Kategoria: Rozwój biznesu

Z możliwości, jakie daje prowadzenie jednoosobowej działalności w Polsce korzysta obecnie, zgodnie z danymi Ministerstwa Finansów, ok. 2,7 mln obywateli. Jest to najpopularniejsza forma choćby ze względu na łatwość jej założenia, niewielkie koszty prowadzenia i proste rozliczanie wydatków oraz przychodów. W poniższym artykule pokażemy Ci, krok po kroku, jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą, jakie formalności należy spełnić i jakich wyborów dokonać.

Zakładanie firmy – przygotowanie krok po kroku

Samo założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest w Polsce niezwykle proste. Jednak nim złożysz wszystkie wymagane druki (procedurę opisujemy dokładnie w dalszej części artykułu) musisz się do tego odpowiednio przygotować. Pomoże Ci w tym poniższe zestawienie decyzji, które należy podjąć przed wypełnieniem pierwszego wniosku:

Wybór kodów PKD

Nim rozpoczniesz prowadzenie działalności, nie tylko musisz wiedzieć, czym chcesz się zajmować, ale również masz obowiązek przekazania takich informacji odpowiednim organom w momencie rejestracji firmy. Z tego powodu bardzo ważnym czynnikiem jest wybór odpowiednich kodów PKD.

PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) to specjalny system oznaczeń dla poszczególnych rodzajów działalności, pozwalający na zaklasyfikowanie otwieranego biznesu do konkretnych branż. W celu wyboru odpowiednich kodów możesz skorzystać ze strony https://www.biznes.gov.pl/tabela-pkd/, gdzie znajdziesz wygodną wyszukiwarkę oraz sprawdzisz, czy wybrany przez Ciebie zakres działalności wymaga posiadania dodatkowych zezwoleń i koncesji.

Zakładając firmę, możesz wybrać dowolną ilość kodów, pamiętając, aby jak najlepiej obrazowały zakres wykonywanych usług lub rodzaj sprzedawanych towarów.

Wybór formy opodatkowania

Wybierając formę opodatkowania musisz określić, w jaki sposób masz zamiar rozliczać się z osiąganych dochodów. W Polsce zrobisz to poprzez:

• rozliczanie na zasadach ogólnych;
• podatek liniowy;
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych;
• kartę podatkową.

Wszystkie powyższe formy opodatkowania szczegółowo opisaliśmy już w jednym z poprzednich artykułów – zachęcamy do jego lektury. Znajdziesz tam wszystkie niezbędne informacje (wraz z wyszczególnieniem plusów i minusów każdego z rozwiązań) pomocne w podjęciu decyzji.

Czy moja firma będzie płacić VAT?

Niektóre typy działalności zawarte w PKD podlegają zwolnieniu z VAT (są to np. korepetycje, usługi medyczne, usługi pielęgniarskie, wynajem mieszkań) – świadcząc je swoim klientom, nie uwzględniasz kwoty podatku w wystawianych rachunkach lub fakturach.

Dodatkowo polskie prawo pozwala, wyłącznie w konkretnych przypadkach, na zwolnienie z VAT pod warunkiem, że roczny obrót Twojej firmy nie przekroczy 200 000 zł rocznie.

Wiele rodzajów działalności wymaga jednak uwzględniania tego podatku od samego początku, co oznacza konieczność rejestracji firmy jako płatnika VAT w Urzędzie Skarbowym.

Jakie konto bankowe?

Posiadanie konta w banku jest jednym z podstawowych elementów przy zakładaniu firmy. To na nie będziesz otrzymywał należności za wystawiane faktury, z niego również będziesz przelewał pieniądze na pokrycie rachunków, składek ZUS oraz podatków. Obecnie nie jest wymagane zakładanie dedykowanego firmowego konta. W dokumentach składanych do Urzędu Skarbowego możesz podać również prywatny rachunek. Nim to jednak zrobisz, sprawdź, czy regulamin banku pozwala na taki krok – niektóre banki zakazują prowadzenia rozliczeń firmowych na rachunkach prywatnych.

Wybór księgowości

Ostatnia rzecz, nad którą warto zastanowić się przed założeniem firmy, to rodzaj księgowości. Zasadniczo rozliczając przychody oraz wydatki możesz:

• skorzystać z pomocy biura księgowego, które rozliczy dostarczane przez Ciebie dokumenty i przygotuje odpowiednie deklaracje podatkowe;
• zrobić to samodzielnie, z wykorzystaniem specjalnych aplikacji księgowych dostępnych online.

Samodzielne rozliczanie jest zwykle tańsze, jednak jeśli nie masz choćby podstawowej wiedzy z zakresu rachunkowości, lepszym wyjściem będzie zlecenie tej pracy wykwalifikowanym specjalistom. Zwłaszcza, że błędnie wypełnione deklaracje mogą być przyczyną późniejszych problemów z organami podatkowymi.

Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą krok po kroku

Jeszcze kilka lat temu otworzenie swojej jednoosobowej firmy wymagało od nas odwiedzenia kilku urzędów, aby wypełnić i złożyć w nich odpowiednie druki. Dziś jest to o wiele prostsze. Zmiany w przepisach ułatwiły zadanie przyszłym przedsiębiorcom wprowadzając m.in. zasadę tzw. “jednego okienka”, czyli możliwość tradycyjnej, pełnej rejestracji firmy w dowolnym wybranym urzędzie. Jednocześnie rozwój technologii internetowych sprawił, że dziś dokładnie to samo jesteśmy w stanie wykonać w pełni online – bez potrzeby wychodzenia z domu!

Wystarczy wszystkie niezbędne dokumenty wysłać elektronicznie, opatrując je podpisem elektronicznym lub podpisując z wykorzystaniem profilu zaufanego ePUAP (który można założyć w przeciągu paru minut, posiadając konto w jednym z działających na terenie Polski banków).

Cały proces zakładania firmy przedstawić możemy w trzech (oraz jednym opcjonalnym) krokach:

Krok 1: wniosek do CEIDG

Pierwszym krokiem do założenia firmy jest wypełnienie i złożenie wniosku CEIDG-1, w którym podasz wszystkie dane niezbędne do rejestracji działalności gospodarczej. Są to m.in. swoje dane kontaktowe, nazwa firmy oraz profil jej działalności zgodny z kodami PKD.

Złożenie wniosku sprawi, że zostaniesz zgłoszony jednocześnie do Krajowego Rejestru Urzędu Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON), naczelnika Urzędu Skarbowego jako płatnik podatku dochodowego oraz w roli płatnika składek do ZUS lub KRUS (jeśli pozwalają Ci na to posiadane tereny rolnicze).

Wniosek wypełnić i złożyć możesz na kilka sposobów:

• rejestrując się na stronie CEIDG (firma.gov.pl), wypełniając elektroniczną wersję dokumentu i podpisując go podpisem cyfrowym lub profilem zaufanym ePUAP;
• wypełniając elektroniczny formularz bez logowania, a następnie w ciągu 7 dni osobiście potwierdzając tożsamość w Urzędzie Gminy (po wypełnieniu CEIDG-1 otrzymasz specjalny kod, który ułatwi szybkie wyszukanie Twojego wniosku w systemie);
• pobierając wniosek z internetu, drukując go i wypełniając, a następnie składając osobiście w Urzędzie Gminy lub przesyłając pocztą (w tym drugim przypadku musi zostać poświadczony notarialnie);
• pobierając w Urzędzie Gminy papierową wersję formularza, wypełniając go i składając u urzędnika.

Jakie składki w ZUS?

W przypadku rejestracji płatnika składek w ZUS musisz zaznaczyć, czy będziesz opłacał wszystkie składki (Twoja firma będzie głównym źródłem utrzymania), czy będzie to robił za Ciebie pracodawca (jeśli wciąż pracujesz na etacie, a działalność gospodarcza jest tylko dodatkiem). W tym drugim przypadku będziesz musiał opłacać jedynie składkę zdrowotną.

Od stycznia 2024 roku minimalna składka zdrowotna dla nowych przedsiębiorców jest liczona na podstawie dochodu. Obowiązują ulgi, takie jak: „Ulga na start” przez 6 miesięcy, następnie „Mały ZUS Plus” przez kolejne 24 miesiące.  W ciągu ostatnich pięciu lat nie prowadziłeś działalności gospodarczej? W takiej sytuacji możesz skorzystać z tzw. “Małego ZUS-u”, czyli dwuletniego okresu, w którym dotyczyć Cię będą niższe składki.

Krok 2: REGON i NIP

Drugim krokiem w procesie założenia jednoosobowej działalności gospodarczej jest otrzymanie numeru NIP i REGON.

NIP-u będziesz używał przy każdym kontakcie z organami podatkowymi, jest to numer identyfikacyjny dla Twojej firmy. Jeśli nie pracowałeś na etacie przed wrześniem 2011 roku (czyli momentem, gdy dla pracy etatowej numerem identyfikacyjnym stał się PESEL), zostanie Ci on nadany i pojawi się automatycznie po zarejestrowaniu działalności w CEIDG. Jeśli posiadasz już NIP, otwierając jednoosobową działalność gospodarczą, będziesz korzystał właśnie z niego.

