością B+R, ale niedostępna przy opodatkowaniu ryczałtem.
  • Dobrowolna rejestracja do VAT – opłacalna dla firm z niską stawką VAT, inwestujących lub współpracujących głównie z podatnikami VAT.
  • Rejestracja do VAT-UE – konieczna przy transakcjach unijnych.

Zmiana sposobu rozliczania podatków

  • VAT: możliwa zmiana z kwartalnego na miesięczne (wymaga złożenia VAT-R) lub z miesięcznego na kwartalne (dla małych podatników po 12 miesiącach).
  • PIT: możliwa zmiana z kwartalnego na miesięczne (wystarczy zapłata zaliczki za styczeń) lub z miesięcznego na kwartalne (wystarczy opłacenie pierwszej zaliczki kwartalnej).

Ważne terminy podatkowe i składkowe na początku 2025 roku

Nowy rok to nie tylko kontynuacja stałych, comiesięcznych zobowiązań, ale także szereg dodatkowych terminów podatkowych i składkowych, których należy dopilnować, prowadząc JDG. Obowiązki na koniec roku często są dopiero wykonywane w pierwszych miesiącach nowego, gdy dostępne są już wszystkie dokumenty księgowe. Podajemy kluczowe daty dla firm na początku 2025 roku, które są równie ważne jak obowiązki przedsiębiorcy na koniec roku.

Do 16 stycznia 2025

  • Wpłata składek na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) za grudzień 2024 r.

Do 20 stycznia 2025 – kluczowe decyzje na 2025 rok

  • Złożenie oświadczenia o rezygnacji z opodatkowania kartą podatkową – jeśli wybieramy na rok 2025 opodatkowanie na zasadach ogólnych.
  • Wybór formy opodatkowania (ryczałt lub podatek liniowy) – dotyczy podatników, którzy w 2024 roku rozliczali się kartą podatkową.
  • Oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodów z prywatnego najmu przez jednego z małżonków lub rezygnacja z takiego rozwiązania – jeśli następuje zmiana w porównaniu do poprzedniego roku.

Do 20 stycznia 2025 – obowiązki podatkowe i składkowe za grudzień 2024

  • Złożenie i opłacenie składek ZUS (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA).
  • Zapłata podatku PIT za grudzień 2024 r. (PIT-5, PIT-5L, PIT-28).
  • Odprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników za grudzień 2024 r. (PIT-4, PIT-8/8A).

Do 27 stycznia 2025 – zobowiązania VAT za grudzień 2024

  • Złożenie JPK V7M lub JPK V7K (podatnicy czynni VAT).
  • Złożenie VAT-8 – dotyczy podatników zwolnionych z VAT, którzy dokonali wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) lub importu usług.
  • Przesłanie VAT-9M – jeśli wystąpił import usług (dla podatników zwolnionych z VAT).
  • Złożenie informacji VAT-UE – w przypadku transakcji unijnych.

Do 31 stycznia 2025 – podsumowanie 2024 roku

  • Deklaracje VAT OSS i IOSS:
    • VIU-DO za IV kwartał 2024.
    • VII-DO za grudzień 2024.
    • Podatek wynikający z tych deklaracji należy wpłacić w euro na konto Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście.
  • Obowiązki przedsiębiorców zatrudniających pracowników:
    • Złożenie PIT-4R do właściwego urzędu skarbowego.
    • Złożenie PIT-8AR i PIT-11 do urzędu skarbowego pracowników.
    • Złożenie w ZUS deklaracji ZUS IWA (jeśli spełnione są odpowiednie warunki dotyczące REGON-u, zgłoszenia do ubezpieczenia wypadkowego i liczby zatrudnionych).
  • Decyzje na 2025 rok:
    • Rejestracja do Małego ZUS Plus – dla osób chcących skorzystać z tej formy rozliczeń od nowego roku.

