Strefa klienta Zaloguj się do: Panelu faktoringu Panelu pożyczki

Dziękujemy za wypełnienie formularza!

Nasz doradca wkrótce się z Tobą skontaktuje.
Skorzystaj z faktoringu SMEO,
a pieniądze na konto otrzymasz w 5 minut!

Dziękujemy za wypełnienie formularza!

Wkrótce się z Tobą skontaktujemy.

Dziękujemy za umówienie spotkania!

Na wskazany adres e-mail wysłaliśmy zaproszenie
na spotkanie on-line. Do zobaczenia!
Skorzystaj z faktoringu SMEO,
a pieniądze na konto otrzymasz w 5 minut!

Dziękujemy za subskrypcję naszego newslettera!

Będziesz otrzymywać informacje o SMEO. Skorzystaj z faktoringu SMEO, a pieniądze na konto otrzymasz w 5 minut!

Najnowszy wpis:

Jakie wydatki można wrzucić w koszty firmy w 2025 roku?

Czytaj

Najpopularniejsze techniki negocjacyjne – jak skutecznie negocjować w biznesie?

Czytaj

Koszty zatrudnienia pracownika w 2025 roku

Czytaj

Najnowszy wpis:

Jakie wydatki można wrzucić w koszty firmy w 2025 roku?

Czytaj

Najpopularniejsze techniki negocjacyjne – jak skutecznie negocjować w biznesie?

Czytaj

Koszty zatrudnienia pracownika w 2025 roku

Czytaj

Rozwój biznesu

Jakie wydatki można wrzucić w koszty firmy w 2025 roku?

smeo_admin

11.02.2025 r

7 minut czytania

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z różnorodnymi kosztami, które można obniżyć poprzez odpowiednie zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodu. To pozwala przedsiębiorcom na obniżenie podstawy opodatkowania i zapłatę mniejszego podatku dochodowego. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie wydatki kwalifikują się do kosztów firmy. Oto, co bezpiecznie można kupić na firmę i jakie wydatki można zaliczyć do kosztów, uwzględniając aktualne przepisy na 2025 rok.

Koszty w firmie – co można wrzucić w koszty?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami (art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych), aby wydatek został zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi być związany z prowadzeniem działalności gospodarczej. W przeciwnym razie urząd skarbowy może zakwestionować jego zasadność.

Zastanawiając się nad tym, co można kupić na firmę w 2025 roku, warto pamiętać, że wszelkie wydatki mające na celu osiągnięcie przychodu lub utrzymanie źródła przychodu będą mogły zostać uznane za koszty. Przykładem mogą być:

1. Biuro – przestrzeń do pracy

Koszty związane z wynajmem biura, w tym czynsz, media, czy internet, mogą być spokojnie wrzucone w koszty firmy. Jeśli prowadzisz działalność w domu, koszty te można proporcjonalnie odliczyć, zależnie od tego, jak dużą część mieszkania przeznaczasz na działalność zawodową.

Co można wrzucić w koszty?

  • Czynsz, opłaty za media. Opłaty za wynajmowane biuro to jedno z podstawowych obciążeń finansowych Twojej firmy. Chodzi tu zarówno o czynsz, jak i o koszty mediów. Pamiętaj, by wszystkie faktury były wystawione na Twoją działalność gospodarczą. Jeśli prowadzisz firmę w domu, wcześniej oszacuj, jaka część przestrzeni jest wykorzystywana do działalności – najczęściej przyjmuje się jeden pokój. Wtedy możesz proporcjonalnie odliczyć część wydatków na czynsz i media.
  • Zakupy biurowych mebli i akcesoriów. Co można brać na fakturę? Meble biurowe takie jak biurka czy fotele. To wydatki, które z reguły nie budzą wątpliwości u organów skarbowych, o ile ich cena nie jest przesadnie wysoka. Podobnie jest z akcesoriami biurowymi – teczkami, długopisami, tonerami czy papierem do drukarki – również można je zaliczyć do kosztów firmowych.
  • Opłaty za internet, telefon, usługi telekomunikacyjne można również brać na fakturę.

2. Sprzęt i usługi – inwestycja w rozwój

Jako przedsiębiorca, niezależnie od tego, czy zarządzasz warsztatem samochodowym, czy firmą transportową, masz możliwość uwzględnienia w kosztach sprzętu elektronicznego oraz oprogramowania, które są niezbędne do prowadzenia Twojej działalności.

