Autor: smeo_admin

Często wymienianym powodem, dla którego Polacy zakładają firmy za granicą są… oszczędności. Tylko czy rzeczywiście w innych krajach prowadzenie działalności gospodarczej jest tańsze? Porównaliśmy warunki dla przedsiębiorców w krajach, gdzie wielu Polaków prowadzi firmy – w Wielkiej Brytanii, Niemczech, Norwegii, Rumunii i na Cyprze.

Połowa polskich mikrofirm kilkukrotnie napotkała problemy finansowe w ciągu ostatnich dwóch lat – wynika z badania SMEO na grupie kilkuset drobnych przedsiębiorców. W ankiecie Konfederacji Lewiatan większość właścicieli firm stwierdziła, że warunki do prowadzenia biznesu w 2018 r. jeszcze się pogorszyły. Rzecznik MŚP Adam Abramowicz zaproponował nawet pomysł zniesienia sztywnej stawki ZUS i zastąpienie jej dobrowolnym ubezpieczeniem podobnym do niemieckiego. Jednak jak zauważyli eksperci, nasi zachodni sąsiedzi akurat powoli wycofują się z takiego systemu.

Zamiast idealizować warunki prowadzenia biznesu za granicą, postanowiliśmy się im bliżej przyjrzeć. Przy okazji weryfikujemy kilka mitów.

Koszty prowadzenie firmy w Wielkiej Brytanii

Według rządowych szacunków, na Wyspach Brytyjskich działa ponad 60 tys. polskich firm. Tak duża skala zjawiska doprowadziła do powstania całej branży pomagającej Polakom pod kątem prawnym w zakładaniu firm w Wielkiej Brytanii.
Większość firm to samodzielnie prowadzona działalność gospodarcza (tzw. sole trader). Nic dziwnego, skoro National Insurance Contributions (NIC, czyli brytyjski odpowiednik składek ZUS) dla takich podmiotów wynosi niecałe 15 zł (3 funty) na tydzień lub 9 proc. dochodów, gdy ich dochody przekroczą 43 tys. zł (8632 funtów) rocznie. Wobec 1320 zł miesięcznej składki na ZUS w Polsce robi wrażenie.

Brak sztywnej stawki NIC dotyczy również spółek Ltd. (Limited Liability Company, odpowiednika naszej spółki z o.o.). Taka firma płaci składkę w wysokości 13,8 proc. przy dochodach wyższych niż 816 zł (162 funtów) tygodniowo, zaś jej właściciel musi być także jej pracownikiem i jako dyrektor płacić 12 proc. od dochodów wyższych niż 780 zł (162 funtów) tygodniowo i 2 proc. od wyższych niż 4500 zł (892 funtów) tygodniowo. Składkom ubezpieczeniowym towarzyszy też podatek Corporate Tax (odpowiednik CIT) w wysokości 17 proc. Założenie spółki Ltd., w przeciwieństwie do samodzielnej działalności, nie wymaga zamieszkiwania na terenie Wielkiej Brytanii.

Warto też pamiętać o obowiązującej w Wielkiej Brytanii kwocie wolnej od podatku dochodowego, która wynosi 62 tys. zł (12,5 tys. funtów) i stanowi niemal 20-krotność jej polskiego odpowiednika.

Prowadzenie działalności gospodarczej w Niemczech

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (w skrócie GmbH) funkcjonuje podobnie jak polska spółka z o.o., ale ma jedną cechę, która działa na korzyść naszych zachodnich sąsiadów. Minimalny kapitał zakładowy przy zakładaniu tego typu firmy wynosi okrągłe 1 euro (w Polsce 5000 zł), choć w pierwszych latach działalności należy go uzupełniać z zysków (aż osiągnie 25 tys. euro). Atrakcyjna dla biznesów działających na niewielką skalę jest także kwota wolna od podatku, która wynosi ok. 100 tys. zł (24 500 euro) rocznego dochodu.

Inną ciekawą różnicą między polskim ZUS-em a Deutsche Rentenversicherung Bund jest brak obowiązkowego ubezpieczenia emerytalnego dla pracodawców. Mogą oni skorzystać z ubezpieczeń prywatnych, których kwotę wolno im odliczyć od podatku. System ten stał się jednak obiektem krytyki, a niemiecki rząd planuje w 2020 r. wprowadzić w nim zmiany, których finalny kształt nie jest jeszcze znany.

