Jak samodzielnie prowadzić księgowość firmy jednoosobowej?

Jednoosobowa działalność gospodarcza to krok, na który decyduje się coraz więcej osób – jest to idealny sposób na wykorzystanie swoich talentów i umiejętności, a także na uzyskanie samodzielności i niezależności. Prowadzenie własnej działalności jednoosobowej to często łączenie wielu stanowisk – menedżera, sprzedawcy, specjalisty ds. obsługi klienta, a nawet i księgowego. Znając odpowiednie obowiązki i formalności, wspierając się programem księgowym, samodzielne prowadzenie księgowości jest relatywnie proste. Oto, co powinieneś wiedzieć.

Podstawowe obowiązki i formalności

Pierwszym krokiem prowadzenia działalności gospodarczej jest zgłoszenie firmy do CEIDG – Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej. Już we wniosku należy wskazać podmiot odpowiedzialny za ewidencję i prowadzenie księgowości. Do wyboru mamy zatrudnienie własnego księgowego, wynajęcie zewnętrznego biura rachunkowego, lub samodzielne prowadzenie księgowości. Na pierwszą i drugą opcję decydują się z reguły duże firmy i korporacje. Dla jednoosobowych działalności gospodarczych rozwiązanie to jest czasami zbyt kosztowne na początku istnienia firmy.

Samodzielne prowadzenie działalności okazuje się być o wiele tańsze, szczególnie w sytuacji, gdy dochody firmy nie przekraczają 1,2 miliona euro rocznie. Jeśli przedsiębiorca spełnia ten warunek, może korzystać z uproszczonych procedur prowadzenia księgowości. Przy wypełnianiu wniosku do CEIDG należy zostawić puste pole dotyczące podmiotu prowadzącego księgowość – będzie to dla urzędu informacja, że zdecydowaliśmy się na samodzielne prowadzenie ksiąg.

VAT – czy musisz się rejestrować?

Należy pamiętać o tym, że niektóre rodzaje działalności gospodarczej podlegają bezwzględnej rejestracji jako czynny VAT-owiec, inne zaś mogą być zwolnione z konieczności rejestracji do tego podatku. Przed założeniem działalności początkujący przedsiębiorca powinien upewnić się, do której grupy się zalicza. Aby to zrobić, warto zapytać księgowego, doradcę biznesowego, złożyć pisemne pytanie w urzędzie skarbowym lub prostu zapoznać się z ustawą o VAT. Lista zwolnionych branż znajduje się w w art. 43.

Możliwość skorzystania z podmiotowego zwolnienia VAT mają podmioty, których przychody ze sprzedaży opodatkowanej w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły 200.000 zł netto.

Ze zwolnienia z VAT nie mogą skorzystać firmy, które sprzedają towary objęte akcyzą (z wyjątkiem artykułów tytoniowych), a także prawnicy, jubilerzy oraz firmy, które nie posiadają siedziby na terenie kraju.

Obowiązki księgowe w jednoosobowej działalności gospodarczej

Obowiązki księgowe, którym podlega przedsiębiorca zależą przede wszystkim od wybranej formy opodatkowania. Właściciel firmy powinien zapoznać się z Księgą Przychodów i Rozchodów (KPiR), ponieważ jest to najczęściej wykorzystywany dokument przy prowadzeniu księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej. To właśnie na podstawie tego dokumentu wyliczane są między innymi zaliczki na podatek dochodowy. Księga przychodów i rozchodów powinna zawierać wiele informacji, m.in. o:

• przychodach uzyskanych ze sprzedaży produktów i usług, jak również te przychody, które nie są bezpośrednio powiązane z rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej,
• kosztach prowadzenia działalności (m.in. zakup towarów handlowych, czy materiałów podstawowych).

Do innych obowiązków przedsiębiorcy zalicza się również odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy, opłacanie składek ZUS, składanie deklaracji VAT, odprowadzanie kwoty podatku do odpowiedniego Urzędu Skarbowego i przechowywanie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wraz z dokumentami potwierdzającymi transakcje.

Samodzielne prowadzenie księgowości, a właściwy program księgowy

Przedsiębiorca prowadzący księgowość jednoosobowej działalności gospodarczej powinien posiadać odpowiedni program komputerowy do księgowości, który umożliwi mu wywiązywanie się z obowiązków księgowych. Taki program powinien być łatwy w obsłudze, intuicyjny oraz profesjonalny.

Oprócz standardowych funkcji ewidencyjnych (np. sprzedaż, czy zakup towarów i materiałów), powinien umożliwiać prowadzenie rejestrów VAT, ewidencję środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia, czy kilometrówek.

Przedsiębiorcy mają duży wybór programów, od darmowego Płatnika 2.0, po komercyjne programy i aplikacje webowe, które opłacane są abonamentowo. Jest to jedna z najlepszych opcji – niski koszt w połączeniu z dużymi możliwościami, takimi jak prowadzenie magazynu, KPiR oraz kadr sprawia, że warto się zastanowić nad tym rozwiązaniem.

Faktoring – rozwój Twojego biznesu

Jedną z bardziej istotnych kwestii w przypadku prowadzenia własnej działalności jest zachowanie płynności finansowej. Nie zawsze jest to łatwe. Po wykonaniu pracy na przelew od kontrahenta trzeba czasem czekać czasem 14, 30 a nawet 90 dni, w zależności od branży w której działa przedsiębiorca.

W przypadku, kiedy wystawia się faktury z długim terminem płatności, warto zapoznać się z usługą faktoringu. Polega ona na tym, że przedsiębiorca, zwany faktorantem, przekazuje firmie faktoringowej (faktorowi) nieprzeterminowane faktury wystawione uprzednio swoim klientom. Przeniesienia uprawnień do wierzytelności dokonuje poprzez zawarcie umowy (cesji wierzytelności). Firma faktoringowa niemalże od ręki wypłaca przedsiębiorcy należne mu środki, pobierając przy tym prowizję.

Faktoring to doskonała opcja dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Pomaga zapobiegać zatorom płatniczym i utrzymać płynność finansową. Pieniądze, zarobione z tytułu wykonania danej usługi czy dostarczenia produktów, przedsiębiorca uzyskuje szybko i sprawnie. Zapewnia sobie przy tym stabilność finansową. Jest to również gwarancja bezpieczeństwa i jeden ze sposobów na zapewnienie sobie dobrych relacji z klientami – pieniądze dostajesz zawsze na czas, a dzięki temu Twój klient może liczyć na wydłużony termin płatności. Dodatkowo faktoring, w odróżnieniu od kredytu obrotowego, nie obniża zdolności kredytowej przedsiębiorstwa i można go ująć w księgowości jako koszt działalności gospodarczej, obniżając tym samym podatek dochodowy. Więcej o tym przeczytasz na naszym blogu (czym faktoring różni się od kredytu?).

Samodzielne prowadzenie księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest skomplikowane – jest to dobry wybór dla osób, które nie chcą przeznaczać dużych środków na usługi zewnętrznych biur rachunkowych. Wystarczy stosować się do obowiązujących przepisów prawa podatkowego.