Również REGON pojawi się w profilu Twojej firmy automatycznie po jej zarejestrowaniu. Ten numer z kolei potrzebny jest wyłącznie do celów statystycznych, nie musisz podawać go na żadnym firmowym dokumencie, ani wykorzystywać w codziennej działalności.

Krok 3: rejestracja firmy jako płatnika VAT

Ostatnim krokiem na drodze do otwarcia działalności gospodarczej jest rejestracja płatnika VAT w urzędzie skarbowym. Ten krok możesz potraktować jako opcjonalny w momencie, gdy zakres Twojej działalności (a co za tym idzie, wybrane kody PKD) nie wymagają rejestracji jako vatowiec.

W wypadku, gdy chcesz lub musisz zostać płatnikiem VAT, w terminie do 7 dni od daty rejestracji działalności gospodarczej powinieneś złożyć do swojego Urzędu Skarbowego wniosek VAT-R. Zrobisz to zarówno elektronicznie, osobiście jak i wysyłając podpisane dokumenty listem poleconym.

Rejestracja VAT-R jest obecnie możliwa online w CEIDG, co jeszcze bardziej upraszcza cały proces.

(Opcjonalnie) Krok 4: zakup i rejestracja kasy fiskalnej

Jeśli prowadzona przez Ciebie działalność wymusza wystawianie osobom fizycznym dokumentów sprzedaży w formie paragonów, konieczny będzie zakup i rejestracja kasy fiskalnej. Obecnie, w 2018 roku, nie musisz jej posiadać w sytuacji, w której Twój przewidywany obrót będzie niższy niż 20 000 zł rocznie i nie prowadzisz sprzedaży produktów, co do których posiadanie kasy fiskalnej od początku jest wymagane przepisami (należą do nich m.in.: dane dystrybuowane na fizycznych nośnikach, sprzęt fotograficzny oraz sprzęt RTV). Warto jednak, abyś dokładnie śledził informacje na temat zwolnień i wysokości limitu, bowiem przepisy zmieniają się niemalże każdego roku.

W sytuacji, w której konieczny jest zakup kasy fiskalnej, dodatkowo musisz pamiętać o jej fiskalizacji. Polega to na wpisaniu na stałe do pamięci urządzenia Twojego NIP-u przez serwisanta wyposażonego w stosowne uprawnienia.

Jak założyć firmę krok po kroku – praktyczne porady

Wiele osób zastanawia się, jak założyć firmę krok po kroku, obawiając się, że procedura może być skomplikowana i czasochłonna. Tymczasem proces rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej jest dziś wyjątkowo przystępny i szybki. Najważniejsze to przygotować się wcześniej i podzielić zadania na etapy: wybór kodów PKD, formy opodatkowania, konta bankowego czy rodzaju księgowości. Dzięki nowoczesnym narzędziom, takim jak ePUAP czy elektroniczny formularz CEIDG, jak założyć firmę krok po kroku staje się zagadnieniem, które można rozwiązać dosłownie w kilka godzin – bez wychodzenia z domu.

Warto pamiętać, że otwierając firmę, kluczowe jest zaplanowanie działań i przygotowanie strategii finansowej, aby od samego początku utrzymać płynność i efektywność biznesu. Dobrym krokiem może być także skorzystanie z konsultacji z doradcą podatkowym lub księgowym, który pomoże wybrać odpowiednią formę opodatkowania i odpowie na wszystkie pytania.

Zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej – to naprawdę proste!

Jako, że wszystkie powyższe punkty jesteś w stanie wykonać zdalnie, bez wychodzenia z domu, założenie jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce jest niezwykle proste. Dokonasz tego nawet w jeden dzień!

Potem pozostaje Ci tylko sprawić, aby pomysł na biznes kiełkujący w Twojej głowie zakwitł dokładnie tak, jak tego oczekujesz. Pomóc Ci w tym może lektura innych poradników zawartych na naszym blogu, do których lektury serdecznie zapraszamy.

 

Artykuł z dnia 19.04.2018., zaktualizowany 16.12.2024 roku.

Noty korygujące to istotny element obrotu gospodarczego, umożliwiający poprawianie drobnych błędów na fakturach bez konieczności ich ponownego wystawiania. W praktyce jednak nie każda pomyłka może być skorygowana w ten sposób. W poniższym artykule wyjaśniamy, kiedy stosuje się noty korygujące, a kiedy wymagana jest faktura korygująca, oraz jak te dokumenty wpływają na rozliczenia i faktoring.

Noty korygujące – co warto wiedzieć?

Noty korygujące to dokumenty pozwalające na poprawienie drobnych błędów w fakturach, bez konieczności wystawiania nowej faktury korygującej. Są szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy pomyłki dotyczą elementów niemających wpływu na rozliczenie podatkowe, takich jak błędny adres czy numer rejestracyjny pojazdu. W obrocie gospodarczym, zwłaszcza przy korzystaniu z usług faktoringowych, prawidłowe dane na fakturach mają kluczowe znaczenie, dlatego znajomość zasad wystawiania not korygujących jest istotna dla przedsiębiorców. Nie można na przykład po prostu anulować błędnie wystawionej faktury, ale trzeba ją w jakiś sposób skorygować.

Kto wystawia noty korygujące?

Noty korygujące wystawia nabywca towaru lub usługi, jeśli zauważy błędy w otrzymanej fakturze. Co ważne, wystawienie noty korygującej wymaga akceptacji sprzedawcy. Ustawa o VAT nie precyzuje, w jaki sposób akceptacja powinna się odbyć, co oznacza, że może to nastąpić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, np. e-mailem.

Nota korygująca do faktury – kiedy można ją wystawić?

Nota korygująca służy do poprawy błędów o charakterze opisowym, które nie wpływają na kwoty podatkowe czy finansowe. Nabywca może wystawić ją, gdy:

• niepoprawny adres nabywcy lub sprzedawcy,
• błędny numer NIP,
• niewłaściwe daty (sprzedaży, wystawienia faktury, terminu płatności),
• błędne oznaczenie towarów lub usług,
• niepoprawny numer rejestracyjny pojazdu w przypadku zakupu paliwa.

 

Ważne jest, aby pamiętać, że noty korygujące nie są stosowane do poprawiania istotnych błędów, takich jak ceny, ilości towarów czy stawki VAT – w takich przypadkach konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Czy wystawienie noty korygującej jest obowiązkowe?

Wystawienie noty korygującej do faktury nie jest obowiązkiem nabywcy. Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 30 listopada 2015 r. (nr IPPP1/4512-979/15-3/AŻ), poprawa drobnych błędów, takich jak błędne dane adresowe przy prawidłowym NIP, ma charakter fakultatywny i nie wpływa na rozliczenie podatkowe.

Cytat z interpretacji: „Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące danych sprzedawcy, nabywcy lub oznaczenia towaru/usługi, może wystawić notę korygującą, ale nie jest to jego obowiązek.”

Jakie elementy musi zawierać nota korygująca?

Aby nota korygująca była prawidłowa, musi zawierać:

• tytuł dokumentu „NOTA KORYGUJĄCA”,
• numer i datę wystawienia,
• dane nabywcy i sprzedawcy (nazwy, adresy, NIP),
• szczegóły dotyczące faktury, której dotyczy korekta,
• opis błędu i jego poprawioną wersję.

 

Faktura korygująca zamiast noty korygującej

Nie wszystkie błędy mogą być skorygowane za pomocą noty. W przypadku uchybień dotyczących kluczowych elementów faktury, konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Dotyczy to sytuacji, gdy:

• zmieniają się jednostki miary lub ilość towarów/usług,
• korygowane są ceny netto,
• dokonywany jest zwrot towaru lub zapłaty,
• pojawiają się błędy rachunkowe (np. w naliczeniu VAT lub wartości brutto),
• nadawane są upusty lub obniżki po wystawieniu faktury.

 

Faktura korygująca jest dokumentem wpływającym na księgowanie i wymaga odpowiednich zapisów w ewidencjach podatkowych i księgowych.

Procedura akceptacji noty korygującej

Gdy nota korygująca jest wysyłana tradycyjną pocztą, należy przygotować dwa egzemplarze dokumentu. Po akceptacji przez sprzedawcę jeden egzemplarz jest zwracany do nabywcy z podpisem potwierdzającym zgodność. W przypadku elektronicznej formy akceptacji, potwierdzenie może być przesłane e-mailem, co znacznie usprawnia proces.

Warto zauważyć, że obecnie nie ma obowiązku umieszczania na nocie korygującej oznaczeń „ORYGINAŁ” i „KOPIA”. Jeśli jednak się pojawiają, kopia pozostaje u wystawcy, a oryginał trafia do odbiorcy faktury.