Same obciążenia fiskalne w Niemczech są relatywnie wysokie. Wprawdzie firmy płacą składkę CIT w wysokości 15 proc., jednak jest ona powiększana o 5 proc. tzw. podatku solidarnościowego, przeznaczanego na wspieranie regionów byłego NRD. Dodatkowo funkcjonuje też podatek handlowy zwiększający obciążenia o kolejne kilkanaście procent, zależnie od skali działalności. W połączeniu z wysokimi kosztami pracy sprawia to, że prowadzenie firmy w Niemczech nie jest tak tanie, jak mogłoby się wydawać. Obciążenia dla przedsiębiorców rekompensowane są jednak dużą przejrzystością i sprawnością systemu skarbowego.

Ile kosztuje prowadzenia biznesu w Norwegii

Norwegia w ostatnich latach to był jeden z najchętniej wybieranych kierunków emigracji zarobkowej Polaków. Co za tym idzie, i w tym kraju powstały firmy zakładane przez Polaków.

Sprawna administracja i przyjazny system podatkowy wymieniane są jako główne zalety prowadzenia działalności gospodarczej w krajach skandynawskich. Legendarne wysokie podatki dotyczą głównie osób fizycznych, firmy traktowane są przez fiskusa nieco łagodniej.

W Norwegii Trygdeavgift czyli odpowiednik składki ZUS wynosi 11,4 proc. i pobierany jest automatycznie, zaś podatek od dochodów firmy wynosi 23 proc. Przedsiębiorcy cenią sobie też regulowanie niemal wszystkich formalności przez internet.

W Norwegii obowiązują wysokie opłaty administracyjne. O ile założenie firmy jednoosobowej jest bezpłatne, to start z działalnością w formule spółki z o.o. (aksjeselskap) to koszt rzędu 1 tys. zł (2250 koron norweskich) i konieczność dysponowania kapitałem zakładowym ponad 13 tys. zł (30 000 koron).

Przy kalkulowaniu rentowności prowadzenia biznesu w Norwegii musisz uwzględnić dość wysokie koszty niezbędnych usług oraz koszty pracy, które należą do najwyższych na świecie – średnia stawka godzinowa w gospodarce przekracza 200 zł (ok. 480 koron).

Prowadzenie biznesu w Rumunii

Z kolei jednymi z najniższych kosztów pracy (średnia stawka godzinowa to 26 lei czyli 27 zł) kusi przedsiębiorców Rumunia. Kraj ten postanowił w ostatnich latach dość radykalnie postawić na ożywienie gospodarki, czego przejawem była przed dwoma laty likwidacja ponad 100 podatków i opłat. Na uwagę zasługują także preferencyjne stawki CIT w wysokości 1 proc. i 3 proc. dla małych firm, których roczny dochód mieści się w limicie 2,2 mln zł (2,3 mln lei). Dla pozostałych firm stawka wynosi 16 proc. Na uruchomienie spółki SRL, czyli firmy odpowiadającej polskiej spółce z o.o., wystarczy dysponować kapitałem rzędu niecałych 200 zł (215 lei).

Rumuński system skarbowy staje się nieco mniej przejrzysty, gdy przychodzi do płacenia składek ubezpieczeniowych. Oprócz CAS, czyli składek na ubezpieczenie emerytalne w wysokości 26 proc. istnieje kilka mniejszych, z których część jest opcjonalna. Przedsiębiorca musi podzielić się z rumuńskim fiskusem ok. 30 proc swoich dochodów. Powinien też liczyć się z czasochłonnym załatwieniem formalności, szczególnie przy dość istotnej barierze językowej.

Czy Cypr faktycznie jest rajem podatkowym?

Do tego śródziemnomorskiego kraju przylgnęła etykietka raju podatkowego, jednak jest ona często używana na wyrost. Owszem, Republika Cypryjska leży na wyspie i rosną tam palmy, ale zarejestrowanie tam firmy nie działa jak klasyczna kryjówka dla wielkiej fortuny, jak w przypadku niektórych państw na Karaibach. Ostatnie zmiany przepisów spowodowały też, że formalne przeniesienie firmy na Cypr nie jest aż tak opłacalne, jak jeszcze kilka lat temu.

Wciąż jednak cypryjskie podatki należą do najniższych w Unii Europejskiej, a procedura zakładania działalności do najprostszych. Aby zarejestrować spółkę Ltd. (z o.o.) nie potrzeba kapitału zakładowego, a na formalności wystarczy tydzień. Wysokość podatku CIT to zaledwie 12,5 proc, zaś suma składek ubezpieczeniowych – 11,5 proc.

