Autor: Paulina

Płynność finansowa przedsiębiorstwa jest w dużej mierze uzależniona od poziomu oraz struktury kapitału obrotowego netto, znanego jako kapitał pracujący. Co to jest? Przyjrzymy się jego definicji, znaczeniu oraz sposobom zarządzania nim.

Kapitał obrotowy – definicja

Kapitał pracujący to jeden z rodzajów kapitału obrotowego. Kapitał obrotowy to różnica między bieżącymi aktywami a bieżącymi zobowiązaniami. 

Bieżące zobowiązania obejmują m.in.:

• zobowiązania wobec dostawców (nieuregulowane rachunki za dostawy),
• wynagrodzenia dla pracowników,
• kredyty krótkoterminowe w bankach,
• zobowiązania wobec państwa (podatki, składki na ubezpieczenia społeczne, opłaty).

Występuje kapitał obrotowy brutto i netto. Kapitał obrotowy brutto (majątek obrotowy) dotyczy całkowitej wartości aktywów obrotowych przedsiębiorstwa, czyli zasobów, które przedsiębiorstwo wykorzystuje w codziennej działalności (np. zapasy, należności, inwestycje). A czym jest kapitał obrotowy netto, czyli kapitał pracujący?

Kapitał pracujący – co to takiego?

Kapitał obrotowy netto, zwany również kapitałem pracującym, to nadwyżka aktywów obrotowych ponad zobowiązania krótkoterminowe lub różnica między kapitałem stałym a majątkiem trwałym. Wartości te obejmują jedynie te aktywa, które firma planuje wykorzystać w okresie do 12 miesięcy. Wśród nich znajdują się:

• zapasy (towary, materiały, półprodukty),
• należności krótkoterminowe (z tytułu dostaw i usług),
• inwestycje krótkoterminowe (środki pieniężne, pożyczki, udziały).

Kapitał pracujący staje się szczególnie istotny w sytuacjach kryzysowych, gdy przedsiębiorstwo może napotkać trudności z utrzymaniem płynności finansowej.

Znaczenie kapitału obrotowego

Kapitał obrotowy odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu płynności finansowej. Jest szczególnie ważny w sytuacjach, gdy klienci opóźniają płatności lub gdy przedsiębiorstwo ma problemy ze sprzedażą. Posiadanie odpowiedniego kapitału pracującego pozwala firmie na kontynuowanie działalności bez konieczności zaciągania kredytów oraz zabezpiecza ją przed finansowymi konsekwencjami kryzysów.

Dodatni kapitał obrotowy świadczy o marginesie wypłacalności, co umożliwia uregulowanie zobowiązań, nawet w trudnych warunkach.

Obliczanie wartości kapitału obrotowego netto

Kapitał pracujący można obliczyć na dwa sposoby: podejściem majątkowym i kapitałowym. Oba podejścia wykorzystują dane z bilansu przedsiębiorstwa.

Podejście majątkowe

Obliczenie kapitału obrotowego netto (KON) w tym podejściu odbywa się według wzoru:

[KON = Aktywa bieżące – Zobowiązania krótkoterminowe]

Podejście kapitałowe

W tej metodzie korzystamy z równania:

[KON = Kapitał stały – Aktywa trwałe]*

*kapitał stały to środki własne lub długoterminowe środki dłużne, zaś aktywa trwałe to nieruchomości, budynki, maszyny, urządzenia, pojazdy i inne środki niezbędne do prowadzenia działalności

Obie metody powinny prowadzić do identycznych wyników. W przypadku różnic, mogą one wynikać z niejednoznacznej klasyfikacji niektórych elementów bilansu.

Interpretacja wartości kapitału obrotowego netto

Wartość kapitału obrotowego netto interpretuje się przede wszystkim w kontekście jego poziomu:

• KON > 0: oznacza, że przedsiębiorstwo dysponuje aktywami obrotowymi, które są finansowane długoterminowym kapitałem, co stanowi zabezpieczenie w trudnych czasach;
• KON < 0: wskazuje na to, że zobowiązania bieżące przewyższają aktywa obrotowe, co może prowadzić do problemów z płynnością, choć nie zawsze jest to sytuacja krytyczna;
• KON jest zerowy: aktywa i zobowiązania bieżące są na tym samym poziomie, co sugeruje brak rezerw finansowych;

Kapitał pracujący może być efektem posiadania wyłącznie kapitałów własnych, mieszanką kapitałów własnych i obcych lub całkowicie obcych (długoterminowych). Korzystanie z długu, czyli z pożyczek i kredytów,  wiąże się jednak z kosztami odsetkowymi.

Zarządzanie kapitałem obrotowym

Zarządzanie kapitałem obrotowym ma na celu znalezienie równowagi między bezpieczeństwem przedsiębiorstwa a zyskownością działalności. Można je podzielić na cztery kluczowe elementy:

• Zarządzanie środkami pieniężnymi: utrzymywanie odpowiedniego poziomu gotówki, aby zaspokoić zobowiązania bez gromadzenia nadmiaru.
• Zarządzanie zapasami: optymalne zarządzanie zapasami, aby zaspokoić popyt i jednocześnie ograniczyć koszty magazynowania.
• Zarządzanie należnościami: regulowanie polityki kredytowej, aby zachęcać do zakupów, jednocześnie minimalizując ryzyko opóźnień w płatnościach.
• Zarządzanie długiem krótkoterminowym: odpowiedni dobór źródeł finansowania (np. pożyczki, faktoring), które zapewniają bezpieczeństwo i terminowość spłat.

Strategie zarządzania kapitałem pracującym

Właściwe zarządzanie kapitałem pracującym jest kluczowe dla funkcjonowania firmy. Istnieją trzy podstawowe strategie.

• Strategia agresywna polega na utrzymywaniu niskiego poziomu aktywów obrotowych względem bieżących zobowiązań. Choć niesie to ze sobą wysokie ryzyko, może również przynieść duże zyski, poprawiając rentowność, ale zmniejszając płynność finansową.
• Strategia konserwatywna, czyli utrzymywanie wysokiego poziomu aktywów obrotowych przy minimalizowaniu bieżących kosztów. Choć ta strategia wiąże się z niższym ryzykiem, to może również skutkować mniejszymi zyskami.
• Strategia umiarkowana stanowi pośrednie podejście między strategiami agresywną a konserwatywną, zachowując niewielką płynność finansową i umiarkowane koszty finansowania.

