Przedsiębiorcy nie mają lekko – zwłaszcza ci z sektora małych i średnich firm. Prowadzenie własnej działalności przy niezatrudnianiu pracowników lub zatrudnianiu ich w niewielkiej liczbie, powoduje, że cała odpowiedzialność za biznes spoczywa na właścicielu. Przez to trudno jest wziąć długi i beztroski urlop.

Urlop w sektorze MŚP

Portal Pracuj.pl przeprowadził w zeszłym roku badanie wśród właścicieli małych i średnich firm (z liczbą pracowników od 1 do 50) dotyczące ich urlopu. Wyniki za rok 2020 nie napawają optymizmem:

• Ponad 46% właścicieli małych firm ma urlop między 8 a 14 dni kalendarzowych.
• Około 36% przedsiębiorców bierze tylko od 4 do 7 dni urlopu rocznie.
• Nawet 6% właścicieli firm z sektora MŚP bierze jedynie 4 dni urlopu w roku, a 5,8% nie planuje w ogóle wolnego.

Na urlopie myślami w firmie

Co niepokoi jeszcze bardziej to fakt, że nawet gdy właściciele mikro, małych i średnich firm biorą wolne, to wciąż myślami są przy swoim biznesie, a czasem nawet wciąż wykonują zadania zawodowe. Ponad 86% przedsiębiorców często lub zawsze myśli o pracy na wakacjach, a połowa z nich odczuwa obawę, że w trakcie, gdy ich nie ma, coś w firmie pójdzie nie tak. Dlatego właściciele przedsiębiorstw z sektora MŚP w czasie wakacji sprawdzają notorycznie maila (75% ankietowanych), wykonują telefony służbowe (61,5% przedsiębiorców), wykonują inne obowiązki związane z własnym biznesem (54% właścicieli firm) lub odbierają telefony od podwładnych, który teoretycznie mieli ich zastąpić w trakcie wakacji (w 27% firmach pracownicy dzwonią do szefów, gdy mają oni wolne).

Praca zdalna zamiast urlopu

Dlaczego tak kiepsko wygląda sytuacja urlopowa osób prowadzących swoje małe czy średnie firmy? Z jednej strony wskazać można na to, że obecnie często właściciele z sektora MŚP wykorzystują możliwości pracy zdalnej i narzędzia ułatwiające prowadzenie firmy, dzięki czemu nawet bez wakacji mogą pozwolić sobie na wyjazd do rodziny czy w tropiki. Pracują w okrojonym zakresie czasowym, a potem mogą pójść na plażę, pozwiedzać czy po prostu spędzić czas z bliskimi. Taka elastyczność i opcja prowadzenia firmy w całości online trochę poprawia harmonię między życiem prywatnym i zawodowym. Z drugiej strony, przez to niektórzy przedsiębiorcy w ogóle już nie planują urlopu z „odłączeniem się” od prowadzenia biznesu, bo zawsze zabierają ze sobą laptopa i smartfon, by kontrolować sytuację.

W pracy zdalnej skądkolwiek się chce i kiedykolwiek się chce pomagają przedsiębiorcom m.in. oprogramowanie do zarządzania zadaniami, komunikacji z pracownikami lub klientami czy usługi pozwalające na utrzymanie płynności finansowej np. faktoring pełny.

Nie mogą pozwolić sobie na wolne

Inne powody, dla których biznesmeni z sektora MŚP tak rzadko biorą długie urlopy, nie są zbyt optymistyczne. Zwyczajnie część z nich nie może sobie pozwolić na wakacje, bo boryka się z trudną sytuacją finansową. Obecnie czasy do prowadzenia firmy są coraz gorsze. Galopująca inflacja, spadające inwestycje i eksport, hamowanie rozwoju gospodarki i wzrostu PKB powodują, że wielu właścicieli musi tyrać ciężej niż do tej pory, a i tak ma problem z wypracowaniem wysokich przychodów.

Co więcej, z pomocą nie przychodzą banki, bo coraz rzadziej finansują małe firmy – jak wskazywał ostatni raport BIK, w maju tego roku w porównaniu do maja rok temu banki udzieliły mniej kredytów mikroprzedsiębiorcom w ujęciu liczbowym (o 14,6%) oraz wartościowym (o 14,4%). Dlatego wciąż najlepszą alternatywą pozostaje faktoring pozwalający uzyskać szybko środki z faktur i przeznaczyć je na bieżącą działalność. Skontaktuj się z nami, jeśli szukasz wsparcia finansowego dopasowanego do sektora małych i średnich firm.