Państwo stosuje dużo zachęt do prowadzenia biznesu, które pozwalają obniżyć go jeszcze bardziej. Dotyczy to szczególnie przedsiębiorstw z sektora finansowego – cypryjski fiskus nie pobiera np. podatku, którego podstawą byłyby zyski kapitałowe.

Prowadzenie biznesu na Cyprze wiąże się z koniecznością rezydowania w tym kraju przez przynajmniej 60 dni w roku i posiadania w nim nieruchomości na mieszkanie i/lub biuro oraz ponoszeniem relatywnie wysokich opłat księgowych i administracyjnych, co w przypadku małych i średnich polskich firm częściowo niweluje zalety operowania w tym kraju.

Jednoosobowa działalność gospodarcza to krok, na który decyduje się coraz więcej osób – jest to idealny sposób na wykorzystanie swoich talentów i umiejętności, a także na uzyskanie samodzielności i niezależności. Prowadzenie własnej działalności jednoosobowej to często łączenie wielu stanowisk – menedżera, sprzedawcy, specjalisty ds. obsługi klienta, a nawet i księgowego. Znając odpowiednie obowiązki i formalności, wspierając się programem księgowym, samodzielne prowadzenie księgowości jest relatywnie proste. Oto, co powinieneś wiedzieć.

Podstawowe obowiązki i formalności

Pierwszym krokiem prowadzenia działalności gospodarczej jest zgłoszenie firmy do CEIDG – Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej. Już we wniosku należy wskazać podmiot odpowiedzialny za ewidencję i prowadzenie księgowości. Do wyboru mamy zatrudnienie własnego księgowego, wynajęcie zewnętrznego biura rachunkowego, lub samodzielne prowadzenie księgowości. Na pierwszą i drugą opcję decydują się z reguły duże firmy i korporacje. Dla jednoosobowych działalności gospodarczych rozwiązanie to jest czasami zbyt kosztowne na początku istnienia firmy.

Samodzielne prowadzenie działalności okazuje się być o wiele tańsze, szczególnie w sytuacji, gdy dochody firmy nie przekraczają 1,2 miliona euro rocznie. Jeśli przedsiębiorca spełnia ten warunek, może korzystać z uproszczonych procedur prowadzenia księgowości. Przy wypełnianiu wniosku do CEIDG należy zostawić puste pole dotyczące podmiotu prowadzącego księgowość – będzie to dla urzędu informacja, że zdecydowaliśmy się na samodzielne prowadzenie ksiąg.

VAT – czy musisz się rejestrować?

Należy pamiętać o tym, że niektóre rodzaje działalności gospodarczej podlegają bezwzględnej rejestracji jako czynny VAT-owiec, inne zaś mogą być zwolnione z konieczności rejestracji do tego podatku. Przed założeniem działalności początkujący przedsiębiorca powinien upewnić się, do której grupy się zalicza. Aby to zrobić, warto zapytać księgowego, doradcę biznesowego, złożyć pisemne pytanie w urzędzie skarbowym lub prostu zapoznać się z ustawą o VAT. Lista zwolnionych branż znajduje się w w art. 43.

Możliwość skorzystania z podmiotowego zwolnienia VAT mają podmioty, których przychody ze sprzedaży opodatkowanej w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły 200.000 zł netto.

Ze zwolnienia z VAT nie mogą skorzystać firmy, które sprzedają towary objęte akcyzą (z wyjątkiem artykułów tytoniowych), a także prawnicy, jubilerzy oraz firmy, które nie posiadają siedziby na terenie kraju.

Obowiązki księgowe w jednoosobowej działalności gospodarczej

Obowiązki księgowe, którym podlega przedsiębiorca zależą przede wszystkim od wybranej formy opodatkowania. Właściciel firmy powinien zapoznać się z Księgą Przychodów i Rozchodów (KPiR), ponieważ jest to najczęściej wykorzystywany dokument przy prowadzeniu księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej. To właśnie na podstawie tego dokumentu wyliczane są między innymi zaliczki na podatek dochodowy. Księga przychodów i rozchodów powinna zawierać wiele informacji, m.in. o:

• przychodach uzyskanych ze sprzedaży produktów i usług, jak również te przychody, które nie są bezpośrednio powiązane z rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej,
• kosztach prowadzenia działalności (m.in. zakup towarów handlowych, czy materiałów podstawowych).

