Miesiąc: styczeń 2018

Jesteś freelancerem, prowadzisz swoją firmę. Dostarczasz towar lub realizujesz usługę, wystawiasz fakturę i… tygodniami czekasz na płatność? Zatory płatnicze doprowadziły na skraj bankructwa wiele przedsiębiorstw — nie pozwól, aby spotkało to również Ciebie. Poznaj rozwiązania, które pozwolą Ci zachować płynność finansową.

Co to jest płynność finansowa?

„Płynność finansowa” — najprościej ujmując — to możliwość wywiązywania się ze swoich zobowiązań finansowych względem innych. Jeśli posiadasz płynność finansową, jesteś w stanie opłacić np. podatki i faktury wystawiane przez dostawców w terminie. Raport „Zatory płatnicze: duży problem dla małych firm” przygotowany przez Forum Obywatelskiego Rozwoju (FOR) mówi, że jeden na czterech przedsiębiorców w Polsce ma z tym problem, głównie przez nieterminowe płatności otrzymywane od swoich klientów.

Jak uniknąć zatorów płatniczych i utrzymać płynność finansową w momencie, gdy jako freelancer masz ograniczony dostęp do innych źródeł finansowania (np. do kredytów bankowych)? Powinieneś podjąć kroki mające na celu zabezpieczenie przyszłości Twojej firmy.

Na co zwracać uwagę, aby zachować płynność finansową?

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą, to z pewnością wiesz, że nie ma skutecznego sposobu, aby uchronić się przed zatorem płatniczym. Gdy udzielasz tzw. kredytu kupieckiego (czyli wystawiasz fakturę z odroczonym terminem płatności) może się okazać, że pieniądze nie trafią do Ciebie na czas. Z tego względu tak ważne jest pilnowanie płynności finansowej i zabezpieczenie się na wypadek, gdyby klienci nie uregulowali płatności w terminie.

Zachowanie Twojej płynności finansowej w głównej mierze zależy od:

• terminów płatności: mowa zarówno o terminach, które wyznaczyli Ci Twoi dostawcy, jak i tych, które Ty dałeś swoim klientom,
• kosztów, jakie co miesiąc ponosisz w związku z prowadzeniem firmy: zarówno tych stałych (składki ZUS, raty leasingowe, opłaty za telefon itp.) jak i zmiennych — VAT-u, podatku dochodowego, zakupu materiałów,
• dodatkowych źródeł finansowania, np. debetu na koncie, po który możesz sięgnąć w sytuacji, gdy klient spóźnia się z płatnością.

Dobre rozplanowanie dochodów i wydatków uchroni Cię przed opóźnieniami w spłacie swoich zobowiązań. Zwłaszcza, że (jak wynika z przytoczonego wyżej raportu) polskie firmy tracą rocznie ponad 100 mld zł w związku z zatorami płatniczymi.

Jak zarządzać firmowym budżetem? Trzy proste zasady

Aby nie stracić płynności finansowej, powinieneś systematycznie sprawdzać swoją sytuację finansową. Pozwoli Ci to trzymać „rękę na pulsie” i odpowiednio zareagować w sytuacji, w której będzie to absolutnie konieczne. Możesz to zrobić w trzech prostych etapach:

Planowania płynności

Chcąc zaplanować płynność finansową powinieneś zacząć od stworzenia budżetu firmowego. Pod tym określeniem kryje się prosta tabelka (stworzona w Excelu lub nawet na zwykłej kartce), gdzie z jednej strony umieścisz swoje zobowiązania względem innych, z drugiej zaś planowane wpływy z wykonywanej pracy.
Przy każdym wpływie i koszcie koniecznie umieść również termin płatności! Pozwoli Ci to zobaczyć, na co przeznaczyć zarobione pieniądze w pierwszej kolejności.

Płynność finansowa w dużej mierze zależy od rzetelności kontrahentów. Na podstawie obserwacji dotychczasowej współpracy jesteś w stanie stwierdzić, którzy klienci płacą Ci w terminie, a którym zdarzają się opóźnienia. W wypadku tych drugich — warto sprawdzić co jest ich powodem. Czy klient sam ma problem z płynnością, czy jest to efekt zwykłego zapominalstwa?

Jeśli współpracujesz z kimś od lat, możesz spróbować negocjować terminy płatności na swoją korzyść. To powinno zmniejszyć ryzyko braku płynności z Twojej strony.

Pilnowanie stanów magazynowych

Jeżeli zajmujesz się handlem, doskonale wiesz, że produkty dzielą się na takie, które schodzą od ręki i takie, których sprzedaż ciągnie się miesiącami. Dlatego regularnie przeglądaj zawartość magazynów i pozbywaj się towarów, których sprzedaż nie idzie najlepiej: zorganizuj wyprzedaż, ustal promocyjne ceny itp.