Nota korygująca a KSeF

W okresie dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorcy mogą poprawiać dane formalne za pomocą not korygujących wystawianych poza systemem. Jednak KSeF nie przewiduje możliwości formalnej korekty dokumentów przez nabywców w ramach samego systemu. Nota korygująca nie jest fakturą ustrukturyzowaną, która jest jedyną formą akceptowaną w KSeF. Dlatego korekty w systemie będzie można przeprowadzać wyłącznie przy użyciu faktur korygujących. Po wprowadzeniu obowiązkowego korzystania z KSeF, które planowane jest na 1 lutego 2026 roku, wystawianie not korygujących nie będzie już możliwe. Po tym czasie procedury korygowania faktur mogą ulec zmianie, dlatego przedsiębiorcy powinni śledzić aktualne przepisy i dostosowywać swoje procesy księgowe do nowych wymagań.

Noty korygujące a faktoring

W kontekście faktoringu, poprawność danych na fakturach ma szczególne znaczenie, ponieważ faktury są podstawą do rozliczeń z faktorem. Drobne błędy formalne mogą opóźniać proces finansowania, dlatego warto korzystać z not korygujących, aby szybko naprawić nieścisłości. Nota korygująca do faktury pozwala na sprawne i bezproblemowe skorygowanie pomyłek, co wpływa na płynność finansową przedsiębiorstwa.

Noty korygujące – podsumowanie

Noty korygujące to narzędzie ułatwiające poprawianie drobnych błędów na fakturach, które nie wpływają na rozliczenia podatkowe. Ich wystawienie jest dobrowolne, ale może znacznie usprawnić procesy księgowe i faktoringowe. Przedsiębiorcy powinni pamiętać o ich roli oraz o tym, że w przypadku istotnych błędów konieczna będzie faktura korygująca. Dzięki notom korygującym można szybko i skutecznie wprowadzać poprawki, co jest szczególnie ważne w dynamicznym środowisku biznesowym.

 

Płatność odroczona to popularne rozwiązanie stosowane zarówno przez przedsiębiorców, jak i konsumentów. Polega na zakupie towarów lub usług z przesunięciem terminu płatności. Zamiast natychmiastowego uregulowania należności, nabywca otrzymuje możliwość zapłaty po upływie określonego czasu, często od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. Odroczona płatność to istotne narzędzie, które pozwala firmom na elastyczne zarządzanie finansami oraz poprawę relacji z kontrahentami.

Płatność odroczona – co to jest i jak działa?

Odroczona płatność to umowa między sprzedawcą a kupującym, która pozwala na przesunięcie terminu zapłaty. W kontekście transakcji B2B odroczona płatność funkcjonuje jako forma tzw. kredytu kupieckiego. Jest to pozabankowe finansowanie działalności gospodarczej, w której sprzedawca udziela nabywcy dodatkowego czasu na zapłatę za towar lub usługę. W wielu branżach, takich jak budownictwo, handel czy transport, płatności odroczone stały się standardem, wspierając płynność finansową przedsiębiorstw.

Tego typu finansowanie jest szczególnie korzystne dla firm, które chcą zrealizować większe zamówienia bez konieczności natychmiastowego angażowania całego kapitału. W praktyce najczęściej dokumentuje je faktura z odroczonym terminem płatności.

Ciekawostką jest to, że forma udzielenia kredytu kupieckiego nie musi być formalna. Umowa może mieć charakter pisemny lub ustny, co zwiększa elastyczność i dostępność tego rozwiązania. Kluczową rolę odgrywa jednak zaufanie między stronami oraz ocena ryzyka związanego z terminową zapłatą.

Dla kogo jest płatność odroczona?

Płatność odroczona na fakturze to opcja dedykowana przede wszystkim firmom o dobrej kondycji finansowej. Sprzedawcy zwykle stosują dwa podejścia do oceny kontrahenta:

• Indywidualna analiza wiarygodności kontrahenta – polega na weryfikacji zdolności płatniczej klienta, historii współpracy i informacji z biur informacji gospodarczej. Ten model sprawdza się w relacjach z nowymi partnerami biznesowymi.
• Systemowy proces przyznawania kredytu kupieckiego – niektóre firmy tworzą własne procedury, które pozwalają na automatyczne przyznawanie odroczonych płatności. Dzięki temu proces jest szybszy, a ryzyko dokładnie kontrolowane.

 

Niezależnie od metody, kluczowe jest monitorowanie poziomu należności oraz bieżąca analiza ryzyka. W przypadku większych transakcji warto również stosować dodatkowe zabezpieczenia.

Dlaczego warto oferować płatność odroczoną?

Oferowanie odroczonej płatności to sposób na budowanie przewagi konkurencyjnej. Klienci coraz częściej oczekują elastycznych form rozliczeń, a umożliwienie im zapłaty w późniejszym terminie może znacząco zwiększyć lojalność oraz liczbę zamówień.

Dla firm sprzedających towary lub usługi płatność odroczona to szansa na zwiększenie sprzedaży i przyciągnięcie nowych kontrahentów. Choć przesunięcie terminu płatności wiąże się z pewnym ryzykiem, istnieją skuteczne narzędzia pozwalające na jego minimalizację, takie jak ubezpieczenie kredytu kupieckiego czy faktoring.

Jak zminimalizować ryzyko związane z płatnością odroczoną?

Zastosowanie płatności odroczonych wymaga odpowiedniego zarządzania ryzykiem. Poniżej kilka praktycznych wskazówek.

• Analiza kontrahenta – przed udzieleniem odroczonego terminu płatności warto sprawdzić wiarygodność finansową klienta, np. poprzez bazy CEIDG, KRS czy biura informacji gospodarczej.
• Stosowanie zaliczek – wymaganie częściowej zapłaty przed dostawą towaru lub usługi pozwala na zabezpieczenie części należności.
• Ograniczenie współpracy – dostarczanie kolejnych partii towaru uzależnione od spłaty wcześniejszych zobowiązań to skuteczna metoda kontroli ryzyka.
• Rabaty za szybką zapłatę – oferowanie skonta, czyli obniżki ceny w zamian za natychmiastową płatność, może zachęcić klientów do wcześniejszego uregulowania faktury.
• Ubezpieczenie kredytu kupieckiego – chroni przed skutkami niewypłacalności kontrahenta. Warto jednak pamiętać, że ubezpieczenie nie pokrywa całej kwoty, a jedynie jej część, zwykle od 80% do 90%.

Jak szybko otrzymać pieniądze przy płatności odroczonej?

Płatność odroczona może wiązać się z ryzykiem zatorów płatniczych. Dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na faktoring. Polega on na sprzedaży nieprzeterminowanych faktur firmie faktoringowej, która od razu wypłaca środki sprzedawcy. Dzięki temu firma nie musi czekać na płatność od kontrahenta i może natychmiast wykorzystać uzyskane środki na dalszą działalność.

Faktoring staje się coraz popularniejszy, zwłaszcza w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw, które często borykają się z problemami płynności finansowej. Wybór odpowiedniego faktora pozwala nie tylko na szybkie uzyskanie środków, ale także na skuteczne zarządzanie należnościami.

Płatność odroczona to wygodne i elastyczne rozwiązanie, które może przynieść korzyści zarówno kupującym, jak i sprzedającym. Kluczem do sukcesu jest jednak właściwe zarządzanie ryzykiem oraz korzystanie z narzędzi wspierających płynność finansową. Warto zatem rozważyć wprowadzenie takiej opcji do swojej oferty i odpowiednio zabezpieczyć się przed ewentualnymi problemami płatniczymi.

 

Anulowanie faktury to szczególny proces, który możliwy jest jedynie w określonych sytuacjach. Nie każda pomyłka czy zmiana okoliczności pozwala na uznanie faktury za niebyłą. Sprawdź, kiedy anulowanie faktury VAT jest dopuszczalne i jakie warunki muszą zostać spełnione, aby zrobić to zgodnie z przepisami.

Anulowanie faktury VAT – kiedy i jak jest możliwe?

Czy można anulować fakturę VAT? Tak, ale przedsiębiorcy nie mogą swobodnie uznawać faktury za nieważną. Proces anulowania faktury VAT wymaga spełnienia określonych warunków i jest dopuszczalny jedynie wtedy, gdy dokumentuje czynność, która ostatecznie nie została zrealizowana.

Anulowanie faktury a podstawa prawna

Anulowanie faktury nie jest wprost uregulowane w ustawie o VAT, jednak dopuszczalne na podstawie utrwalonej praktyki oraz interpretacji organów podatkowych. Warto pamiętać, że każda sytuacja może być rozpatrywana indywidualnie, dlatego w przypadku wątpliwości zaleca się skonsultowanie sprawy z doradcą podatkowym.

Kiedy można anulować fakturę?

Anulowanie faktury jest możliwe wyłącznie w przypadku spełnienia dwóch podstawowych warunków:

• transakcja nie doszła do skutku – towar lub usługa nie zostały dostarczone ani wykonane;
• faktura nie trafiła do obrotu prawnego – odbiorca nie otrzymał dokumentu, a oba egzemplarze faktury (oryginał i kopia) pozostają w posiadaniu wystawcy.

