Obecnie wiele relacji biznesowych odbywa się on-line, co jest zarówno wygodne, jak i szybkie. Współpraca internetowa pozwala na bezproblemowy obieg dokumentów, jak umowy czy faktury, elastyczną komunikację oraz płatności w terminie. Aby jednak tego typu partnerstwo przebiegało bez przeszkód i przynosiło obopólne korzyści, kontrahent musi być rzetelny. Jak zweryfikować uczciwość firmy, z którą się współpracuje on-line?

Dlaczego taka ważna jest weryfikacja kontrahentów?

Weryfikacja kontrahentów jest aspektem, którego nie można lekceważyć. Nawet gdy trafia się okazja świetnego kontraktu i czas gra dużą rolę, to warto poświęcić chwilę, by sprawdzić partnera biznesowego. Jeśli bowiem okaże się niewypłacalny czy nieuczciwy, to pojawią się opóźnienia w płatnościach czy w realizacji zapisów umowy. Może to spowodować poważne problemy u przedsiębiorcy, zwłaszcza gdy musiał on np. wcześniej zakupić półprodukty czy towary by wykonać ze swojej strony zobowiązania umowy. Weryfikacja kontrahentów jest tak ważna, bo dzięki niej zyskuje się pewność w relacjach biznesowych i minimalizuje ryzyko utraty płynności finansowej.

Jak samodzielnie zweryfikować kontrahenta?

Weryfikację kontrahenta możesz wykonać samodzielnie, jeśli tylko masz na to czas i wiesz, jak się za to zabrać. Jest kilka miejsc w sieci, które warto sprawdzić. Zacznij od przejrzenia strony internetowej kontrahenta. Tam znajdziesz informacje o adresie i miejscu rejestracji, numerze NIP/REGON, które będą niezbędne do dalszej weryfikacji w rejestrach podatkowych i gospodarczych. Gdy już masz te dane, przejdź do weryfikacji – sprawdź:

• Centralną Ewidencję Informacji o Działalności Gospodarczej – dla jednoosobowych działalności gospodarczych oraz wspólników spółek cywilnych. Wyszukiwanie odbywa się po numerze NIP lub REGON. Z tego rejestru dowiesz się, ile lat firma działa na rynku, czy funkcjonuje na stałe czy sezonowo, czy ogłosiła upadłość lub czy toczy się wobec niej postępowanie naprawcze.

• Krajowy Rejestr Sądowy – dla spółek prawa handlowego, czyli jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcyjnych. W KRS-ie sprawdzisz podstawowe dane firmy, historię wpisu, zmiany w jej działalności, a także uzyskasz informacje o ewentualnych postępowaniach likwidacyjnych, upadłościowych, restrukturyzacjach czy przekształceniach. Dowiesz się także, jaka jest wysokość kapitału zakładowego, która odpowiada za maksymalną kwotę odpowiedzialności za zobowiązania. Takie dane powinny też być zawarte na stronie www firmy. Zwróć uwagę na reprezentanta firmy, bo tylko z taką osobą możesz podpisać umowę, a także na to, czy spółka w terminie przekazuje sprawozdania finansowe.

• Monitor Sądowy i Gospodarczy – także dla spółek. W Monitorze publikowane są sprawozdania finansowe, które pozwolą Ci określić, czy kontrahent ma stabilną sytuację finansową.

• Białą Listę Podatników VAT – dla czynnych VAT-owców. Dowiesz się z niej, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, odmówiono mu rejestracji lub wykreślono z rejestru VAT. To tu potwierdzisz też numer konta bankowego, na który należy opłacać faktury.

Gdy już przejrzysz oficjalne rejestry, pochyl się nad opiniami o danej firmie. Znajdziesz je w wyszukiwarce Google czy na Facebooku. Komentarze innych współpracowników mogą wiele powiedzieć o rzetelności kontrahenta.