Kapitał obrotowy netto jest kluczowym elementem zarządzania finansami w przedsiębiorstwie. Jego odpowiednie monitorowanie i zarządzanie mają kluczowe znaczenie dla zachowania płynności finansowej oraz długoterminowej stabilności. Przedsiębiorcy powinni stosować strategie, które najlepiej odpowiadają ich sytuacji rynkowej oraz celom finansowym, aby skutecznie zarządzać swoimi zasobami i zapewnić rozwój firmy.

Zakupy ratalne stają się coraz bardziej popularnym sposobem finansowania dla przedsiębiorców, jednak przed podjęciem decyzji o takim rozwiązaniu, warto przeanalizować, jakie opcje oferują sklepy. Zanim zdecydujemy się na zakup sprzętu na firmę, należy upewnić się, że wybrany sklep oferuje raty na firmę na tych samych warunkach, co dla klientów indywidualnych.

Różnice w ofertach dla klientów indywidualnych i biznesowych

Niektóre sklepy mogą mieć odmienne zasady dotyczące zakupów ratalnych dla klientów biznesowych. W niektórych przypadkach przedsiębiorcy mogą spotkać się z wyższym oprocentowaniem lub brakiem ofert promocyjnych, takich jak raty z oprocentowaniem 0%.

Dlatego warto przed zakupem dokładnie zapoznać się z regulaminem sklepu oraz dostępnością opcji ratalnych. Wielu właścicieli firm nie zdaje sobie sprawy, że mogą być traktowane inaczej niż klienci indywidualni, co może prowadzić do nieporozumień i frustracji.

Jakie opcje mają przedsiębiorcy?

Co zrobić, gdy sklep nie oferuje sprzedaży ratalnej? Jest kilka innych opcji sfinansowania zakupów bez konieczności uiszczania za nie od razu całej płatności.

Raty na firmę w instytucji finansowej

Przedsiębiorcy mogą skorzystać z finansowania w instytucjach finansowych, takich jak banki czy instytucje udzielające pożyczek ratalnych dla firm. W takim przypadku, pieniądze przeznaczone są na zakup konkretnej rzeczy, a przedsiębiorca spłaca je w ratach, przekazując pieniądze bezpośrednio instytucji. To rozwiązanie daje większą elastyczność, a przedsiębiorca nie jest uzależniony od oferty konkretnego sklepu.

Przygotowując się do zaciągnięcia rat, warto przeanalizować swoją zdolność kredytową oraz ocenić, czy będziemy w stanie regularnie spłacać zobowiązanie. Ważne jest, aby nie przekraczać swojego budżetu i nie zadłużać się ponad miarę.

Faktoring jako alternatywa

Innym, coraz bardziej popularnym rozwiązaniem jest skorzystanie z faktoringu. Dzięki tej usłudze przedsiębiorca może dokonać zakupu, płacąc od razu całą kwotę, nawet jeśli aktualnie nie ma wystarczających środków. Wystarczy przekazać firmie faktoringowej fakturę z odroczonym terminem płatności, a faktor sfinansuje ją, przelewając pieniądze na konto przedsiębiorcy.

Dzięki temu przedsiębiorca nie musi czekać na wpływ środków, a może natychmiast sfinansować swoje zakupy. To świetne rozwiązanie dla firm, które potrzebują płynności finansowej, a jednocześnie chcą uniknąć długoterminowego zadłużania się.

Jak ująć raty w księgach rachunkowych?

Udało się uzyskać raty na firmę? Jak je zaksięgować?

Zasady księgowania zakupów ratalnych

Zakup ratalny powinien być ujęty w KPiR zgodnie z datą wystawienia faktury. Ważne jest, aby cała kwota zakupu została uwzględniona, niezależnie od tego, że płatność jest rozłożona na raty.

Z punktu widzenia księgowości, nie można uwzględniać miesięcznych rat w ewidencji, gdyż mogłoby to prowadzić do sztucznego zawyżenia kosztów. Jeśli jednak dokonano zakupów na raty z oprocentowaniem, przedsiębiorca ma prawo uwzględnić zapłacone odsetki jako koszt uzyskania przychodu, ale tylko po ich opłaceniu. Ważne jest, aby mieć odpowiednie dokumenty potwierdzające zapłatę odsetek. Przedsiębiorca powinien dokumentować te wydatki na podstawie harmonogramu spłat dostarczonego przez sprzedawcę.

Co zrobić, gdy sklep nie chce wystawić faktury VAT?

Bez faktury VAT nie można zaksięgować zakupów sfinansowanych ratami na firmę. Co zrobić, gdy sklep nie oferuje wystawienia faktury dla przedsiębiorców za zakupy ratalne?

Prawo do faktury

W sytuacji, gdy sklep odmawia wystawienia faktury VAT na firmę, warto wiedzieć, że ma taki obowiązek zgodnie z przepisami prawa. Właściwe rozliczenie zakupów ratalnych wymaga prawidłowo wystawionej faktury na dane działalności. Jeśli sprzedawca odmawia, warto domagać się swoich praw.

W Polsce obowiązek wystawienia faktury wynika z Ustawy o podatku od towarów i usług. Artykuł 106b tej ustawy jasno stwierdza, że podatnik VAT ma obowiązek wystawić fakturę, gdy sprzedaż, dostawa towarów lub świadczenie usług są dokonywane przez podatnika VAT na rzecz innego podatnika VAT lub osoby prawnej, która nie jest podatnikiem. Każdy dystrybutor czy autoryzowany sprzedawca ma zatem obowiązek wystawić fakturę VAT na firmę, jeśli zakup dotyczy działalności gospodarczej.

Zgłaszanie nieprawidłowości

Jeśli napotkamy trudności w uzyskaniu faktury VAT, warto zgłosić ten problem odpowiednim instytucjom, takim jak Urząd Skarbowy. Wiedza o swoich prawach to klucz do uniknięcia problemów i nieporozumień.