Do innych obowiązków przedsiębiorcy zalicza się również odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy, opłacanie składek ZUS, składanie deklaracji VAT, odprowadzanie kwoty podatku do odpowiedniego Urzędu Skarbowego i przechowywanie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wraz z dokumentami potwierdzającymi transakcje.

Samodzielne prowadzenie księgowości, a właściwy program księgowy

Przedsiębiorca prowadzący księgowość jednoosobowej działalności gospodarczej powinien posiadać odpowiedni program komputerowy do księgowości, który umożliwi mu wywiązywanie się z obowiązków księgowych. Taki program powinien być łatwy w obsłudze, intuicyjny oraz profesjonalny.

Oprócz standardowych funkcji ewidencyjnych (np. sprzedaż, czy zakup towarów i materiałów), powinien umożliwiać prowadzenie rejestrów VAT, ewidencję środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia, czy kilometrówek.

Przedsiębiorcy mają duży wybór programów, od darmowego Płatnika 2.0, po komercyjne programy i aplikacje webowe, które opłacane są abonamentowo. Jest to jedna z najlepszych opcji – niski koszt w połączeniu z dużymi możliwościami, takimi jak prowadzenie magazynu, KPiR oraz kadr sprawia, że warto się zastanowić nad tym rozwiązaniem.

Faktoring – rozwój Twojego biznesu

Jedną z bardziej istotnych kwestii w przypadku prowadzenia własnej działalności jest zachowanie płynności finansowej. Nie zawsze jest to łatwe. Po wykonaniu pracy na przelew od kontrahenta trzeba czasem czekać czasem 14, 30 a nawet 90 dni, w zależności od branży w której działa przedsiębiorca.

W przypadku, kiedy wystawia się faktury z długim terminem płatności, warto zapoznać się z usługą faktoringu. Polega ona na tym, że przedsiębiorca, zwany faktorantem, przekazuje firmie faktoringowej (faktorowi) nieprzeterminowane faktury wystawione uprzednio swoim klientom. Przeniesienia uprawnień do wierzytelności dokonuje poprzez zawarcie umowy (cesji wierzytelności). Firma faktoringowa niemalże od ręki wypłaca przedsiębiorcy należne mu środki, pobierając przy tym prowizję.

Faktoring to doskonała opcja dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Pomaga zapobiegać zatorom płatniczym i utrzymać płynność finansową. Pieniądze, zarobione z tytułu wykonania danej usługi czy dostarczenia produktów, przedsiębiorca uzyskuje szybko i sprawnie. Zapewnia sobie przy tym stabilność finansową. Jest to również gwarancja bezpieczeństwa i jeden ze sposobów na zapewnienie sobie dobrych relacji z klientami – pieniądze dostajesz zawsze na czas, a dzięki temu Twój klient może liczyć na wydłużony termin płatności. Dodatkowo faktoring, w odróżnieniu od kredytu obrotowego, nie obniża zdolności kredytowej przedsiębiorstwa i można go ująć w księgowości jako koszt działalności gospodarczej, obniżając tym samym podatek dochodowy. Więcej o tym przeczytasz na naszym blogu (czym faktoring różni się od kredytu?).

Samodzielne prowadzenie księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest skomplikowane – jest to dobry wybór dla osób, które nie chcą przeznaczać dużych środków na usługi zewnętrznych biur rachunkowych. Wystarczy stosować się do obowiązujących przepisów prawa podatkowego.

Odpowiedź na pytanie jak radzą sobie małe i średnie przedsiębiorstwa w Polsce, może mieć duże znaczenie zarówno dla właścicieli firm, którzy już stoją na czele firm, jak również tych, którzy zastanawiają się, czy obecna sytuacja na rynku sprzyja ewentualnemu otwarciu swojego biznesu.

2018 – rok powodzenia i sukcesów

Od kilku lat możemy zaobserwować pewien trend, który prowadzi do tego, że coraz więcej młodych osób decyduje się na założenie własnej firmy. Praca na własnych warunkach, możliwość spełniania swojej pasji i realizowanie się w branży, która jest obiektem naszych zainteresowań, to zdecydowane zalety bycia przedsiębiorcą. Z drugiej jednak strony, praca na takich warunkach to ogromna odpowiedzialność i duże ryzyko niepowodzenia.