Dlaczego jest to tak ważne? Gdy na magazynie zalega towar, nie masz miejsca na nowy. W efekcie, choć na pierwszy rzut oka nie widzisz tego po stanie konta, tracisz przestrzeń, na której mógłbyś przechowywać bardziej chodliwy produkt. Regularne „wietrzenie magazynów” jest więc taktyką pozwalającą na pozbycie się zalegających towarów i zrobienie miejsce na nowe.

Dodatkowo — wyprzedając go po niższej cenie — zarabiasz. Na Twoim koncie pojawią się bowiem pieniądze, które dotychczas kurzyły się bezcelowo na półkach.

Zabezpieczenie płynności finansowej

Chcąc prawidłowo zadbać o płynność finansową firmy, nie wystarczy uwzględnić swoich zobowiązań krótkoterminowych i posiadanych środków na koncie. Równie ważne jest też zabezpieczenie się na wypadek niespodziewanych wydatków oraz problemów z odzyskaniem pieniędzy od klientów.

Posiadając wolne środki, część z nich warto przeznaczyć na stworzenie awaryjnej poduszki finansowej, pozwalającej na regulowanie własnych zobowiązań nawet w sytuacji, w której napotkasz problemy z odzyskaniem pieniędzy od klienta. Jeśli nie posiadasz oszczędności, dobrym pomysłem jest stworzenie poduszki poprzez skorzystanie z oferty banków i np. otworzenie niewielkiej linii debetowej na koncie firmowym.

Inną, coraz popularniejszą formą zadbania o płynność finansową staje się faktoring. Sprzedając faktury, pieniądze otrzymasz od razu, dzięki czemu będziesz w stanie dokonać wszystkich swoich płatności bez potrzeby oczekiwania na przelew od klienta lub posiłkowania się debetem. W ten sposób zachowasz płynność finansową w sytuacji, w której gonią Cię terminy i nie możesz sobie pozwolić na odwlekanie swoich zobowiązań. Współcześnie na rynku działa wiele firm, które swoją ofertę kierują również do freelancerów — warto więc rozważyć to rozwiązanie.

Początek roku to dobry czas na planowanie

Aby Twoja firma się rozwijała, potrzebujesz pieniędzy. A będziesz miał je dopiero wtedy, gdy odpowiednio zadbasz o swoją płynność finansową. Początek roku to świetny czas wyznaczania sobie celów na kolejne 12 miesięcy, może Twoim będzie zadbanie o finansową przyszłość swojej firmy?

Kontrole skarbowe to nic przyjemnego. Długie kontrole skarbowe są jeszcze bardziej nieprzyjemne. A czas to pieniądz. JPK ma oszczędzać czas przedsiębiorców, usprawniając działanie organów podatkowych. Co to jest JPK i jak z niego korzystać?

Jednolity Plik Kontrolny – podstawowe dane

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to po prostu dane Twojej firmy, z których korzysta urząd skarbowy. Tworzy się je ze stworzonych za pomocą systemów informatycznych dla konkretnego podmiotu gospodarczego. Informacje zawarte w pliku odnoszą się do operacji gospodarczych z pewnego okresu i są ułożone według ustandaryzowanego układu.

Aktualnie co miesiąc w formie JPK ewidencję zakupu i sprzedaży (tzw. JPK_VAT) są zobowiązani przekazywać:

• duzi przedsiębiorcy – od 1 lipca 2016 r.,
• mali i średni przedsiębiorcy – od 1 stycznia 2017 r.

Od 1 stycznia 2018 r. obowiązek przekazywania struktury JPK_VAT obejmie również mikroprzedsiębiorców.

1,84 mln mikroprzedsiębiorstw zostanie objętych obowiązkiem przekazywania JPK

Jesteś mikroprzedsiębiorcą, jeśli:

• zatrudniasz średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
• osiągasz roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych 2 lat nieprzekraczający równowartości w złotych 2 mln euro.

Z „Raportu o stanie sektora MSP w Polsce 2016” przygotowanego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości wynika, że w Polsce jest 1,84 mln mikroprzedsiębiorstw, których udział w tworzeniu PKB od 2013 r. wynosi łącznie 50%. Oznacza to, że od 1 stycznia 2018 r. obowiązkiem przekazywania Jednolitego Pliku Kontrolnego zostanie objęta największa grupa przedsiębiorców.

JPK 2018 – jakie dane zobaczy urząd skarbowy?