Do 20 lutego 2025 – nowy ważny termin

  • Zgłoszenie zmiany formy opodatkowania.
  • Wybór metody kasowej (kasowy PIT) – wymaga złożenia oświadczenia w urzędzie skarbowym.

Do 28 lutego 2025 – obowiązki roczne

  • Wysyłka PIT-11 do pracowników.
  • Złożenie PIT-IFT1/1R (dla nierezydentów).
  • Dostarczenie pracownikom ZUS IMIR – jeśli składki społeczne nie były raportowane miesięcznie.

Do 31 marca 2025 – obowiązki związane z usługami zagranicznymi

  • Złożenie deklaracji IFT-2R – dotyczy przedsiębiorców korzystających z usług zagranicznych (np. reklamy w Google, Facebooku).

Do 30 kwietnia 2025 – zeznania roczne za 2024 rok

  • Złożenie PIT-36 (zasady ogólne), PIT-36L (podatek liniowy), PIT-28 (ryczałt).
  • Deklaracja DSF-1 (danina solidarnościowa) – dla osób z dochodem powyżej 1 mln zł.

Do 20 maja 2025 – rozliczenie rocznej składki zdrowotnej

  • Złożenie ZUS DRA za kwiecień 2025, zawierającego rozliczenie roczne za 2024.

Do 2 czerwca 2025 – wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej

  • Po przesłaniu rocznego rozliczenia ZUS, wniosek (RZS-R) będzie dostępny na profilu płatnika na e-ZUS. Aby otrzymać zwrot na konto, przedsiębiorca musi go zaakceptować.

 

Nie lekceważ obowiązkach przedsiębiorcy na koniec roku, by uniknąć błędów w rozliczeniu na koniec roku i dobrze przygotować się na nowy rok rozliczeniowy!

 

Przychód a dochód to terminy, które wciąż bywają mylone, zwłaszcza przez początkujących przedsiębiorców. Dochód a przychód to dwa kluczowe elementy oceny finansowej firmy, jednak różnią się między sobą zasadniczo. Przychód to cała kwota uzyskana ze sprzedaży usług, towarów i innych aktywności generujących przychody. Jest to suma należności przed odliczeniem jakichkolwiek kosztów. Z kolei dochód to wartość, która pozostaje po odjęciu kosztów uzyskania przychodu, takich jak wynagrodzenia, opłaty operacyjne, podatki itp.

Jeśli kwota dochodu wychodzi na minusie określamy ją jako strata. Czy strata w firmie oznacza złą sytuację? Niekoniecznie. Dużo firm stara się nie wykazywać dochodu, poprzez podnoszenie kosztów przychodów, by uniknąć płacenie podatku dochodowego. Ale o tym później.

Jak obliczyć przychód? Jest to stosunkowo proste – wystarczy dodać wszystkie należności, które firma otrzymała lub ma otrzymać w związku z działalnością. Jednak warto zwrócić uwagę na to, że przychód nie uwzględnia kosztów działalności ani podatków.

Jak obliczyć dochód? Aby obliczyć dochód, musimy od przychodu odjąć wszystkie wydatki, które firma ponosi w celu utrzymania działalności – takie jak koszty administracyjne, wynagrodzenia czy opłaty za usługi zewnętrzne. Ostatecznie, dochód to wartość, która może zostać przeznaczona na reinwestycje lub wypłatę dla właścicieli.

Wiesz już, jak obliczyć przychód. Co jeszcze musisz wiedzieć o przychodzie?

  • Przychód liczy się sumując należne kwoty netto, czyli bez naliczonego podatku VAT. Nie nalicza się również do przychodu udzielonych bonifikat, skont oraz wartości zwróconych produktów. Oznacza to, że firma może wystawić fakturę, która nie jest jeszcze zapłacona, ale stanowi już część przychodu w danym okresie.
  • Przychód i dochód oblicza się w konkretnym okresie, zazwyczaj miesięcznie, kwartalnie i rocznie.
  • Wszystkie czynności prawne, które prowadzą do powstania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej dla podmiotu są opisane w art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

 

Koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które firma musiała ponieść w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Innymi słowami, to środki, które wydałeś, by firma mogła działać, towary były sprzedawane, a usługi świadczone.

