Strefa klienta Zaloguj się do: Panelu faktoringu Panelu pożyczki

Dziękujemy za wypełnienie formularza!

Nasz doradca wkrótce się z Tobą skontaktuje.
Skorzystaj z faktoringu SMEO,
a pieniądze na konto otrzymasz w 5 minut!

Dziękujemy za wypełnienie formularza!

Wkrótce się z Tobą skontaktujemy.

Dziękujemy za umówienie spotkania!

Na wskazany adres e-mail wysłaliśmy zaproszenie
na spotkanie on-line. Do zobaczenia!
Skorzystaj z faktoringu SMEO,
a pieniądze na konto otrzymasz w 5 minut!

Dziękujemy za subskrypcję naszego newslettera!

Będziesz otrzymywać informacje o SMEO. Skorzystaj z faktoringu SMEO, a pieniądze na konto otrzymasz w 5 minut!

Mechanizm podzielonej płatności (MPP) obowiązuje od 1 listopada 2019 roku i zastąpił mechanizm odwrotnego obciążenia. Wprowadzono go w celu uszczelnienia systemu VAT oraz przeciwdziałania oszustwom podatkowym. Sprawdź, na czym polega split payment, kto i kiedy ma obowiązek stosowania tego rozwiązania oraz jakie konsekwencje się z nim wiążą.

Split payment – jak działa?

Mechanizm podzielonej płatności polega na rozdzieleniu środków na kwotę netto oraz podatek VAT. Dotyczy on wyłącznie transakcji między firmami (B2B), a obowiązek jego stosowania zależy od rodzaju towaru lub usługi oraz wartości faktury. Wcześniej całość kwoty brutto trafiała na jedno konto sprzedawcy, teraz VAT jest księgowany na odrębnym rachunku VAT.

W celu realizacji płatności w systemie MPP banki udostępniły specjalny format przelewu zawierający cztery kluczowe pola:

  • kwotę VAT objętą mechanizmem split payment,
  • całkowitą kwotę brutto transakcji,
  • numer faktury, do której odnosi się płatność,
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP) dostawcy towaru lub usługodawcy.

 

Podatek VAT jest przelewany na specjalny rachunek VAT, a pozostała kwota na standardowy rachunek firmowy sprzedawcy.

Uwaga!

Split payment dotyczy tylko płatności dokonywanych przelewem bankowym. Jeśli przedsiębiorca zapłaci gotówką, kartą lub BLIK-iem – split payment nie ma zastosowania, nawet jeśli faktura kwalifikuje się do MPP.

Specjalny rachunek VAT – zasady funkcjonowania

Obowiązkowy MPP oznacza, że czynni podatnicy VAT, którzy dokonują transakcji objętych mechanizmem, muszą posiadać firmowy rachunek bankowy. Banki automatycznie tworzyły rachunki VAT dla swoich klientów, a ich prowadzenie jest bezpłatne.

Konto VAT ma ograniczoną funkcjonalność – można z niego dokonywać jedynie płatności:

  • VAT na rzecz dostawców,
  • zobowiązań podatkowych do urzędu skarbowego (w tym składek ZUS, co ceni sobie wiele firm),
  • zwrotu nienależnie otrzymanej płatności,
  • przelewu na inny rachunek VAT w tym samym banku.

 

Nie można natomiast swobodnie przelewać środków na rachunek firmowy. Jeśli przedsiębiorca chce przetransferować pieniądze z konta VAT na rachunek bieżący, musi złożyć wniosek do urzędu skarbowego, który ma 60 dni na rozpatrzenie sprawy.

Jeśli na koncie VAT zabraknie środków na pokrycie zobowiązań podatkowych, brakująca kwota zostanie pobrana z rachunku firmowego, a w razie dalszych braków – z rachunku bieżącego.

Obowiązkowy split payment – od kiedy, dla kogo?

Do 1 listopada 2019 r. split payment był dobrowolny, jednak obecnie jest on obowiązkowy dla transakcji dotyczących towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 ustawy o VAT. Warunki obowiązkowego stosowania MPP:

  • transakcja obejmuje towary lub usługi z listy towarów wrażliwych, obowiązek stosowania split payment dotyczy m.in. transakcji związanych ze sprzedażą paliw, handlem elektroniką, usługami budowlanymi, sprzedażą metali szlachetnych,
  • faktura opiewa na kwotę 15 000 zł brutto lub więcej,
  • transakcja ma charakter B2B.

 

Jeśli na fakturze znajduje się choć jeden towar objęty obowiązkowym MPP, to podzielona płatność musi objąć przynajmniej jego wartość. Faktura powinna zawierać adnotację „mechanizm podzielonej płatności”.

Split payment: ważny co najmniej do 2028 roku

Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności (MPP) to odstępstwo od standardowych zasad rozliczania VAT w UE, wymagające zgody unijnych organów. Polska pierwotnie uzyskała pozwolenie na jego stosowanie do końca lutego 2022 r., a następnie przedłużenie do lutego 2025 r. Ministerstwo Finansów wystąpiło o kolejną prolongatę. Komisja Europejska już wyraziła zgodę na wydłużenie obowiązkowego MPP do 28 lutego 2028 r., a decyzja Rady UE pozostaje jedynie formalnością. Oznacza to, że system ten będzie obowiązywał w Polsce jeszcze przez co najmniej trzy lata.

Split payment a płynność finansowa

Główną zaletą split payment jest eliminacja ryzyka zaległości podatkowych oraz zabezpieczenie przed oszustwami VAT. Przedsiębiorcy mogą też skorzystać z korzyści takich jak:

  • szybszy zwrot nadpłaconego VAT (25 dni zamiast 60),
  • zwolnienie z odsetek za zwłokę przy terminowym opłaceniu VAT,
  • brak odpowiedzialności solidarnej w razie zaległości podatkowych, jeśli co najmniej 95% faktur zostało uregulowanych w systemie MPP,
  • możliwość obniżenia zobowiązań podatkowych w określonych przypadkach.

 

Jednak mechanizm ten może wpływać negatywnie na płynność finansową. Przed wprowadzeniem split payment przedsiębiorcy mieli dostęp do całej kwoty brutto, co pozwalało im zarządzać środkami do momentu terminu zapłaty VAT. Teraz 23% środków jest zamrożone na rachunku VAT, co może powodować problemy z cashflow.

Faktoring a płynność finansowa

Jednym z rozwiązań poprawiających płynność finansową jest faktoring. Pozwala on na szybkie uzyskanie środków z faktur wystawionych z długim terminem płatności. Przedsiębiorca może sprzedać fakturę faktorowi i otrzymać należność niemal natychmiast, zamiast czekać 60 dni na płatność od kontrahenta. To pozwala uniknąć problemów związanych z zamrożonymi środkami na rachunku VAT i poprawia płynność finansową firmy.

Zalety split payment

  1. Zmniejszenie ryzyka podatkowego

Mechanizm podzielonej płatności minimalizuje ryzyko uczestnictwa w karuzelach podatkowych oraz nieświadomego zaangażowania w oszustwa VAT. Dzięki temu firmy stosujące MPP unikają potencjalnych konsekwencji związanych z brakiem możliwości odliczenia VAT.

  1. Większa pewność rozliczeń podatkowych

Firmy korzystające z tego rozwiązania mogą być bardziej pewne, że ich płatności VAT są właściwie rozliczane, co zmniejsza ryzyko kontroli skarbowych i ewentualnych sankcji.

  1. Korzyści finansowe

W Polsce przedsiębiorcy stosujący split payment mogą korzystać z pewnych preferencji podatkowych, takich jak:

  • brak sankcji VAT,
  • przyspieszony zwrot podatku VAT (z 60 do 25 dni),
  • brak dodatkowych zobowiązań związanych z mechanizmem odwrotnego obciążenia.

Wady split payment

  1. Ograniczona płynność finansowa

Firmy mają ograniczoną możliwość swobodnego dysponowania środkami zgromadzonymi na koncie VAT. Te środki można wykorzystać głównie do zapłaty zobowiązań podatkowych lub składek na ZUS.

  1. Wzrost obciążeń administracyjnych

Przedsiębiorstwa muszą dostosować swoje systemy księgowe i procesy płatności do nowego mechanizmu, co może wymagać dodatkowych zasobów i czasu.

  1. Brak elastyczności

Przedsiębiorca nie może swobodnie wykorzystać kwoty VAT na inne cele biznesowe, co w przypadku firm z długimi terminami płatności może być istotnym problemem.

Czy warto stosować split payment?

Decyzja o stosowaniu split payment zależy od wielu czynników. Firmy działające w branżach objętych obowiązkowym MPP nie mają wyboru – muszą dostosować się do regulacji. Dla innych przedsiębiorców wybór split payment może oznaczać większe bezpieczeństwo podatkowe, ale jednocześnie zmniejszoną płynność finansową.

Firmy, które mają dużą nadwyżkę podatku VAT do zwrotu, mogą skorzystać na przyspieszonym zwrocie. Natomiast przedsiębiorstwa, które często obracają środkami i potrzebują ich na bieżące wydatki, mogą odczuwać negatywne skutki zamrożenia części kapitału na koncie VAT.

Kto zyskuje, a kto traci na split payment?

Zyskują:

  • Skarb Państwa – dzięki ograniczeniu oszustw VAT zwiększają się wpływy podatkowe.
  • Firmy działające zgodnie z prawem – większa pewność rozliczeń i możliwość korzystania z preferencji podatkowych.
  • Przedsiębiorcy ze znacznymi nadwyżkami VAT – przyspieszony zwrot podatku poprawia płynność finansową.

