Miesiąc: czerwiec 2019

Zatory płatnicze to prawdziwa plaga. Nie tylko firmy budowlane czy transportowe nie dostają od kontrahentów pieniędzy na czas. Absurdalnie długie terminy płatności faktur lub opóźnienia w regulowaniu należności na czas to także ogromny problem agencji reklamowych i eventowych w Polsce.

“Nikt nie płaci nam w terminie. Dosłownie nikt”, “Po otrzymaniu podziękowań za dobrą realizację klient nie zapłacił”, “Zapłata 400 dni po terminie płatności” – to tylko kilka cytatów z ankiety, którą jako SMEO zrobiliśmy na grupie osób zarządzających agencjami reklamowymi, kreatywnymi, eventowymi, PR czy web studiami w Polsce.

Opóźnienia płatności są – niestety – standardową praktyką w polskim biznesie.

Z niedawnego raportu Coface “Badanie płatności w Polsce 2019” wynika, że 9 na 10 przedsiębiorców w Polsce doświadcza zaległości płatniczych! Zaledwie 1,4 proc. firm nie ma problemów w otrzymywaniu należności od kontrahentów na czas. Potwierdzają to dane Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, z których wynika, że aż 90 proc. polskich firm zetknęło się z zatorami płatniczymi lub bardzo długimi terminami płatności.

Nie jest tajemnicą, że są w Polsce branże – jak transportowa, budowlana czy handlowa – w których płacenie faktur po terminie jest niechlubnym, ale jednak standardowym elementem “kultury” biznesowej.

Jak wynika z ankiety SMEO, w branży agencyjnej – wydawałoby się bardziej przewidywalnej niż choćby budowlanka – niestety nie jest lepiej.

Branża marketingowa z zatorami

Branża marketingowa uchodzi za nowoczesną, kreatywną i… bogatą. Wartość rynku reklamowego w Polsce w 2018 r. wyniosła 9,5 mld zł, a wydatki reklamowe wzrosły o 7,8 proc. w porównaniu do roku poprzedniego (dane Starcom). Ale to jedna strona medalu.

Druga strona medalu to totalna nieprzewidywalność w terminach płatności od kontrahentów. Jak się okazuje, nieważne czy Twoim kontrahentem jest mała firma, ogromna korporacja z zagranicznym kapitałem czy spółka skarbu państwa. Standardem w branży jest niepłacenie na czas.

Zaledwie dwie agencje – z 26 przepytanych przez nas firm – nie spotkały się w ostatnim półroczu z opóźnieniem płatności faktur. 18 agencji stwierdziło, że zdarzyło się im to wiele razy, 6 – że od czasu do czasu.

Niemal połowa ankietowanych przez nas przedsiębiorców z branży marketingowej stwierdziła, że zatory płatnicze utrudniają lub bardzo utrudniają im prowadzenie biznesu.

Najczęściej wymieniane wyzwania, przed którymi stoją prowadzący biznesy agencyjne to kolejno:

• ciągła walka o utrzymanie bądź pozyskanie klienta (73 proc. wskazań)
• niestabilność finansowa – raz lepsze, raz gorsze miesiące (65 proc.)
• opóźnienia w otrzymywaniu zapłaty od kontrahentów (58 proc.)
• długie terminy płatności, jakich oczekują kontrahenci (31 proc.)

Długie terminy płatności — co może zrobić mikroprzedsiębiorca?

Spora część zatorów płatniczych w agencjach spowodowana jest tym, że dany kontrahent sam nie otrzymał pieniędzy. Mniejsze agencje bywają podwykonawcami większych agencji, a większe agencje nie otrzymały zapłaty od swojego klienta, i tak koło się kręci, a zatory rosną. „Płatność zostanie zrealizowana wtedy, kiedy wpłyną pieniądze od klienta – w domyśle: nieważny jest termin płatności faktury, bo nie mamy ani grosza” – to kolejny cytat jednego z przedsiębiorców, który wziął udział w naszej ankiecie.