Wysokość kosztów jest istotna z tego względu, że obniża dochód, a co za tym idzie, naliczony podatek dochodowy.

Żeby móc odliczyć koszty od uzyskanego przychodu musisz mieć dokumenty potwierdzające wydatek. Najczęściej jest to faktura, rachunek czy umowa.

Nie wszystkie poniesione wydatki możesz zaliczyć do kosztów – muszą być one związane z działalnością firmy i nie mogą być wymienione w negatywnym katalogu kosztów w art. 23 ustawy o PIT. Wszelkie prywatne płatności na firmowym koncie mogą zwrócić uwagę czujnych oczu urzędu skarbowego. Powinieneś być też ostrożny z budżetem na cele reprezentacyjne – według interpretacji prawa nie stanowią one kosztów uzyskania przychodu.

Sprawdź jakie wydatki można bezpiecznie wrzucić w koszty firmy

Obowiązki podatkowe wynikające z powstania przychodu i dochodu

Ważne jest, by zdać sobie sprawę z tego, że przychód a dochód różnią się nie tylko definicją, ale także wpływem na przyszłe decyzje podatkowe. Jeśli wystawiasz faktury, to przychód powstaje w momencie jej wystawienia, a nie rzeczywistej płatności. Dlatego jeśli fakturę wystawiłeś z datą czerwcową, mimo tego, że termin płatności przypada na następny miesiąc i sama płatność nastąpiła już w lipcu, kwota netto z faktury liczy się na poczet przychodu w czerwcu.

Ta sama czerwcowa faktura powoduje powstanie obowiązku podatkowego i odprowadzenia VAT (chyba, że jesteś nievatowcem lub dotyczą Cię wyjątki od tej reguły). Oraz, jeśli poniesione koszty są mniejsze niż osiągnięty łączny przychód i firma uzyskuje w tym miesiącu dochód, masz obowiązek zapłacić podatek dochodowy. Nawet jeśli tego dochodu nie widać na Twoim koncie firmowym.

I tu mogą powstać problemy w płynnością finansową. Jeśli nie posiadasz odpowiedniej poduszki finansowej, a swoim klientom wystawiasz fakturę z długim terminem płatności lub – co gorsza – zwlekają Ci z terminowymi płatnościami, może Ci zabraknąć środków na opłacenie nie tylko pracowników i podwykonawców, ale też i należnych podatków.

Jak ratować się w takiej sytuacji? Możesz na przykład skorzystać z faktoringu.

Co warto wiedzieć o dochodzie? Jak obliczyć dochód brutto, a jak dochód netto?

  • Odejmując od przychodu koszty jego uzyskania otrzymujemy dochód brutto.
  • Dochód netto, czyli kwota, która realnie zostaje na koncie firmy lub powinna zostać, gdy wszyscy klienci zapłacą, po odjęciu podatku dochodowego.
  • Podatku dochodowego ani podatku od usług i towarów (VAT) nie można wrzucić w koszty.

Dochód a przychód – dlaczego nie można ich mylić?

Warto zwrócić uwagę, że choć dochód a przychód są terminami, które brzmią podobnie, różnią się one zasadniczo pod względem wpływu na decyzje finansowe w firmie. Zrozumienie tej różnicy jest kluczowe nie tylko z punktu widzenia prowadzenia ewidencji podatkowej, ale także przy ocenie sytuacji finansowej firmy, np. przy ubieganiu się o kredyt czy inwestycje. Zmiana w obliczaniu dochodu w 2025 roku dotyczy również rozliczania niektórych wydatków na działalność, które były uznawane za koszty w poprzednich latach, ale teraz muszą spełniać dodatkowe kryteria.

Czy warto mieć dochód?