Przy prowadzeniu własnej firmy dobre relacje z klientami to kluczowa sprawa. Obecnie, gdy konkurencja w każdej branży jest ogromna, nie wystarczy już tylko wysłać maila z ofertą i czekać na odzew. Trzeba poświęcić wiele czasu i środków by zbudować świetne relacje z klientami. Poznaj 10 praktyk, które możesz wdrożyć od razu, by poprawić kontakty z klientami!

1.  Buduj nieformalne relacje z klientami

Oczywiście nie chodzi tu o to, by umawiać się z klientem na drinka…ale by widzieć w nim kogoś więcej niż tylko osobę mającą kupić produkt czy usługę lub imię i nazwisko na liście w newsletterze. Postaraj się nawiązać przyjazne stosunki z klientem poprzez interesowanie się jego potrzebami i wymaganiami, small talk, opowiadanie trochę o sobie i wizji swojego biznesu etc. Wyjdź poza ramy suchego przedstawiania oferty i postaraj się zaprzyjaźnić ze swoim klientem.

2.  Stosuj różne kanały komunikacji

Maile są już mocno passe. Dziś kontakty buduje się nie tylko newsletterem, ale też poprzez kanały social media. Warto pisać do klientów na LinkedInie czy komunikować się przez Messengera, Instagrama. To także szybsze i wygodniejsze.

3.  Stosuj zrozumiały i klarowny język korzyści 

Unikaj żargonu, nowomowy, technicznego bełkotu. Wyrażaj się jasno i zrozumiale, a w komunikacji stawiaj na język korzyści – odbiorca i to, co zyska, mają być w centrum Twojego przekazu, nie produkty czy usługa sama w sobie.

4.  Dopasuj się do klienta

Bądź elastyczny na każdym polu – przy składaniu oferty, ustalaniu terminów, komunikacji. Dopasuj się do klienta, bo to Tobie zależy na transakcji najbardziej. Proponuj narzędzia, usługi, produkty, które idealnie pasują do klienta – to wymaga wpierw poznania jego potrzeb. Nie wciskaj każdemu tej samej rzeczy.

5.  Doceń klienta i traktuj go z szacunkiem

Drobne gesty jak mail z podziękowaniem za zakup, rabat na urodziny, zwracanie się w komunikacji po imieniu budują dobre relacje. Rozpieszczaj klientów i podchodź do nich z szacunkiem. Zawsze każdego traktuj indywidualnie, a nie jak kolejny numer transakcji sprzedaży.

6.  Oferuj pomoc także po transakcji

Nie zapominaj o kliencie po zawarciu transakcji – proponuj obsługę posprzedażową, możliwość dopytania się o jakieś kwestie, dokupienia komplementarnych produktów, naprawę gwarancyjną itp. Wyślij też ankietę czy zapytanie z prośbą o ocenę procesu sprzedaży.

7.  Dbaj o komunikację dwukierunkową

Nie skupiaj się tylko na komunikacji od siebie, ale uważaj też na zwrotne sygnały od klientów. Wszelkie sugestie, uwagi, nawet krytyczne, mogą być na wagę złota i pomogą poprawić Ci produkt czy proces transakcyjny w przyszłości. Doceniając komunikaty od klienta, dasz mu do zrozumienia, że jego zdanie jest dla Ciebie ważne.

8.  Bądź spokojny i uprzejmy

Łagodnie rozwiązuj wszelkie konflikty, zawsze używaj słów dziękuje, przepraszam, proszę. Niby oczywista sprawa, ale czasem umyka w ferworze prowadzenia biznesu. Savoir vivre w relacjach z klientami jest nie do przecenienia.

9. Przypominaj o produktach i usługach

Nie daj o sobie zapomnieć. Wysyłaj cyklicznie wiadomości, proponuj sezonowe obniżki, oferty czy rabaty.

10. Zrozum potrzeby klienta

Nie bądź nachalny, bombardując klienta całą swoją ofertą. Zamiast tego postaraj się zrozumieć jego potrzeby i zaoferuj mu produkt czy usługę, która na nie dokładnie odpowiada. Rozmawiaj z klientem i słuchaj tego, co ma do powiedzenia, dzięki czemu będziesz mógł zaplanować celową komunikację i ofertę.

Zarządzanie ludźmi to nie lada sztuka, która wymaga szerokich i różnorakich umiejętności. Trzeba być jednocześnie empatycznym i stanowczym, obdarzać zaufaniem zespół, ale też nie tracić nigdy nad nim kontroli. Sprawdź nasze praktyczne porady na skuteczne zarządzanie teamem – do wdrożenia od zaraz!