Agencje a zatory płatnicze – jak sobie poradzić?

Niepewność finansowa jest wpisana w DNA niemal każdego biznesu agencyjnego. Zawsze są lepsze lub gorsze miesiące pod względem przychodów. Dlatego kluczem do sukcesu agencji reklamowej czy eventowej jest odpowiednie zarządzanie finansami swojej firmy.

Większość przepytanych przez nas właścicieli agencji nie korzysta jednak z żadnych instrumentów finansowych prowadząc swoją firmę. Co czwarta agencja korzysta z leasingu, co piąta z kredytu obrotowego, a co siódma z karty kredytowej.

Zarządzanie finansami w małej firmie

Właściciele agencji reklamowych czy małych software house’ów są świadomi, że muszą mieć sporą poduszkę finansową, by prowadzić biznes w często nieprzewidywalnych warunkach. I na szczęście, większość agencji odpowiednie zabezpieczenie finansowe posiada.

Co jednak robić w sytuacji, gdy tej poduszki finansowej Ci zabraknie? Albo musisz dokonać jednorazowego wysiłku finansowego, aby móc obsłużyć wymagający projekt? Skorzystaj z odpowiednio dopasowanych narzędzi.

• Kredyt obrotowy – to limit kredytowy w bieżącym rachunku firmowym (czyli możesz mieć ujemne saldo na koncie) albo osobny, nowy rachunek kredytowy, dzięki któremu możesz regulować swoje bieżące należności.

Kredyt obrotowy jest dobry dla Ciebie w szczególności wtedy, gdy musisz zakupić usługi lub towar w celu realizacji usług dla swojego kontrahenta, a nie dysponujesz wystarczającymi środkami.

• Faktoring – to rozwiązanie, które nie wymaga od Ciebie udowodnienia zdolności kredytowej, tylko wykazania, że Twoi kontrahenci są wiarygodni. Dzięki współpracy z firmą faktoringową otrzymujesz natychmiast pieniądze z faktur z długimi terminami płatności (30, 60 czy 90 dni), które już wystawiłeś. Po prostu przyspieszasz wypłatę gotówki z tych faktur zamiast czekać aż do terminu ich płatności.

Faktoring jest rekomendowanym rozwiązaniem szczególnie wtedy, gdy jednocześnie:

• masz wynegocjowane długie terminy płatności faktur z kontrahentami;
• brak środków po wykonaniu usługi mógłby zaburzyć płynność finansową Twojej agencji – np. uniemożliwiłby Ci wypłatę wynagrodzeń, zapłatę należności wobec US czy ZUS, itp.

Często wymienianym powodem, dla którego Polacy zakładają firmy za granicą są… oszczędności. Tylko czy rzeczywiście w innych krajach prowadzenie działalności gospodarczej jest tańsze? Porównaliśmy warunki dla przedsiębiorców w krajach, gdzie wielu Polaków prowadzi firmy – w Wielkiej Brytanii, Niemczech, Norwegii, Rumunii i na Cyprze.

Połowa polskich mikrofirm kilkukrotnie napotkała problemy finansowe w ciągu ostatnich dwóch lat – wynika z badania SMEO na grupie kilkuset drobnych przedsiębiorców. W ankiecie Konfederacji Lewiatan większość właścicieli firm stwierdziła, że warunki do prowadzenia biznesu w 2018 r. jeszcze się pogorszyły. Rzecznik MŚP Adam Abramowicz zaproponował nawet pomysł zniesienia sztywnej stawki ZUS i zastąpienie jej dobrowolnym ubezpieczeniem podobnym do niemieckiego. Jednak jak zauważyli eksperci, nasi zachodni sąsiedzi akurat powoli wycofują się z takiego systemu.

Zamiast idealizować warunki prowadzenia biznesu za granicą, postanowiliśmy się im bliżej przyjrzeć. Przy okazji weryfikujemy kilka mitów.