Wielu przedsiębiorców stara się tak kalkulować koszty, by nie wykazać dochodu i nie musieć płacić podatku dochodowego. Czy zatem posiadanie dochodu jest dla firmy pożądane czy konieczne?

Z jednej strony, przedsiębiorstwo nie musi mieć dochodu, by funkcjonować – może uzyskiwać odpowiedni przychód, który będzie pokrywać wynagrodzenie pracowników, koszty prowadzenia firmy, należności dla podwykonawców i firma będzie wychodzić na zero. Z drugiej strony to właśnie dochód świadczy o wartości firmy, o tym, że działa sprawnie i zarabia na siebie, gromadząc środki na inwestycje lub poduszkę finansową na gorsze miesiące.

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z różnorodnymi kosztami, które można obniżyć poprzez odpowiednie zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodu. To pozwala przedsiębiorcom na obniżenie podstawy opodatkowania i zapłatę mniejszego podatku dochodowego. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie wydatki kwalifikują się do kosztów firmy. Oto, co bezpiecznie można kupić na firmę i jakie wydatki można zaliczyć do kosztów, uwzględniając aktualne przepisy na 2025 rok.

Koszty w firmie – co można wrzucić w koszty?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami (art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych), aby wydatek został zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi być związany z prowadzeniem działalności gospodarczej. W przeciwnym razie urząd skarbowy może zakwestionować jego zasadność.

Zastanawiając się nad tym, co można kupić na firmę w 2025 roku, warto pamiętać, że wszelkie wydatki mające na celu osiągnięcie przychodu lub utrzymanie źródła przychodu będą mogły zostać uznane za koszty. Przykładem mogą być:

1. Biuro – przestrzeń do pracy

Koszty związane z wynajmem biura, w tym czynsz, media, czy internet, mogą być spokojnie wrzucone w koszty firmy. Jeśli prowadzisz działalność w domu, koszty te można proporcjonalnie odliczyć, zależnie od tego, jak dużą część mieszkania przeznaczasz na działalność zawodową.

Co można wrzucić w koszty?

  • Czynsz, opłaty za media. Opłaty za wynajmowane biuro to jedno z podstawowych obciążeń finansowych Twojej firmy. Chodzi tu zarówno o czynsz, jak i o koszty mediów. Pamiętaj, by wszystkie faktury były wystawione na Twoją działalność gospodarczą. Jeśli prowadzisz firmę w domu, wcześniej oszacuj, jaka część przestrzeni jest wykorzystywana do działalności – najczęściej przyjmuje się jeden pokój. Wtedy możesz proporcjonalnie odliczyć część wydatków na czynsz i media.
  • Zakupy biurowych mebli i akcesoriów. Co można brać na fakturę? Meble biurowe takie jak biurka czy fotele. To wydatki, które z reguły nie budzą wątpliwości u organów skarbowych, o ile ich cena nie jest przesadnie wysoka. Podobnie jest z akcesoriami biurowymi – teczkami, długopisami, tonerami czy papierem do drukarki – również można je zaliczyć do kosztów firmowych.
  • Opłaty za internet, telefon, usługi telekomunikacyjne można również brać na fakturę.

2. Sprzęt i usługi – inwestycja w rozwój

Jako przedsiębiorca, niezależnie od tego, czy zarządzasz warsztatem samochodowym, czy firmą transportową, masz możliwość uwzględnienia w kosztach sprzętu elektronicznego oraz oprogramowania, które są niezbędne do prowadzenia Twojej działalności.

Co można wrzucić w koszty firmy?

  • Komputery, telefony, drukarki – wszystkie te przedmioty, które są niezbędne w pracy przedsiębiorcy, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
  • Usługi telekomunikacyjne – cała kwota abonamentu telefonicznego lub za internet, pod warunkiem że usługi są świadczone na firmę.
  • Oprogramowanie, np. programy do fakturowania, aplikacje biurowe czy antywirusy – mogą być w pełni wrzucone w koszty działalności.