Co można wrzucić w koszty firmy?

  • Komputery, telefony, drukarki – wszystkie te przedmioty, które są niezbędne w pracy przedsiębiorcy, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
  • Usługi telekomunikacyjne – cała kwota abonamentu telefonicznego lub za internet, pod warunkiem że usługi są świadczone na firmę.
  • Oprogramowanie, np. programy do fakturowania, aplikacje biurowe czy antywirusy – mogą być w pełni wrzucone w koszty działalności.

3. Koszty pracownicze

Jeśli zatrudniasz pracowników, pamiętaj, że wynagrodzenia oraz składki ZUS stanowią znaczną część kosztów firmy. Wszystkie wydatki związane z zatrudnianiem ludzi (w tym np. dodatki socjalne, benefity) również będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Przykłady:

  • wynagrodzenia i składki na ubezpieczenie społeczne (ZUS),
  • benefity pracownicze, np. pakiety medyczne, karty multisport (jeśli potrafisz udowodnić, że benefity pracownicze mają bezpośredni związek z przychodami Twojej firmy).

4. Wyjazdy służbowe i spotkania biznesowe

Podróże służbowe, spotkania z kontrahentami oraz wydarzenia integracyjne mogą również stanowić koszty w firmie. Warto jednak pamiętać, że tylko te koszty, które są związane bezpośrednio z działalnością firmy, mogą zostać uznane za wydatki firmowe.

Co można wrzucić w koszty firmy?

  • Koszty transportu (bilety lotnicze, kolejowe, opłaty za autostrady),
  • Koszty spotkań biznesowych, np. kolacja z kontrahentem,
  • Wydatki na organizację wydarzeń integracyjnych dla pracowników. Wszystkie wydarzenia firmowe, takie jak spotkania w restauracjach, wyjścia na kręgle, paintball, ścianki wspinaczkowe czy warsztaty kulinarne, mogą być zaliczone do kosztów.

 

Warto pamiętać, że VAT nie jest możliwy do odliczenia od usług gastronomicznych ani noclegowych (czyli kosztem będzie kwota brutto usługi). Jednak catering świadczony przez firmę transportową oferującą przewóz osób można już uwzględnić w odliczeniach VAT.

5. Szkolenia i edukacja

Koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych mogą również stanowić koszt uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno kursów i szkoleń, jak i wydatków na literaturę fachową.

Przykłady:

  • szkolenia zawodowe, kursy językowe,
  • zakupy książek i magazynów branżowych, jeżeli mają one związek z działalnością firmy,
  • szkolenia online i dostęp do materiałów edukacyjnych (np. e-booków, webinarów) są także uznawane za koszt w 2025 roku.

6. Promocja i marketing

Wydatki związane z promocją firmy, np. reklama internetowa, druk wizytówek czy organizacja eventów promujących działalność, także można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Co można zaliczyć w koszty firmy:

  • wydatki na stronę internetową, reklamy online, wizytówki,
  • koszty związane z marketingiem, PR-em, kampaniami reklamowymi (o ile celem tych działań jest na przykład pozyskiwanie nowych klientów, a nie podnoszenie prestiżu firmy, co kwalifikuje się już jako tzw. koszty reprezentacji).

7. Transport i pojazdy

Jeśli wykorzystujesz samochód do działalności gospodarczej, istnieje możliwość wrzucenia w koszty wszelkich wydatków z nim związanych. Dla pojazdów firmowych można stosować odpisy amortyzacyjne, a dla samochodów prywatnych prowadzoną tzw. kilometrówkę. Co można brać na fakturę?

Paliwo do samochodu

Pełne odliczenie kosztów paliwa dotyczy tylko samochodów wykorzystywanych wyłącznie do celów firmowych. Nie można ich używać prywatnie, np. na wakacje czy do odbioru dzieci. Auto musi być zgłoszone w urzędzie skarbowym na druku VAT 26. Wymaga to prowadzenia kilometrówki i określenia regulaminu użytkowania. Koszt paliwa netto można zaliczyć do kosztów, a VAT odliczyć w deklaracji.

Bez konieczności składania dodatkowych dokumentów, można odliczyć 75% kosztów paliwa, jeśli samochód jest uznawany za tzw. koszt stały. Auto może być używane także do celów prywatnych. W takim przypadku, 50% VAT-u z faktury odlicza się w deklaracji, a pozostałe 50% dodaje do kwoty netto, z której oblicza się koszty podatkowe na poziomie 75%.