Utrzymanie się na rynku może wiązać się z wieloma trudami. Zarwane noce oraz nieokreślony czas pracy to chleb powszedni dla przedsiębiorców, dlatego przed podjęciem decyzji o swojej karierze, warto spojrzeć na to, jaka jest obecna kondycja małych i średnich firm w Polsce.
Według przeprowadzonych przez Instytut Badań i Raportów Społecznych (IBRIS) dla firmy Diners Club badań, polscy przedsiębiorcy dobrze będą wspominać rok 2018. Aż 82,5% ankietowanych odpowiedziało, że rok 2018 był dla nich dobry lub bardzo dobry. Przeciwnego zdania było tylko 16,5% badanych. Badanie zostało zrealizowane we wrześniu 2018 r. na podstawie wywiadów z 500. właścicielami mikro, małych i średnich przedsiębiorstw z całej Polski. Wykorzystano metodę telefonicznych standaryzowanych wywiadów kwestionariuszowych wspomaganych komputerowo (CATI).

Branżą, której przedstawiciele oceniają 2018 rok najlepiej, są usługi. 85% przedsiębiorców z branży usługowej uznało 2018 rok za pozytywny. W tym 37% uznało go za dobry. Niewiele mniej z ostatniego okresu zadowoleni są przedstawiciele branży przemysłowej. Według przeprowadzonego badania 28% pytanych uznało go za dobry, a 56,2% za umiarkowanie dobry. Jedyną branżą, która nie osiągnęła tak spektakularnych wyników w ostatnim roku, jest rolnictwo. Spośród ankietowanych szefów przedsiębiorstw rolniczych, aż 40,3% odpowiedziało, że ostatni rok nie był najlepszym okresem dla ich firm.

Z przeprowadzonych badań można jasno wywnioskować, że kondycja małych i średnich przedsiębiorstw utrzymuje się na dobrym poziomie i umożliwia ich rozwój. Nie oznacza to jednak, że wszystkie założone plany są w pełni realizowane. W ostatnim czasie plany przedsiębiorstw dotyczyły głównie zwiększenia liczby zatrudnionych pracowników, która pomogłaby w rozszerzeniu działalności (tak uważa 40% ankietowanych). Niestety tylko połowa przedsiębiorstw była w stanie zrealizować swoje założenia w tym obszarze. Powodem tego jest wzrost kosztów zatrudnienia, rekordowo niski poziom bezrobocia, oraz wciąż utrzymująca się na stosunkowo wysokim poziomie emigracja pośród młodych specjalistów, którzy po studiach, lub kilku latach pracy decydują się na zagraniczny wyjazd. W 2018 roku branżą, której przedstawiciele w najmniejszym stopniu zrealizowali swoje cele było rolnictwo. Według badań nie udało się jednemu na trzy przedsiębiorstwu. Sytuacja nie przedstawiała się o wiele lepiej w przypadku firm handlowych. W ich gronie swoim założeniom nie sprostała co czwarta firma.

Perspektywiczna przyszłość. Co przyniesie rok 2019?

Analitycy są jednak dobrej myśli i przewidują, że sytuacja na polskim rynku w 2019 roku będzie stabilna.
Jeżeli sam rozważasz założenie swojej firmy, to informacja o dobrej koniunkturze może pobudzić cię do działania. Z każdym rokiem coraz więcej firm deklaruje swoje zadowolenie z wyników finansowych. Według niektórych przewidywań ekspertów, w 2019 roku może czekać nas niewielkie spowolnienie rozwoju, ale nie powinniśmy spodziewać się pogorszenia warunków do prowadzenia przedsiębiorstwa.

Instytut Badań i Raportów Społecznych (IBRIS) zapytał przedsiębiorców także o cele na rok 2019. 7% ankietowanych za najważniejszy cel w ciągu najbliższego roku uważa zwiększenie zatrudnienia i powiększenie bazy klientów (brak dokładnych danych procentowych). Co trzecia firma z sektora MŚP zamierza dokonać w przyszłym roku inwestycji, które zwiększą skalę ich działania.