3. Koszty pracownicze

Jeśli zatrudniasz pracowników, pamiętaj, że wynagrodzenia oraz składki ZUS stanowią znaczną część kosztów firmy. Wszystkie wydatki związane z zatrudnianiem ludzi (w tym np. dodatki socjalne, benefity) również będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Przykłady:

  • wynagrodzenia i składki na ubezpieczenie społeczne (ZUS),
  • benefity pracownicze, np. pakiety medyczne, karty multisport (jeśli potrafisz udowodnić, że benefity pracownicze mają bezpośredni związek z przychodami Twojej firmy).

4. Wyjazdy służbowe i spotkania biznesowe

Podróże służbowe, spotkania z kontrahentami oraz wydarzenia integracyjne mogą również stanowić koszty w firmie. Warto jednak pamiętać, że tylko te koszty, które są związane bezpośrednio z działalnością firmy, mogą zostać uznane za wydatki firmowe.

Co można wrzucić w koszty firmy?

  • Koszty transportu (bilety lotnicze, kolejowe, opłaty za autostrady),
  • Koszty spotkań biznesowych, np. kolacja z kontrahentem,
  • Wydatki na organizację wydarzeń integracyjnych dla pracowników. Wszystkie wydarzenia firmowe, takie jak spotkania w restauracjach, wyjścia na kręgle, paintball, ścianki wspinaczkowe czy warsztaty kulinarne, mogą być zaliczone do kosztów.

 

Warto pamiętać, że VAT nie jest możliwy do odliczenia od usług gastronomicznych ani noclegowych (czyli kosztem będzie kwota brutto usługi). Jednak catering świadczony przez firmę transportową oferującą przewóz osób można już uwzględnić w odliczeniach VAT.

5. Szkolenia i edukacja

Koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych mogą również stanowić koszt uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno kursów i szkoleń, jak i wydatków na literaturę fachową.

Przykłady:

  • szkolenia zawodowe, kursy językowe,
  • zakupy książek i magazynów branżowych, jeżeli mają one związek z działalnością firmy,
  • szkolenia online i dostęp do materiałów edukacyjnych (np. e-booków, webinarów) są także uznawane za koszt w 2025 roku.

6. Promocja i marketing

Wydatki związane z promocją firmy, np. reklama internetowa, druk wizytówek czy organizacja eventów promujących działalność, także można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Co można zaliczyć w koszty firmy:

  • wydatki na stronę internetową, reklamy online, wizytówki,
  • koszty związane z marketingiem, PR-em, kampaniami reklamowymi (o ile celem tych działań jest na przykład pozyskiwanie nowych klientów, a nie podnoszenie prestiżu firmy, co kwalifikuje się już jako tzw. koszty reprezentacji).

7. Transport i pojazdy

Jeśli wykorzystujesz samochód do działalności gospodarczej, istnieje możliwość wrzucenia w koszty wszelkich wydatków z nim związanych. Dla pojazdów firmowych można stosować odpisy amortyzacyjne, a dla samochodów prywatnych prowadzoną tzw. kilometrówkę. Co można brać na fakturę?

Paliwo do samochodu

Pełne odliczenie kosztów paliwa dotyczy tylko samochodów wykorzystywanych wyłącznie do celów firmowych. Nie można ich używać prywatnie, np. na wakacje czy do odbioru dzieci. Auto musi być zgłoszone w urzędzie skarbowym na druku VAT 26. Wymaga to prowadzenia kilometrówki i określenia regulaminu użytkowania. Koszt paliwa netto można zaliczyć do kosztów, a VAT odliczyć w deklaracji.

Bez konieczności składania dodatkowych dokumentów, można odliczyć 75% kosztów paliwa, jeśli samochód jest uznawany za tzw. koszt stały. Auto może być używane także do celów prywatnych. W takim przypadku, 50% VAT-u z faktury odlicza się w deklaracji, a pozostałe 50% dodaje do kwoty netto, z której oblicza się koszty podatkowe na poziomie 75%.