Tracą:

  • Firmy z niskimi marżami – ograniczona możliwość korzystania ze środków VAT może utrudnić zarządzanie płynnością.
  • Przedsiębiorstwa, które często obracają kapitałem – brak swobodnego dostępu do środków może być problematyczny.

Sankcje za niestosowanie obowiązkowego MPP

Sankcje dla sprzedawcy

Jeśli jako sprzedawca nie oznaczysz faktury adnotacją „mechanizm podzielonej płatności” (MPP), mimo takiego obowiązku, urząd skarbowy może nałożyć na ciebie dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Wyniesie ono 30% VAT z faktury za towary lub usługi objęte MPP.

Jednak osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie podlegają tej sankcji. W ich przypadku brak odpowiedniego oznaczenia na fakturze skutkuje grzywną do 180 stawek dziennych. Kara nie zostanie nałożona, jeśli nabywca ureguluje płatność zgodnie z mechanizmem podzielonej płatności, mimo braku odpowiedniej adnotacji na fakturze.

Sankcje dla kupującego

Jeżeli jako nabywca nie zapłacisz za fakturę w systemie MPP, mimo obowiązku, urząd skarbowy może nałożyć na ciebie dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% VAT przypadającego na towary lub usługi objęte MPP.

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą zamiast tej sankcji mogą zostać ukarane grzywną do 720 stawek dziennych. Jeżeli jednak sprzedawca prawidłowo rozliczy VAT należny z faktury, sankcja za brak zapłaty w systemie MPP nie zostanie nałożona.

Dodatkowo, płatność dokonana z pominięciem MPP nie może być uznana za koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym. Jeśli została już ujęta w kosztach, konieczne jest jej:

  • odjęcie od kosztów uzyskania przychodów lub
  • zwiększenie przychodów, jeśli nie ma możliwości zmniejszenia kosztów.

Podsumowanie

Split payment to narzędzie, które zwiększa przejrzystość rozliczeń podatkowych, ale jednocześnie nakłada pewne ograniczenia na przedsiębiorców. Choć w niektórych przypadkach może być korzystny, jego wpływ na płynność finansową firm sprawia, że nie wszyscy przedsiębiorcy są entuzjastami tego rozwiązania. Przed podjęciem decyzji o stosowaniu split payment warto dokładnie przeanalizować jego konsekwencje dla działalności gospodarczej.

 

Opóźnienia w płatnościach lub brak zapłaty to poważne wyzwania dla wielu przedsiębiorców. Istnieją jednak skuteczne metody zabezpieczania się przed ryzykiem niezapłaconych faktur. Do najpopularniejszych rozwiązań należą faktoring pełny (z przejęciem ryzyka) oraz ubezpieczenie należności. Czym różnią się te opcje i które z nich warto wybrać?

Faktoring pełny – na czym polega?

Faktoring pełny (bez regresu) to usługa finansowa, w której instytucja faktoringowa (faktor) finansuje wystawione przez przedsiębiorcę faktury z odroczonym terminem płatności. Dodatkowo przejmuje na siebie ryzyko niewypłacalności kontrahenta. Oznacza to, że jeśli kontrahent nie ureguluje płatności w terminie, faktor ponosi za to odpowiedzialność finansową, a przedsiębiorca nie jest zobowiązany do zwrotu otrzymanych środków. W praktyce chroni to firmę przed stratami wynikającymi z niewypłacalności odbiorcy.

Korzyści z faktoringu pełnego

  • Natychmiastowa płatność – faktor przekazuje środki finansowe niemal natychmiast po pozytywnej weryfikacji faktury, co wspiera płynność finansową.
  • Zabezpieczenie przed brakiem zapłaty – ryzyko niewypłacalności kontrahenta spoczywa na faktorze.
  • Poprawa struktury bilansu – środki z faktoringu można traktować jako wcześniejszą zapłatę, co wpływa na lepsze wyniki finansowe.
  • Monitoring sytuacji finansowej kontrahentów – faktor weryfikuje sytuację finansową odbiorców, co ułatwia ocenę ryzyka współpracy.
  • Mobilizacja do płatności – kontrahenci często szybciej regulują należności wobec instytucji finansowej niż bezpośrednio wobec dostawcy.
  • Brak zadłużenia – to forma wcześniejszego otrzymania środków, nie zaś zaciąganie długu.
  • Pozytywny wpływ na zdolność kredytową i wiarygodność kredytową firmy. 

 

Faktoring pełny jest korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw, które chcą zabezpieczyć się przed ryzykiem niewypłacalności kontrahentów i szybko poprawić swoją płynność finansową.

Ubezpieczenie należności – jak działa?

Ubezpieczenie należności to polisa, która chroni przedsiębiorcę przed stratami wynikającymi z braku zapłaty przez kontrahenta. W przypadku niewypłacalności odbiorcy, ubezpieczyciel wypłaca odszkodowanie.

Korzyści z ubezpieczenia należności

  • Zabezpieczenie finansowe – w razie niewypłacalności kontrahenta przedsiębiorca otrzymuje odszkodowanie.
  • Ocena ryzyka – ubezpieczyciel monitoruje sytuację finansową odbiorców, co pomaga w ocenie bezpieczeństwa transakcji.
  • Dopasowanie do branży – polisy są często dostosowane do specyfiki branży, co pozwala lepiej ocenić ryzyko.

 

Warto pamiętać, że ubezpieczenie należności wymaga aktywnego udziału przedsiębiorcy w procesie dochodzenia płatności. Przed wypłatą odszkodowania konieczne jest udokumentowanie prób odzyskania należności, co może wydłużyć proces uzyskania środków.

Co wybrać – faktoring czy ubezpieczenie należności?

Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od specyfiki działalności i indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy. 

  • Faktoring pełny będzie lepszym wyborem, jeśli przedsiębiorca potrzebuje natychmiastowego dostępu do środków finansowych i jednocześnie chce zabezpieczyć się przed ryzykiem braku płatności.
  • Ubezpieczenie należności sprawdzi się w sytuacjach, gdy firma może poczekać na zapłatę, ale chce mieć pewność, że w razie problemów otrzyma odszkodowanie.

 

Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety i ograniczenia. Przed podjęciem decyzji warto przeanalizować potrzeby firmy oraz porównać dostępne oferty na rynku.

Kiedy skorzystać z faktoringu?

Faktoring jest korzystnym rozwiązaniem dla firm, które:

  • potrzebują szybkiego dostępu do gotówki bez czekania na termin płatności faktur,
  • chcą ograniczyć ryzyko niewypłacalności kontrahentów,
  • planują zwiększyć płynność finansową i elastyczność w zarządzaniu środkami obrotowymi,
  • dążą do poprawy struktury bilansu przez zmniejszenie poziomu należności.

Różnice między faktoringiem a kredytem

Klienci często zastanawiają się, czy zdecydować się na kredyt czy faktoring w kontekście poprawy sytuacji finansowej firmy. Choć oba rozwiązania służą wspieraniu płynności finansowej przedsiębiorstwa, różnią się mechanizmem działania, wymaganiami oraz wpływem na bilans firmy.

  • Dostępność środków: faktoring pozwala na szybkie uzyskanie środków na podstawie wystawionych faktur, podczas gdy kredyt wymaga przeprowadzenia pełnej procedury kredytowej.
  • Zabezpieczenia: faktoring opiera się na wierzytelnościach, natomiast kredyt często wymaga dodatkowych zabezpieczeń, np. hipoteki.
  • Wpływ na bilans: faktoring poprawia płynność finansową bez zwiększania zadłużenia, podczas gdy kredyt zwiększa zobowiązania firmy.

Podsumowanie: faktoring pełny vs. ubezpieczenie należności

Faktoring pełny to usługa finansowa, w ramach której firma przekazuje swoje należności (faktury) firmie faktoringowej, otrzymując natychmiastową gotówkę. W faktoringu pełnym faktor przejmuje ryzyko niewypłacalności kontrahenta, co oznacza, że firma nie ponosi odpowiedzialności w przypadku braku zapłaty.

Ubezpieczenie należności to polisa chroniąca firmę przed ryzykiem niewypłacalności kontrahentów. W przypadku braku zapłaty, firma ubezpieczeniowa wypłaca odszkodowanie zgodne z warunkami umowy.

Podsumowując, wybór między faktoringiem a ubezpieczeniem należności zależy od indywidualnych potrzeb firmy i jej strategii zarządzania ryzykiem finansowym.

 

Cesja wierzytelności to nieodłączny element faktoringu. Polega ona na przeniesieniu uprawnień do wierzytelności wynikającej z wystawionej faktury na firmę faktoringową (faktora).

W tym wpisie skupimy się na zakazie cesji w umowie. Czytaj dalej, a dowiesz się m.in.:

  • Czym grozi zakaz cesji w umowie?
  • Co możesz zrobić, jeśli masz taki zapis w umowie?
  • Jak przekonać kontrahenta do podpisania zgody na cesję?

Zakaz cesji wierzytelności – czym to grozi?

Twój kontrahent ma możliwość wpisania do waszej umowy zapisu o zakazie cesji wierzytelności. Aż 76 proc. polskich firm spotkało się ze zjawiskiem stosowania takiego zapisu. Dla Ciebie oznacza to ograniczoną możliwość dowolnego rozporządzania należnością. Jest to szczególnie niebezpieczne dla małych firm, które podejmując współpracę z większym i silniejszym kontrahentem mogą mieć trudności z terminowym egzekwowaniem płatności.