Koszty prowadzenie firmy w Wielkiej Brytanii

Według rządowych szacunków, na Wyspach Brytyjskich działa ponad 60 tys. polskich firm. Tak duża skala zjawiska doprowadziła do powstania całej branży pomagającej Polakom pod kątem prawnym w zakładaniu firm w Wielkiej Brytanii.
Większość firm to samodzielnie prowadzona działalność gospodarcza (tzw. sole trader). Nic dziwnego, skoro National Insurance Contributions (NIC, czyli brytyjski odpowiednik składek ZUS) dla takich podmiotów wynosi niecałe 15 zł (3 funty) na tydzień lub 9 proc. dochodów, gdy ich dochody przekroczą 43 tys. zł (8632 funtów) rocznie. Wobec 1320 zł miesięcznej składki na ZUS w Polsce robi wrażenie.

Brak sztywnej stawki NIC dotyczy również spółek Ltd. (Limited Liability Company, odpowiednika naszej spółki z o.o.). Taka firma płaci składkę w wysokości 13,8 proc. przy dochodach wyższych niż 816 zł (162 funtów) tygodniowo, zaś jej właściciel musi być także jej pracownikiem i jako dyrektor płacić 12 proc. od dochodów wyższych niż 780 zł (162 funtów) tygodniowo i 2 proc. od wyższych niż 4500 zł (892 funtów) tygodniowo. Składkom ubezpieczeniowym towarzyszy też podatek Corporate Tax (odpowiednik CIT) w wysokości 17 proc. Założenie spółki Ltd., w przeciwieństwie do samodzielnej działalności, nie wymaga zamieszkiwania na terenie Wielkiej Brytanii.

Warto też pamiętać o obowiązującej w Wielkiej Brytanii kwocie wolnej od podatku dochodowego, która wynosi 62 tys. zł (12,5 tys. funtów) i stanowi niemal 20-krotność jej polskiego odpowiednika.

Prowadzenie działalności gospodarczej w Niemczech

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (w skrócie GmbH) funkcjonuje podobnie jak polska spółka z o.o., ale ma jedną cechę, która działa na korzyść naszych zachodnich sąsiadów. Minimalny kapitał zakładowy przy zakładaniu tego typu firmy wynosi okrągłe 1 euro (w Polsce 5000 zł), choć w pierwszych latach działalności należy go uzupełniać z zysków (aż osiągnie 25 tys. euro). Atrakcyjna dla biznesów działających na niewielką skalę jest także kwota wolna od podatku, która wynosi ok. 100 tys. zł (24 500 euro) rocznego dochodu.

Inną ciekawą różnicą między polskim ZUS-em a Deutsche Rentenversicherung Bund jest brak obowiązkowego ubezpieczenia emerytalnego dla pracodawców. Mogą oni skorzystać z ubezpieczeń prywatnych, których kwotę wolno im odliczyć od podatku. System ten stał się jednak obiektem krytyki, a niemiecki rząd planuje w 2020 r. wprowadzić w nim zmiany, których finalny kształt nie jest jeszcze znany.

Same obciążenia fiskalne w Niemczech są relatywnie wysokie. Wprawdzie firmy płacą składkę CIT w wysokości 15 proc., jednak jest ona powiększana o 5 proc. tzw. podatku solidarnościowego, przeznaczanego na wspieranie regionów byłego NRD. Dodatkowo funkcjonuje też podatek handlowy zwiększający obciążenia o kolejne kilkanaście procent, zależnie od skali działalności. W połączeniu z wysokimi kosztami pracy sprawia to, że prowadzenie firmy w Niemczech nie jest tak tanie, jak mogłoby się wydawać. Obciążenia dla przedsiębiorców rekompensowane są jednak dużą przejrzystością i sprawnością systemu skarbowego.