Inne opłaty

Opłaty za wynajem pojazdów, takie jak koszty wynajmu samochodów, furgonetek czy innych środków transportu, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu w firmie, jeśli są wykorzystywane do celów służbowych. Dotyczy to zarówno krótkoterminowego wynajmu, jak i długoterminowych umów leasingowych. Podobnie, wydatki związane z korzystaniem z transportu publicznego, takie jak bilety na autobus, tramwaj, pociągi czy metro, mogą być odliczane od dochodu, pod warunkiem, że są ponoszone w związku z działalnością gospodarczą. W obu przypadkach ważne jest, aby odpowiednio udokumentować te wydatki, np. poprzez faktury lub bilety, aby móc je zaliczyć do kosztów działalności.

8. Usługi finansowe, księgowe i doradcze

Koszty związane z obsługą księgową, doradztwem podatkowym, czy wynajmem biura rachunkowego także mogą zostać uznane za koszty firmy.

  • Księgowość. Koszt obsługi księgowości jest wliczany do kosztów działalności. Bez odpowiedniej księgowości niemożliwe jest prawidłowe funkcjonowanie firmy.
  • Leasing. W ramach leasingu (np. na samochody, komputery) można zaliczyć do kosztów: opłatę wstępną, opłaty manipulacyjne, prowizje, raty leasingowe, koszty związane z użytkowaniem leasingowanego przedmiotu (np. naprawy).
  • Faktoring. Firmy faktoringowe oferują nie tylko finansowanie faktur, ale także zarządzanie wierzytelnościami i weryfikację kontrahentów. W związku z tym odsetki i prowizje za usługi faktoringowe mogą być zaliczone do kosztów działalności.
  • Odsetki od kredytów firmowych.

Koszty firmowe a odliczanie VAT w 2025 roku

Dla czynnych podatników VAT zakupy realizowane „na firmę” nie tylko pozwalają na obniżenie podstawy opodatkowania, ale także umożliwiają zmniejszenie kwoty VAT do zapłaty.

Możliwość odliczenia VAT od sprzedaży przysługuje, gdy zakup jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Należy jednak pamiętać, że istnieje wiele wyjątków, dlatego warto zawsze skonsultować się z księgowym, aby upewnić się, czy dany wydatek można odliczyć również od VAT.

Co można kupić na firmę i jak dokumentować wydatki?

Każdy wydatek, który chcesz zaliczyć do kosztów, musi być odpowiednio udokumentowany. W przypadku podatników VAT, warto pamiętać, że oprócz obniżenia podstawy opodatkowania VAT, można odliczyć także podatek VAT związany z wydatkami na firmę (czyli obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego już przy zakupach czy wydatkach firmowych).

Przykłady dokumentów potwierdzających zakupy na firmę:

  • faktury za zakupiony sprzęt, usługi telekomunikacyjne,
  • rachunki,
  • umowy i rachunki do umów, związane z wynajmem biura czy usługami marketingowymi,
  • bilet, na którym znajduje się np. numer NIP sprzedawcy,
  • dowód zapłaty za przejazd autostradą,
  • dowód poniesienia opłaty pocztowej.

Czego nie można wrzucić w koszty w 2025 roku?

Choć lista wydatków, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jest długa, istnieją także pewne ograniczenia. Przepisy wykluczają m.in. wydatki na reprezentację, grzywny, kary pieniężne, wydatki na ulepszenie środków trwałych, wydatki na spłatę pożyczek i innych zobowiązań, podatek dochodowy i podatek od spadków i darowizn oraz składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe.

Warto zwrócić uwagę, by unikać kosztów, które mogą zostać uznane za nierealne w kontekście prowadzonej działalności, np. bardzo drogich ubrań czy luksusowych mebli. W przypadku wątpliwości zawsze można poprosić Krajową Informację Skarbową o interpretację podatkową. Pamiętaj, że odpowiednie udokumentowanie wydatków oraz ich związku z działalnością gospodarczą jest kluczowe, aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej.