 

Najczęstszy przykład dotyczy sprzedaży wysyłkowej za pobraniem. Jeżeli odbiorca nie przyjmie przesyłki i nie zapłaci za towar, faktura wraz z towarem wracają do nadawcy. W takiej sytuacji anulowanie faktury sprzedaży jest możliwe, ponieważ nie powstał obowiązek podatkowy.

Anulowanie faktury a wyjątkowe przypadki

Faktura może zostać anulowana także w przypadku zaginięcia lub zniszczenia przesyłki. Konieczne jest jednak posiadanie dokumentu potwierdzającego zaistniałą sytuację, np. zaświadczenia od firmy kurierskiej. Wówczas, jeśli faktura nie dotarła do odbiorcy, wystarczy kopia w rękach wystawcy, aby przeprowadzić anulowanie.

Czy można anulować fakturę elektroniczną?

W przypadku faktur elektronicznych anulowanie jest znacznie trudniejsze. Wysłanie faktury mailem oznacza jej wprowadzenie do obiegu prawnego. Nawet jeśli odbiorca twierdzi, że nie odebrał wiadomości, nie ma pewności, że faktura nie dotarła. Co więcej, wiele firm korzysta z systemów automatycznie księgujących faktury elektroniczne, co dodatkowo utrudnia ich anulowanie. Jeśli faktura elektroniczna dotarła do odbiorcy, anulowanie jej jest praktycznie niemożliwe i lepiej jest wystawić fakturę korygującą. 

Brak zapłaty a anulowanie faktury sprzedaży

Brak zapłaty nie jest podstawą do anulowania faktury. Jeśli transakcja została zrealizowana – towar dostarczony lub usługa wykonana – faktura dokumentuje zdarzenie gospodarcze i nie podlega anulowaniu, nawet jeśli nabywca uchyla się od zapłaty. W takiej sytuacji sprzedawca może dochodzić swoich praw innymi środkami, ale anulowanie faktury jest wykluczone.

Ulga za złe długi

W przypadku braku zapłaty za zrealizowaną transakcję, zamiast anulowania faktury, podatnik może skorzystać z ulgi na złe długi. Rozwiązanie to pozwala na skorygowanie podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w deklaracji VAT, gdy wierzytelność nie zostanie uregulowana w ciągu 90 dni od terminu płatności określonego na fakturze. W opisanej sytuacji wierzyciel ma możliwość zastosowania ulgi w deklaracji VAT składanej do 25 stycznia 2025 r. za grudzień 2024 r., obniżając zobowiązanie podatkowe o kwotę (-) 230 zł. 

Jak anulować fakturę krok po kroku?

Jeśli spełnione zostały warunki umożliwiające anulowanie faktury VAT, należy postępować według poniższych kroków.

• Przekreślenie dokumentu – oba egzemplarze faktury należy przekreślić, aby uniemożliwić ich ponowne użycie.
• Dodanie adnotacji – na fakturze należy umieścić adnotację „Anulowano” oraz datę anulowania.
• Podpis osoby upoważnionej – dokument musi być podpisany przez osobę upoważnioną do wystawiania faktur.

 

Uwaga! Anulowane faktury należy zachować w dokumentacji, aby nie naruszyć ciągłości numeracji. Nie trzeba ich jednak ujmować w ewidencji księgowej.

Anulowanie faktury a korekta JPK_V7

Jeśli anulowana faktura została już ujęta w pliku JPK_V7, konieczne jest złożenie korekty. Podatnik musi skorygować zawyżony podatek należny, co wiąże się również z obowiązkiem aktualizacji deklaracji VAT.

Poprawianie błędów na fakturze VAT – jakie dokumenty stosować?

W przypadku wykrycia błędów na fakturze VAT konieczne jest ich skorygowanie za pomocą odpowiednich dokumentów. Nie trzeba wtedy anulować faktury, ale wystosować notę korygującą lub fakturę korygującą.

Nota korygująca czy faktura korygująca?

Jeśli błąd dotyczy wyłącznie danych formalnych i nie wpływa na kwoty widniejące na fakturze, można zastosować:

• Notę korygującą – wystawianą przez nabywcę towaru lub usługi i przekazywaną sprzedawcy do akceptacji.
• Fakturę korygującą dane formalne – wystawianą przez sprzedawcę, gdy to on wykryje błąd.

Przykłady błędów możliwych do poprawienia:

• data wystawienia faktury,
• nazwa lub adres sprzedawcy bądź nabywcy,
• numer NIP sprzedawcy lub nabywcy,
• data dostawy towarów, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty,
• nazwa towaru lub usługi.

Faktura korygująca wartości

Gdy błąd dotyczy kwot na fakturze, konieczne jest wystawienie faktury korygującej wartości przez sprzedawcę. Taka faktura powinna być sporządzona w przypadku:

• rabatów, opustów lub obniżek cen,
• zwrotu towarów lub opakowań,
• zwrotu całości lub części zapłaty,
• podwyższenia ceny lub błędu w stawce VAT, kwocie netto/brutto albo innej wartości.

 

Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT fakturę korygującą należy wystawić również w sytuacji, gdy stwierdzono pomyłkę w kwocie podatku lub innej pozycji faktury.

W każdej firmie dążenie do zyskowności jest jednym z głównych celów. Aby go osiągnąć, przedsiębiorstwa muszą zrozumieć, jakie są ich progi i wskaźniki rentowności. W tym artykule przyjrzymy się bliżej tym pojęciom, ich znaczeniu oraz sposobom analizy, które mogą pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych.

Czym jest rentowność przedsiębiorstwa?

Rentowność przedsiębiorstwa to wskaźnik, który pokazuje, jak skutecznie firma prowadzi swoją działalność oraz zarządza zasobami. Odzwierciedla zdolność do generowania zysków przy jednoczesnej optymalizacji kosztów. Rentowna firma osiąga większe przychody niż wydatki, co sprawia, że jej działalność jest finansowo opłacalna.

Poziomy analizy rentowności

Rentowność można analizować na różnych poziomach:

• całej firmy: ogólna ocena efektywności działalności;
• klientów i grup klientów: identyfikacja najbardziej zyskownych segmentów;
• projektów i zleceń: ocena opłacalności poszczególnych inicjatyw;
• rodzajów usług i kategorii produktów: analiza, które oferty przynoszą największe zyski.

Kluczowe czynniki wpływające na rentowność

Rentowność przedsiębiorstwa jest uzależniona od wielu aspektów, w tym:

• branży: różne sektory mają różne normy rentowności;  branże o niskiej marży operacyjnej, jak handel detaliczny, będą miały inne normy rentowności niż np. branża technologiczna czy farmaceutyczna, gdzie ROI może być wyższe, ale cykl zwrotu z inwestycji dłuższy;
• wielkości firmy: większe firmy mogą korzystać z efektu skali;
• cyklu produkcyjnego: dłuższe cykle produkcji często prowadzą do wyższej rentowności, choć też generują wyższe koszty utrzymania zapasów i wiążą się z większym ryzykiem; z kolei czasem skrócenie cyklu produkcyjnego przy zachowaniu jakości może poprawić rentowność;
• ilości sprzedawanych produktów i usług: różnorodność oferty może zwiększyć przychody;
• kosztów  wytwarzania: efektywność produkcji wpływa na rentowność;
• strategii cenowej i marketingowej: dobrze przemyślane podejście może zwiększyć przychody;
• całkowitego poziomu kosztów: kontrola kosztów to klucz do rentowności;
• struktury kosztów stałych i zmiennych: optymalizacja tych kosztów może przynieść oszczędności;
• koniunktury gospodarczej: sytuacja rynkowa wpływa na popyt i ceny;
• metody finansowania inwestycji: odpowiednie podejście do finansowania może zwiększyć rentowność;
• polityki podatkowej firmy: zarządzanie zobowiązaniami podatkowymi jest kluczowe;
• struktury asortymentu sprzedaży: odpowiednie dopasowanie oferty do potrzeb rynku.

Co to jest próg rentowności?

Próg rentowności to poziom sprzedaży, przy którym przychody przedsiębiorstwa pokrywają wszystkie jego koszty – zarówno stałe, jak i zmienne. W praktyce oznacza to, że na tym etapie firma nie generuje ani zysku, ani straty. Znalezienie tego progu jest kluczowe dla każdego przedsiębiorstwa, ponieważ pozwala na określenie minimalnej sprzedaży potrzebnej do osiągnięcia równowagi finansowej.

Jak obliczyć próg rentowności?

Aby obliczyć próg rentowności, przedsiębiorstwo musi znać swoje koszty stałe oraz zmienne. Koszty stałe to te, które nie zmieniają się niezależnie od poziomu produkcji, takie jak czynsz czy pensje pracowników. Koszty zmienne natomiast rosną wraz z produkcją, np. koszty surowców. Próg rentowności można obliczyć za pomocą kilku wzorów.

• Ilościowy próg rentowności można obliczyć, dzieląc koszty stałe przez różnicę między ceną sprzedaży a jednostkowym kosztem zmiennym ( to na przykład koszty surowców, energii czy nadgodzin podzielone na liczbę wyprodukowanych jednostek).
• Wartościowy próg rentowności można obliczyć, mnożąc próg ilościowy przez cenę sprzedaży.
• Procentowy próg rentowności oblicza się, dzieląc próg ilościowy przez przewidywany popyt i mnożąc przez 100%.