Ile kosztuje prowadzenia biznesu w Norwegii

Norwegia w ostatnich latach to był jeden z najchętniej wybieranych kierunków emigracji zarobkowej Polaków. Co za tym idzie, i w tym kraju powstały firmy zakładane przez Polaków.

Sprawna administracja i przyjazny system podatkowy wymieniane są jako główne zalety prowadzenia działalności gospodarczej w krajach skandynawskich. Legendarne wysokie podatki dotyczą głównie osób fizycznych, firmy traktowane są przez fiskusa nieco łagodniej.

W Norwegii Trygdeavgift czyli odpowiednik składki ZUS wynosi 11,4 proc. i pobierany jest automatycznie, zaś podatek od dochodów firmy wynosi 23 proc. Przedsiębiorcy cenią sobie też regulowanie niemal wszystkich formalności przez internet.

W Norwegii obowiązują wysokie opłaty administracyjne. O ile założenie firmy jednoosobowej jest bezpłatne, to start z działalnością w formule spółki z o.o. (aksjeselskap) to koszt rzędu 1 tys. zł (2250 koron norweskich) i konieczność dysponowania kapitałem zakładowym ponad 13 tys. zł (30 000 koron).

Przy kalkulowaniu rentowności prowadzenia biznesu w Norwegii musisz uwzględnić dość wysokie koszty niezbędnych usług oraz koszty pracy, które należą do najwyższych na świecie – średnia stawka godzinowa w gospodarce przekracza 200 zł (ok. 480 koron).

Prowadzenie biznesu w Rumunii

Z kolei jednymi z najniższych kosztów pracy (średnia stawka godzinowa to 26 lei czyli 27 zł) kusi przedsiębiorców Rumunia. Kraj ten postanowił w ostatnich latach dość radykalnie postawić na ożywienie gospodarki, czego przejawem była przed dwoma laty likwidacja ponad 100 podatków i opłat. Na uwagę zasługują także preferencyjne stawki CIT w wysokości 1 proc. i 3 proc. dla małych firm, których roczny dochód mieści się w limicie 2,2 mln zł (2,3 mln lei). Dla pozostałych firm stawka wynosi 16 proc. Na uruchomienie spółki SRL, czyli firmy odpowiadającej polskiej spółce z o.o., wystarczy dysponować kapitałem rzędu niecałych 200 zł (215 lei).

Rumuński system skarbowy staje się nieco mniej przejrzysty, gdy przychodzi do płacenia składek ubezpieczeniowych. Oprócz CAS, czyli składek na ubezpieczenie emerytalne w wysokości 26 proc. istnieje kilka mniejszych, z których część jest opcjonalna. Przedsiębiorca musi podzielić się z rumuńskim fiskusem ok. 30 proc swoich dochodów. Powinien też liczyć się z czasochłonnym załatwieniem formalności, szczególnie przy dość istotnej barierze językowej.

Czy Cypr faktycznie jest rajem podatkowym?

Do tego śródziemnomorskiego kraju przylgnęła etykietka raju podatkowego, jednak jest ona często używana na wyrost. Owszem, Republika Cypryjska leży na wyspie i rosną tam palmy, ale zarejestrowanie tam firmy nie działa jak klasyczna kryjówka dla wielkiej fortuny, jak w przypadku niektórych państw na Karaibach. Ostatnie zmiany przepisów spowodowały też, że formalne przeniesienie firmy na Cypr nie jest aż tak opłacalne, jak jeszcze kilka lat temu.

Wciąż jednak cypryjskie podatki należą do najniższych w Unii Europejskiej, a procedura zakładania działalności do najprostszych. Aby zarejestrować spółkę Ltd. (z o.o.) nie potrzeba kapitału zakładowego, a na formalności wystarczy tydzień. Wysokość podatku CIT to zaledwie 12,5 proc, zaś suma składek ubezpieczeniowych – 11,5 proc.