 

Zainteresował Cię ten artykuł? Sprawdź inne wpisy z tej kategorii!

Negocjacje są nieodłącznym elementem każdej działalności biznesowej. Niezależnie od tego, czy negocjujemy warunki umowy, ceny produktów, czy harmonogramy dostaw, skuteczne negocjowanie wymaga zastosowania odpowiednich technik negocjacyjnych, które pozwolą osiągnąć satysfakcjonujące rezultaty. W tym artykule zaprezentujemy najpopularniejsze techniki negocjacyjne, które sprawdzą się w różnych sytuacjach. Dowiesz się, jak ich używać, by negocjacje były bardziej efektywne i zakończone sukcesem.

Techniki negocjacyjne – co musisz wiedzieć?

Skuteczne negocjacje opierają się na zastosowaniu odpowiednich strategii. Techniki negocjacyjne mogą się różnić w zależności od sytuacji, partnera i celu rozmowy. Poniżej przedstawiamy najczęściej wykorzystywane techniki, które mają swoje sprawdzone zastosowanie w praktyce.

1. Balon próbny – sprawdzanie granic drugiej strony

Technika negocjacyjna balon próbny polega na złożeniu oferty, która jest celowo zawyżona lub zaniżona, by sprawdzić, do jakich ustępstw skłonny jest partner rozmowy. Dzięki tej metodzie można uzyskać informacje o rzeczywistych oczekiwaniach drugiej strony. Właśnie w ten sposób najczęściej testuje się minimalne granice wymagania, co może doprowadzić do szybszych ustaleń.

Przykłady:

Podczas negocjacji kontraktu na usługi marketingowe, możemy zaproponować cenę, która jest o 20% wyższa od średniej rynkowej, aby sprawdzić, czy kontrahent będzie skłonny do negocjacji.

2. Wysokie niskie otwarcie – negocjacje z przestrzenią do manewru

Technika wysokiego i niskiego otwarcia jest jedną z popularniejszych strategii. Polega na rozpoczęciu negocjacji od zawyżonej oferty (wysokie otwarcie) lub zaniżonej (niskie otwarcie), w celu uzyskania przestrzeni do dalszych ustaleń. W biznesie często stosuje się ją do ustalania ceny za usługi lub produkty, wiedząc, że finalna oferta będzie wynikiem kompromisu. Sprzedawcy mogą proponować wyższą cenę, by mieć z czego zejść – to technika przydatna zatem w branży handlowej.

Przykłady:

Sprzedawca usług konsultingowych może rozpocząć negocjacje od ceny wyższej niż przeciętna na rynku, zakładając, że klient będzie chciał negocjować, a ostateczna cena zostanie obniżona.

3. Stopniowanie ustępstw – jak skutecznie ustępować?

Kompromisy są ogólnie kluczem w negocjacjach, dlatego stanowią też clou innej techniki zwanej stopniowaniem ustępstw. Zaczyna się tu od większych ustępstw, a potem przechodzi do coraz mniejszych, co powoduje, że druga strona czuje, że zbliża się do granicy możliwości i że kolejne propozycje ze strony ich inicjatora są dla niego bardzo kosztowne. Dlatego ostatecznie zgadza się na któryś z warunków wyrażonych pod koniec negocjacji. Stopniowanie ustępstw to świetna metoda dla negocjatorów, którzy muszą wykazać się elastycznością, ale nie chcą od razu przekroczyć swoich granic.

4. Salami – rozbijanie negocjacji na mniejsze kawałki

Technika salami polega na rozbijaniu trudnych negocjacji na mniejsze, łatwiejsze do rozstrzygnięcia kwestie. Dzięki temu negocjacje stają się bardziej przejrzyste, a każda z poruszonych kwestii jest rozwiązywana osobno. Do kolejnego punktu negocjacji przechodzi się po osiągnięciu kompromisu na danym etapie. 