1. Dobierz właściwych pracowników

Praca u podstaw, czyli przy rekrutacji pracowników czy wyborze osób do danego projektu, procentuje. Jeśli zatrudnisz właściwe osoby, które świetnie uzupełnią Twój zespół, to zarządzanie nim okaże się bułką z masłem. Zawsze analizuj nie tylko indywidualne umiejętności, ale też wartość, którą nowy pracownik może wnieść do Twojej ekipy.

2. Poznaj swój zespół

Poświęć czas na poznanie swojego zespołu i nawiązanie z każdym dobrej relacji, a także ustalenie jego/jej mocnych i słabych stron. Osiągniesz to m.in. przez zespołowe i indywidualne rozmowy.

3. Obdarz team zaufaniem

Nie możesz wiecznie kontrolować i podejrzewać o nieprawidłowości swoich pracowników. Obdarz ich kredytem zaufania, by zyskać szacunek.

4. Zadbaj o motywację i integrację

Dobrym sposobem na zbudowanie zaufania, wzajemnego poszanowania i świetnych relacji jest organizowanie cyklicznych spotkań integracyjnych. Ponadto pamiętaj o właściwej motywacji, zarówno finansowej, jak i pozafinansowej poprzez bonusy, dodatki czy inne bodźce.

5. Pamiętaj o feedbacku

Regularnie oceniaj postępy i prace podopiecznych, wskazując ich mocne i słabe strony, kierunki rozwoju, krytykując to, co było złe i chwaląc dobre praktyki.

6. Planuj działania

Planuj spotkania, działania, etapy pracy nad projektem, zadania i cele krótko- oraz długoterminowe. Wykorzystuj narzędzia do zarządzania organizacją i wskazówki, jak skutecznie zarządzać czasem, tak by nie wdarł się chaos.

7. Stawiaj realne wymagania i konkretne cele

Nie wymagaj od pracowników rzeczy nierealnych, ponad ich kompetencje i umiejętności. Wyznaczaj klarowne i możliwe do zrealizowania cele oraz harmonogram ich wdrożenia, zarówno na poziomie zespołowym, jak i indywidualnym.

8. Właściwie rozdzielaj zadania

Gdy już dobrze poznasz swoich pracowników, ich mocne i słabe strony, to bez przeszkód rozdzielisz zadania tak, by trafiały do osób, które najlepiej się nimi zajmą. Deleguj obowiązki sprawiedliwe, tak by nikt nie pracował za kogoś innego i też nikt nie czuł się niepotrzebny.

9. Doceniaj pracowników

Doceniaj pracowników za ich ciężką pracą i sukcesy, kreatywność, a także samodzielność w działaniu, oraz nagradzaj poprzez premie czy pozafinansowe bonusy (np. elastyczne godziny pracy, możliwość pracy z domu etc.). Chwal na spotkaniach w cztery oczy, ale także na forum zespołu.

10. Krytykuj konstruktywnie

Pamiętaj by nie tylko chwalić, ale też krytykować, jednak zawsze konstruktywnie z uzasadnieniem swojej opinii. Jako lider nie możesz być pobłażliwy.

11. Rozwiązuj konflikty

Rozwiązuj wszelkie spory u ich źródła i w zalążku. Nie ignoruj problemów, bo gdy eskalują, możesz mieć do czynienia z długotrwałymi negatywnymi skutkami.

12. Dbaj o rozwój pracowników

Oferuj pracownikom kursy i szkolenia, tak by mogli podnosić swoje kompetencje. Dzięki temu zyskasz wartość dodaną w całym zespole, a ponadto pokażesz pracownikom, że zależy Ci na ich rozwoju.

13. Skup się na komunikacji

Komunikacja to podstawa w skutecznym zarządzaniu grupą ludzi. Planuj cykliczne spotkania 1-2-1, zespołowe, wideo rozmowy czy stosuj komunikację na chacie i mailową, by zawsze wiedzieć, co się dzieje w Twoim teamie.

14. Bądź asertywny i kontroluj sytuację

Rządź silną ręką, tak by nie było wątpliwości, kto jest liderem. Nie zgadzaj się na wszystko i nie pozwól sobą manipulować. Musisz mieć autorytet, a Twoje zdanie zawsze powinno być decydujące.

Obecnie wiele relacji biznesowych odbywa się on-line, co jest zarówno wygodne, jak i szybkie. Współpraca internetowa pozwala na bezproblemowy obieg dokumentów, jak umowy czy faktury, elastyczną komunikację oraz płatności w terminie. Aby jednak tego typu partnerstwo przebiegało bez przeszkód i przynosiło obopólne korzyści, kontrahent musi być rzetelny. Jak zweryfikować uczciwość firmy, z którą się współpracuje on-line?