Weryfikacja kontrahenta przez zewnętrzne firmy

Samodzielna weryfikacja kontrahenta wydaje Ci się czasochłonnym procesem? Nie musisz poświęcać na to czasu i energii – są firmy, które za opłatą wykonają wywiad gospodarczy. Przykładowo, Biura Informacji Gospodarczej przeanalizują kondycję finansową oraz rzetelność kontrahenta, sprawdzając, czy nie ma zadłużenia w ZUS-ie, Urzędzie Skarbowym, w opłatach mediów, czynszu, rat kredytu lub czy nie prowadzi postępowania upadłościowego. Polskie wywiadownie gospodarcze zajmują się tworzeniem wykazów dłużników, windykacją i właśnie sprawdzaniem kontrahentów. 

Ponadto warto wiedzieć, że usługi sprawdzania partnerów biznesowych oferują też faktorzy. W SMEO za darmo zweryfikujemy Twoich kontrahentów w ramach umowy faktoringowej. Napisz do nas, by dowiedzieć się więcej.

Faktoring jest niezwykle przydatnym sposobem finansowania dla firm, niezależnie od ich wielkości. Także jednoosobowe działalności gospodarcze prowadzone przez freelancerów wykonujących zlecenia dla licznych, różnego rodzaju klientów mogą skorzystać na faktoringu. Poznaj przykładowe sytuacje obrazujące, jak faktoring pomaga freelancerom.

Zapewniona płynność finansowa

Jako freelancer wystawiasz w miesiącu często wiele faktur, w tym dla klientów, z którymi masz styczność pierwszy raz. W takich sytuacjach, kiedy nie znasz jeszcze partnera biznesowego, nietrudno o zator płatniczy. Przykładowo, realizujesz jednorazowe zlecenie na dużą kwotę i wystawiasz klientowi fakturę z terminem płatności 60 dni, bo tak zażyczył sobie klient. Zależy Ci na nowej współpracy, więc godzisz się na takie warunki. Jednak tak długie oczekiwanie na płatności z faktur, szczególnie gdy opiewają one na duże kwoty, zaburza stabilność finansową firmy. I tu właśnie przydaje się faktoring. Dzięki niemu otrzymujesz środki z faktury od razu po jej wystawieniu. Nie musisz się martwić, że zabraknie Ci na opłaty, bo konto świeci pustkami, a faktury mają bardzo długie terminy płatności.

Możliwość rozwoju biznesu

Oczekiwanie na płatności za faktury nie tylko zaburza stabilność finansową, powodując zator płatniczy, ale też ogranicza rozwój firmy. Faktoring pozwala na swobodne dysponowanie środkami od razu po wystawieniu faktury. Nie musisz czekać na płatności od klientów, możesz przyspieszyć pewne procesy, np. kupić niezbędne narzędzia czy materiały do wykonania kolejnych zleceń czy usprawnienia pracy lub wprowadzenia nowych produktów i usług. Dzięki temu Twoja firma funkcjonuje w pełni, rozwija się, możesz wykonywać następne zlecenia i wystawiać za nie faktury, a nie stoisz w miejscu, czekając na płatności za już wykonaną pracę.

Lepsza szansa na kontrakty z dużymi firmami

Freelancer często działa w branżach kreatywnych lub IT, gdzie konkurencja jest naprawdę ogromna. W walce o klienta liczą się detale – przykładowo duże korporacje outsourcujące zlecenia freelancerom niejednokrotnie dają wymóg wystawienia faktury z terminem płatności 30 czy nawet 60 dni. Mają taką praktykę i mogą sobie na to pozwolić, bo w końcu to freelancerom zależy na współpracy z nimi, nie na odwrót. Dzięki faktoringowi bez problemu możesz się zgodzić na takie warunki, nie obawiając się, że w oczekiwaniu na płatność utracisz płynność finansową.