Przykłady:

Podczas negocjowania warunków umowy, zamiast omawiać wszystko jednocześnie, negocjator może podzielić rozmowy na kolejne etapy, np. najpierw ustalić warunki płatności, później harmonogram, a na końcu warunki dostaw.

5. Zasada wzajemności – dlaczego warto dawać coś w zamian?

Zasada wzajemności to fundament skutecznych negocjacji. Oznacza to, że jeśli jedna strona zgodzi się na ustępstwo, oczekuje czegoś w zamian. Techniki negocjacyjne oparte na tej zasadzie pomagają budować partnerskie relacje, w których każda ze stron otrzymuje coś wartościowego.

Przykłady:

Jeśli jedna firma zgadza się na obniżenie ceny, może oczekiwać, że druga strona zdecyduje się na dłuższy okres współpracy.

6. Drobne kroczki/skubanie/niska piłka – technika negocjacji na końcowym etapie

W tej metodzie chodzi o to, by na końcu negocjacji dodać niewielkie ustępstwa lub korzyści, które zmuszą drugą stronę do szybszego podjęcia decyzji. Technika negocjacyjna ta może być używana w sytuacjach, gdy negocjacje się przedłużają, a strony są już zmęczone lub zadowolone z postępu, więc mogą być skłonne do kompromisów.  Ta technika powinna być jednak wykorzystywana z umiarem, bo może zostawić rozmówcę z niesmakiem na finalizacji negocjacji.

7. Zdechła ryba/metoda kontrastu – jak wywołać odpowiednią reakcję?

Technika zdechłej ryby, znana również jako metoda kontrastu, polega na zaproponowaniu zupełnie nierealistycznego żądania, które wywoła silną reakcję drugiej strony. Po wycofaniu się z tego żądania można przejść do bardziej rozsądnych ustępstw, które zostaną przyjęte bez większego oporu.

Tytułową zdechłą rybą ma tu być żądanie wyrażone w toku negocjacji, które w rzeczywistości nie ma dla negocjatora żadnego znaczenia, ale jest tak sformułowane, że partner rozmów wyraża gwałtowny sprzeciw. Reaguje tak jak na zapach zdechłej ryby, stąd nazwa; w literaturze spotyka się też określenie metoda kontrastu. Gdy dojdzie do tego protestu na irracjonalne żądanie, osoba inicjująca negocjacje wycofuje się z niego, ale pod warunkiem ustępstw na innym polu ze strony rozmówcy. 

Przykładowo, zaproponowana jest ogromna kara umowna w kontrakcie za brak realizacji zlecenia w terminie, na którą druga strona reaguje gwałtowną odmową. W rzeczywistości inicjatorowi nie zależało na wpisaniu kary. Udaje jednak, że z trudem zgodzi się na zrezygnowanie z wpisania kary, pod warunkiem, że termin płatności faktury za zlecenie zostanie wydłużony z 14 do 30 dni. I to było właściwe ustępstwo ze strony zleceniobiorcy, na którym zależało zleceniodawcy.

8. Wycofanie oferty – technika dla odważnych negocjatorów

Technika wycofania oferty jest dramatycznym krokiem, który może zmusić drugą stronę do podjęcia szybszej decyzji. Wycofanie oferty w trakcie negocjacji ma na celu zmuszenie rozmówcy do podjęcia decyzji, aby nie stracić okazji. 

Podsumowanie: najlepsze techniki negocjacyjne dla każdej sytuacji

Techniki negocjacyjne to niezbędne narzędzia każdego negocjatora. Niezależnie od tego, czy negocjujesz kontrakt, ceny czy warunki współpracy, odpowiedni dobór techniki może znacząco zwiększyć Twoje szanse na sukces. Pamiętaj, że w negocjacjach nie chodzi tylko o umiejętność „ugrywania” drugiej strony, ale o znalezienie kompromisu, który przyniesie korzyści obu stronom.

 

Aktualizacja: luty 2025

Złóż wniosek online