Państwo stosuje dużo zachęt do prowadzenia biznesu, które pozwalają obniżyć go jeszcze bardziej. Dotyczy to szczególnie przedsiębiorstw z sektora finansowego – cypryjski fiskus nie pobiera np. podatku, którego podstawą byłyby zyski kapitałowe.

Prowadzenie biznesu na Cyprze wiąże się z koniecznością rezydowania w tym kraju przez przynajmniej 60 dni w roku i posiadania w nim nieruchomości na mieszkanie i/lub biuro oraz ponoszeniem relatywnie wysokich opłat księgowych i administracyjnych, co w przypadku małych i średnich polskich firm częściowo niweluje zalety operowania w tym kraju.

Jednoosobowa działalność gospodarcza to krok, na który decyduje się coraz więcej osób – jest to idealny sposób na wykorzystanie swoich talentów i umiejętności, a także na uzyskanie samodzielności i niezależności. Prowadzenie własnej działalności jednoosobowej to często łączenie wielu stanowisk – menedżera, sprzedawcy, specjalisty ds. obsługi klienta, a nawet i księgowego. Znając odpowiednie obowiązki i formalności, wspierając się programem księgowym, samodzielne prowadzenie księgowości jest relatywnie proste. Oto, co powinieneś wiedzieć.

Podstawowe obowiązki i formalności

Pierwszym krokiem prowadzenia działalności gospodarczej jest zgłoszenie firmy do CEIDG – Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej. Już we wniosku należy wskazać podmiot odpowiedzialny za ewidencję i prowadzenie księgowości. Do wyboru mamy zatrudnienie własnego księgowego, wynajęcie zewnętrznego biura rachunkowego, lub samodzielne prowadzenie księgowości. Na pierwszą i drugą opcję decydują się z reguły duże firmy i korporacje. Dla jednoosobowych działalności gospodarczych rozwiązanie to jest czasami zbyt kosztowne na początku istnienia firmy.

Samodzielne prowadzenie działalności okazuje się być o wiele tańsze, szczególnie w sytuacji, gdy dochody firmy nie przekraczają 1,2 miliona euro rocznie. Jeśli przedsiębiorca spełnia ten warunek, może korzystać z uproszczonych procedur prowadzenia księgowości. Przy wypełnianiu wniosku do CEIDG należy zostawić puste pole dotyczące podmiotu prowadzącego księgowość – będzie to dla urzędu informacja, że zdecydowaliśmy się na samodzielne prowadzenie ksiąg.

VAT – czy musisz się rejestrować?

Należy pamiętać o tym, że niektóre rodzaje działalności gospodarczej podlegają bezwzględnej rejestracji jako czynny VAT-owiec, inne zaś mogą być zwolnione z konieczności rejestracji do tego podatku. Przed założeniem działalności początkujący przedsiębiorca powinien upewnić się, do której grupy się zalicza. Aby to zrobić, warto zapytać księgowego, doradcę biznesowego, złożyć pisemne pytanie w urzędzie skarbowym lub prostu zapoznać się z ustawą o VAT. Lista zwolnionych branż znajduje się w w art. 43.

Możliwość skorzystania z podmiotowego zwolnienia VAT mają podmioty, których przychody ze sprzedaży opodatkowanej w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły 200.000 zł netto.

Ze zwolnienia z VAT nie mogą skorzystać firmy, które sprzedają towary objęte akcyzą (z wyjątkiem artykułów tytoniowych), a także prawnicy, jubilerzy oraz firmy, które nie posiadają siedziby na terenie kraju.