Dlaczego taka ważna jest weryfikacja kontrahentów?

Weryfikacja kontrahentów jest aspektem, którego nie można lekceważyć. Nawet gdy trafia się okazja świetnego kontraktu i czas gra dużą rolę, to warto poświęcić chwilę, by sprawdzić partnera biznesowego. Jeśli bowiem okaże się niewypłacalny czy nieuczciwy, to pojawią się opóźnienia w płatnościach czy w realizacji zapisów umowy. Może to spowodować poważne problemy u przedsiębiorcy, zwłaszcza gdy musiał on np. wcześniej zakupić półprodukty czy towary by wykonać ze swojej strony zobowiązania umowy. Weryfikacja kontrahentów jest tak ważna, bo dzięki niej zyskuje się pewność w relacjach biznesowych i minimalizuje ryzyko utraty płynności finansowej.

Jak samodzielnie zweryfikować kontrahenta?

Weryfikację kontrahenta możesz wykonać samodzielnie, jeśli tylko masz na to czas i wiesz, jak się za to zabrać. Jest kilka miejsc w sieci, które warto sprawdzić. Zacznij od przejrzenia strony internetowej kontrahenta. Tam znajdziesz informacje o adresie i miejscu rejestracji, numerze NIP/REGON, które będą niezbędne do dalszej weryfikacji w rejestrach podatkowych i gospodarczych. Gdy już masz te dane, przejdź do weryfikacji – sprawdź:

• Centralną Ewidencję Informacji o Działalności Gospodarczej – dla jednoosobowych działalności gospodarczych oraz wspólników spółek cywilnych. Wyszukiwanie odbywa się po numerze NIP lub REGON. Z tego rejestru dowiesz się, ile lat firma działa na rynku, czy funkcjonuje na stałe czy sezonowo, czy ogłosiła upadłość lub czy toczy się wobec niej postępowanie naprawcze.

• Krajowy Rejestr Sądowy – dla spółek prawa handlowego, czyli jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcyjnych. W KRS-ie sprawdzisz podstawowe dane firmy, historię wpisu, zmiany w jej działalności, a także uzyskasz informacje o ewentualnych postępowaniach likwidacyjnych, upadłościowych, restrukturyzacjach czy przekształceniach. Dowiesz się także, jaka jest wysokość kapitału zakładowego, która odpowiada za maksymalną kwotę odpowiedzialności za zobowiązania. Takie dane powinny też być zawarte na stronie www firmy. Zwróć uwagę na reprezentanta firmy, bo tylko z taką osobą możesz podpisać umowę, a także na to, czy spółka w terminie przekazuje sprawozdania finansowe.

• Monitor Sądowy i Gospodarczy – także dla spółek. W Monitorze publikowane są sprawozdania finansowe, które pozwolą Ci określić, czy kontrahent ma stabilną sytuację finansową.

• Białą Listę Podatników VAT – dla czynnych VAT-owców. Dowiesz się z niej, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, odmówiono mu rejestracji lub wykreślono z rejestru VAT. To tu potwierdzisz też numer konta bankowego, na który należy opłacać faktury.

Gdy już przejrzysz oficjalne rejestry, pochyl się nad opiniami o danej firmie. Znajdziesz je w wyszukiwarce Google czy na Facebooku. Komentarze innych współpracowników mogą wiele powiedzieć o rzetelności kontrahenta.

Weryfikacja kontrahenta przez zewnętrzne firmy

Samodzielna weryfikacja kontrahenta wydaje Ci się czasochłonnym procesem? Nie musisz poświęcać na to czasu i energii – są firmy, które za opłatą wykonają wywiad gospodarczy. Przykładowo, Biura Informacji Gospodarczej przeanalizują kondycję finansową oraz rzetelność kontrahenta, sprawdzając, czy nie ma zadłużenia w ZUS-ie, Urzędzie Skarbowym, w opłatach mediów, czynszu, rat kredytu lub czy nie prowadzi postępowania upadłościowego. Polskie wywiadownie gospodarcze zajmują się tworzeniem wykazów dłużników, windykacją i właśnie sprawdzaniem kontrahentów. 

Ponadto warto wiedzieć, że usługi sprawdzania partnerów biznesowych oferują też faktorzy. W SMEO za darmo zweryfikujemy Twoich kontrahentów w ramach umowy faktoringowej. Napisz do nas, by dowiedzieć się więcej.