Zaufany partner biznesowy

Faktor może stać się zaufanym partnerem do prowadzenia biznesu, który odciąży freelancera z niektórych obowiązków. Przykładowo, z częściowej administracji płatnościami. Faktor przypomina o nadchodzących terminach płatności za faktury. Nie musisz się tym martwić, a co więcej, telefon od firmy faktoringowej podziała bardziej motywująco niż ponaglenie od freelancera jako wystawcy faktury. Wielu klientów po takim upomnieniu o zbliżającym się terminie od razu opłaca fakturę i pilnuje terminów płatności w przyszłości. To jedna z takich mniej oczywistych korzyści faktoringu.

Chcesz rozwinąć swoją firmę i szukasz skutecznych porad? Polecamy słuchanie podcastów biznesowych, czytanie książek o tej tematyce, a także inspirowanie się geniuszami, którzy zbili miliardowe fortuny na własnym biznesie. Przedstawiamy kilka wskazówek od Bezosa, Gatesa i innych.

Bill Gates: wprowadź skuteczną rekrutację i zatrudnij specjalistów

Bill Gates radzi, aby duży nacisk położyć na skuteczną rekrutację ekspertów o ugruntowanym doświadczeniu i szerokiej wiedzy. Właściwa strategia zatrudniania nowych pracowników poskutkuje silnym zespołem fachowców o bardzo specjalistycznej wiedzy. Dzięki temu właściciel firmy może skupić się na rozwoju działalności, planowaniu, wprowadzaniu innowacji i zarządzaniu budżetem, a świetny zespół będzie pchał przedsiębiorstwo we właściwym kierunku.

Bill Gates – współzałożyciel Microsoftu; szacowany majątek: 131,1 miliardów dolarów

Jeff Bezos: stawiaj klienta w centrum uwagi i nie bój się szalonych pomysłów

Jeff Bezos zawsze zastanawia się, jakie potrzeby ma klient. Szuka rozwiązań, które na nie odpowiadają. Klient powinien być bezsprzecznie w centrum zainteresowania biznesmena – właściciel Amazona mówi wręcz o obsesji na punkcie klienta! Do tego radzi, by nie bać się nieszablonowych, pomysłów. Nie ma według niego pomysłów na tyle szalonych, by nie dało się ich wprowadzić.

Jeff Bezos – prezes Amazon.com; szacowany majątek: 170,4 miliardów dolarów

Elon Musk: patrz w przyszłość i snuj plany

Elon Musk jest wizjonerem i przy prowadzeniu biznesu przyjmuje perspektywę nawet 7-letnią. Według niego plan na kolejne dwa lata to zdecydowanie za mało. Trzeba myśleć przyszłościowo, wręcz futurystycznie, by wyprzedzać o krok konkurencję i potrzeby teraźniejsze klientów.

Elon Musk – współzałożyciel przedsiębiorstw PayPal, SpaceX, Tesla, Neuralink, Boring Company; szacowany majątek: 241,1 miliardów dolarów

Richard Branson: ucz się na błędach i nie uważaj się za nieomylnego

Dla Bransona najważniejsi są ludzie, którzy tworzą jego firmy. Zaleca słuchanie pracowników, a także ostrzega przed tym, by uważać się za nieomylnego czy najmądrzejszego. Taka przywara kierownictwa powoduje, że pracownicy nie identyfikują się z firmą i nie pracują wydajnie. Ponadto, chcący osiągnąć sukces biznesmen powinien uczyć się na błędach. Każdy je popełnia, a to, co ważne, to jakie lekcje wyciąga się z porażek.

Richard Branson – twórca Virgin Group, liczącej około 400 firm; szacowany majątek: 4,9 miliardów dolarów

John D. Rockefeller: szukaj oszczędności i efektywnego partnerstwa

Rockefeller uważał, że to pieniądze powinny pracować na niego, a nie on na pieniądze. W praktyce wdrażał to motto, szukając możliwości współpracy z firmami generującymi dobry zysk przy niewielkim ryzyku. Stawiał na inwestycje, budując w ten sposób cały łańcuch firm z konkretnej branży. Inną cenną radą od tego miliardera jest to, by zawsze szukać sposobu na obniżenie kosztów, nawet takich wydających się mało istotnymi. Drobna oszczędność każdego dnia w dłuższej perspektywie przyniesie optymalizację kosztów.  