Fakt, że nie możesz swobodnie zarządzać swoją wierzytelnością naraża Cię na ryzyko utraty płynności finansowej. Trudniej będzie Ci zdobyć faktoring czy kredyt.

Co na to przepisy?

Środowiska biznesowe i instytucje finansowe od lat walczą o zniesienie zakazu cesji w prawie. Mimo to zakaz cesji wierzytelności nadal obowiązuje i nierzadko utrudnia działalność gospodarczą oraz dostęp do finansowania, szczególnie dla mniejszych firm. Od stycznia 2023 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące tej kwestii, wprowadzone tzw. “ustawą anty-zatorową”.

Zgodnie z nowymi przepisami, w transakcjach handlowych, gdzie wierzycielem jest mikro, mały lub średni przedsiębiorca (MŚP), a dłużnikiem duży przedsiębiorca, klauzule umowne wyłączające lub ograniczające prawo do cesji wierzytelności stają się bezskuteczne, jeżeli zapłata nie nastąpiła w terminie określonym w umowie. Oznacza to, że w przypadku opóźnienia w płatności, MŚP mogą przenieść prawa do wierzytelności na inny podmiot, np. firmę faktoringową, nawet jeśli w umowie zawarto zakaz cesji. Jednakże, jeżeli kontrahent reguluje płatności terminowo, zakaz cesji zawarty w umowie pozostaje w mocy. Nowe przepisy nie dotyczą transakcji, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny.

Masz w umowie zakaz cesji wierzytelności – co możesz zrobić?

Czy zakaz cesji oznacza, że nie masz szans na zdobycie finansowania u faktora? Absolutnie nie! Do SMEO możesz się zgłosić nawet mając w umowie zakaz cesji.
Wystarczy, że Twój kontrahent podpisze zgodę na cesję a będziemy mogli sfinansować wystawione przez Ciebie faktury. Ty i Twój kontrahent nie musicie podpisywać ze sobą nowej umowy czy aneksu.

Jak przekonać kontrahenta do podpisania zgody na cesję?

Nasi konsultanci to specjaliści z wieloletnim doświadczeniem w dziedzinie faktoringu. Mogą zadzwonić do Twojego kontrahenta i porozmawiać z nim o cesji. Wytłumaczą mu na czym dokładnie polega ten proces. Możesz to również zrobić sam, korzystając z naszej wiedzy.

Przede wszystkim – przekonaj kontrahenta, że faktoring to istotne korzyści również dla niego.

Dzięki temu, że skorzystasz z faktoringu Twój kontrahent:

  • zyskuje pewność, że jesteś rzetelnym partnerem biznesowym o stabilnej kondycji finansowej – zostałeś przez faktora pozytywnie zweryfikowany,
  • może liczyć u Ciebie na długie terminy płatności, co pozytywnie wpłynie na jego płynność finansową. Ty stajesz się przy tym bardziej konkurencyjny na rynku dzięki temu, że możesz udzielić kontrahentom dłuższych terminów płatności.

Rozwiej wątpliwości kontrahenta

Twój kontrahent z nieufnością podchodzi do faktoringu i cesji wierzytelności? Nie do końca rozumie na czym to polega? Podpowiadamy, jak możesz rozwiać jego wątpliwości:

  • Boję się zmiany, nie wiem co cesja dla mnie oznacza” – jedyne co zmienia się dla Twojego kontrahenta to numer rachunku do zapłaty.
  • Nie chcę żadnej papierologii, ani przechodzenia skomplikowanego procesu” – wystarczy, że twój kontrahent podpisze zgodę na cesję – nic więcej nie musi robić.
  • Nie rozumiem czemu mój kontrahent chce korzystać z faktoringu. Czy to znaczy że ma jakieś problemy finansowe?” – Absolutnie nie. Korzystanie z faktoringu oznacza dużą odpowiedzialność biznesową, dbanie o zachowanie płynności finansowej. Dla Twojego kontrahenta to wręcz potwierdzenie, że jesteś rzetelnym partnerem biznesowym – zostałeś przez faktora pozytywnie zweryfikowany.
  • Nie chcę windykacji ze strony faktora, boję się że będą do mnie wydzwaniać” – Jako nowy właściciel wierzytelności mamy prawo do kontaktowania się z Twoim kontrahentem, ale zachowanie dobrych relacji na poziomie klient – kontrahent ma dla nas najwyższy priorytet.

 

Cesja wierzytelności jest coraz popularniejszym sposobem na finansowanie swojej codziennej działalności. Jest dobrym rozwiązaniem dla Twojej firmy, jeśli jej poważnym problemem są zatory płatnicze.

Jeśli Twój kontrahent po zapoznaniu się z tą wiedzą, mimo wszystko nie chce się zgodzić na cesję, może to być dla Ciebie sygnałem ostrzegawczym. W razie jakichkolwiek pytań czy wątpliwości, skontaktuj się z nami.

——–
SMEO jako członek Polskiego Związku Faktorów bierze udział w kampanii “Wolne faktury – bez zakazu cesji

Od stycznia 2025 roku płaca minimalna w Polsce wzrosła do 4666 zł brutto. Jest to istotna informacja zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców, którzy muszą odpowiednio zaplanować swoje budżety. W poniższym artykule wyjaśniamy, co wchodzi w skład płacy minimalnej, jakie elementy są z niej wyłączone oraz jakie są koszty zatrudnienia pracownika na minimalnym wynagrodzeniu od 2025 roku.

Co wchodzi w skład płacy minimalnej?

Płaca minimalna to nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również inne składniki wynagrodzenia. Według wytycznych GUS, do płacy minimalnej wlicza się m.in.:

  • wynagrodzenie podstawowe (czasowe, prowizyjne, akordowe),
  • wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia,
  • premie i nagrody regulaminowe,
  • dodatki za znajomość języków, szczególne warunki pracy, kwalifikacje,
  • wynagrodzenie za urlopy wypoczynkowe i chorobowe,
  • ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,
  • świadczenia deputatowe (np. ekwiwalent za umundurowanie, deputat węglowy).

Jakie składniki są wyłączone?

Nie wszystkie elementy wynagrodzenia są wliczane do płacy minimalnej. Wyłączeniu podlegają m.in.:

  • nagrody jubileuszowe,
  • odprawy emerytalne i rentowe,
  • wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,
  • dodatki za pracę w nocy,
  • dodatki stażowe,
  • zasiłki chorobowe i świadczenia z ZFŚS,
  • ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej,
  • diety i inne należności z tytułu podróży służbowych,
  • dodatek za szczególne warunki pracy.

Koszty zatrudnienia pracownika w 2025 roku

Od lutego 2025 roku całkowity koszt zatrudnienia pracownika na płacy minimalnej wzrósł z uwagi na podwyższone składki na ubezpieczenia społeczne. Pracodawca musi uwzględnić:

  • 4666 zł – wynagrodzenie brutto,
  • 955,60 zł – składki ZUS finansowane przez pracodawcę,
  • całkowity koszt zatrudnienia wynosi 5621,60 zł.

 

Podwyższenie płacy minimalnej wiąże się z koniecznością dostosowania budżetów firm, szczególnie w sektorach, gdzie dominują niskie wynagrodzenia. Dla wielu pracodawców oznacza to wzrost kosztów pracy i konieczność ponownej analizy strategii wynagrodzeń.

Wyrównanie do minimalnej pensji

Jeżeli wynagrodzenie pracownika w danym miesiącu jest niższe od ustawowej płacy minimalnej (np. z powodu terminów wypłat składników wynagrodzenia lub rozkładu czasu pracy), pracodawca ma obowiązek je uzupełnić w formie wyrównania. Wypłaca się je za każdy miesiąc wraz z wynagrodzeniem i oblicza jako różnicę między minimalnym wynagrodzeniem a faktycznym dochodem pracownika. W przypadku wynagrodzeń godzinowych wyrównanie przelicza się na każdą przepracowaną godzinę, natomiast dla pracowników zatrudnionych na część etatu kwotę ustala się proporcjonalnie. Pracodawca nie może wypłacić kwoty niższej niż obowiązująca płaca minimalna.

Minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie

Od 2017 roku w Polsce obowiązuje minimalna stawka godzinowa dla umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o świadczenie usług. Stawka ta jest corocznie waloryzowana, a w 2025 roku wyniesie 30,50 zł brutto za godzinę pracy. Warto zaznaczyć, że w przypadku umów cywilnoprawnych nie istnieje obowiązek wyrównania wynagrodzenia do poziomu minimalnej pensji krajowej, nawet jeśli suma wynagrodzenia z przepracowanych godzin okaże się niższa. To oznacza, że wysokość zarobków zależy bezpośrednio od liczby przepracowanych godzin i uzgodnień zawartych w umowie.

Płaca minimalna w 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 roku w Polsce nastąpi istotna zmiana w systemie wynagrodzeń – płaca minimalna zostanie zrównana z wynagrodzeniem zasadniczym. Oznacza to, że premie, dodatki czy nagrody nie będą już wliczane do minimalnej pensji, a podstawowe wynagrodzenie pracownika nie będzie mogło być niższe niż ustalona minimalna stawka. Dla firm oznacza to konieczność dostosowania systemów płacowych i potencjalne zwiększenie kosztów, podczas gdy pracownicy mogą odczuć zmiany w strukturze swoich wypłat. Nowe przepisy obejmą także minimalną stawkę godzinową, a za ich nieprzestrzeganie przewidziano surowe kary finansowe – nawet do 45 tys. zł grzywny. Celem wprowadzanych zmian jest uproszczenie systemu wynagrodzeń, zwiększenie przejrzystości i dostosowanie polskich regulacji do unijnych standardów.