Jak poprawić sytuację swojego przedsiębiorstwa? Pomoże faktoring

Jak widać z powyżej przedstawionych badań, ogólna sytuacja małych i średnich przedsiębiorstw wydaje się być stabilna, jednak wciąż pozostają pewne problemy. Średnie opóźnienia płatności za dostarczony towar lub zrealizowaną usługę wynosiły w 2018 roku średnio 59,9 dni – tak wynika wynika z badania Coface dotyczącego płatności wśród firm w Polsce. Analitycy twierdzą, że nie można liczyć na poprawę tej sytuacji w 2019 roku. Krajowy Rejestr Dłużników jest niedozwolony tym faktem i pokazuje, że brak terminowej i szybkiej spłaty faktury prowadzi do wielu problemów:

• 31,4% firm ograniczyło swoje inwestycje;
• 5,4% firm zredukowało zatrudnienie i pensje dla swoich pracowników;
• 7,4% firm podniosło ceny swoich produktów i usług;
• 8,6% firm miało problemy z wprowadzeniem na rynek nowych produktów.

Istnieje jednak kilka sposobów, które w znaczący sposób mogą poprawić wydajność i efektywność firmy – niezależnie od jej branży. Jednym z nich jest faktoring.
Faktoring to usługa finansowa, która umożliwia przedsiębiorcy sprzedaż nieprzeterminowanych faktur firmie faktoringowej, takiej jak SMEO. Jak to wygląda w praktyce? Faktor kupuje faktury za procent ich całkowitej wartości, a następnie bierze odpowiedzialność za odbiór płatności od kontrahentów. Jest to coraz bardziej popularna forma wsparcia finansowego działalności. Ten rodzaj alternatywnych źródeł finansowania zyskuje na popularności, ponieważ dla wielu przedsiębiorstw otrzymanie kredytu, lub innego źródła finansowania stało się trudniejsze z powodu niepełnej zdolności kredytowej czy krótkiego stażu działalności. Faktoring przeznaczony jest dla firm, które stosują odroczone terminy płatności. Sprawdzi się o tych, które szukają sposobu na zabezpieczenie się przed niewypłacalnymi klientami oraz pilnie poszukują zastrzyku gotówki na rozwój przedsiębiorstwa, mając przy tym trudności z uzyskaniem kredytu z uwagi na nieregularne przychody lub krótki staż prowadzenia działalności.

Inną zaletą korzystania z faktoringu jest to, że zawarcie umowy nie wymaga udowadniania zdolności kredytowej. Jest to szybki proces, w którym faktor bierze pod uwagę głównie relacje przedsiębiorcy z jego kontrahentami.

Im wyższe koszty uzyskania przychodu ponosisz w danym miesiącu, tym niższy podatek dochodowy zapłacisz. Proste. Wielu przedsiębiorców wrzuca w koszty niemal wszystko – od drogiej kanapy po sztućce – ale to błąd. Podpowiadamy, co możesz bezpiecznie wrzucić w koszty, i to bez względu na branżę, w której działasz.

Dzięki wysokim kosztom firmowym możesz jako przedsiębiorca płacić niższy podatek dochodowy. Z tego powodu wielu małych przedsiębiorców wrzuca niemal wszystkie swoje wydatki – także te typowo prywatne – w koszty swojej działalności. Pamiętaj jednak, że urząd skarbowy ma prawo – i z niego często korzysta – sprawdzać celowość wydatków.

Koszty firmowe, czyli co?

Zgodnie z polskimi przepisami (art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Upraszczając, wydatek, aby mógł stanowić koszt podatkowy, musi mieć związek z przychodami firmy.

Jeśli jesteś w stanie dowieść, że dany zakup faktycznie został dokonany, by: pozyskać lub utrzymać kontrahenta, świadczyć usługi dla kontrahentów lub dbać o socjalny dobrostan swoich pracowników oraz ich rozwój, to bez większego problemu możesz taki zakup wrzucić w koszty swojej firmy. To na Tobie jako podatniku ciąży obowiązek wykazania związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu.

Pamiętaj, aby dokumentować wszystkie swoje koszty firmowe i najlepiej dobrze je opisać. Będą one potrzebne w razie kontroli skarbowej. Dokumenty potwierdzające dany wydatek to przede wszystkim:

• faktury,
• rachunki,
• umowy i rachunki do umów.

Koszty firmowe a odliczanie VAT

W przypadku czynnych podatników VAT dokonywanie zakupów „na firmę” oznacza nie tylko obniżenie podstawy opodatkowania, ale także możliwość obniżenia kwoty VAT-u do zapłaty.