Zakupy ratalne mogą być korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, jednak ważne jest, aby znać swoje prawa oraz obowiązki sprzedawców. Warto porównywać oferty, analizować warunki finansowania oraz być świadomym dostępnych alternatyw, takich jak faktoring czy pożyczka ratalna dla firm.

Niezapłacone faktury to problem, który może znacząco wpłynąć na funkcjonowanie firmy. Brak terminowych płatności od kontrahentów prowadzi do poważnych zakłóceń w płynności finansowej przedsiębiorstwa. Gdy firma nie otrzymuje na czas środków za świadczone usługi lub dostarczone towary, może nie być w stanie pokryć swoich własnych zobowiązań, takich jak wypłaty dla pracowników, podatki czy opłaty za materiały. Każda niezapłacona faktura kumuluje ryzyko finansowe i może prowadzić do sytuacji, w której przedsiębiorstwo staje się niewypłacalne, co z kolei może skutkować koniecznością restrukturyzacji, a nawet ogłoszenia upadłości.

Wpływ niezapłaconych faktur na relacje biznesowe

Niezapłacone faktury mogą negatywnie wpływać na relacje z kontrahentami oraz dostawcami. Firmy, które regularnie spóźniają się z płatnościami, mogą stracić zaufanie swoich partnerów biznesowych. Długotrwałe zaległości mogą prowadzić do rozwiązania umów, co dodatkowo pogłębia problemy finansowe. W dłuższej perspektywie brak stabilnych relacji z kontrahentami może ograniczyć możliwości rozwoju przedsiębiorstwa i utrudnić jego funkcjonowanie na rynku. Współpraca oparta na zaufaniu jest kluczowa w biznesie, a niezapłacona faktura może to zaufanie skutecznie podważyć.

Konsekwencje niezapłaconych faktur: utrata reputacji

Kolejną konsekwencją niezapłaconych faktur jest pogorszenie reputacji firmy. Na rynku, gdzie konkurencja jest duża, dobra opinia i zaufanie klientów oraz partnerów biznesowych są bezcenne. Przedsiębiorstwa, które mają problemy z terminowym regulowaniem zobowiązań, mogą stać się mniej atrakcyjne dla potencjalnych partnerów. W dobie powszechnego dostępu do informacji, negatywne opinie mogą szybko rozprzestrzenić się w branży, co dodatkowo utrudnia nawiązywanie nowych relacji biznesowych i zdobywanie klientów. Niezapłacone faktury mogą stać się więc nie tylko problemem finansowym, ale także wizerunkowym.

Prawne skutki niezapłaconej faktury

Opóźnienia w regulowaniu zobowiązań finansowych niosą ze sobą konsekwencje nie tylko na płaszczyźnie biznesowej, ale także prawnej. Jednym z pierwszych skutków zaległości wobec innych podmiotów jest możliwość wpisania dłużnika do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych, prowadzonego przez Krajowy Rejestr Sądowy. Kolejnym poważnym następstwem opóźnionych płatności może być wytoczenie powództwa sądowego przez wierzyciela. W przypadku przegranej, dłużnik musi liczyć się z koniecznością pokrycia kosztów sądowych, co często prowadzi do wszczęcia postępowania egzekucyjnego przez komornika.

Giełda wierzytelności jako skutek nieterminowego opłacania faktur

Jednym z następstw opóźnień w płatnościach faktur może być umieszczenie informacji o naszym zadłużeniu na tzw. giełdzie wierzytelności. Takie publiczne ujawnienie zaległości nie tylko komplikuje prowadzenie działalności gospodarczej, ale również negatywnie wpływa na nasze codzienne życie. Może to skutkować ograniczonym dostępem do kredytów konsumenckich, trudnościami w zawieraniu umów z dostawcami usług, takich jak operatorzy telefonii komórkowej, i innymi problemami finansowymi.

Niezapłacona faktura a zagrożenie utratą płynności finansowej

Nieodpowiednie zarządzanie należnościami jest kluczowym czynnikiem prowadzącym do utraty płynności finansowej. Stabilność finansowa jest fundamentalna dla funkcjonowania przedsiębiorstwa i często decyduje o jego przetrwaniu na rynku. W obliczu kryzysu gospodarczego szczególnie istotne jest, aby przedsiębiorstwa dbały o zachowanie właściwej równowagi między przychodami a wydatkami.

Niezapłacona faktura a upadłość

W sytuacji, gdy dłużnik staje się niewypłacalny, wierzyciel może ostatecznie złożyć wniosek do sądu gospodarczego o ogłoszenie upadłości dłużnika. Jeśli firma sama nie podejmie takiego kroku w odpowiednim momencie, może grozić jej utrata prawa do prowadzenia działalności gospodarczej przez określony czas.

Faktoring jako rozwiązanie problemu niezapłaconych faktur

Przy problemach z płatnościami od kontrahentów, warto szczególnie dbać o płynność finansową firmy. Jednym ze sposobów na jej utrzymanie jest faktoring. Faktoring polega na sprzedaży wierzytelności, niezapłaconych i nieprzeterminowanych faktur, firmie faktoringowej, która w zamian natychmiast wypłaca środki pieniężne. Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi czekać na płatność od kontrahenta, co pozwala na utrzymanie stabilności finansowej i uniknięcie problemów związanych z brakiem gotówki. Faktoring jest szczególnie przydatny w sytuacjach, gdy firma współpracuje z dużymi kontrahentami, którzy wymagają długich terminów płatności.

Zalety faktoringu dla firmy

Korzystanie z faktoringu może również zmniejszyć ryzyko niewypłacalności kontrahenta. Faktor może przejąć na siebie część ryzyka, co zabezpiecza firmę przed utratą środków. Dodatkowo, faktoring pozwala na lepsze zarządzanie należnościami i koncentrację na rozwoju firmy, zamiast na monitorowaniu i egzekwowaniu płatności. W efekcie przedsiębiorstwo może lepiej planować swoją działalność i unikać problemów finansowych wynikających z opóźnionych płatności.

Podsumowując, niezapłacone faktury stanowią poważne zagrożenie dla stabilności finansowej i operacyjnej firmy. Mogą one prowadzić do szeregu negatywnych konsekwencji, w tym do problemów z płynnością finansową, pogorszenia relacji z kontrahentami, a także do spadku reputacji na rynku. Dlatego warto rozważyć różne metody zarządzania ryzykiem, w tym faktoring, który może pomóc firmie w utrzymaniu stabilności finansowej i uniknięciu problemów związanych z niezapłaconymi fakturami.