 

Warto pamiętać, że płaca minimalna to tylko jeden z elementów kosztów pracy. Wpływa ona także na inne świadczenia, takie jak odprawy, świadczenia chorobowe czy wysokość składek ZUS. Pracodawcy powinni śledzić zmiany prawne i dostosowywać swoje polityki wynagrodzeń, aby uniknąć nieprzewidzianych kosztów.

 

 

Jak podaje Główny Urząd Statystyczny (GUS), w Polsce zarejestrowanych jest obecnie około 2,5 miliona firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Jednym z dotkliwych problemów, z jakimi spotykają się na co dzień, są długie terminy płatności faktur, a także przeterminowane faktury. 

86% firm z sektora MŚP doświadcza sytuacji, w których kontrahent nie reguluje swoich zobowiązań w terminie. Ponad 52% przedsiębiorców przyznaje, że posiada faktury opóźnione o więcej niż miesiąc, a niemal 34% twierdzi, że opóźnienia mogą wynosić ponad 2 miesiące. 

Przyczyną kłopotów w wielu firmach są zatory płatnicze, które prowadzą do efektu domina – jeśli jedna firma nie otrzymuje zapłaty, sama również nie jest w stanie regulować swoich zobowiązań.

Pogarsza się kondycja finansowa polskich firm

W drugiej połowie 2024 roku zadłużenie firm zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Długów wzrosło o ponad 600 milionów złotych. Liczba dłużników wzrosłą do niemal 267 tysięcy. Eksperci przewidują, że w tym roku liczba dłużników, jak i wartość przeterminowanego zadłużenia będzie nadal rosła.

Analiza wiarygodności płatniczej przeprowadzona przez Krajowy Rejestr Długów w kluczowych branżach pokazuje, że kondycja finansowa firm pogarsza się. W ostatnich 12 miesiącach odsetek firm z najwyższą wiarygodnością finansową zmalał o prawie 6%, a tych z najniższą wzrósł o 12,5-15%.

W najgorszej sytuacji są firmy z branży transportowej i logistycznej, gdzie tylko 63% przedsiębiorstw zostało zaliczonych do grona najbardziej wiarygodnych. Nie najlepsza sytuacja panuje też w budownictwie, IT, hotelach i restauracjach oraz przemyśle. 

Wydłużone terminy płatności – problem dla małych firm

Problem, z jakim stykają się mikro i mali przedsiębiorcy, dotyczy wystawiania faktur z absurdalnie długimi terminami płatności. Coraz częściej muszą oni akceptować 45-, 60-, a nawet 90-dniowe terminy płatności w kontraktach z dużymi firmami. Problem dotyczy zwłaszcza kontraktów w sektorze finansowym, energetycznym i przemysłowym. W skrajnych przypadkach przedsiębiorcy muszą zaciągać kredyty czy korzystać z innych form zewnętrznego finansowania, by utrzymać płynność finansową.

Tak wygląda specyfika współpracy z dużymi firmami. Długie terminy płatności faktur bywają nienegocjowalnym standardem w umowach.

Co może zrobić przedsiębiorca, któremu zależy, dlatego zgadza się na wystawienie faktury z terminem płatności 60 dni? Podpowiadamy! 

Jakie mechanizmy chronią przedsiębiorcę przed utratą płynności finansowej?

1. Wymaganie odsetek za kredyt kupiecki

Odsetki za kredyt kupiecki to jedno z narzędzi, które pozwalają przedsiębiorcom rekompensować koszty wynikające z długich terminów płatności na fakturach. Zgodnie z obowiązującym prawem, już od 31. dnia od doręczenia faktury można naliczać ustawowe odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, niezależnie od ustalonego terminu płatności. W 2025 roku ich wysokość wynosi 15,75% w skali roku dla transakcji między przedsiębiorcami oraz 13,75% w przypadku podmiotów publicznych będących placówkami medycznymi.

Choć wielu przedsiębiorców nie korzysta z tego prawa z obawy przed utratą klienta, to w rzeczywistości egzekwowanie odsetek może pomóc w dyscyplinowaniu kontrahentów i zachowaniu płynności finansowej firmy. Warto również pamiętać, że w przypadku dalszego opóźnienia płatności, oprócz odsetek, przysługuje także rekompensata w wysokości 40, 70 lub 100 euro za koszty odzyskiwania należności.

Wymaganie odsetek za długie terminy płatności (tj. za kredyt kupiecki) nie jest rozwiązaniem na wydłużone terminy, ale pozwala częściowo sfinansować koszty „kredytowania się kontrahentów naszym kosztem”.

2. Szybsza wypłata gotówki dzięki faktoringowi

Faktoring to jeden z najskuteczniejszych sposobów na eliminację zatorów płatniczych. Usługa ta pozwala przedsiębiorcy natychmiast otrzymać gotówkę z wystawionej faktury sprzedażowej, zamiast czekać na jej terminową spłatę.

W przeciwieństwie do pożyczki, faktoring nie powoduje zadłużenia firmy i nie wpływa na zdolność kredytową. Jego istotą jest przyspieszenie płatności za wystawione faktury czyli uzyskanie natychmiastowego dostępu do własnych środków zamrożonych w wystawionych fakturach.

Aby móc skorzystać z tej usługi, należy złożyć prosty wniosek online. Następnie otrzymuje się limit faktoringowy, który określa maksymalną sumę pieniędzy, jaka może być przedsiębiorcy wypłacona z wystawianych faktur sprzedażowych. W SMEO oferujemy limity od 10 000 zł do nawet 5 000 000 zł. Istnieje możliwość finansowania również pojedynczych faktur, już od kwoty 400 zł.

Faktoring zdecydowanie obniża ryzyko niewypłacalności firmy z powodu ewentualnych zatorów płatniczych, i co najważniejsze, koszty związane z faktoringiem możemy odliczyć od podatku.

Zalety faktoringu w SMEO:

✅ cały proces 100% online (zarówno wniosek, jak i podpisanie umowy),

✅ brak wpływu na zdolność kredytową firmy,

✅ dostępność limitu faktoringowego nawet do 5 000 000 zł,

✅ szybka wypłata środków, już w 24 godziny,

✅ możliwość finansowania zarówno wielu, jak i pojedynczych faktur,

✅ darmowa weryfikacja kontrahenta.

3. Ubezpieczenia płatności na czarną godzinę

O ubezpieczeniu płatności warto pomyśleć w przypadku wystawiania faktury na dużą kwotę i to znacznie większemu lub jeszcze niesprawdzonemu kontrahentowi. Nawet jeśli okaże się on nierzetelny — np. nie dotrzymując i tak długich terminów płatności — firma ma szansę przetrwać trudne miesiące.

Ponieważ koszty takiej polisy nie należą do najniższych warto od początku wkalkulować jej koszt w podpisywany kontrakt.

Z roku na rok świadomość przedsiębiorców na temat skutków opóźnień w płatnościach rośnie. Coraz więcej firm stosuje mechanizmy zabezpieczające płynność finansową, minimalizując ryzyko bankructwa z powodu nieterminowych kontrahentów.

Rok 2024 nie sprzyjał mikrofirmom pod względem dostępu do zewnętrznego finansowania. Banki utrzymywały restrykcyjną politykę kredytową wobec MŚP.  Wynikało to między innymi z wysokiej inflacji, niepewności gospodarczej oraz ryzyka. Małe firmy, które miały problemy z uzyskaniem kredytu bankowego, sięgały po leasing lub faktoring.

W 2025 roku faktoring nadal będzie swego rodzaju poduszką bezpieczeństwa dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. W transakcjach B2B wciąż będą stosowane wydłużone terminy płatności, a tym samym zapotrzebowanie na finansowanie faktur nie zniknie.

Koniec roku rozliczeniowego i kalendarzowego to intensywny czas dla przedsiębiorców, wymagający dopełnienia formalności wobec urzędów, kontrahentów i ZUS-u. To również moment na analizę zmian, które wpłyną na działalność w 2025 roku. Prowadzisz JDG? Obowiązki na koniec roku i rozliczenia czy dokumenty wysyłane do urzędów na początku kolejnego roku to coś, o czym musisz pamiętać. Dowiedz się więcej!

Remanent, czyli spis z natury

Jednym z głównych obowiązków przedsiębiorcy na koniec roku jest sporządzenie spisu z natury (remanentu końcoworocznego). Dotyczy to JDG rozliczających się według skali podatkowej lub podatku liniowego, a także firm usługowych i zawieszonych działalności.

Spis obejmuje:

  • towary handlowe,
  • surowce,
  • półwyroby,
  • produkcję w toku,
  • gotowe wyroby,
  • braki i odpady.

 

Nie uwzględnia się w nim środków trwałych i wyposażenia. Remanent powinien być sporządzony na dzień 31 grudnia, ale jego fizyczne przeprowadzenie można zacząć wcześniej. Następnie w ciągu 14 dni trzeba dokonać wyceny i ująć wartość w ostatnim wpisie KPiR, wykonując rozliczenie na koniec roku. Spis z końca roku stanie się również pierwszą pozycją KPiR w nowym roku rozliczeniowym.