Wskaźnik rentowności: klucz do oceny efektywności

Wskaźnik rentowności to miara, która pozwala na ocenę efektywności działania firmy. Istnieje wiele różnych wskaźników rentowności, ale najczęściej analizowane to ROE, ROA, ROS i ROI.

Wskaźnik rentowności kapitału własnego (ROE)

Wskaźnik ROE mierzy procentowy zysk, czyli stopę zwrotu z inwestycji, który przypada na kapitał własny przedsiębiorstwa. Wysoki poziom tego wskaźnika sugeruje, że firma generuje znaczne nadwyżki finansowe, co może umożliwić wypłatę dywidend. Jeśli przedsiębiorstwo korzysta z zewnętrznych źródeł finansowania, może to przyczynić się do dalszego wzrostu ROE.

Wskaźnik rentowności aktywów (ROA)

Wskaźnik ROA określa, jaką część zysku netto przedsiębiorstwo osiąga w stosunku do wartości swoich aktywów, zarówno trwałych, jak i obrotowych. Umożliwia on ocenę efektywności wykorzystania zasobów majątkowych, takich jak maszyny, nieruchomości, komputery czy wartości niematerialne i prawne. Wyższa wartość ROA wskazuje na lepszą sytuację finansową firmy, co czyni ten wskaźnik istotnym kryterium oceny dla banków przed przyznaniem kredytu.

Wskaźnik rentowności sprzedaży (ROS)

Wskaźnik ROS umożliwia obliczenie rentowności netto, która wskazuje procentowy udział zysku w przychodach ze sprzedaży po uwzględnieniu wszystkich kosztów oraz podatków. Spadek wartości tego wskaźnika może sugerować, że firma musi zwiększyć sprzedaż produktów lub usług, aby osiągnąć zamierzoną marżę.

Wskaźnik rentowności inwestycji (ROI)

Wskaźnik ROI określa rentowność kapitału zaangażowanego przez firmę, niezależnie od źródła finansowania (mogą to być np. pożyczki, faktoring). Wskazuje stopę zwrotu z inwestycji. Jeśli ROI znacznie przewyższa koszty zewnętrznego finansowania, firma ma możliwość skalowania działalności bez konieczności posiadania dużego kapitału własnego.

WACC: średni Ważony Koszt Kapitału

Dodatkowo w ocenie rentowności firmy, zwłaszcza w kontekście inwestycji, warto wyliczyć WACC. To Średni Ważony Koszt Kapitału, którego analiza daje odpowiedź na to, czy firma generuje zyski przewyższające koszt finansowania (zarówno kapitału własnego, jak i obcego).

EBIT

EBIT to zysk operacyjny, który oblicza się przed uwzględnieniem podatków i odsetek. W analizie finansowej jego stosowanie pozwala na łatwiejsze porównywanie wyników działalności różnych firm, niezależnie od ich poziomu dźwigni finansowej i obciążeń podatkowych.

EBITDA

Wskaźnik EBITDA (zysk przed odsetkami, podatkami i amortyzacją) dostarcza szerszego obrazu wyników operacyjnych firmy niż EBIT. Dzięki uwzględnieniu amortyzacji, która jest dodawana z powrotem do EBIT, eliminowany jest wpływ kosztów niegotówkowych, co lepiej odzwierciedla generowanie przepływów pieniężnych. EBITDA jest powszechnie wykorzystywana do oceny efektywności operacyjnej przedsiębiorstwa oraz jego potencjału w zakresie przepływów gotówkowych.

Jak zwiększyć rentowność przedsiębiorstwa?

Dbanie o rentowność firmy powinno rozpocząć się jak najwcześniej, najlepiej już na etapie tworzenia biznesplanu. Jeśli działalność zaczyna przynosić mniejsze zyski, warto rozważyć poniższe działania, które mogą pomóc poprawić rentowność jak np.:

• redukcja kosztów operacyjnych,
• zmiana formy opodatkowania,
• inwestycje w szkolenia dla pracowników,
• zwiększenie inwestycji w marketing,
• oferowanie dodatkowych usług,
• inwestycje w nowoczesne technologie,
• rozszerzenie oferty,
• automatyzacja procesów.

Znaczenie analizy rentowności

Analiza finansowa rentowności jest niezwykle ważna dla przedsiębiorców, ponieważ umożliwia efektywne zarządzanie firmą. Dzięki niej można ocenić, czy podejmowane działania są opłacalne i przynoszą oczekiwane zyski. Regularna ocena rentowności wspiera procesy planowania i prognozowania rozwoju przedsiębiorstwa. Umożliwia również identyfikację błędów w zarządzaniu, ich szybką korektę oraz skoncentrowanie się na najbardziej zyskownych obszarach działalności.

 

 

Płynność finansowa przedsiębiorstwa jest w dużej mierze uzależniona od poziomu oraz struktury kapitału obrotowego netto, znanego jako kapitał pracujący. Co to jest? Przyjrzymy się jego definicji, znaczeniu oraz sposobom zarządzania nim.

Kapitał obrotowy – definicja

Kapitał pracujący to jeden z rodzajów kapitału obrotowego. Kapitał obrotowy to różnica między bieżącymi aktywami a bieżącymi zobowiązaniami. 

Bieżące zobowiązania obejmują m.in.:

• zobowiązania wobec dostawców (nieuregulowane rachunki za dostawy),
• wynagrodzenia dla pracowników,
• kredyty krótkoterminowe w bankach,
• zobowiązania wobec państwa (podatki, składki na ubezpieczenia społeczne, opłaty).

 

Występuje kapitał obrotowy brutto i netto. Kapitał obrotowy brutto (majątek obrotowy) dotyczy całkowitej wartości aktywów obrotowych przedsiębiorstwa, czyli zasobów, które przedsiębiorstwo wykorzystuje w codziennej działalności (np. zapasy, należności, inwestycje). A czym jest kapitał obrotowy netto, czyli kapitał pracujący?

Kapitał pracujący – co to takiego?

Kapitał obrotowy netto, zwany również kapitałem pracującym, to nadwyżka aktywów obrotowych ponad zobowiązania krótkoterminowe lub różnica między kapitałem stałym a majątkiem trwałym. Wartości te obejmują jedynie te aktywa, które firma planuje wykorzystać w okresie do 12 miesięcy. Wśród nich znajdują się:

• zapasy (towary, materiały, półprodukty),
• należności krótkoterminowe (z tytułu dostaw i usług),
• inwestycje krótkoterminowe (środki pieniężne, pożyczki, udziały).

 

Kapitał pracujący staje się szczególnie istotny w sytuacjach kryzysowych, gdy przedsiębiorstwo może napotkać trudności z utrzymaniem płynności finansowej.

Znaczenie kapitału obrotowego

Kapitał obrotowy odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu płynności finansowej. Jest szczególnie ważny w sytuacjach, gdy klienci opóźniają płatności lub gdy przedsiębiorstwo ma problemy ze sprzedażą. Posiadanie odpowiedniego kapitału pracującego pozwala firmie na kontynuowanie działalności bez konieczności zaciągania kredytów oraz zabezpiecza ją przed finansowymi konsekwencjami kryzysów.

Dodatni kapitał obrotowy świadczy o marginesie wypłacalności, co umożliwia uregulowanie zobowiązań, nawet w trudnych warunkach.

Obliczanie wartości kapitału obrotowego netto

Kapitał pracujący można obliczyć na dwa sposoby: podejściem majątkowym i kapitałowym. Oba podejścia wykorzystują dane z bilansu przedsiębiorstwa.

Podejście majątkowe

Obliczenie kapitału obrotowego netto (KON) w tym podejściu odbywa się według wzoru:

[KON = Aktywa bieżące – Zobowiązania krótkoterminowe]

Podejście kapitałowe

W tej metodzie korzystamy z równania:

[KON = Kapitał stały – Aktywa trwałe]*

*kapitał stały to środki własne lub długoterminowe środki dłużne, zaś aktywa trwałe to nieruchomości, budynki, maszyny, urządzenia, pojazdy i inne środki niezbędne do prowadzenia działalności

Obie metody powinny prowadzić do identycznych wyników. W przypadku różnic, mogą one wynikać z niejednoznacznej klasyfikacji niektórych elementów bilansu.

Interpretacja wartości kapitału obrotowego netto

Wartość kapitału obrotowego netto interpretuje się przede wszystkim w kontekście jego poziomu:

• KON > 0: oznacza, że przedsiębiorstwo dysponuje aktywami obrotowymi, które są finansowane długoterminowym kapitałem, co stanowi zabezpieczenie w trudnych czasach;
• KON < 0: wskazuje na to, że zobowiązania bieżące przewyższają aktywa obrotowe, co może prowadzić do problemów z płynnością, choć nie zawsze jest to sytuacja krytyczna;
• KON jest zerowy: aktywa i zobowiązania bieżące są na tym samym poziomie, co sugeruje brak rezerw finansowych;

 

Kapitał pracujący może być efektem posiadania wyłącznie kapitałów własnych, mieszanką kapitałów własnych i obcych lub całkowicie obcych (długoterminowych). Korzystanie z długu, czyli z pożyczek i kredytów,  wiąże się jednak z kosztami odsetkowymi.