Prowadzenie firmy to nieustanne dążenie do zwiększania efektywności operacyjnej, co przekłada się na wzrost aktywów i środków obrotowych. Aktywa obrotowe są kluczowym elementem finansów każdej firmy, ponieważ obejmują wszystkie zasoby, które mogą być szybko zamienione na gotówkę, takie jak zapasy, należności czy środki pieniężne. Warto dowiedzieć się, jak skutecznie nimi zarządzać, aby firma mogła się rozwijać, i jak je zwiększyć.

Aktywa i środki obrotowe: co to?

Rzeczowe aktywa obrotowe to zasoby w firmie, które mają być zużyte lub sprzedane w ciągu 12 miesięcy lub normalnego cyklu operacyjnego. Obejmują zapasy, czyli materiały nabyte do zużycia wewnętrznego, produkty gotowe, półprodukty oraz towary przeznaczone do sprzedaży. Zalicza się do nich także produkcję w toku, czyli produkty, które są w trakcie wytwarzania. Finansowe środki obrotowe to m.in. środki pieniężne, instrumenty kapitałowe oraz prawa wynikające z kontraktów, które mogą być zamienione na gotówkę w ciągu 12 miesięcy. Należności krótkoterminowe obejmują zobowiązania z tytułu dostaw i usług wymagalne w tym okresie.

Poprawa stanu aktywów obrotowych w firmie

Istnieje kilka sposobów na to by dbać o środki obrotowe i tym samym utrzymywać właściwą płynność finansową przedsiębiorstwa.

Optymalizacja zarządzania zapasami

Zarządzanie zapasami ma bezpośredni wpływ na aktywa obrotowe w firmie. Efektywne monitorowanie stanu zapasów i unikanie nadmiernych zakupów pozwala na optymalizację środków, które mogłyby być zamrożone w postaci magazynowanych towarów. Warto zainwestować w nowoczesne narzędzia do zarządzania zapasami, które pomogą w bieżącej kontroli poziomu towarów i ich rotacji. Automatyzacja procesów magazynowych oraz analiza sezonowości popytu pozwolą na lepsze zarządzanie tym elementem aktywów obrotowych.

Skuteczne zarządzanie należnościami

Należności to ważna część aktywów obrotowych. Opóźnienia w spłatach od klientów mogą wpływać na płynność finansową firmy, dlatego istotne jest wdrożenie skutecznych procedur windykacyjnych. Regularne przypomnienia o zbliżających się terminach płatności oraz wprowadzenie zniżek za wcześniejsze uregulowanie faktur mogą pozytywnie wpłynąć na terminowość spłat. Warto również rozważyć współpracę z firmami windykacyjnymi lub sprzedaż wierzytelności, co pomoże szybciej odzyskać środki obrotowe.

Negocjowanie lepszych warunków płatności

Jednym z kluczowych sposobów na poprawę środków obrotowych jest negocjowanie korzystniejszych warunków płatności zarówno z dostawcami, jak i odbiorcami. Wydłużenie terminów płatności dla dostawców może zwiększyć dostępność gotówki w firmie, co przełoży się na większe możliwości inwestycyjne. Z kolei skrócenie terminów płatności dla klientów pozwoli na szybsze odzyskanie środków obrotowych.

Zwiększenie stanu środków obrotowych

Firma może też spróbować finansowania obrotowego, które wpłynie na zwiększenie stanu środków. Do wyboru jest kilka metod tego typu finansowania zewnętrznego.

Kredyty obrotowe, kredyty w rachunku bieżącym i kredyty odnawialne

Kredyty obrotowe to krótkoterminowe lub średnioterminowe finansowanie (do kilku lat), które ma na celu zwiększenie płynności firmy, umożliwiając jej rozwój. Wysokość dostępnego kredytu zależy od wielu czynników, w tym rodzaju działalności firmy. Można także ubiegać się o pożyczkę ratalną, udzielaną na prostszych zasadach niż kredyt. 

Faktoring

Faktoring to usługa finansowa, która pomaga firmom szybciej uzyskać gotówkę za wystawione faktury. Gdy podmiot sprzedaje towar lub usługi, wystawia fakturę z odroczonym terminem płatności i musi czekać na przelew np. 30 dni lub dłużej. Faktoring polega na tym, że firma przekazuje tę fakturę instytucji faktoringowej, która wypłaca większość jej kwoty niemal od razu (zazwyczaj około 80-90%). Resztę otrzymuje po opłaceniu faktury przez kontrahenta, pomniejszoną o prowizję dla faktora. Dzięki temu firma nie musi czekać na zapłatę i ma płynność finansową. Jest to skuteczna metoda na szybkie odblokowanie kapitału obrotowego, ale kwota finansowania jest ograniczona przez wartość należności firmy.

Faktoring odwrotny

Faktoring odwrotny to sposób na finansowanie zakupów firmy, bez obciążania własnych środków w danym momencie. W ramach tego rozwiązania faktor (instytucja finansująca) opłaca faktury dostawców bezpośrednio, a przedsiębiorstwo spłaca zobowiązanie w ustalonym terminie. Dzięki temu firma może opóźnić płatność, a faktor monitoruje przeznaczenie środków na zakup towarów lub usług.

Refinansowanie aktywów

Jeśli firma nie może uzyskać niezabezpieczonego finansowania, czyli po prostu pożyczki z oprocentowaniem, może wykorzystać swoje aktywa do pozyskania kredytu zabezpieczonego. Kwota, jaką firma może uzyskać, zależy od wartości aktywów użytych jako zabezpieczenie.

Finansowanie VAT

To forma kredytu obrotowego przeznaczona na pokrycie płatności podatku VAT, która może być szczególnie przydatna, gdy firma ponosi wysokie koszty z tego tytułu. Kredyt ten pomaga pokryć te zobowiązania do momentu, gdy firma otrzyma zwrot podatku od urzędu skarbowego.