Zamknięcie KPiR

Na koniec roku podatkowego konieczne jest zamknięcie KPiR poprzez podsumowanie jej kolumn, z uwzględnieniem remanentów początkowego i końcowego. Na tej podstawie wylicza się dochód do zeznania rocznego. Wartość spisu z natury wpływa na wysokość podatku – jeśli remanent końcowy jest wyższy niż początkowy, dochód wzrośnie, a jeśli niższy – zmaleje.

Jak zoptymalizować rozliczenie na koniec roku?

Aby obniżyć podatek, warto:

  • unikać dużych zakupów towarów, które nie zostaną sprzedane przed końcem roku,
  • korzystać z ulg podatkowych,
  • opłacić składki ZUS w grudniu, by zmniejszyć dochód,
  • ponieść wydatki firmowe wpływające na koszty uzyskania przychodu.

Kluczowe decyzje na przełomie roku

  • Zmiana formy opodatkowania – możliwa do 20. dnia miesiąca po uzyskaniu pierwszego przychodu w roku lub do końca grudnia, jeśli pierwszy przychód pojawił się w grudniu.
  • Ulga IP-BOX – w 2025 roku nadal dostępna dla firm zajmujących się działalnością B+R, ale niedostępna przy opodatkowaniu ryczałtem.
  • Dobrowolna rejestracja do VAT – opłacalna dla firm z niską stawką VAT, inwestujących lub współpracujących głównie z podatnikami VAT.
  • Rejestracja do VAT-UE – konieczna przy transakcjach unijnych.

Zmiana sposobu rozliczania podatków

  • VAT: możliwa zmiana z kwartalnego na miesięczne (wymaga złożenia VAT-R) lub z miesięcznego na kwartalne (dla małych podatników po 12 miesiącach).
  • PIT: możliwa zmiana z kwartalnego na miesięczne (wystarczy zapłata zaliczki za styczeń) lub z miesięcznego na kwartalne (wystarczy opłacenie pierwszej zaliczki kwartalnej).

Ważne terminy podatkowe i składkowe na początku 2025 roku

Nowy rok to nie tylko kontynuacja stałych, comiesięcznych zobowiązań, ale także szereg dodatkowych terminów podatkowych i składkowych, których należy dopilnować, prowadząc JDG. Obowiązki na koniec roku często są dopiero wykonywane w pierwszych miesiącach nowego, gdy dostępne są już wszystkie dokumenty księgowe. Podajemy kluczowe daty dla firm na początku 2025 roku, które są równie ważne jak obowiązki przedsiębiorcy na koniec roku.

Do 16 stycznia 2025

  • Wpłata składek na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) za grudzień 2024 r.

Do 20 stycznia 2025 – kluczowe decyzje na 2025 rok

  • Złożenie oświadczenia o rezygnacji z opodatkowania kartą podatkową – jeśli wybieramy na rok 2025 opodatkowanie na zasadach ogólnych.
  • Wybór formy opodatkowania (ryczałt lub podatek liniowy) – dotyczy podatników, którzy w 2024 roku rozliczali się kartą podatkową.
  • Oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodów z prywatnego najmu przez jednego z małżonków lub rezygnacja z takiego rozwiązania – jeśli następuje zmiana w porównaniu do poprzedniego roku.

Do 20 stycznia 2025 – obowiązki podatkowe i składkowe za grudzień 2024

  • Złożenie i opłacenie składek ZUS (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA).
  • Zapłata podatku PIT za grudzień 2024 r. (PIT-5, PIT-5L, PIT-28).
  • Odprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników za grudzień 2024 r. (PIT-4, PIT-8/8A).

Do 27 stycznia 2025 – zobowiązania VAT za grudzień 2024

  • Złożenie JPK V7M lub JPK V7K (podatnicy czynni VAT).
  • Złożenie VAT-8 – dotyczy podatników zwolnionych z VAT, którzy dokonali wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) lub importu usług.
  • Przesłanie VAT-9M – jeśli wystąpił import usług (dla podatników zwolnionych z VAT).
  • Złożenie informacji VAT-UE – w przypadku transakcji unijnych.

Do 31 stycznia 2025 – podsumowanie 2024 roku

  • Deklaracje VAT OSS i IOSS:
    • VIU-DO za IV kwartał 2024.
    • VII-DO za grudzień 2024.
    • Podatek wynikający z tych deklaracji należy wpłacić w euro na konto Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście.
  • Obowiązki przedsiębiorców zatrudniających pracowników:
    • Złożenie PIT-4R do właściwego urzędu skarbowego.
    • Złożenie PIT-8AR i PIT-11 do urzędu skarbowego pracowników.
    • Złożenie w ZUS deklaracji ZUS IWA (jeśli spełnione są odpowiednie warunki dotyczące REGON-u, zgłoszenia do ubezpieczenia wypadkowego i liczby zatrudnionych).
  • Decyzje na 2025 rok:
    • Rejestracja do Małego ZUS Plus – dla osób chcących skorzystać z tej formy rozliczeń od nowego roku.

Do 20 lutego 2025 – nowy ważny termin

  • Zgłoszenie zmiany formy opodatkowania.
  • Wybór metody kasowej (kasowy PIT) – wymaga złożenia oświadczenia w urzędzie skarbowym.

Do 28 lutego 2025 – obowiązki roczne

  • Wysyłka PIT-11 do pracowników.
  • Złożenie PIT-IFT1/1R (dla nierezydentów).
  • Dostarczenie pracownikom ZUS IMIR – jeśli składki społeczne nie były raportowane miesięcznie.

Do 31 marca 2025 – obowiązki związane z usługami zagranicznymi

  • Złożenie deklaracji IFT-2R – dotyczy przedsiębiorców korzystających z usług zagranicznych (np. reklamy w Google, Facebooku).

Do 30 kwietnia 2025 – zeznania roczne za 2024 rok

  • Złożenie PIT-36 (zasady ogólne), PIT-36L (podatek liniowy), PIT-28 (ryczałt).
  • Deklaracja DSF-1 (danina solidarnościowa) – dla osób z dochodem powyżej 1 mln zł.

Do 20 maja 2025 – rozliczenie rocznej składki zdrowotnej

  • Złożenie ZUS DRA za kwiecień 2025, zawierającego rozliczenie roczne za 2024.

Do 2 czerwca 2025 – wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej

  • Po przesłaniu rocznego rozliczenia ZUS, wniosek (RZS-R) będzie dostępny na profilu płatnika na e-ZUS. Aby otrzymać zwrot na konto, przedsiębiorca musi go zaakceptować.

 

Nie lekceważ obowiązkach przedsiębiorcy na koniec roku, by uniknąć błędów w rozliczeniu na koniec roku i dobrze przygotować się na nowy rok rozliczeniowy!

 

Przychód a dochód to terminy, które wciąż bywają mylone, zwłaszcza przez początkujących przedsiębiorców. Dochód a przychód to dwa kluczowe elementy oceny finansowej firmy, jednak różnią się między sobą zasadniczo. Przychód to cała kwota uzyskana ze sprzedaży usług, towarów i innych aktywności generujących przychody. Jest to suma należności przed odliczeniem jakichkolwiek kosztów. Z kolei dochód to wartość, która pozostaje po odjęciu kosztów uzyskania przychodu, takich jak wynagrodzenia, opłaty operacyjne, podatki itp.

Jeśli kwota dochodu wychodzi na minusie określamy ją jako strata. Czy strata w firmie oznacza złą sytuację? Niekoniecznie. Dużo firm stara się nie wykazywać dochodu, poprzez podnoszenie kosztów przychodów, by uniknąć płacenie podatku dochodowego. Ale o tym później.

Jak obliczyć przychód? Jest to stosunkowo proste – wystarczy dodać wszystkie należności, które firma otrzymała lub ma otrzymać w związku z działalnością. Jednak warto zwrócić uwagę na to, że przychód nie uwzględnia kosztów działalności ani podatków.

Jak obliczyć dochód? Aby obliczyć dochód, musimy od przychodu odjąć wszystkie wydatki, które firma ponosi w celu utrzymania działalności – takie jak koszty administracyjne, wynagrodzenia czy opłaty za usługi zewnętrzne. Ostatecznie, dochód to wartość, która może zostać przeznaczona na reinwestycje lub wypłatę dla właścicieli.

Wiesz już, jak obliczyć przychód. Co jeszcze musisz wiedzieć o przychodzie?

  • Przychód liczy się sumując należne kwoty netto, czyli bez naliczonego podatku VAT. Nie nalicza się również do przychodu udzielonych bonifikat, skont oraz wartości zwróconych produktów. Oznacza to, że firma może wystawić fakturę, która nie jest jeszcze zapłacona, ale stanowi już część przychodu w danym okresie.
  • Przychód i dochód oblicza się w konkretnym okresie, zazwyczaj miesięcznie, kwartalnie i rocznie.
  • Wszystkie czynności prawne, które prowadzą do powstania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej dla podmiotu są opisane w art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

 

Koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które firma musiała ponieść w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Innymi słowami, to środki, które wydałeś, by firma mogła działać, towary były sprzedawane, a usługi świadczone.

Wysokość kosztów jest istotna z tego względu, że obniża dochód, a co za tym idzie, naliczony podatek dochodowy.

Żeby móc odliczyć koszty od uzyskanego przychodu musisz mieć dokumenty potwierdzające wydatek. Najczęściej jest to faktura, rachunek czy umowa.