John D. Rockefeller –  współzałożyciel Standard Oil Company; uważany za najbogatszego człowieka w historii, który w ciągu życia zgromadził majątek o wartości około 660 miliardów dolarów.

Właściwe motywowanie pracowników jest kluczowe dla zarządzania zasobami ludzkimi. To jednak bardzo trudne zadanie, wymagające wieloaspektowego podejścia. Motywować można na sposób finansowy, ale też pozapłacowy. I często ta druga opcja przynosi lepsze efekty. Sprawdź, jakie metody motywacji pracowników polecamy.

Publiczne chwalenie pracownika

Prosty, ale skuteczny trik – chwal pracownika publicznie za dobre wyniki, osiągnięte cele, świetne pomysły etc. Może to być poprzez wysłanie e-maila do zespołu czy wygłoszenie pochwały na team meetingu. Takie publiczne chwalenie ma większą moc motywacyjną niż wyrażenie pochlebnej opinii jedynie na spotkaniu między szefem a pracownikiem. Wyróżnienie w ten sposób pracownika buduje jego wizerunek jako specjalisty.

Możliwość rozwoju kompetencji i jasna ścieżka kariery

Zapewnij pracownikom dostęp do narzędzi edukacyjnych np. szkoleń, webinariów, sesji mentoringowych, które umożliwiają rozwój kompetencji zarówno miękkich, jak i twardych. Ponadto zadbaj o to, by w obrębie danej roli każdy pracownik miał jasno wytyczoną ścieżkę kariery, którą może podążać.

Nagrody finansowe i pozapłacowe

Oczywistym motywatorem przychodzącym od razu na myśl są nagrody. Kto nie lubi ich dostawać? Chodzi tu o premie finansowe, ale też pozapłacowe np. bilety do kina, bony na zakupy, dodatkowy dzień wolny etc. Można je rozdawać za osiągnięcia lub traktować jako benefity oferowane wszystkim, podobnie jak prywatna opieka medyczna czy ubezpieczenie, karta sportowa.

Możliwość uczestniczenia w tworzeniu firmy

Daj pracownikom szansę wpływania na to, co się dzieje w firmie. Zaproponuj system zgłaszania pomysłów, spośród których najlepsze będą wdrażane. Dzięki temu zbudujesz ich poczucie przynależności do organizacji i ważności. Będą wiedzieć, że ich zdanie się liczy dla kierownictwa, co zmotywuje ich do bardziej wytężonej pracy i wymyślania coraz to nowych usprawnień.

Dawanie informacji zwrotnej

Motywator, który powinien być na porządku dziennym w każdej organizacji. Informację zwrotną należy przekazywać regularnie, po każdym projekcie i cyklicznie przy przeglądzie wyników pracownika. Dzięki temu pracownik wie, czy dobrze wykonuje powierzone mu zadania, nad czym powinien popracować i w co się bardziej zaangażować. Czuje się przez to zmotywowany do zwiększenia swojej produktywności i osiągnięcia celów.

Elastyczne warunki pracy

Wprowadzenie pracy zdalnej czy hybrydowej do niedawna było w wielu firmach luksusem czy benefitem, obecnie to często norma. Jeśli jeszcze nie proponujesz elastycznych warunków pracy dotyczących zarówno tego, skąd, jak i kiedy można pracować, to rozważ wprowadzenie takiego rozwiązania jako motywacji dla pracowników. Możesz też oferować krótsze godziny pracy na życzenie np. w nagłych sytuacjach, przy kiepskim samopoczuciu. Pokażesz też w ten sposób, że masz zaufanie do pracowników, a oni na pewno to docenią.