Inwestowanie w szybkie instrumenty finansowe

Warto zastanowić się nad inwestycjami w krótkoterminowe instrumenty finansowe, które pozwolą zwiększyć aktywa obrotowe. Lokaty bankowe, bony skarbowe czy krótkoterminowe fundusze inwestycyjne mogą być dobrym rozwiązaniem dla firm, które dysponują nadwyżkami środków, ale nie chcą ich zamrażać na dłuższy czas. Odpowiednio zdywersyfikowane portfele inwestycyjne mogą pomóc firmie zwiększyć płynność finansową.

Co to jest analiza wskaźnikowa i jak wpływa na decyzje finansowe?

Analiza wskaźnikowa to narzędzie, które pomaga ocenić efektywność zarządzania aktywami obrotowymi w firmie. Dzięki niej można monitorować takie wskaźniki, jak wskaźnik bieżącej płynności, wskaźnik rotacji zapasów czy wskaźnik rotacji należności. Regularne analizy pozwalają na podejmowanie lepszych decyzji dotyczących zarządzania środkami obrotowymi, co wpływa na długoterminową stabilność finansową firmy.

Zwiększanie aktywów i środków obrotowych w firmie to proces, który wymaga skrupulatnego zarządzania zapasami, należnościami oraz inwestycjami krótkoterminowymi. Kluczowe jest wdrożenie narzędzi do monitorowania finansów, jak analiza wskaźnikowa, aby podejmować świadome decyzje. Firma, która skutecznie zarządza swoimi aktywami obrotowymi, zyskuje większą elastyczność finansową i stabilność na rynku.

Wystawienie faktury to jedna z podstawowych czynności administracyjnych, z którą spotyka się każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą. Mimo że proces ten wydaje się prosty, istnieje wiele zasad i terminów, które należy przestrzegać. Ile czasu na wystawienie faktury ma przedsiębiorca zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz poniżej. 

Podstawowy termin wystawienia faktury

Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towaru lub wykonanie usługi. Oznacza to, że jeśli sprzedaż miała miejsce na przykład 10 stycznia, przedsiębiorca ma czas do 15 lutego, aby wystawić fakturę. Ten termin zapłaty faktury obowiązuje w większości przypadków i dotyczy zarówno sprzedaży towarów, jak i usług. Warto jednak pamiętać, że przestrzeganie tego terminu jest nie tylko kwestią formalną, ale również obowiązkiem prawnym, którego niedopełnienie może prowadzić do konsekwencji podatkowych w postaci konieczności korekty opłaconego PIT-u czy VATU oraz pliku JPK_VAT, a nawet skutkować nałożeniem grzywny.

Faktury zaliczkowe

Termin wystawienia faktury zaliczkowej powinien być zgodny z ogólnie przyjętymi zasadami fakturowania. Sprzedawca musi wystawić ten dokument najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano część lub całość zapłaty. Fakturę zaliczkową można również wystawić z wyprzedzeniem, jednak nie większym niż 60 dni.

Wyjątki od reguły

Niektóre branże mają specyficzne przepisy dotyczące tego, ile jest czasu na wystawienie faktury:

• 30 dni od daty zakończenia prac budowlanych lub budowlano-montażowych,
• 60 dni od daty dostarczenia towarów w przypadku sprzedaży książek drukowanych (z wyłączeniem map, ulotek, gazet i czasopism),
• 90 dni od daty sprzedaży w przypadku usług drukowania książek (z wyłączeniem map, ulotek, gazet i czasopism oraz importu usług).

Konsekwencje przekroczenia terminu

Nieprzestrzeganie terminu wystawienia faktury może mieć poważne konsekwencje. Po pierwsze, przedsiębiorca może zostać ukarany grzywną za niewystawienie faktury w wymaganym terminie. Po drugie, opóźnienia w wystawieniu faktury mogą prowadzić do problemów z rozliczeniem podatku VAT, co z kolei może wpłynąć na płynność finansową firmy. Dlatego niezwykle istotne jest, aby termin wystawienia faktury był dotrzymany.

Dobre praktyki w wystawianiu faktur

Aby uniknąć problemów związanych z nieterminowym wystawieniem faktury, warto wdrożyć kilka dobrych praktyk. Po pierwsze, regularne monitorowanie daty sprzedaży i bieżące wystawianie faktur pomoże uniknąć nagromadzenia dokumentów na koniec miesiąca. Po drugie, warto korzystać z programów do fakturowania, które automatyzują proces i przypominają o zbliżających się terminach. Po trzecie, jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność w branży o niestandardowych zasadach fakturowania, warto zasięgnąć porady specjalisty, który pomoże dostosować procesy administracyjne do wymogów prawnych.

Faktura pro forma a zwykła faktura

W obiegu dokumentów księgowych często pojawia się faktura pro forma, która różni się od zwykłej faktury. Faktura pro forma to dokument informacyjny, który pełni funkcję oferty handlowej, ale nie jest dokumentem księgowym ani prawnym zobowiązaniem do zapłaty. Służy do przedstawienia warunków transakcji, takich jak cena, ilość, termin dostawy czy forma płatności, ale nie jest podstawą do odliczenia podatku VAT ani księgowania kosztów. Wystawienie faktury pro forma jest często stosowane przed finalizacją transakcji, aby klient mógł zapoznać się ze szczegółami zamówienia. Dopiero po akceptacji oferty i dokonaniu płatności przedsiębiorca wystawia zwykłą fakturę VAT, która jest wiążącym dokumentem księgowym, uprawniającym do odliczenia VAT i ujęcia kosztów w księgach rachunkowych.

Jakie terminy płatności na fakturze?

Oprócz określenia, ile czasu na wystawienie faktury ma przedsiębiorca, równie istotne jest ustalenie terminu płatności, który znajdzie się na fakturze. Termin płatności to okres, w jakim nabywca towaru lub usługi zobowiązany jest do uregulowania należności. W Polsce nie ma ustawowego obowiązku określenia konkretnego terminu płatności, jednak standardowo przyjmuje się, że wynosi on od 7 do 30 dni, w zależności od umowy między stronami. Warto jednak pamiętać, że dłuższe terminy, np. 60 lub 90 dni, mogą być ustalane w specyficznych branżach lub przy większych transakcjach. Dla bezpieczeństwa finansowego firmy kluczowe jest jasno określenie terminu płatności na fakturze i monitorowanie terminowego regulowania należności przez kontrahentów.