Zarządzanie kapitałem obrotowym

Zarządzanie kapitałem obrotowym ma na celu znalezienie równowagi między bezpieczeństwem przedsiębiorstwa a zyskownością działalności. Można je podzielić na cztery kluczowe elementy:

• Zarządzanie środkami pieniężnymi: utrzymywanie odpowiedniego poziomu gotówki, aby zaspokoić zobowiązania bez gromadzenia nadmiaru.
• Zarządzanie zapasami: optymalne zarządzanie zapasami, aby zaspokoić popyt i jednocześnie ograniczyć koszty magazynowania.
• Zarządzanie należnościami: regulowanie polityki kredytowej, aby zachęcać do zakupów, jednocześnie minimalizując ryzyko opóźnień w płatnościach.
• Zarządzanie długiem krótkoterminowym: odpowiedni dobór źródeł finansowania (np. pożyczki, faktoring), które zapewniają bezpieczeństwo i terminowość spłat.

 

Strategie zarządzania kapitałem pracującym

Właściwe zarządzanie kapitałem pracującym jest kluczowe dla funkcjonowania firmy. Istnieją trzy podstawowe strategie.

• Strategia agresywna polega na utrzymywaniu niskiego poziomu aktywów obrotowych względem bieżących zobowiązań. Choć niesie to ze sobą wysokie ryzyko, może również przynieść duże zyski, poprawiając rentowność, ale zmniejszając płynność finansową.
• Strategia konserwatywna, czyli utrzymywanie wysokiego poziomu aktywów obrotowych przy minimalizowaniu bieżących kosztów. Choć ta strategia wiąże się z niższym ryzykiem, to może również skutkować mniejszymi zyskami.
• Strategia umiarkowana stanowi pośrednie podejście między strategiami agresywną a konserwatywną, zachowując niewielką płynność finansową i umiarkowane koszty finansowania.

 

Kapitał obrotowy netto jest kluczowym elementem zarządzania finansami w przedsiębiorstwie. Jego odpowiednie monitorowanie i zarządzanie mają kluczowe znaczenie dla zachowania płynności finansowej oraz długoterminowej stabilności. Przedsiębiorcy powinni stosować strategie, które najlepiej odpowiadają ich sytuacji rynkowej oraz celom finansowym, aby skutecznie zarządzać swoimi zasobami i zapewnić rozwój firmy.

 

 

Zakupy ratalne stają się coraz bardziej popularnym sposobem finansowania dla przedsiębiorców, jednak przed podjęciem decyzji o takim rozwiązaniu, warto przeanalizować, jakie opcje oferują sklepy. Zanim zdecydujemy się na zakup sprzętu na firmę, należy upewnić się, że wybrany sklep oferuje raty na firmę na tych samych warunkach, co dla klientów indywidualnych.

Różnice w ofertach dla klientów indywidualnych i biznesowych

Niektóre sklepy mogą mieć odmienne zasady dotyczące zakupów ratalnych dla klientów biznesowych. W niektórych przypadkach przedsiębiorcy mogą spotkać się z wyższym oprocentowaniem lub brakiem ofert promocyjnych, takich jak raty z oprocentowaniem 0%.

Dlatego warto przed zakupem dokładnie zapoznać się z regulaminem sklepu oraz dostępnością opcji ratalnych. Wielu właścicieli firm nie zdaje sobie sprawy, że mogą być traktowane inaczej niż klienci indywidualni, co może prowadzić do nieporozumień i frustracji.

Jakie opcje mają przedsiębiorcy?

Co zrobić, gdy sklep nie oferuje sprzedaży ratalnej? Jest kilka innych opcji sfinansowania zakupów bez konieczności uiszczania za nie od razu całej płatności.

Raty na firmę w instytucji finansowej

Przedsiębiorcy mogą skorzystać z finansowania w instytucjach finansowych, takich jak banki czy instytucje udzielające pożyczek ratalnych dla firm. W takim przypadku, pieniądze przeznaczone są na zakup konkretnej rzeczy, a przedsiębiorca spłaca je w ratach, przekazując pieniądze bezpośrednio instytucji. To rozwiązanie daje większą elastyczność, a przedsiębiorca nie jest uzależniony od oferty konkretnego sklepu.

Przygotowując się do zaciągnięcia rat, warto przeanalizować swoją zdolność kredytową oraz ocenić, czy będziemy w stanie regularnie spłacać zobowiązanie. Ważne jest, aby nie przekraczać swojego budżetu i nie zadłużać się ponad miarę.

Faktoring jako alternatywa

Innym, coraz bardziej popularnym rozwiązaniem jest skorzystanie z faktoringu. Dzięki tej usłudze przedsiębiorca może dokonać zakupu, płacąc od razu całą kwotę, nawet jeśli aktualnie nie ma wystarczających środków. Wystarczy przekazać firmie faktoringowej fakturę z odroczonym terminem płatności, a faktor sfinansuje ją, przelewając pieniądze na konto przedsiębiorcy.

Dzięki temu przedsiębiorca nie musi czekać na wpływ środków, a może natychmiast sfinansować swoje zakupy. To świetne rozwiązanie dla firm, które potrzebują płynności finansowej, a jednocześnie chcą uniknąć długoterminowego zadłużania się.

Jak ująć raty w księgach rachunkowych?

Udało się uzyskać raty na firmę? Jak je zaksięgować?

Zasady księgowania zakupów ratalnych

Zakup ratalny powinien być ujęty w KPiR zgodnie z datą wystawienia faktury. Ważne jest, aby cała kwota zakupu została uwzględniona, niezależnie od tego, że płatność jest rozłożona na raty.

Z punktu widzenia księgowości, nie można uwzględniać miesięcznych rat w ewidencji, gdyż mogłoby to prowadzić do sztucznego zawyżenia kosztów. Jeśli jednak dokonano zakupów na raty z oprocentowaniem, przedsiębiorca ma prawo uwzględnić zapłacone odsetki jako koszt uzyskania przychodu, ale tylko po ich opłaceniu. Ważne jest, aby mieć odpowiednie dokumenty potwierdzające zapłatę odsetek. Przedsiębiorca powinien dokumentować te wydatki na podstawie harmonogramu spłat dostarczonego przez sprzedawcę.

Co zrobić, gdy sklep nie chce wystawić faktury VAT?

Bez faktury VAT nie można zaksięgować zakupów sfinansowanych ratami na firmę. Co zrobić, gdy sklep nie oferuje wystawienia faktury dla przedsiębiorców za zakupy ratalne?

Prawo do faktury

W sytuacji, gdy sklep odmawia wystawienia faktury VAT na firmę, warto wiedzieć, że ma taki obowiązek zgodnie z przepisami prawa. Właściwe rozliczenie zakupów ratalnych wymaga prawidłowo wystawionej faktury na dane działalności. Jeśli sprzedawca odmawia, warto domagać się swoich praw.

W Polsce obowiązek wystawienia faktury wynika z Ustawy o podatku od towarów i usług. Artykuł 106b tej ustawy jasno stwierdza, że podatnik VAT ma obowiązek wystawić fakturę, gdy sprzedaż, dostawa towarów lub świadczenie usług są dokonywane przez podatnika VAT na rzecz innego podatnika VAT lub osoby prawnej, która nie jest podatnikiem. Każdy dystrybutor czy autoryzowany sprzedawca ma zatem obowiązek wystawić fakturę VAT na firmę, jeśli zakup dotyczy działalności gospodarczej.

Zgłaszanie nieprawidłowości

Jeśli napotkamy trudności w uzyskaniu faktury VAT, warto zgłosić ten problem odpowiednim instytucjom, takim jak Urząd Skarbowy. Wiedza o swoich prawach to klucz do uniknięcia problemów i nieporozumień.

Zakupy ratalne mogą być korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, jednak ważne jest, aby znać swoje prawa oraz obowiązki sprzedawców. Warto porównywać oferty, analizować warunki finansowania oraz być świadomym dostępnych alternatyw, takich jak faktoring czy pożyczka ratalna dla firm.

Niezapłacone faktury to problem, który może znacząco wpłynąć na funkcjonowanie firmy. Brak terminowych płatności od kontrahentów prowadzi do poważnych zakłóceń w płynności finansowej przedsiębiorstwa. Gdy firma nie otrzymuje na czas środków za świadczone usługi lub dostarczone towary, może nie być w stanie pokryć swoich własnych zobowiązań, takich jak wypłaty dla pracowników, podatki czy opłaty za materiały. Każda niezapłacona faktura kumuluje ryzyko finansowe i może prowadzić do sytuacji, w której przedsiębiorstwo staje się niewypłacalne, co z kolei może skutkować koniecznością restrukturyzacji, a nawet ogłoszenia upadłości.