Nie wszystkie poniesione wydatki możesz zaliczyć do kosztów – muszą być one związane z działalnością firmy i nie mogą być wymienione w negatywnym katalogu kosztów w art. 23 ustawy o PIT. Wszelkie prywatne płatności na firmowym koncie mogą zwrócić uwagę czujnych oczu urzędu skarbowego. Powinieneś być też ostrożny z budżetem na cele reprezentacyjne – według interpretacji prawa nie stanowią one kosztów uzyskania przychodu.

Sprawdź jakie wydatki można bezpiecznie wrzucić w koszty firmy

Obowiązki podatkowe wynikające z powstania przychodu i dochodu

Ważne jest, by zdać sobie sprawę z tego, że przychód a dochód różnią się nie tylko definicją, ale także wpływem na przyszłe decyzje podatkowe. Jeśli wystawiasz faktury, to przychód powstaje w momencie jej wystawienia, a nie rzeczywistej płatności. Dlatego jeśli fakturę wystawiłeś z datą czerwcową, mimo tego, że termin płatności przypada na następny miesiąc i sama płatność nastąpiła już w lipcu, kwota netto z faktury liczy się na poczet przychodu w czerwcu.

Ta sama czerwcowa faktura powoduje powstanie obowiązku podatkowego i odprowadzenia VAT (chyba, że jesteś nievatowcem lub dotyczą Cię wyjątki od tej reguły). Oraz, jeśli poniesione koszty są mniejsze niż osiągnięty łączny przychód i firma uzyskuje w tym miesiącu dochód, masz obowiązek zapłacić podatek dochodowy. Nawet jeśli tego dochodu nie widać na Twoim koncie firmowym.

I tu mogą powstać problemy w płynnością finansową. Jeśli nie posiadasz odpowiedniej poduszki finansowej, a swoim klientom wystawiasz fakturę z długim terminem płatności lub – co gorsza – zwlekają Ci z terminowymi płatnościami, może Ci zabraknąć środków na opłacenie nie tylko pracowników i podwykonawców, ale też i należnych podatków.

Jak ratować się w takiej sytuacji? Możesz na przykład skorzystać z faktoringu.

Co warto wiedzieć o dochodzie? Jak obliczyć dochód brutto, a jak dochód netto?

  • Odejmując od przychodu koszty jego uzyskania otrzymujemy dochód brutto.
  • Dochód netto, czyli kwota, która realnie zostaje na koncie firmy lub powinna zostać, gdy wszyscy klienci zapłacą, po odjęciu podatku dochodowego.
  • Podatku dochodowego ani podatku od usług i towarów (VAT) nie można wrzucić w koszty.

Dochód a przychód – dlaczego nie można ich mylić?

Warto zwrócić uwagę, że choć dochód a przychód są terminami, które brzmią podobnie, różnią się one zasadniczo pod względem wpływu na decyzje finansowe w firmie. Zrozumienie tej różnicy jest kluczowe nie tylko z punktu widzenia prowadzenia ewidencji podatkowej, ale także przy ocenie sytuacji finansowej firmy, np. przy ubieganiu się o kredyt czy inwestycje. Zmiana w obliczaniu dochodu w 2025 roku dotyczy również rozliczania niektórych wydatków na działalność, które były uznawane za koszty w poprzednich latach, ale teraz muszą spełniać dodatkowe kryteria.

Czy warto mieć dochód?

Wielu przedsiębiorców stara się tak kalkulować koszty, by nie wykazać dochodu i nie musieć płacić podatku dochodowego. Czy zatem posiadanie dochodu jest dla firmy pożądane czy konieczne?

Z jednej strony, przedsiębiorstwo nie musi mieć dochodu, by funkcjonować – może uzyskiwać odpowiedni przychód, który będzie pokrywać wynagrodzenie pracowników, koszty prowadzenia firmy, należności dla podwykonawców i firma będzie wychodzić na zero. Z drugiej strony to właśnie dochód świadczy o wartości firmy, o tym, że działa sprawnie i zarabia na siebie, gromadząc środki na inwestycje lub poduszkę finansową na gorsze miesiące.

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z różnorodnymi kosztami, które można obniżyć poprzez odpowiednie zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodu. To pozwala przedsiębiorcom na obniżenie podstawy opodatkowania i zapłatę mniejszego podatku dochodowego. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie wydatki kwalifikują się do kosztów firmy. Oto, co bezpiecznie można kupić na firmę i jakie wydatki można zaliczyć do kosztów, uwzględniając aktualne przepisy na 2025 rok.

Koszty w firmie – co można wrzucić w koszty?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami (art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych), aby wydatek został zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi być związany z prowadzeniem działalności gospodarczej. W przeciwnym razie urząd skarbowy może zakwestionować jego zasadność.

Zastanawiając się nad tym, co można kupić na firmę w 2025 roku, warto pamiętać, że wszelkie wydatki mające na celu osiągnięcie przychodu lub utrzymanie źródła przychodu będą mogły zostać uznane za koszty. Przykładem mogą być:

1. Biuro – przestrzeń do pracy

Koszty związane z wynajmem biura, w tym czynsz, media, czy internet, mogą być spokojnie wrzucone w koszty firmy. Jeśli prowadzisz działalność w domu, koszty te można proporcjonalnie odliczyć, zależnie od tego, jak dużą część mieszkania przeznaczasz na działalność zawodową.

Co można wrzucić w koszty?

  • Czynsz, opłaty za media. Opłaty za wynajmowane biuro to jedno z podstawowych obciążeń finansowych Twojej firmy. Chodzi tu zarówno o czynsz, jak i o koszty mediów. Pamiętaj, by wszystkie faktury były wystawione na Twoją działalność gospodarczą. Jeśli prowadzisz firmę w domu, wcześniej oszacuj, jaka część przestrzeni jest wykorzystywana do działalności – najczęściej przyjmuje się jeden pokój. Wtedy możesz proporcjonalnie odliczyć część wydatków na czynsz i media.
  • Zakupy biurowych mebli i akcesoriów. Co można brać na fakturę? Meble biurowe takie jak biurka czy fotele. To wydatki, które z reguły nie budzą wątpliwości u organów skarbowych, o ile ich cena nie jest przesadnie wysoka. Podobnie jest z akcesoriami biurowymi – teczkami, długopisami, tonerami czy papierem do drukarki – również można je zaliczyć do kosztów firmowych.
  • Opłaty za internet, telefon, usługi telekomunikacyjne można również brać na fakturę.

2. Sprzęt i usługi – inwestycja w rozwój

Jako przedsiębiorca, niezależnie od tego, czy zarządzasz warsztatem samochodowym, czy firmą transportową, masz możliwość uwzględnienia w kosztach sprzętu elektronicznego oraz oprogramowania, które są niezbędne do prowadzenia Twojej działalności.

Co można wrzucić w koszty firmy?

  • Komputery, telefony, drukarki – wszystkie te przedmioty, które są niezbędne w pracy przedsiębiorcy, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
  • Usługi telekomunikacyjne – cała kwota abonamentu telefonicznego lub za internet, pod warunkiem że usługi są świadczone na firmę.
  • Oprogramowanie, np. programy do fakturowania, aplikacje biurowe czy antywirusy – mogą być w pełni wrzucone w koszty działalności.

3. Koszty pracownicze

Jeśli zatrudniasz pracowników, pamiętaj, że wynagrodzenia oraz składki ZUS stanowią znaczną część kosztów firmy. Wszystkie wydatki związane z zatrudnianiem ludzi (w tym np. dodatki socjalne, benefity) również będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Przykłady:

  • wynagrodzenia i składki na ubezpieczenie społeczne (ZUS),
  • benefity pracownicze, np. pakiety medyczne, karty multisport (jeśli potrafisz udowodnić, że benefity pracownicze mają bezpośredni związek z przychodami Twojej firmy).

4. Wyjazdy służbowe i spotkania biznesowe

Podróże służbowe, spotkania z kontrahentami oraz wydarzenia integracyjne mogą również stanowić koszty w firmie. Warto jednak pamiętać, że tylko te koszty, które są związane bezpośrednio z działalnością firmy, mogą zostać uznane za wydatki firmowe.

Co można wrzucić w koszty firmy?

  • Koszty transportu (bilety lotnicze, kolejowe, opłaty za autostrady),
  • Koszty spotkań biznesowych, np. kolacja z kontrahentem,
  • Wydatki na organizację wydarzeń integracyjnych dla pracowników. Wszystkie wydarzenia firmowe, takie jak spotkania w restauracjach, wyjścia na kręgle, paintball, ścianki wspinaczkowe czy warsztaty kulinarne, mogą być zaliczone do kosztów.

 

Warto pamiętać, że VAT nie jest możliwy do odliczenia od usług gastronomicznych ani noclegowych (czyli kosztem będzie kwota brutto usługi). Jednak catering świadczony przez firmę transportową oferującą przewóz osób można już uwzględnić w odliczeniach VAT.

5. Szkolenia i edukacja

Koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych mogą również stanowić koszt uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno kursów i szkoleń, jak i wydatków na literaturę fachową.

Przykłady:

  • szkolenia zawodowe, kursy językowe,
  • zakupy książek i magazynów branżowych, jeżeli mają one związek z działalnością firmy,
  • szkolenia online i dostęp do materiałów edukacyjnych (np. e-booków, webinarów) są także uznawane za koszt w 2025 roku.

