Rozwój biznesu
Nota obciążeniowa: co to jest?
Paulina
09.01.2025 r
•
5 minut czytania

Dziękujemy za wypełnienie formularza!
Nasz doradca wkrótce się z Tobą skontaktuje.
Skorzystaj z faktoringu SMEO,
a pieniądze na konto otrzymasz w 5 minut!
Dziękujemy za wypełnienie formularza!
Wkrótce się z Tobą skontaktujemy.
Dziękujemy za umówienie spotkania!
Na wskazany adres e-mail wysłaliśmy zaproszenie
na spotkanie on-line. Do zobaczenia!
Skorzystaj z faktoringu SMEO,
a pieniądze na konto otrzymasz w 5 minut!
Dziękujemy za subskrypcję naszego newslettera!
Będziesz otrzymywać informacje o SMEO. Skorzystaj z faktoringu SMEO, a pieniądze na konto otrzymasz w 5 minut!
Rozwój biznesu
Paulina
09.01.2025 r
•
5 minut czytania
Nota obciążeniowa jest dokumentem księgowym, który odgrywa istotną rolę w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami oraz w prowadzeniu księgowości firmy. Co to jest nota obciążeniowa, w jakich sytuacjach znajduje zastosowanie, jakie elementy powinna zawierać oraz jakie przepisy regulują jej funkcjonowanie.
Nota obciążeniowa, inaczej nota księgowa, to dokument księgowy, który służy do rozliczenia należności pomiędzy stronami transakcji, ale nie dotyczy dostawy towarów czy świadczenia usług objętych podatkiem VAT (jak np. faktoring dla firm).
Przykłady sytuacji, w których stosuje się noty obciążeniowe:
Warto zauważyć, że nota obciążeniowa nie jest regulowana przez przepisy o podatku VAT, co oznacza, że nie podlega wymogom związanym z naliczaniem i odliczaniem VAT-u. Jest to dokument stricte rozliczeniowy, mający charakter dowodu księgowego.
Jak wystawić notę obciążeniową? Choć nie podlega ona szczegółowym regulacjom prawnym w takim stopniu jak faktura VAT, powinna zawierać pewne kluczowe informacje, aby była uznawana za prawidłowy dokument księgowy.
Elementy te obejmują:
Skoro wiesz już, jak wystawić notę obciążeniową, to kiedy ma to zastosowanie? Szczególnie w sytuacjach, gdy:
Przykład: Firma A i firma B zawarły umowę współpracy, na mocy której firma A organizuje konferencję branżową. W trakcie realizacji projektu firma A pokryła koszty wynajmu sali konferencyjnej. Zgodnie z umową, firma B zobowiązała się do pokrycia połowy tych kosztów. Aby udokumentować obciążenie firmy B, firma A wystawia notę obciążeniową na odpowiednią kwotę.
Często pojawiają się pytania dotyczące różnicy między notą obciążeniową a fakturą VAT. Kluczowe różnice można podsumować w kilku punktach.
Nota księgowa jest dokumentem wewnętrznym, nieregulowanym szczegółowymi przepisami, używanym w różnych celach księgowych, np. do rozliczeń niefakturowych. Z kolei nota korygująca to szczególny rodzaj faktury, którego zasady wystawiania są określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów. Służy wyłącznie do poprawy błędów w fakturach, takich jak literówki w nazwie nabywcy czy numerze NIP, i nie może być używana do korekty kwot lub stawek VAT.
Nota obciążeniowa jest dokumentem księgowym, który powinien być ewidencjonowany w księgach rachunkowych zarówno przez wystawcę, jak i odbiorcę. Dzięki temu firmy mogą zachować pełną transparentność finansową oraz poprawność rozliczeń podatkowych.
Przykład ewidencji:
Nota obciążeniowa nie stanowi dokumentu księgowego, który zgodnie z Ustawą o rachunkowości wymaga podpisu. W praktyce oznacza to, że nota nie musi zawierać własnoręcznego podpisu wystawcy. Dodatkowo, nota obciążeniowa nie musi być dostarczana w formie papierowej. Można ją przesłać również w formie elektronicznej.
Kwestia księgowania not obciążeniowych reguluje § 11 ust. 3 rozporządzenia dotyczącego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z tym przepisem, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, takie jak faktury, dokumenty celne, a także inne dowody określone w § 12 i 13 tego rozporządzenia.
W świetle tych przepisów nota obciążeniowa może zostać uznana za inny dowód księgowy, co oznacza, że może być podstawą do zapisów w księdze przychodów i rozchodów.
Od momentu, w którym minął termin zapłaty, wierzyciel zyskuje prawo do rekompensaty za opóźnienia w regulowaniu należności. Od 1 stycznia 2020 roku zaszły istotne zmiany dotyczące wysokości tej rekompensaty. Obecnie obowiązują trzy przedziały, które uwzględniają wartość długu oraz odpowiednią wysokość rekompensaty:
Wysokość rekompensaty w euro jest przeliczana na złotówki według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski (NBP). Przyjęty kurs to ten obowiązujący w ostatnim dniu roboczym miesiąca, który poprzedza miesiąc wymagalności roszczenia.
Nota obciążeniowa to niezwykle przydatny dokument w relacjach między firmami, szczególnie w sytuacjach, które nie wymagają wystawienia faktury VAT. Dzięki swojej elastyczności i prostocie może być stosowana w różnorodnych przypadkach, takich jak rozliczenia kosztów (np. przy współpracy, udzielenie pożyczki dla firm etc.), zwroty wydatków czy obciążenie karami umownymi.
Czytaj dalej
Sprawdź inne wartościowe wpisy