Sprawozdania finansowe w firmach – na czym to polega?

Roczne sprawozdania finansowe to dokumenty przedstawiające bardzo istotne informacje o kondycji finansowej firmy. Niektóre rodzaje podmiotów są zobligowane prawnie, by je sporządzać. Na czym polega sprawozdanie finansowe? Jak je sporządzić, kto jest za to odpowiedzialny, kiedy i gdzie je złożyć?

Kto musi sporządzić sprawozdanie?

Nie wszystkie firmy muszą sporządzać i składać do KRS-u czy KAS-u sprawozdania roczne. Według prawa zobligowane do tego są jedynie przedsiębiorstwa, które:

• muszą prowadzić księgi rachunkowe, bo wymaga tego od nich ustawa o rachunkowości z racji np. statusu prawnego lub wysokości przychodów,
• dobrowolnie wybrały prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Sprawozdania roczne mogą zatem składać różne formy podmiotów – spółki kapitałowe zwykłe i z ograniczoną odpowiedzialności, spółki osobowe jawne, a nawet osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Wszystko zależy od tego, czy muszą – lub chcą – prowadzić pełne księgi rachunkowe.

Uwaga! Emitenci papierów wartościowych i banki przy sprawozdaniu rocznym stosują Międzynarodowe Standardy Rachunkowości MSR, nie zaś przepisy z ustawy o rachunkowości.

Co zawiera sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe zawiera podstawowe informacje o działalności firmy w kontekście finansowym, zebrane za bieżący rok obrachunkowy. Sporządzane jest w języku polskim i z wartościami w polskich złotówkach.

Na sprawozdanie składa się kilka dokumentów, to jest:

• bilans zawierający zestawienie aktywów i pasywów przedsiębiorstwa na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy,
• rachunek zysków i strat, czyli wykaz przychodów, zysków, kosztów i strat za bieżący i poprzedni rok obrotowy,
• informacja dodatkowa np. dotycząca przyjętych zasad rachunkowości, metod wyceny,
• rachunek cash flow, czyli przepływów pieniężnych,
• zestawienie zmian w kapitale.

Te dwa ostatnie dokumenty nie są obowiązkowe – sporządza się je tylko, jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta.

Jak podpisać sprawozdanie finansowe?

Obecnie najłatwiej jest wysłać sprawozdanie w formie elektronicznej. Taki e-dokument musi podpisać kierownik danej jednostki oraz osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg, zazwyczaj główny księgowy. W przypadku, gdy podmiotem kieruje np. wieloosobowy zarząd, to przynajmniej jedna osoba wchodząca w skład takiego organu musi podpisać e-sprawozdanie, a pozostali członkowie powinni wcześniej złożyć oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymogi prawne lub odmówić złożenia takiego oświadczenia. Sprawozdanie można podpisać podpisem osobistym, kwalifikowanym lub zaufanym.

Kto sporządza sprawozdania w firmach?

Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialni są kierownicy danego podmiotu, czyli wspólnicy w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej, członkowie zarządu spółek kapitałowych, komplementariusze prowadzący sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej. W przypadku, gdy firma jest w trakcie postępowania upadłościowego sprawozdanie sporządza zarządca takiego postępowania, syndyk czy likwidator.

Kiedy trzeba sporządzić i złożyć sprawozdanie finansowe?

Zarejestrowane w KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) spółki powinny sporządzić sprawozdanie w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, czyli dnia, na który zamyka się księgi finansowe (podsumowanie ksiąg to jeden z obowiązków przedsiębiorcy). Jeśli rok obrotowy firmy jest równoznaczny z rokiem kalendarzowym, to za dzień bilansowy uznaje się 31 grudnia Zatem trzeba wykonać sprawozdanie do 31 marca. Następnie dokument muszą zatwierdzić właściwe ku temu organy w przedsiębiorstwie, jak np. walne zebranie wspólników. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej zatwierdza je sam właściciel. Na zatwierdzenie dokumentu jest czas do 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli zazwyczaj do 30 czerwca, gdy rok obrotowy równa się kalendarzowemu.

Po zatwierdzeniu przychodzi pora na złożenie sprawozdania finansowego do właściwych instytucji. Terminy są zasadniczo dwa:

• 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego dla jednostek wpisanych do KRS oraz dla podatników podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, ale mających obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe.
• W terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych.

Gdzie składa się sprawozdanie finansowe?

Jednostki wpisane do KRS składają sprawozdania finansowe do KRS za pośrednictwem systemu Ministerstwa Sprawiedliwości. Pozostałe podmioty z obowiązkiem przygotowania sprawozdania, z wyjątkiem spółek cywilnych – do szefa KAS (Krajowa Administracja Skarbowa) za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji. Nigdzie nie muszą składać sprawozdania spółki cywilne.

Gdzie można zobaczyć sprawozdanie finansowe firmy?

Każdy może przejrzeć sprawozdania finansowe na specjalnej stronie rządowej: https://ekrs.ms.gov.pl/, nie trzeba zakładać konta ani się logować, wystarczy uzupełnić numer KRS.