Prawo do obniżenia podatku VAT od sprzedaży przysługuje wtedy, gdy dany zakup jest związany z Twoją działalnością gospodarczą. Jest jednak od tego bardzo dużo wyjątków, dlatego każdorazowo warto upewnić się u swojego księgowego, czy dany wydatek można odliczyć także od VAT.

Co wrzucić w koszty działalności?

1.Biuro

Bez względu na to, czy wynajmujesz biuro czy zarejestrowałeś działalność gospodarczą w swoim mieszkaniu, możesz do kosztów prowadzenia działalności zaliczyć część wydatków związanych z miejscem swojej pracy.

Czynsz i media
Opłaty za wynajęte biuro stanowią jeden z najbardziej oczywistych kosztów Twojej firmy. Mowa tu zarówno o czynszu, jak i o opłatach za media i internet. Pamiętaj tylko, aby na wszystko mieć faktury wystawione na Twoją działalność gospodarczą.

W przypadku prowadzenia działalności u siebie w domu wcześniej oszacuj, jak duża powierzchnia jest przeznaczona na działalność – najczęściej wskazuje się umownie na jeden pokój. Wówczas możesz proporcjonalnie odliczyć część wydatków związanych z czynszem i opłatami.

Wyposażenie biura – meble i akcesoria biurowe
Kupując meble biurowe – jak biurka czy fotele – możesz spać spokojnie. Urząd skarbowy nie ma podstaw do poddania w wątpliwość takich kosztów – oczywiście, o ile fotel nie kosztuje kilkunastu tysięcy złotych (patrz: część dotycząca kosztów reprezentacji, na końcu artykułu). Podobnie jest z wszelkimi akcesoriami biurowymi, jak teczki, długopisy, tonery czy papier do drukarki.

2. Sprzęt i usługi

Będąc przedsiębiorcą, bez względu na to czy prowadzisz warsztat samochodowy, czy firmę transportową, możesz zaliczyć w koszty sprzęt elektroniczny i oprogramowanie, które wykorzystujesz w swojej codziennej pracy.

Komputery, drukarki, telefony
Choć w przepisach nie ma żadnego ograniczenia w liczbie telefonów czy komputerów, które może posiadać nawet jednoosobowa firma, to warto zachować umiar. 10 komputerów zakupionych w ciągu tego samego roku na działalność, która nie zatrudnia żadnych osób, może wzbudzić podejrzenia urzędu.

Usługi telekomunikacyjne
Jeśli masz umowę abonamentu telefonicznego czy na internet zawartą na swoją firmę, możesz bez obaw wrzucić całą kwotę miesięcznego rachunku do kosztów działalności. Wydatki na rozmowy telefoniczne typu prepaid (tzw. na kartę) też stanowią koszty firmowe – pod warunkiem, że masz fakturę od sprzedawcy doładowania.

Oprogramowanie
Wszelkie wydatki związane z oprogramowaniem komputerowym, antywirusami czy programami do wystawiania faktur możesz również wrzucić w koszty działalności.

3. Koszty pracownicze

Wydatki związane z zatrudnianiem pracowników stanowią główne koszty większości małych i średnich polskich firm w Polsce.

Wynagrodzenia
Do kosztów działalności można włączyć wydatki związane z umowami dla pracowników w kwotach brutto (tj. wraz z składkami ZUS finansowanymi przez pracownika i kwotami podatków) oraz część składek ZUS finansowanych przez pracodawcę. Dotyczy to zarówno umów o pracę, jak i zleceń.

Benefity pracownicze
Jeśli zatrudniasz pracowników (co najmniej jednego) i jesteś w stanie wykazać związek między benefitami pracowniczymi – od kart multisport przez pakiety medyczne po zatrudnianie masażysty w biurze – z przychodami Twojej firmy, będziesz mógł zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

4. Wyjazdy i wydarzenie firmowe

Właściwie wszystkie spotkania integracyjne i szkoleniowe dla pracowników, klientów lub kontrahentów możesz wrzucić w koszty prowadzonej działalności. Oczywiście pod warunkiem że wyraźnie wskażesz, w jaki sposób te wydatki powiązane są z Twoją firmą.

Integracje firmowe
Spotkania w restauracji, wypady na kręgle, paintball, ścianki wspinaczkowe, warsztaty kulinarne – wszystkie tego typu eventy firmowe możesz wrzucić w koszty. Przykładowo, średni koszt kolacji integracyjnej w Warszawie dla 10 pracowników wynosi 1000-1500 zł.