Podsumowując, znajomość przepisów dotyczących tego, ile czasu na wystawienie faktury przysługuje przedsiębiorcy, jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Standardowy termin to 15 dni od zakończenia miesiąca sprzedaży, ale istnieją sytuacje wymagające szybszego działania, jak np. przy fakturach zaliczkowych. 

Należności to kluczowy element aktywów każdej firmy, stanowiący część jej majątku. Odnoszą się one do kwot, które firma powinna otrzymać od swoich kontrahentów w wyniku przeprowadzonych transakcji. W zależności od terminu, w jakim te kwoty mają zostać spłacone, należności dzielimy na należności krótkoterminowe oraz należności długoterminowe.

Należności krótkoterminowe

Należności krótkoterminowe to te, które przedsiębiorstwo spodziewa się odzyskać w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Do tej kategorii zaliczają się wszystkie należności wynikające z dostaw i usług, niezależnie od terminu ich zapłaty. Przykładem należności krótkoterminowych są także należności publicznoprawne (takie jak podatki, dotacje, cła, ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz inne zobowiązania publicznoprawne) oraz wszelkie inne należności, których termin zapłaty jest krótszy niż 12 miesięcy od dnia bilansowego. Dla firmy takie należności są szczególnie istotne, ponieważ ich terminowa spłata wpływa bezpośrednio na płynność finansową przedsiębiorstwa.

Należności długoterminowe

Z kolei należności długoterminowe to te, których termin płatności przekracza 12 miesięcy. Przykładem mogą być długoterminowe umowy, gdzie firma udziela pożyczki innemu podmiotowi z oczekiwaniem na spłatę w ciągu kilku lat. Inny przykład należności długoterminowych to umowy leasingowe, które generują stałe, regularne przychody przez dłuższy czas. Takie należności odnoszą się też do sprzedaży środków trwałych, kaucji lub innych rozrachunków, które nie są związane z podstawową działalnością operacyjną. Należności długoterminowe odzwierciedlają przyszłe dochody, które będą zrealizowane w dłuższym horyzoncie czasowym.

Wierzytelność a należność

Często spotykanym zagadnieniem jest rozróżnienie między pojęciami wierzytelności a należności. Choć oba terminy są blisko związane, istnieje między nimi subtelna różnica. Wierzytelność to prawo wierzyciela (czyli firmy) do żądania od dłużnika spełnienia określonego świadczenia, najczęściej zapłaty określonej kwoty. Należność to zaś konkretny dług, który dłużnik zobowiązany jest spłacić wierzycielowi. W praktyce, należność to kwota, którą firma powinna otrzymać, a wierzytelność to prawo do jej egzekwowania.

Egzekwowanie należności

Egzekwowanie należności to proces, w którym firma dąży do odzyskania należnych jej środków finansowych. Może to obejmować różne działania, od przypominania dłużnikom o zbliżającym się terminie płatności, przez negocjacje warunków spłaty, aż po skierowanie sprawy na drogę sądową. W skrajnych przypadkach, kiedy dłużnik nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań, firma może zlecić egzekwowanie należności firmie windykacyjnej. Skuteczne zarządzanie należnościami jest kluczowe, aby utrzymać płynność finansową i uniknąć problemów z brakiem środków na bieżącą działalność.

Należności a faktoring

W kontekście zarządzania należnościami warto wspomnieć o faktoringu, który jest jednym ze sposobów na poprawę płynności finansowej firmy. Faktoring polega na sprzedaży wierzytelności firmie faktoringowej, która w zamian za prowizję, natychmiast wypłaca przedsiębiorstwu gotówkę. W praktyce oznacza to, że firma może uzyskać środki finansowe, nie czekając na uregulowanie należności przez dłużnika. Faktoring jest szczególnie przydatny w przypadku należności krótkoterminowych, gdzie szybki dostęp do gotówki może znacząco poprawić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jednakże, faktoring można również zastosować do niektórych należności długoterminowych, zwłaszcza jeśli spłata rozłożona jest na raty.

Księgowanie należności

Księgowanie należności jest istotnym elementem rachunkowości przedsiębiorstwa, który polega na prawidłowym ujęciu w księgach rachunkowych wszystkich należności wynikających z działalności operacyjnej. Należności krótkoterminowe oraz długoterminowe muszą być ujęte w odpowiednich kontach księgowych, co pozwala na rzetelne przedstawienie sytuacji finansowej firmy w sprawozdaniach finansowych. W przypadku należności krótkoterminowych, księgowanie odbywa się na w aktywach obrotowych na koncie Należności z tytułu dostaw i usług, natomiast należności długoterminowe są ujmowane na w aktywach trwałych na koncie o nazwie Należności długoterminowe lub na koncie Pozostałe rozrachunki. Warto pamiętać, że poprawne księgowanie należności nie tylko ułatwia zarządzanie finansami, ale także umożliwia prawidłowe rozliczenia podatkowe oraz kontrolowanie terminowości wpływów. Regularne monitorowanie stanu należności pozwala na szybkie reagowanie na opóźnienia w płatnościach, co może zapobiec problemom z płynnością finansową przedsiębiorstwa.

Zarządzanie należnościami krótkoterminowymi i długoterminowymi to kluczowy aspekt działalności każdej firmy. Odpowiednie rozróżnienie między nimi, skuteczne egzekwowanie należności oraz wykorzystanie narzędzi takich jak faktoring, mogą znacznie wpłynąć na kondycję finansową przedsiębiorstwa. W dobie rosnącej konkurencji i zmieniających się warunków rynkowych, właściwe zarządzanie należnościami jest nie tylko koniecznością, ale również elementem budowania długoterminowej stabilności finansowej firmy.

Faktura z odroczonym terminem płatności to popularne rozwiązanie w świecie biznesu, które pozwala na elastyczniejsze zarządzanie finansami zarówno dla sprzedawcy, jak i kupującego. Dzięki niej klient otrzymuje towar lub usługę, ale ma dodatkowy czas na uregulowanie należności, co może być korzystne w przypadku chwilowych problemów z płynnością finansową. Sprzedający także na tym zyskuje, bo może oferować lepsze warunki płatności niż konkurencja.

