Zarządzanie finansami w małej firmie

Jesteś przedsiębiorcą, który samodzielnie zarządza finansami swojej firmy? A może masz świetną księgową lub księgowego, ale i tak masz potrzebę sprawowania kontroli nad firmowym budżetem? Dobrze trafiłeś.

Jak wynika z badania SMEO i Erif BIG Bezpieczeństwo finansowe małych firm w Polsce, finanse mikrofirmy kontroluje najczęściej jej właściciel lub współwłaściciel (64 proc.). Jeśli i Ty zaliczasz się do tej grupy, a zarządzanie finansami bywa jednym z Twoich – zapewne licznych – obowiązków, to koniecznie przeczytaj nasz poradnik.

Podpowiadamy, jak usprawnić zarządzanie budżetem firmowym.

1. Zaplanuj budżet firmowy

Budżet firmowy to podstawa. Policz wszystkie stałe koszty Twojej działalności, również takie, które opłacasz raz w roku – np. ubezpieczenie lokalu lub sprzętu, koszty domeny itd. Dzięki temu, będzie Ci łatwiej określić, ile musisz zarobić, by je pokryć. Załóż sobie cel na określone miesiące, kwartały, rok. Wtedy z motywacją będzie o wiele łatwiej.

Projektując budżet na podstawie wyników z poprzedniego roku, zwróć uwagę, czy wśród nich nie było jednego wysoko dochodowego zlecenia, które zawyżyło wyniki w danym okresie. Jeśli szanse na podjęcie podobnej, jednorazowej współpracy będą nikłe – warto odjąć ten element, by budżet był jak najbardziej realny. Weź pod uwagę wszystkie elementy “towarzyszące” – zmiany prawne, pojawienie się konkurencji, sezonowość sprzedaży, rosnąca/spadająca popularność produktów/usług, które oferujesz.

Zaplanuj… nieplanowane i inwestuj z głową

Mając skonstruowany budżet będzie nam łatwiej określić, czy w razie koniecznego, lecz nieplanowanego wydatku, będzie nas na niego stać. Niezależnie od tego, czy będzie to okazyjna możliwość zakupu kolejnej, wydajniejszej drukarki, która pozwoli nam przyjąć więcej zleceń, czy konieczność wykupienia nieplanowanej usługi.

Nawet jeśli wszystko idzie zgodnie z planem, a Twoje zyski rosną – pomyśl o poduszce finansowej. Gdy w grę wchodzą inwestycje, nie warto przeznaczać na nie całości zarobionych pieniędzy. W dobrych czasach warto odłożyć na przestój – wtedy gorszy miesiąc nie będzie spędzać Ci snu z powiek. Niby oczywista sprawa, ale tylko 36 proc. właścicieli polskich mikrofirm deklaruje, że zawsze ma zabezpieczoną rezerwę finansową.

Notuj koszty. Wszystkie!

Czasem zdarzają się nieplanowane wydatki, w szczególności w nowopowstałej firmie. Nawet jeśli są niewielkie, warto regularnie umieszczać je w miesięcznym bilansie firmy. Skumulowane mogą okazać się sporą sumą. Gdy będziesz notować je na bieżąco – np. w Excelu – zachowasz nad nimi kontrolę.

Wyeliminuj niepotrzebne wydatki

Kuszą Cię wydatki, które niekoniecznie przyczyniają się do zwiększenia Twoich przychodów? Otrzymujesz dofinansowanie lub przeznaczasz zaoszczędzone pieniądze na start firmy i myślisz o wyposażeniu biura? Kusząca jest perspektywa nabycia najnowszego modelu laptopa, designerskich akcesoriów, które postawimy na biurku z litego drewna czy obrazu młodego, obiecującego artysty.

Walcz ze sobą. Na początku skup się na zakupie przedmiotów i usług, które pośrednio lub bezpośrednio przyczynią się do zwiększenia Twoich pierwszych przychodów.

2. Korzystaj z odpowiednich narzędzi finansowych

Po zaprojektowaniu budżetu, łatwiej dostrzec okresy w roku, gdzie możemy mieć problemy z utrzymaniem płynności finansowej. Pomyśl wówczas o skorzystaniu z odpowiednich narzędzi finansowych, np. kredytu obrotowego, faktoringu czy leasingu, które pomogą zachować Ci stabilność finansową w trudniejszych miesiącach.

Negocjuj terminy

Zmorą wielu małych firm są długie terminy płatności. Od 31. dnia od doręczenia faktury możesz skorzystać z prawa do naliczania odsetek ustawowych jako opłaty za tzw. kredyt kupiecki (13 proc. w skali roku). Odsetki od kredytu kupieckiego należą Ci się niezależnie od ustalonego terminu płatności. O ile to możliwe, wymagaj od swoich kontrahentów odsetek za długie terminy płatności (tj. za kredyt kupiecki). Oczywiście nie jest to rozwiązanie na wydłużone terminy, ale pozwala częściowo sfinansować koszty „kredytowania się kontrahentów naszym kosztem”.

Możesz także zaoferować swoim klientom rabaty pod warunkiem zgody na krótkie terminy płatności faktur.

Uwolnij pieniądze z faktur

Czyli innymi słowy skorzystaj z faktoringu. Jest to jedno z najbardziej naturalnych narzędzi pozwalających rozwiązać problem krótkookresowych deficytów gotówki. W przeciwieństwie do pożyczki, faktoring nie powoduje zadłużenia Twojej firmy i nie obciąża Twojego limitu kredytowego. Jego istotą jest przyspieszenie płatności za wystawione faktury czyli uzyskanie natychmiastowego dostępu do własnych środków “zamrożonych” w wystawionych przez Ciebie fakturach.

3. Podejmuj trudne decyzje

Zdarza się, że nie dość, że klient żąda długich terminów płatności, to jeszcze nie płaci na czas. Jeśli termin zapłaty na fakturze minął trzy dni temu, a Ty wciąż nie masz pieniędzy na koncie – często wystarczy telefon do naszego kontrahenta.

Pamiętaj, że należą Ci się ustawowe odsetki od przeterminowanej płatności (11,5 proc.) oraz zryczałtowana opłata na poczet wydatków związanych z dochodzeniem należności (40 Euro). Z tych rozwiązań korzystaj jednak w ostateczności. I to najczęściej wobec klientów, dla których realizujesz pojedyncze zlecenia.

Weryfikuj kontrahentów

Jeśli mimo kolejnych próśb pieniądze na konto nie wpłyną, możesz wysłać wezwanie do zapłaty. Zanim dojdzie jednak do takiej sytuacji, możesz wprowadzić zasadę sprawdzania nowych potencjalnych kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy. Warto przejrzeć choćby opinie w internecie czy w BIG. Nie robi tego prawie jedna czwarta mikrofirm. Jeśli wyrobisz w sobie taki nawyk to z pewnością unikniesz wielu problemów w przyszłości.

Zrezygnuj z nieopłacalnej współpracy

Co czwarty mikro i mały przedsiębiorca przyznaje, że połowa faktur, które wystawia nie jest opłacana w terminie – wynika z naszego badania. Część firm nie chce ponaglać swoich kontrahentów w sprawie płatności, ponieważ boi się, że ich straci. Zastanów się jednak poważnie, czy należy kontynuować współpracę, skoro wpływa ona negatywnie na Twoją płynność finansową i chwieje Twoim budżetem firmowym.

Zarządzanie finansami małej firmy wymaga podejmowania trudnych biznesowych decyzji.