Wpływ niezapłaconych faktur na relacje biznesowe

Niezapłacone faktury mogą negatywnie wpływać na relacje z kontrahentami oraz dostawcami. Firmy, które regularnie spóźniają się z płatnościami, mogą stracić zaufanie swoich partnerów biznesowych. Długotrwałe zaległości mogą prowadzić do rozwiązania umów, co dodatkowo pogłębia problemy finansowe. W dłuższej perspektywie brak stabilnych relacji z kontrahentami może ograniczyć możliwości rozwoju przedsiębiorstwa i utrudnić jego funkcjonowanie na rynku. Współpraca oparta na zaufaniu jest kluczowa w biznesie, a niezapłacona faktura może to zaufanie skutecznie podważyć.

Konsekwencje niezapłaconych faktur: utrata reputacji

Kolejną konsekwencją niezapłaconych faktur jest pogorszenie reputacji firmy. Na rynku, gdzie konkurencja jest duża, dobra opinia i zaufanie klientów oraz partnerów biznesowych są bezcenne. Przedsiębiorstwa, które mają problemy z terminowym regulowaniem zobowiązań, mogą stać się mniej atrakcyjne dla potencjalnych partnerów. W dobie powszechnego dostępu do informacji, negatywne opinie mogą szybko rozprzestrzenić się w branży, co dodatkowo utrudnia nawiązywanie nowych relacji biznesowych i zdobywanie klientów. Niezapłacone faktury mogą stać się więc nie tylko problemem finansowym, ale także wizerunkowym.

Prawne skutki niezapłaconej faktury

Opóźnienia w regulowaniu zobowiązań finansowych niosą ze sobą konsekwencje nie tylko na płaszczyźnie biznesowej, ale także prawnej. Jednym z pierwszych skutków zaległości wobec innych podmiotów jest możliwość wpisania dłużnika do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych, prowadzonego przez Krajowy Rejestr Sądowy. Kolejnym poważnym następstwem opóźnionych płatności może być wytoczenie powództwa sądowego przez wierzyciela. W przypadku przegranej, dłużnik musi liczyć się z koniecznością pokrycia kosztów sądowych, co często prowadzi do wszczęcia postępowania egzekucyjnego przez komornika.

Giełda wierzytelności jako skutek nieterminowego opłacania faktur

Jednym z następstw opóźnień w płatnościach faktur może być umieszczenie informacji o naszym zadłużeniu na tzw. giełdzie wierzytelności. Takie publiczne ujawnienie zaległości nie tylko komplikuje prowadzenie działalności gospodarczej, ale również negatywnie wpływa na nasze codzienne życie. Może to skutkować ograniczonym dostępem do kredytów konsumenckich, trudnościami w zawieraniu umów z dostawcami usług, takich jak operatorzy telefonii komórkowej, i innymi problemami finansowymi.

Niezapłacona faktura a zagrożenie utratą płynności finansowej

Nieodpowiednie zarządzanie należnościami jest kluczowym czynnikiem prowadzącym do utraty płynności finansowej. Stabilność finansowa jest fundamentalna dla funkcjonowania przedsiębiorstwa i często decyduje o jego przetrwaniu na rynku. W obliczu kryzysu gospodarczego szczególnie istotne jest, aby przedsiębiorstwa dbały o zachowanie właściwej równowagi między przychodami a wydatkami.

Niezapłacona faktura a upadłość

W sytuacji, gdy dłużnik staje się niewypłacalny, wierzyciel może ostatecznie złożyć wniosek do sądu gospodarczego o ogłoszenie upadłości dłużnika. Jeśli firma sama nie podejmie takiego kroku w odpowiednim momencie, może grozić jej utrata prawa do prowadzenia działalności gospodarczej przez określony czas.

Faktoring jako rozwiązanie problemu niezapłaconych faktur

Przy problemach z płatnościami od kontrahentów, warto szczególnie dbać o płynność finansową firmy. Jednym ze sposobów na jej utrzymanie jest faktoring. Faktoring polega na sprzedaży wierzytelności, niezapłaconych i nieprzeterminowanych faktur, firmie faktoringowej, która w zamian natychmiast wypłaca środki pieniężne. Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi czekać na płatność od kontrahenta, co pozwala na utrzymanie stabilności finansowej i uniknięcie problemów związanych z brakiem gotówki. Faktoring jest szczególnie przydatny w sytuacjach, gdy firma współpracuje z dużymi kontrahentami, którzy wymagają długich terminów płatności.

Zalety faktoringu dla firmy

Korzystanie z faktoringu może również zmniejszyć ryzyko niewypłacalności kontrahenta. Faktor może przejąć na siebie część ryzyka, co zabezpiecza firmę przed utratą środków. Dodatkowo, faktoring pozwala na lepsze zarządzanie należnościami i koncentrację na rozwoju firmy, zamiast na monitorowaniu i egzekwowaniu płatności. W efekcie przedsiębiorstwo może lepiej planować swoją działalność i unikać problemów finansowych wynikających z opóźnionych płatności.

Podsumowując, niezapłacone faktury stanowią poważne zagrożenie dla stabilności finansowej i operacyjnej firmy. Mogą one prowadzić do szeregu negatywnych konsekwencji, w tym do problemów z płynnością finansową, pogorszenia relacji z kontrahentami, a także do spadku reputacji na rynku. Dlatego warto rozważyć różne metody zarządzania ryzykiem, w tym faktoring, który może pomóc firmie w utrzymaniu stabilności finansowej i uniknięciu problemów związanych z niezapłaconymi fakturami.

 

Prowadzenie firmy to nieustanne dążenie do zwiększania efektywności operacyjnej, co przekłada się na wzrost aktywów i środków obrotowych. Aktywa obrotowe są kluczowym elementem finansów każdej firmy, ponieważ obejmują wszystkie zasoby, które mogą być szybko zamienione na gotówkę, takie jak zapasy, należności czy środki pieniężne. Warto dowiedzieć się, jak skutecznie nimi zarządzać, aby firma mogła się rozwijać, i jak je zwiększyć.

Aktywa i środki obrotowe: co to?

Rzeczowe aktywa obrotowe to zasoby w firmie, które mają być zużyte lub sprzedane w ciągu 12 miesięcy lub normalnego cyklu operacyjnego. Obejmują zapasy, czyli materiały nabyte do zużycia wewnętrznego, produkty gotowe, półprodukty oraz towary przeznaczone do sprzedaży. Zalicza się do nich także produkcję w toku, czyli produkty, które są w trakcie wytwarzania. Finansowe środki obrotowe to m.in. środki pieniężne, instrumenty kapitałowe oraz prawa wynikające z kontraktów, które mogą być zamienione na gotówkę w ciągu 12 miesięcy. Należności krótkoterminowe obejmują zobowiązania z tytułu dostaw i usług wymagalne w tym okresie.

Poprawa stanu aktywów obrotowych w firmie

Istnieje kilka sposobów na to by dbać o środki obrotowe i tym samym utrzymywać właściwą płynność finansową przedsiębiorstwa.

Optymalizacja zarządzania zapasami

Zarządzanie zapasami ma bezpośredni wpływ na aktywa obrotowe w firmie. Efektywne monitorowanie stanu zapasów i unikanie nadmiernych zakupów pozwala na optymalizację środków, które mogłyby być zamrożone w postaci magazynowanych towarów. Warto zainwestować w nowoczesne narzędzia do zarządzania zapasami, które pomogą w bieżącej kontroli poziomu towarów i ich rotacji. Automatyzacja procesów magazynowych oraz analiza sezonowości popytu pozwolą na lepsze zarządzanie tym elementem aktywów obrotowych.

Skuteczne zarządzanie należnościami

Należności to ważna część aktywów obrotowych. Opóźnienia w spłatach od klientów mogą wpływać na płynność finansową firmy, dlatego istotne jest wdrożenie skutecznych procedur windykacyjnych. Regularne przypomnienia o zbliżających się terminach płatności oraz wprowadzenie zniżek za wcześniejsze uregulowanie faktur mogą pozytywnie wpłynąć na terminowość spłat. Warto również rozważyć współpracę z firmami windykacyjnymi lub sprzedaż wierzytelności, co pomoże szybciej odzyskać środki obrotowe.

Negocjowanie lepszych warunków płatności

Jednym z kluczowych sposobów na poprawę środków obrotowych jest negocjowanie korzystniejszych warunków płatności zarówno z dostawcami, jak i odbiorcami. Wydłużenie terminów płatności dla dostawców może zwiększyć dostępność gotówki w firmie, co przełoży się na większe możliwości inwestycyjne. Z kolei skrócenie terminów płatności dla klientów pozwoli na szybsze odzyskanie środków obrotowych.

Zwiększenie stanu środków obrotowych

Firma może też spróbować finansowania obrotowego, które wpłynie na zwiększenie stanu środków. Do wyboru jest kilka metod tego typu finansowania zewnętrznego.