Czym jest faktura z odroczonym terminem płatności?

Faktura z odroczonym terminem płatności to dokument, który ustala określony czas, w którym nabywca zobowiązany jest do uregulowania należności. Zwykle okres ten wynosi od 7 do 60 dni, ale może być dostosowany do indywidualnych ustaleń między stronami. Tego rodzaju faktury są szczególnie przydatne dla firm, które potrzebują czasu na zrealizowanie dalszej sprzedaży, przetworzenie produktów lub po prostu uporządkowanie finansów.

Korzyści z korzystania z odroczonego terminu płatności

Dla sprzedawców, faktura z odroczonym terminem płatności może zwiększyć atrakcyjność oferty i przyciągnąć nowych klientów, którzy preferują bardziej elastyczne warunki płatności. Z kolei kupujący zyskują czas na zebranie środków, co może być kluczowe w sytuacjach wymagających natychmiastowej reakcji na pojawiające się okazje rynkowe.

Wyzwania związane z odroczonym terminem płatności

Mimo licznych zalet, faktura z odroczonym terminem płatności wiąże się także z pewnym ryzykiem. Główne z nich to potencjalne opóźnienia w płatnościach lub nawet brak ich uregulowania, co może negatywnie wpłynąć na płynność finansową sprzedawcy. Dlatego ważne jest, aby przed udzieleniem odroczenia dokładnie przeanalizować wiarygodność kredytową kontrahenta i ustalić jasne warunki współpracy.

Jaki może być maksymalny odroczony termin płatności od 2020 roku?

Zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, obowiązującą w Polsce od 1 stycznia 2020 roku, odroczony termin płatności może wynosić:

• 30 dni, gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny, który nie jest podmiotem leczniczym, np. urząd;
• 60 dni, gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym lub przedsiębiorstwo z sektora MŚP (mikro, małe lub średnie przedsiębiorstwo, zatrudniające mniej niż 250 osób i osiągające roczny obrót nieprzekraczający 50 milionów euro lub całkowity bilans roczny nieprzekraczający 43 milionów euro); ustawa dopuszcza możliwość przedłużenia tego terminu, pod warunkiem, że „nie jest to rażąco nieuczciwe”;
• 60 dni, gdy przedsiębiorstwo MŚP jest dłużnikiem wobec dużego przedsiębiorstwa;
• 60 dni, gdy faktura jest wystawiona przez duże przedsiębiorstwo, a dłużnikiem jest firma z sektora MŚP (istnieje możliwość przedłużenia terminu, jeśli „nie jest to rażąco nieuczciwe”);
• 60 dni, gdy obie strony transakcji to duże przedsiębiorstwa, z możliwością wydłużenia tego okresu.

Jaką rekompensatę za koszty odzyskiwania należności można otrzymać od 2020 roku?

Wprowadzenie nowej ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych miało na celu ograniczenie problemów związanych z zatorami płatniczymi w firmach o różnych rozmiarach. Aby dodatkowo zmotywować kontrahentów do terminowego regulowania zobowiązań, ustawa podniosła stawki odsetek za opóźnienia, a także wprowadziła wyższe rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Od 1 stycznia 2020 roku wynoszą one:

• 40 euro dla zadłużenia do 5000 zł.
• 70 euro dla zadłużenia od 5000 do 50 000 zł,
• 100 euro dla zadłużenia powyżej 50 000 zł.

Te kwoty obciążają dłużnika, który opóźnił się z uregulowaniem należności wynikającej z faktury. Warto zaznaczyć, że tylko przedsiębiorca, który nie otrzymał swoich należności, może domagać się takiej rekompensaty. Nowa ustawa uniemożliwia przekazywanie prawa do rekompensaty, np. firmom windykacyjnym lub faktoringowym, poprzez cesję wierzytelności. Dodatkowo, nieuzasadnione wydłużanie terminu płatności jest teraz traktowane jako czyn nieuczciwej konkurencji, co może skutkować grzywną, a nawet karą pozbawienia wolności.

Kiedy księgować fakturę z odroczonym terminem płatności?

Fakturę można zaksięgować już w momencie jej wystawienia, nawet jeśli płatność jest odroczona na późniejszy termin. Przychód z faktury zostanie ujęty w przychodach firmy, ale należność pozostaje na aktywach jako „Należności” do momentu faktycznego otrzymania płatności. Po jej uregulowaniu, należności są zmniejszane, a środki zostają przelane na konto bankowe firmy.

Faktoring a odroczony termin płatności

Faktoring to szybkie finansowanie faktur przez instytucję finansową. Dzięki niemu przedsiębiorca może otrzymać pieniądze z faktur w dowolnym momencie, kiedy ich akurat potrzebuje, bez konieczności czekania na przelew od kontrahenta do terminu na fakturze. Tym samym nie musi się martwić, że jego klient nie ureguluje zobowiązań w terminie, co pozwala mu na bieżąco opłacać swoje własne zobowiązania i koszty, czy inwestować w rozwój firmy. 

Wierzytelność to pojęcie, które często pojawia się w kontekście zobowiązań finansowych i prawnych. Najprościej ujmując, to prawo, które przysługuje wierzycielowi względem dłużnika. Dowiedz się, co to jest wierzytelność, jakie są jej rodzaje i czym się różni od należności.

Wierzytelność – co to jest?

Wierzytelność to pojęcie, które odgrywa kluczową rolę w prawie cywilnym i obrocie gospodarczym. Zrozumienie, co to jest wierzytelność, jest zwłaszcza istotne zwłaszcza dla osób prowadzących działalność gospodarczą. W najprostszym ujęciu, wierzytelność to prawo jednej strony, zwanej wierzycielem, do żądania od drugiej strony, nazywanej dłużnikiem, spełnienia określonego świadczenia. Świadczenie to może przybierać różne formy, takie jak zapłata sumy pieniężnej, dostarczenie towaru, wykonanie usługi lub inne działania przewidziane w umowie między stronami.