Wprowadzając Jednolity Plik Kontrolny, Ministerstwo Finansów (MF) stworzyło jego strukturę. Składa się ona z:

• ksiąg rachunkowych – JPK_KR
• wyciągu bankowego – JPK_WB
• magazynu – JPK_MAG
• faktury VAT – JPK_FA
• podatkowej księgi przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR
• ewidencji przychodów – JPK_EWP

Od 1 stycznia 2018 r. mikroprzedsiębiorstwa nie będą zobowiązane do przekazywania zawartości całego pliku, a jedynie jego części – JPK_VAT. Dane będą pobierane bezpośrednio z systemów księgowych. Jeżeli chodzi o pozostałe struktury pliku, to obowiązek ich generowania przez przedsiębiorcę na żądanie fiskusa będzie obowiązywał od 1 lipca 2018 r.

W jakim terminie przesłać JPK_VAT?

Przekazywanie plików JPK_VAT przez mikroprzedsiębiorców będzie wymagane z dniem 1 stycznia 2018 r. Faktycznie jednak po raz pierwszy ta część struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego zostanie wygenerowana przez nich w lutym 2018 r. Wszystko dlatego, że przedsiębiorcy będący płatnikami VAT zostali zobowiązani do przekazywania tych danych do 25. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

JPK należy przekazywać co miesiąc. Bezwzględnie!

Niektórzy mikroprzedsiębiorcy rozliczają się z fiskusem kwartalnie. Czy będa mogli oni przekazywać JPK co trzy miesiące? Okazuje się, że nie. Choć w dalszym ciągu będą mogli składać deklarację co kwartał, to JPK_VAT będą musieli wysyłać na bieżąco, zatem co miesiąc.

Jak podpisywać Jednolity Plik Kontrolny?

Warto, przy zakładaniu firmy założyć od razu bezpłatnie Profil Zaufany. Jeśli go posiadasz, możesz kontaktować się z urzędami administracji publicznej przez platformę ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej). Wysyłka JPK_VAT może odbywać się przy użyciu Profilu Zaufanego, ale nie jest to jedyna możliwość.

Alternatywą dla wysyłki Jednolitego Pliku Kontrolnego przez platformę ePUAP jest wykupienie dostępu do podpisu elektronicznego. Zgodnie z ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym za taki podpis uznaje się „dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny”.

Jeśli korzystasz z pomocy biur rachunkowych, które prowadzą Twoje księgi, nie musisz samodzielnie wysyłać Jednolitego Pliku Kontrolnego – zrobią to za Ciebie księgowi. Ustawodawca dopuszcza taką możliwość, ale po uprzednim złożeniu w urzędzie skarbowym pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (druk UPL-1).

JPK a zerowa deklaracja VAT

A jeśli mam zerową deklarację VAT, to czy nadal muszę składać JPK? Tak – w takiej sytuacji podatnik również jest zobligowany do przekazania pliku JPK_VAT. To dlatego, że zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, do urzędu skarbowego należy przekazywać również zerowe deklaracje VAT.

Ministerstwo Finansów raczej nie przychyli się do zniesienia obowiązku wysyłania zerowych deklaracji. Jedynie gromadzenie pełnych informacji od wszystkich przedsiębiorców pozwoli szybko wykryć wszystkie nieprawidłowości, a zatem zapobiec procederowi wyłudzania podatku VAT.

Korekta JPK_VAT – co powinienem wiedzieć?

Może się okazać, że będziesz musiał złożyć korektę pliku JPK_VAT. Jak zrobić to poprawnie? Korekta polega na ponownym wygenerowaniu i wysłaniu poprawnego już pliku. Od pierwotnego pliku, struktura JPK_VAT po korekcie będzie różniła się dwiema informacjami: datą i danymi znajdującymi się w polu „cel złożenia”.

A jeśli nie złożę JPK_VAT?

Jeśli od 1 stycznia 2018 r. zostałeś objęty obowiązkiem przekazywania pliku JPK_VAT, musisz pamiętać, że nieprzestrzeganie przepisów i niedostosowanie się do wymogów ustawodawcy oznacza poważne konsekwencje. Kary, jakie mogą zostać na Ciebie nałożone określa kodeks karny skarbowy.

Niedostarczenie plików JPK_VAT może zostać zakwalifikowane przez urzędników jako wykroczenie lub przestępstwo. Przy klasyfikowaniu uchybienia, organy skarbowe biorą pod uwagę okoliczności – inaczej zostanie potraktowany przedsiębiorca, który zapomniał o tym obowiązku, inaczej zaś ten, który uporczywie go unika.

Kara za wykroczenie skarbowe wynosi od 1/10 do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia. Kara za przestępstwo skarbowe wynosi od 10 do 720 stawek dziennych. Dodatkowo może zostać nałożona na Ciebie kara porządkowa w wysokości 2800 zł, jeżeli utrudniasz kontrolę organom skarbowym.

JPK ma ułatwiać życie polskim przedsiębiorcom – oszczędzać czas i skracać kontrole skarbowe. Postaraj się nie zapominać o generowaniu tego pliku, a najlepiej upoważnij swoją firmę księgową, żeby robiła to za Ciebie.