Kredyty obrotowe, kredyty w rachunku bieżącym i kredyty odnawialne

Kredyty obrotowe to krótkoterminowe lub średnioterminowe finansowanie (do kilku lat), które ma na celu zwiększenie płynności firmy, umożliwiając jej rozwój. Wysokość dostępnego kredytu zależy od wielu czynników, w tym rodzaju działalności firmy. Można także ubiegać się o pożyczkę ratalną, udzielaną na prostszych zasadach niż kredyt. 

Faktoring

Faktoring to usługa finansowa, która pomaga firmom szybciej uzyskać gotówkę za wystawione faktury. Gdy podmiot sprzedaje towar lub usługi, wystawia fakturę z odroczonym terminem płatności i musi czekać na przelew np. 30 dni lub dłużej. Faktoring polega na tym, że firma przekazuje tę fakturę instytucji faktoringowej, która wypłaca większość jej kwoty niemal od razu (zazwyczaj około 80-90%). Resztę otrzymuje po opłaceniu faktury przez kontrahenta, pomniejszoną o prowizję dla faktora. Dzięki temu firma nie musi czekać na zapłatę i ma płynność finansową. Jest to skuteczna metoda na szybkie odblokowanie kapitału obrotowego, ale kwota finansowania jest ograniczona przez wartość należności firmy.

Faktoring odwrotny

Faktoring odwrotny to sposób na finansowanie zakupów firmy, bez obciążania własnych środków w danym momencie. W ramach tego rozwiązania faktor (instytucja finansująca) opłaca faktury dostawców bezpośrednio, a przedsiębiorstwo spłaca zobowiązanie w ustalonym terminie. Dzięki temu firma może opóźnić płatność, a faktor monitoruje przeznaczenie środków na zakup towarów lub usług.

Refinansowanie aktywów

Jeśli firma nie może uzyskać niezabezpieczonego finansowania, czyli po prostu pożyczki z oprocentowaniem, może wykorzystać swoje aktywa do pozyskania kredytu zabezpieczonego. Kwota, jaką firma może uzyskać, zależy od wartości aktywów użytych jako zabezpieczenie.

Finansowanie VAT

To forma kredytu obrotowego przeznaczona na pokrycie płatności podatku VAT, która może być szczególnie przydatna, gdy firma ponosi wysokie koszty z tego tytułu. Kredyt ten pomaga pokryć te zobowiązania do momentu, gdy firma otrzyma zwrot podatku od urzędu skarbowego.

Inwestowanie w szybkie instrumenty finansowe

Warto zastanowić się nad inwestycjami w krótkoterminowe instrumenty finansowe, które pozwolą zwiększyć aktywa obrotowe. Lokaty bankowe, bony skarbowe czy krótkoterminowe fundusze inwestycyjne mogą być dobrym rozwiązaniem dla firm, które dysponują nadwyżkami środków, ale nie chcą ich zamrażać na dłuższy czas. Odpowiednio zdywersyfikowane portfele inwestycyjne mogą pomóc firmie zwiększyć płynność finansową.

Co to jest analiza wskaźnikowa i jak wpływa na decyzje finansowe?

Analiza wskaźnikowa to narzędzie, które pomaga ocenić efektywność zarządzania aktywami obrotowymi w firmie. Dzięki niej można monitorować takie wskaźniki, jak wskaźnik bieżącej płynności, wskaźnik rotacji zapasów czy wskaźnik rotacji należności. Regularne analizy pozwalają na podejmowanie lepszych decyzji dotyczących zarządzania środkami obrotowymi, co wpływa na długoterminową stabilność finansową firmy.

Zwiększanie aktywów i środków obrotowych w firmie to proces, który wymaga skrupulatnego zarządzania zapasami, należnościami oraz inwestycjami krótkoterminowymi. Kluczowe jest wdrożenie narzędzi do monitorowania finansów, jak analiza wskaźnikowa, aby podejmować świadome decyzje. Firma, która skutecznie zarządza swoimi aktywami obrotowymi, zyskuje większą elastyczność finansową i stabilność na rynku.

 

Wystawienie faktury to jedna z podstawowych czynności administracyjnych, z którą spotyka się każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą. Mimo że proces ten wydaje się prosty, istnieje wiele zasad i terminów, które należy przestrzegać. Ile czasu na wystawienie faktury ma przedsiębiorca zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz poniżej. 

Podstawowy termin wystawienia faktury

Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towaru lub wykonanie usługi. Oznacza to, że jeśli sprzedaż miała miejsce na przykład 10 stycznia, przedsiębiorca ma czas do 15 lutego, aby wystawić fakturę. Ten termin zapłaty faktury obowiązuje w większości przypadków i dotyczy zarówno sprzedaży towarów, jak i usług. Warto jednak pamiętać, że przestrzeganie tego terminu jest nie tylko kwestią formalną, ale również obowiązkiem prawnym, którego niedopełnienie może prowadzić do konsekwencji podatkowych w postaci konieczności korekty opłaconego PIT-u czy VATU oraz pliku JPK_VAT, a nawet skutkować nałożeniem grzywny.

Faktury zaliczkowe

Termin wystawienia faktury zaliczkowej powinien być zgodny z ogólnie przyjętymi zasadami fakturowania. Sprzedawca musi wystawić ten dokument najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano część lub całość zapłaty. Fakturę zaliczkową można również wystawić z wyprzedzeniem, jednak nie większym niż 60 dni.

Wyjątki od reguły

Niektóre branże mają specyficzne przepisy dotyczące tego, ile jest czasu na wystawienie faktury:

• 30 dni od daty zakończenia prac budowlanych lub budowlano-montażowych,
• 60 dni od daty dostarczenia towarów w przypadku sprzedaży książek drukowanych (z wyłączeniem map, ulotek, gazet i czasopism),
• 90 dni od daty sprzedaży w przypadku usług drukowania książek (z wyłączeniem map, ulotek, gazet i czasopism oraz importu usług).

 

Konsekwencje przekroczenia terminu

Nieprzestrzeganie terminu wystawienia faktury może mieć poważne konsekwencje. Po pierwsze, przedsiębiorca może zostać ukarany grzywną za niewystawienie faktury w wymaganym terminie. Po drugie, opóźnienia w wystawieniu faktury mogą prowadzić do problemów z rozliczeniem podatku VAT, co z kolei może wpłynąć na płynność finansową firmy. Dlatego niezwykle istotne jest, aby termin wystawienia faktury był dotrzymany.

Dobre praktyki w wystawianiu faktur

Aby uniknąć problemów związanych z nieterminowym wystawieniem faktury, warto wdrożyć kilka dobrych praktyk. Po pierwsze, regularne monitorowanie daty sprzedaży i bieżące wystawianie faktur pomoże uniknąć nagromadzenia dokumentów na koniec miesiąca. Po drugie, warto korzystać z programów do fakturowania, które automatyzują proces i przypominają o zbliżających się terminach. Po trzecie, jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność w branży o niestandardowych zasadach fakturowania, warto zasięgnąć porady specjalisty, który pomoże dostosować procesy administracyjne do wymogów prawnych.

Faktura pro forma a zwykła faktura

W obiegu dokumentów księgowych często pojawia się faktura pro forma, która różni się od zwykłej faktury. Faktura pro forma to dokument informacyjny, który pełni funkcję oferty handlowej, ale nie jest dokumentem księgowym ani prawnym zobowiązaniem do zapłaty. Służy do przedstawienia warunków transakcji, takich jak cena, ilość, termin dostawy czy forma płatności, ale nie jest podstawą do odliczenia podatku VAT ani księgowania kosztów. Wystawienie faktury pro forma jest często stosowane przed finalizacją transakcji, aby klient mógł zapoznać się ze szczegółami zamówienia. Dopiero po akceptacji oferty i dokonaniu płatności przedsiębiorca wystawia zwykłą fakturę VAT, która jest wiążącym dokumentem księgowym, uprawniającym do odliczenia VAT i ujęcia kosztów w księgach rachunkowych.

Jakie terminy płatności na fakturze?

Oprócz określenia, ile czasu na wystawienie faktury ma przedsiębiorca, równie istotne jest ustalenie terminu płatności, który znajdzie się na fakturze. Termin płatności to okres, w jakim nabywca towaru lub usługi zobowiązany jest do uregulowania należności. W Polsce nie ma ustawowego obowiązku określenia konkretnego terminu płatności, jednak standardowo przyjmuje się, że wynosi on od 7 do 30 dni, w zależności od umowy między stronami. Warto jednak pamiętać, że dłuższe terminy, np. 60 lub 90 dni, mogą być ustalane w specyficznych branżach lub przy większych transakcjach. Dla bezpieczeństwa finansowego firmy kluczowe jest jasno określenie terminu płatności na fakturze i monitorowanie terminowego regulowania należności przez kontrahentów.

Podsumowując, znajomość przepisów dotyczących tego, ile czasu na wystawienie faktury przysługuje przedsiębiorcy, jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Standardowy termin to 15 dni od zakończenia miesiąca sprzedaży, ale istnieją sytuacje wymagające szybszego działania, jak np. przy fakturach zaliczkowych.