Inne opłaty

Opłaty za wynajem pojazdów, takie jak koszty wynajmu samochodów, furgonetek czy innych środków transportu, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu w firmie, jeśli są wykorzystywane do celów służbowych. Dotyczy to zarówno krótkoterminowego wynajmu, jak i długoterminowych umów leasingowych. Podobnie, wydatki związane z korzystaniem z transportu publicznego, takie jak bilety na autobus, tramwaj, pociągi czy metro, mogą być odliczane od dochodu, pod warunkiem, że są ponoszone w związku z działalnością gospodarczą. W obu przypadkach ważne jest, aby odpowiednio udokumentować te wydatki, np. poprzez faktury lub bilety, aby móc je zaliczyć do kosztów działalności.

8. Usługi finansowe, księgowe i doradcze

Koszty związane z obsługą księgową, doradztwem podatkowym, czy wynajmem biura rachunkowego także mogą zostać uznane za koszty firmy.

  • Księgowość. Koszt obsługi księgowości jest wliczany do kosztów działalności. Bez odpowiedniej księgowości niemożliwe jest prawidłowe funkcjonowanie firmy.
  • Leasing. W ramach leasingu (np. na samochody, komputery) można zaliczyć do kosztów: opłatę wstępną, opłaty manipulacyjne, prowizje, raty leasingowe, koszty związane z użytkowaniem leasingowanego przedmiotu (np. naprawy).
  • Faktoring. Firmy faktoringowe oferują nie tylko finansowanie faktur, ale także zarządzanie wierzytelnościami i weryfikację kontrahentów. W związku z tym odsetki i prowizje za usługi faktoringowe mogą być zaliczone do kosztów działalności.
  • Odsetki od kredytów firmowych.

Koszty firmowe a odliczanie VAT w 2025 roku

Dla czynnych podatników VAT zakupy realizowane „na firmę” nie tylko pozwalają na obniżenie podstawy opodatkowania, ale także umożliwiają zmniejszenie kwoty VAT do zapłaty.

Możliwość odliczenia VAT od sprzedaży przysługuje, gdy zakup jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Należy jednak pamiętać, że istnieje wiele wyjątków, dlatego warto zawsze skonsultować się z księgowym, aby upewnić się, czy dany wydatek można odliczyć również od VAT.

Co można kupić na firmę i jak dokumentować wydatki?

Każdy wydatek, który chcesz zaliczyć do kosztów, musi być odpowiednio udokumentowany. W przypadku podatników VAT, warto pamiętać, że oprócz obniżenia podstawy opodatkowania VAT, można odliczyć także podatek VAT związany z wydatkami na firmę (czyli obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego już przy zakupach czy wydatkach firmowych).

Przykłady dokumentów potwierdzających zakupy na firmę:

  • faktury za zakupiony sprzęt, usługi telekomunikacyjne,
  • rachunki,
  • umowy i rachunki do umów, związane z wynajmem biura czy usługami marketingowymi,
  • bilet, na którym znajduje się np. numer NIP sprzedawcy,
  • dowód zapłaty za przejazd autostradą,
  • dowód poniesienia opłaty pocztowej.

Czego nie można wrzucić w koszty w 2025 roku?

Choć lista wydatków, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jest długa, istnieją także pewne ograniczenia. Przepisy wykluczają m.in. wydatki na reprezentację, grzywny, kary pieniężne, wydatki na ulepszenie środków trwałych, wydatki na spłatę pożyczek i innych zobowiązań, podatek dochodowy i podatek od spadków i darowizn oraz składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe.

Warto zwrócić uwagę, by unikać kosztów, które mogą zostać uznane za nierealne w kontekście prowadzonej działalności, np. bardzo drogich ubrań czy luksusowych mebli. W przypadku wątpliwości zawsze można poprosić Krajową Informację Skarbową o interpretację podatkową. Pamiętaj, że odpowiednie udokumentowanie wydatków oraz ich związku z działalnością gospodarczą jest kluczowe, aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej.

 

Zainteresował Cię ten artykuł? Sprawdź inne wpisy z tej kategorii!

smeo_admin

Data publikacji

11.02.2025 r.

Ocena: 4,00 (15 opini)
Loading...

Zapisz się do newslettera

  Adres e-mail *  

Czytaj dalej

Sprawdź inne wartościowe wpisy

Złóż wniosek online