Obowiązki księgowe w jednoosobowej działalności gospodarczej

Obowiązki księgowe, którym podlega przedsiębiorca zależą przede wszystkim od wybranej formy opodatkowania. Właściciel firmy powinien zapoznać się z Księgą Przychodów i Rozchodów (KPiR), ponieważ jest to najczęściej wykorzystywany dokument przy prowadzeniu księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej. To właśnie na podstawie tego dokumentu wyliczane są między innymi zaliczki na podatek dochodowy. Księga przychodów i rozchodów powinna zawierać wiele informacji, m.in. o:

• przychodach uzyskanych ze sprzedaży produktów i usług, jak również te przychody, które nie są bezpośrednio powiązane z rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej,
• kosztach prowadzenia działalności (m.in. zakup towarów handlowych, czy materiałów podstawowych).

Do innych obowiązków przedsiębiorcy zalicza się również odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy, opłacanie składek ZUS, składanie deklaracji VAT, odprowadzanie kwoty podatku do odpowiedniego Urzędu Skarbowego i przechowywanie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wraz z dokumentami potwierdzającymi transakcje.

Samodzielne prowadzenie księgowości, a właściwy program księgowy

Przedsiębiorca prowadzący księgowość jednoosobowej działalności gospodarczej powinien posiadać odpowiedni program komputerowy do księgowości, który umożliwi mu wywiązywanie się z obowiązków księgowych. Taki program powinien być łatwy w obsłudze, intuicyjny oraz profesjonalny.

Oprócz standardowych funkcji ewidencyjnych (np. sprzedaż, czy zakup towarów i materiałów), powinien umożliwiać prowadzenie rejestrów VAT, ewidencję środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia, czy kilometrówek.

Przedsiębiorcy mają duży wybór programów, od darmowego Płatnika 2.0, po komercyjne programy i aplikacje webowe, które opłacane są abonamentowo. Jest to jedna z najlepszych opcji – niski koszt w połączeniu z dużymi możliwościami, takimi jak prowadzenie magazynu, KPiR oraz kadr sprawia, że warto się zastanowić nad tym rozwiązaniem.

Faktoring – rozwój Twojego biznesu

Jedną z bardziej istotnych kwestii w przypadku prowadzenia własnej działalności jest zachowanie płynności finansowej. Nie zawsze jest to łatwe. Po wykonaniu pracy na przelew od kontrahenta trzeba czasem czekać czasem 14, 30 a nawet 90 dni, w zależności od branży w której działa przedsiębiorca.

W przypadku, kiedy wystawia się faktury z długim terminem płatności, warto zapoznać się z usługą faktoringu. Polega ona na tym, że przedsiębiorca, zwany faktorantem, przekazuje firmie faktoringowej (faktorowi) nieprzeterminowane faktury wystawione uprzednio swoim klientom. Przeniesienia uprawnień do wierzytelności dokonuje poprzez zawarcie umowy (cesji wierzytelności). Firma faktoringowa niemalże od ręki wypłaca przedsiębiorcy należne mu środki, pobierając przy tym prowizję.

Faktoring to doskonała opcja dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Pomaga zapobiegać zatorom płatniczym i utrzymać płynność finansową. Pieniądze, zarobione z tytułu wykonania danej usługi czy dostarczenia produktów, przedsiębiorca uzyskuje szybko i sprawnie. Zapewnia sobie przy tym stabilność finansową. Jest to również gwarancja bezpieczeństwa i jeden ze sposobów na zapewnienie sobie dobrych relacji z klientami – pieniądze dostajesz zawsze na czas, a dzięki temu Twój klient może liczyć na wydłużony termin płatności. Dodatkowo faktoring, w odróżnieniu od kredytu obrotowego, nie obniża zdolności kredytowej przedsiębiorstwa i można go ująć w księgowości jako koszt działalności gospodarczej, obniżając tym samym podatek dochodowy. Więcej o tym przeczytasz na naszym blogu (czym faktoring różni się od kredytu?).

Samodzielne prowadzenie księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest skomplikowane – jest to dobry wybór dla osób, które nie chcą przeznaczać dużych środków na usługi zewnętrznych biur rachunkowych. Wystarczy stosować się do obowiązujących przepisów prawa podatkowego.