6. Promocja i marketing

Wydatki związane z promocją firmy, np. reklama internetowa, druk wizytówek czy organizacja eventów promujących działalność, także można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Co można zaliczyć w koszty firmy:

  • wydatki na stronę internetową, reklamy online, wizytówki,
  • koszty związane z marketingiem, PR-em, kampaniami reklamowymi (o ile celem tych działań jest na przykład pozyskiwanie nowych klientów, a nie podnoszenie prestiżu firmy, co kwalifikuje się już jako tzw. koszty reprezentacji).

7. Transport i pojazdy

Jeśli wykorzystujesz samochód do działalności gospodarczej, istnieje możliwość wrzucenia w koszty wszelkich wydatków z nim związanych. Dla pojazdów firmowych można stosować odpisy amortyzacyjne, a dla samochodów prywatnych prowadzoną tzw. kilometrówkę. Co można brać na fakturę?

Paliwo do samochodu

Pełne odliczenie kosztów paliwa dotyczy tylko samochodów wykorzystywanych wyłącznie do celów firmowych. Nie można ich używać prywatnie, np. na wakacje czy do odbioru dzieci. Auto musi być zgłoszone w urzędzie skarbowym na druku VAT 26. Wymaga to prowadzenia kilometrówki i określenia regulaminu użytkowania. Koszt paliwa netto można zaliczyć do kosztów, a VAT odliczyć w deklaracji.

Bez konieczności składania dodatkowych dokumentów, można odliczyć 75% kosztów paliwa, jeśli samochód jest uznawany za tzw. koszt stały. Auto może być używane także do celów prywatnych. W takim przypadku, 50% VAT-u z faktury odlicza się w deklaracji, a pozostałe 50% dodaje do kwoty netto, z której oblicza się koszty podatkowe na poziomie 75%.

Inne opłaty

Opłaty za wynajem pojazdów, takie jak koszty wynajmu samochodów, furgonetek czy innych środków transportu, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu w firmie, jeśli są wykorzystywane do celów służbowych. Dotyczy to zarówno krótkoterminowego wynajmu, jak i długoterminowych umów leasingowych. Podobnie, wydatki związane z korzystaniem z transportu publicznego, takie jak bilety na autobus, tramwaj, pociągi czy metro, mogą być odliczane od dochodu, pod warunkiem, że są ponoszone w związku z działalnością gospodarczą. W obu przypadkach ważne jest, aby odpowiednio udokumentować te wydatki, np. poprzez faktury lub bilety, aby móc je zaliczyć do kosztów działalności.

8. Usługi finansowe, księgowe i doradcze

Koszty związane z obsługą księgową, doradztwem podatkowym, czy wynajmem biura rachunkowego także mogą zostać uznane za koszty firmy.

  • Księgowość. Koszt obsługi księgowości jest wliczany do kosztów działalności. Bez odpowiedniej księgowości niemożliwe jest prawidłowe funkcjonowanie firmy.
  • Leasing. W ramach leasingu (np. na samochody, komputery) można zaliczyć do kosztów: opłatę wstępną, opłaty manipulacyjne, prowizje, raty leasingowe, koszty związane z użytkowaniem leasingowanego przedmiotu (np. naprawy).
  • Faktoring. Firmy faktoringowe oferują nie tylko finansowanie faktur, ale także zarządzanie wierzytelnościami i weryfikację kontrahentów. W związku z tym odsetki i prowizje za usługi faktoringowe mogą być zaliczone do kosztów działalności.
  • Odsetki od kredytów firmowych.

Koszty firmowe a odliczanie VAT w 2025 roku

Dla czynnych podatników VAT zakupy realizowane „na firmę” nie tylko pozwalają na obniżenie podstawy opodatkowania, ale także umożliwiają zmniejszenie kwoty VAT do zapłaty.

Możliwość odliczenia VAT od sprzedaży przysługuje, gdy zakup jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Należy jednak pamiętać, że istnieje wiele wyjątków, dlatego warto zawsze skonsultować się z księgowym, aby upewnić się, czy dany wydatek można odliczyć również od VAT.

Co można kupić na firmę i jak dokumentować wydatki?

Każdy wydatek, który chcesz zaliczyć do kosztów, musi być odpowiednio udokumentowany. W przypadku podatników VAT, warto pamiętać, że oprócz obniżenia podstawy opodatkowania VAT, można odliczyć także podatek VAT związany z wydatkami na firmę (czyli obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego już przy zakupach czy wydatkach firmowych).

Przykłady dokumentów potwierdzających zakupy na firmę:

  • faktury za zakupiony sprzęt, usługi telekomunikacyjne,
  • rachunki,
  • umowy i rachunki do umów, związane z wynajmem biura czy usługami marketingowymi,
  • bilet, na którym znajduje się np. numer NIP sprzedawcy,
  • dowód zapłaty za przejazd autostradą,
  • dowód poniesienia opłaty pocztowej.

Czego nie można wrzucić w koszty w 2025 roku?

Choć lista wydatków, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jest długa, istnieją także pewne ograniczenia. Przepisy wykluczają m.in. wydatki na reprezentację, grzywny, kary pieniężne, wydatki na ulepszenie środków trwałych, wydatki na spłatę pożyczek i innych zobowiązań, podatek dochodowy i podatek od spadków i darowizn oraz składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe.

Warto zwrócić uwagę, by unikać kosztów, które mogą zostać uznane za nierealne w kontekście prowadzonej działalności, np. bardzo drogich ubrań czy luksusowych mebli. W przypadku wątpliwości zawsze można poprosić Krajową Informację Skarbową o interpretację podatkową. Pamiętaj, że odpowiednie udokumentowanie wydatków oraz ich związku z działalnością gospodarczą jest kluczowe, aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej.

 

Zainteresował Cię ten artykuł? Sprawdź inne wpisy z tej kategorii!

Negocjacje są nieodłącznym elementem każdej działalności biznesowej. Niezależnie od tego, czy negocjujemy warunki umowy, ceny produktów, czy harmonogramy dostaw, skuteczne negocjowanie wymaga zastosowania odpowiednich technik negocjacyjnych, które pozwolą osiągnąć satysfakcjonujące rezultaty. W tym artykule zaprezentujemy najpopularniejsze techniki negocjacyjne, które sprawdzą się w różnych sytuacjach. Dowiesz się, jak ich używać, by negocjacje były bardziej efektywne i zakończone sukcesem.

Techniki negocjacyjne – co musisz wiedzieć?

Skuteczne negocjacje opierają się na zastosowaniu odpowiednich strategii. Techniki negocjacyjne mogą się różnić w zależności od sytuacji, partnera i celu rozmowy. Poniżej przedstawiamy najczęściej wykorzystywane techniki, które mają swoje sprawdzone zastosowanie w praktyce.

1. Balon próbny – sprawdzanie granic drugiej strony

Technika negocjacyjna balon próbny polega na złożeniu oferty, która jest celowo zawyżona lub zaniżona, by sprawdzić, do jakich ustępstw skłonny jest partner rozmowy. Dzięki tej metodzie można uzyskać informacje o rzeczywistych oczekiwaniach drugiej strony. Właśnie w ten sposób najczęściej testuje się minimalne granice wymagania, co może doprowadzić do szybszych ustaleń.

Przykłady:

Podczas negocjacji kontraktu na usługi marketingowe, możemy zaproponować cenę, która jest o 20% wyższa od średniej rynkowej, aby sprawdzić, czy kontrahent będzie skłonny do negocjacji.

2. Wysokie niskie otwarcie – negocjacje z przestrzenią do manewru

Technika wysokiego i niskiego otwarcia jest jedną z popularniejszych strategii. Polega na rozpoczęciu negocjacji od zawyżonej oferty (wysokie otwarcie) lub zaniżonej (niskie otwarcie), w celu uzyskania przestrzeni do dalszych ustaleń. W biznesie często stosuje się ją do ustalania ceny za usługi lub produkty, wiedząc, że finalna oferta będzie wynikiem kompromisu. Sprzedawcy mogą proponować wyższą cenę, by mieć z czego zejść – to technika przydatna zatem w branży handlowej.

Przykłady:

Sprzedawca usług konsultingowych może rozpocząć negocjacje od ceny wyższej niż przeciętna na rynku, zakładając, że klient będzie chciał negocjować, a ostateczna cena zostanie obniżona.

3. Stopniowanie ustępstw – jak skutecznie ustępować?

Kompromisy są ogólnie kluczem w negocjacjach, dlatego stanowią też clou innej techniki zwanej stopniowaniem ustępstw. Zaczyna się tu od większych ustępstw, a potem przechodzi do coraz mniejszych, co powoduje, że druga strona czuje, że zbliża się do granicy możliwości i że kolejne propozycje ze strony ich inicjatora są dla niego bardzo kosztowne. Dlatego ostatecznie zgadza się na któryś z warunków wyrażonych pod koniec negocjacji. Stopniowanie ustępstw to świetna metoda dla negocjatorów, którzy muszą wykazać się elastycznością, ale nie chcą od razu przekroczyć swoich granic.

4. Salami – rozbijanie negocjacji na mniejsze kawałki

Technika salami polega na rozbijaniu trudnych negocjacji na mniejsze, łatwiejsze do rozstrzygnięcia kwestie. Dzięki temu negocjacje stają się bardziej przejrzyste, a każda z poruszonych kwestii jest rozwiązywana osobno. Do kolejnego punktu negocjacji przechodzi się po osiągnięciu kompromisu na danym etapie. 