Podstawy wierzytelności

Wierzytelność wynika z istnienia zobowiązania, czyli stosunku prawnego, w którym jedna strona jest zobowiązana do spełnienia określonego świadczenia, a druga ma prawo tego świadczenia żądać. Wierzyciel ma zatem prawo do dochodzenia swojego roszczenia, podczas gdy dłużnik jest zobowiązany do jego zaspokojenia. Wierzytelność można porównać do długu, ale z perspektywy osoby, która ma prawo oczekiwać spłaty lub innego rodzaju świadczenia. Jest więc ona formą majątkowego prawa, które może być przedmiotem obrotu – można ją sprzedać, przekazać lub zabezpieczyć.

Rodzaje wierzytelności

Wierzytelności można podzielić na kilka rodzajów, w zależności od różnych kryteriów. Jednym z nich jest charakter zobowiązania, z którego wynika wierzytelność. Wyróżniamy:

• wierzytelności pieniężne, czyli prawo do otrzymania określonej sumy pieniędzy, oraz wierzytelności niepieniężne, które obejmują prawo do żądania wykonania określonego działania lub zaniechania;
• wierzytelności cywilnoprawne, wynikające z umów, oraz wierzytelności publicznoprawne, które mogą wynikać na przykład z zobowiązań podatkowych;
• wierzytelności zabezpieczone, które są chronione przez różne formy zabezpieczeń, takie jak hipoteka czy zastaw, oraz wierzytelności niezabezpieczone, które nie mają dodatkowej ochrony w przypadku niewypłacalności dłużnika.

Obrót wierzytelnościami

Wierzytelności, jako prawo majątkowe, mogą być przedmiotem obrotu. Oznacza to, że wierzyciel może swoją wierzytelność sprzedać, przenieść na inną osobę lub zabezpieczyć. Przykładem takiej transakcji jest cesja wierzytelności, czyli przeniesienie praw do wierzytelności na inny podmiot. W praktyce oznacza to, że nowy wierzyciel nabywa prawo do dochodzenia roszczeń wobec dłużnika. Cesja wierzytelności jest często stosowana w biznesie, szczególnie w sytuacjach, gdy pierwotny wierzyciel chce szybciej odzyskać swoje środki, zamiast czekać na spłatę od dłużnika. Na tym rozwiązaniu opiera się faktoring, w ramach którego przedsiębiorstwo sprzedaje swoje wierzytelności firmie faktoringowej w zamian za wypłacenie od razu środków z należnej faktury.

Jak odzyskiwać wierzytelności?

Odzyskiwanie wierzytelności to proces wymagający odpowiedniego podejścia, aby skutecznie i zgodnie z prawem uzyskać zaległe płatności od dłużnika. Pierwszym krokiem jest nawiązanie kontaktu z dłużnikiem, najlepiej w formie pisemnej, przypominając o zobowiązaniu i ustalając ostateczny termin spłaty. W przypadku braku reakcji, warto rozważyć bardziej stanowcze kroki, takie jak wezwanie do zapłaty, a jeśli to nie przynosi rezultatów, można skierować sprawę do firmy windykacyjnej lub podjąć działania prawne, w tym wniesienie pozwu do sądu. W trakcie całego procesu ważne jest, aby dokumentować wszelkie kroki, co ułatwi ewentualne postępowanie sądowe.

Wierzytelność a prawo

Wierzytelność jest ściśle powiązana z prawem cywilnym, które reguluje zasady dotyczące zobowiązań i roszczeń. Zgodnie z polskim kodeksem cywilnym, wierzytelność może być dziedziczona, co oznacza, że w przypadku śmierci wierzyciela, prawo do dochodzenia roszczeń przechodzi na jego spadkobierców. Warto również pamiętać, że wierzytelność może ulec przedawnieniu, co oznacza, że po upływie określonego czasu wierzyciel traci możliwość skutecznego dochodzenia swojego roszczenia przed sądem. Przedawnienie wierzytelności jest jednym z mechanizmów, które mają na celu ochronę dłużników przed nieskończoną odpowiedzialnością za długi.

Wierzytelności w praktyce

W praktyce wierzytelności odgrywają ogromną rolę w działalności gospodarczej. Dla przedsiębiorstw są one często głównym elementem płynności finansowej. Przykładowo, przedsiębiorstwa handlowe i produkcyjne często sprzedają swoje towary z odroczonym terminem płatności, co generuje wierzytelności od klientów. Zarządzanie wierzytelnościami, w tym monitorowanie terminów płatności oraz windykacja należności, jest kluczowe dla utrzymania zdrowej sytuacji finansowej firmy. Dlatego też wiele przedsiębiorstw decyduje się na outsourcing windykacji lub korzystanie z usług firm faktoringowych, które przejmują własność wierzytelności na podstawie cesji, wypłacają należne z ich tytułu środki  w zamian za prowizję i następnie zajmują się ich egzekwowaniem od kontrahentów.

Wierzytelność a należność

W kontekście prawa i finansów, często używa się terminów „wierzytelność” i „należność” zamiennie, choć różnią się one od siebie. Wierzytelność to prawo do żądania od dłużnika spełnienia określonego świadczenia, natomiast należność odnosi się do konkretnej kwoty lub świadczenia, które dłużnik jest zobowiązany uiścić wierzycielowi. Innymi słowy, wierzytelność to ogólne pojęcie obejmujące prawo do dochodzenia roszczenia, a należność to kwota, która jest należna wierzycielowi z tytułu tej wierzytelności. Zrozumienie tej różnicy jest istotne, szczególnie przy analizie dokumentów finansowych, gdzie można spotkać się z pojęciami „należności” i „wierzytelności” w kontekście zobowiązań i aktywów firmy.

Wierzytelność w faktoringu

Wierzytelność w faktoringu to należność, którą firma sprzedaje faktorowi (najczęściej instytucji finansowej lub bankowi) w zamian za natychmiastowy dostęp do gotówki. Faktoring pozwala przedsiębiorstwom na szybką poprawę płynności finansowej, eliminując konieczność czekania na zapłatę od kontrahentów. W ramach umowy faktoringowej faktor przejmuje prawo do dochodzenia wierzytelności od dłużnika. Istnieją różne formy faktoringu, w tym faktoring pełny, gdzie faktor bierze na siebie ryzyko niewypłacalności dłużnika, oraz faktoring niepełny, w którym ryzyko to pozostaje po stronie przedsiębiorstwa.