Przykłady:

Podczas negocjowania warunków umowy, zamiast omawiać wszystko jednocześnie, negocjator może podzielić rozmowy na kolejne etapy, np. najpierw ustalić warunki płatności, później harmonogram, a na końcu warunki dostaw.

5. Zasada wzajemności – dlaczego warto dawać coś w zamian?

Zasada wzajemności to fundament skutecznych negocjacji. Oznacza to, że jeśli jedna strona zgodzi się na ustępstwo, oczekuje czegoś w zamian. Techniki negocjacyjne oparte na tej zasadzie pomagają budować partnerskie relacje, w których każda ze stron otrzymuje coś wartościowego.

Przykłady:

Jeśli jedna firma zgadza się na obniżenie ceny, może oczekiwać, że druga strona zdecyduje się na dłuższy okres współpracy.

6. Drobne kroczki/skubanie/niska piłka – technika negocjacji na końcowym etapie

W tej metodzie chodzi o to, by na końcu negocjacji dodać niewielkie ustępstwa lub korzyści, które zmuszą drugą stronę do szybszego podjęcia decyzji. Technika negocjacyjna ta może być używana w sytuacjach, gdy negocjacje się przedłużają, a strony są już zmęczone lub zadowolone z postępu, więc mogą być skłonne do kompromisów.  Ta technika powinna być jednak wykorzystywana z umiarem, bo może zostawić rozmówcę z niesmakiem na finalizacji negocjacji.

7. Zdechła ryba/metoda kontrastu – jak wywołać odpowiednią reakcję?

Technika zdechłej ryby, znana również jako metoda kontrastu, polega na zaproponowaniu zupełnie nierealistycznego żądania, które wywoła silną reakcję drugiej strony. Po wycofaniu się z tego żądania można przejść do bardziej rozsądnych ustępstw, które zostaną przyjęte bez większego oporu.

Tytułową zdechłą rybą ma tu być żądanie wyrażone w toku negocjacji, które w rzeczywistości nie ma dla negocjatora żadnego znaczenia, ale jest tak sformułowane, że partner rozmów wyraża gwałtowny sprzeciw. Reaguje tak jak na zapach zdechłej ryby, stąd nazwa; w literaturze spotyka się też określenie metoda kontrastu. Gdy dojdzie do tego protestu na irracjonalne żądanie, osoba inicjująca negocjacje wycofuje się z niego, ale pod warunkiem ustępstw na innym polu ze strony rozmówcy. 

Przykładowo, zaproponowana jest ogromna kara umowna w kontrakcie za brak realizacji zlecenia w terminie, na którą druga strona reaguje gwałtowną odmową. W rzeczywistości inicjatorowi nie zależało na wpisaniu kary. Udaje jednak, że z trudem zgodzi się na zrezygnowanie z wpisania kary, pod warunkiem, że termin płatności faktury za zlecenie zostanie wydłużony z 14 do 30 dni. I to było właściwe ustępstwo ze strony zleceniobiorcy, na którym zależało zleceniodawcy.

8. Wycofanie oferty – technika dla odważnych negocjatorów

Technika wycofania oferty jest dramatycznym krokiem, który może zmusić drugą stronę do podjęcia szybszej decyzji. Wycofanie oferty w trakcie negocjacji ma na celu zmuszenie rozmówcy do podjęcia decyzji, aby nie stracić okazji. 

Podsumowanie: najlepsze techniki negocjacyjne dla każdej sytuacji

Techniki negocjacyjne to niezbędne narzędzia każdego negocjatora. Niezależnie od tego, czy negocjujesz kontrakt, ceny czy warunki współpracy, odpowiedni dobór techniki może znacząco zwiększyć Twoje szanse na sukces. Pamiętaj, że w negocjacjach nie chodzi tylko o umiejętność „ugrywania” drugiej strony, ale o znalezienie kompromisu, który przyniesie korzyści obu stronom.

 

Aktualizacja: luty 2025

Z roku na rok rosną koszty zatrudnienia pracownika. Wpływ na to ma przede wszystkim podwyższanie minimalnej płacy przez ustawodawcę oraz wzrost obciążeń podatkowych i składkowych. Wynagrodzenie netto wypłacane pracownikowi na umowie o pracę stanowi jedynie około 60% wszystkich ponoszonych kosztów. Sprawdźmy, ile pracodawca płaci za pracownika na umowie o pracę oraz przy innych rodzajach umów.

Minimalne wynagrodzenie w 2025 roku

Od stycznia 2025 roku minimalna płaca brutto wynosi 4666 zł, co stanowi wzrost o 366 zł w stosunku do grudnia 2024 roku. W przypadku zatrudnienia na umowie cywilnoprawnej minimalna stawka godzinowa wynosi 30,50 zł brutto.

Podwyższenie minimalnej krajowej oznacza wyższe koszty dla pracodawcy. W praktyce realne obciążenie na każdym etacie w przypadku wynagrodzenia minimalnego wynosi 5621,60 zł. To wzrost o ponad 8% rok do roku, co stanowi wyzwanie dla wielu przedsiębiorców, szczególnie w sektorach takich jak handel czy usługi.

Ile pracodawca płaci za pracownika w 2025 roku?

Koszty zatrudnienia pracownika na umowie o pracę obejmują:

  • wynagrodzenie brutto,
  • składki ZUS finansowane przez pracodawcę,
  • wpłaty do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK),
  • inne obligatoryjne obciążenia.

Składki odprowadzane przez pracodawcę

Od wynagrodzenia brutto pracodawca opłaca następujące składki:

  • emerytalna – 9,76%,
  • rentowa – 6,50%,
  • wypadkowa – 1,67% (dla firm zatrudniających do 9 pracowników),
  • Fundusz Pracy (FP) – 2,45%,
  • Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) – 0,10%,
  • PPK – 1,50% (opcjonalnie, jeśli pracownik nie zrezygnował).

Razem daje to 21,98% dodatkowych kosztów ponoszonych przez pracodawcę.

Ile pracodawca płaci za pracownika przy najniższej krajowej w 2025 roku?

Wzrost płacy minimalnej wpływa nie tylko na wynagrodzenie netto pracownika, ale również na wysokość składek opłacanych przez pracodawcę. Przy najniższej krajowej całkowity koszt zatrudnienia wzrósł o 440,60 zł miesięcznie w stosunku do 2024 roku. Jest to szczególnie odczuwalne w przypadku mikroprzedsiębiorstw oraz branż opierających się na niskopłatnych etatach.

Przykładowe obliczenia – minimalna krajowa

W przypadku minimalnego wynagrodzenia brutto na poziomie 4666 zł całkowity koszt zatrudnienia w 2025 roku wynosi:

  • Wynagrodzenie brutto: 4666 zł
  • Wynagrodzenie netto: 3510,92 zł
  • Koszty zatrudnianie po stronie pracodawcyskładki ZUS:
    • emerytalna: 455,40 zł
    • rentowa: 303,29 zł
    • wypadkowa: 77,92 zł
    • FP: 114,32 zł
    • FGŚP: 4,67 zł

 

Ile pracodawca płaci za pracownika przy najniższej krajowej w roku 2025? Łączny koszt zatrudnienia wynosi 5621,60 zł. Pracodawca poniesie dodatkowe koszty zatrudnienia pracownika w wysokości 955,60 zł. Pracownik zaś otrzyma na rękę 3510,92 zł. Oznacza to, że niemal 2110,68 zł z łącznego kosztu zatrudnienia stanowią składki i podatki.

Koszty zatrudnienia na innych rodzajach umów

Umowa zlecenie

Koszty zatrudnienia na umowie zleceniu są zbliżone do tych na umowie o pracę, jeśli umowa stanowi jedyne źródło dochodu pracownika i nie jest on studentem w wieku do 26 lat. W takim przypadku pracodawca musi opłacić wszystkie składki ZUS. Dla studentów poniżej 26. roku życia jedynym kosztem jest wynagrodzenie brutto.

Umowa o dzieło

Przy umowie o dzieło pracodawca nie odprowadza składek ZUS ani wpłat na PPK. Kosztem dla pracodawcy jest jedynie wynagrodzenie brutto. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy umowa o dzieło jest zawierana z własnym pracownikiem – wówczas powstaje obowiązek opłacania składek.

Skąd brać na koszty zatrudnienia pracownika?

Koszty zatrudnienia pracowników, czyli składki ZUS mogą stanowić znaczące obciążenie dla przedsiębiorców, zwłaszcza dla małych firm i osób prowadzących działalność gospodarczą. Regularne składki na ubezpieczenia często są trudne do pokrycia w sytuacjach, gdy firma boryka się z problemami w płynności finansowej. W takich przypadkach warto rozważyć narzędzia finansowe, takie jak faktoring, który pozwala na szybkie uwolnienie gotówki zamrożonej w wystawionych fakturach. Dzięki temu można efektywnie zarządzać bieżącymi zobowiązaniami i uniknąć zaległości.

Podsumowanie

Zatrudnienie pracownika w 2025 roku, szczególnie na minimalną krajową, wiąże się z dużymi kosztami dla pracodawcy. Przy najniższej krajowej wynoszącej 4666 zł brutto, całkowity koszt zatrudnienia to 5621,60 zł, z czego niemal 2110,68 zł stanowią składki i podatki. Koszty zatrudnienia na umowach cywilnoprawnych zależą od sytuacji pracownika, a przy umowach o dzieło pracodawca ponosi jedynie koszt wynagrodzenia brutto.

 

 

Aktualizacja: 27.01.2025

Złóż wniosek online