Pamiętaj, że nie możesz odliczać VAT od usług gastronomicznych czy noclegowych (zatem kosztem będzie wartość usługi w kwocie brutto), ale już możesz odliczyć catering, jeśli jest on świadczony przez firmę oferującą usługi przewozu osób.

Spotkania biznesowe
Idziesz na kolację biznesową z potencjalnym klientem, a może organizujesz spotkanie z poczęstunkiem u siebie w biurze – wszystkie koszty związane z takimi spotkaniami możesz wrzucić w koszty.

Wyjazdy służbowe i targi branżowe
Kolejny klasyczny przykład kosztu firmowego. Jeśli wyjeżdżasz na spotkanie ze swoim kontrahentem, to pamiętaj o rozliczeniu takiej podróży w kosztach firmy. Może to być np. bilet na pociąg, dowody zapłaty za przejazd autostradą czy opłata za udział w targach.

5. Edukacja i szkolenia

W koszty swojej firmy możesz wrzucić wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych – mogą to być kursy językowe (bo np. chcesz pozyskać zagranicznych klientów) czy opłaty za studia wyższe.

Szkolenia
Bez względu na to, czy szkolenia kupujesz dla siebie jako przedsiębiorcy, czy dla swoich pracowników, wydatki z tym związane są kosztem Twojej firmy.

Książki i gazety
Co do zasady, aby móc je wrzucić w koszty uzyskania przychodu, nie możesz ich wykorzystywać do celów prywatnych. W praktyce jest to oczywiście trudno weryfikowalne. Trzeba jednak uważać, jakie tytuły prasowe i książkowe wrzucasz w koszty. Prowadząc np. firmę transportową niekoniecznie włączaj w koszty prowadzonej działalności zakup kolorowych magazynów dla kobiet.

6. Promocja firmy

Koszty poniesione na działalność reklamową i marketingową firmy przyczyniają się do osiągnięcia wyższych przychodów, więc tutaj wątpliwości co do zasadności tych kosztów firmowych raczej nie ma.

Strona www i wizytówki
Strona internetowa Twojej firmy czy Twoje wizytówki mają za zadanie przyciągnąć do Ciebie nowych klientów, więc bez problemu wrzucaj wszystkie wydatki z nimi związane w koszty.

Reklama i PR
Wydatki na reklamę i PR również możesz wrzucić w koszty pod warunkiem, że celem tych działań jest np. pozyskanie nowych klientów, a nie zwiększenie prestiżu Twojej firmy (bo to już tzw. koszty reprezentacji).

7. Transport i pojazdy

Samochód bywa niezbędnym narzędziem pracy. Niestety, prawo określające możliwość wpisania wydatków związanych z kupnem, utrzymaniem czy ubezpieczeniem samochodu jest pełne niuansów. Znaczenie ma rodzaj, wartość i przeznaczenie samochodu, dlatego najlepiej zawsze upewnić się u swojego księgowego, by nie popełnić błędu.

Samochód firmowy i paliwo
Jeśli wykorzystujesz samochód prywatny do działalności i chcesz wydatki z nim związane (paliwo) wliczać do kosztów prowadzenia działalności, musisz prowadzić tzw. kilometrówkę – czyli szczegółowy spis przebiegu pojazdu wykorzystywanego do celów firmowych w danym miesiącu.

Pojazd wpisany do ewidencji środków trwałych Twojej działalności możesz natomiast włączać do kosztów uzyskania przychodów za pomocą tzw. odpisów amortyzacyjnych.

Samochód na minuty
Wydatki na wynajęcie samochodów osobowych od firm carsharingowych są kosztem uzyskania przychodu – taka jest interpretacja urzędów skarbowych. W przypadku czynszu najmu samochodu nie obowiązuje limit wynikający z kilometrówki, nie ma więc konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Transport zbiorowy
Masz prawo zakwalifikować do kosztów firmowych wydatki na okresowe bilety autobusowe czy kolejowe, o ile oczywiście posiadasz fakturę.

8. Usługi księgowe i finansowe

Księgowość
Obsługa księgowości jak najbardziej jest Twoim kosztem. W końcu bez księgowości trudno, by mogła funkcjonować jakakolwiek firma.

Leasing
W przypadku leasingu (samochodu, komputerów, itp.) do kosztów uzyskania przychodu zaliczysz wszelkie opłaty związane z umową leasingową, tj. opłatę wstępną, opłaty manipulacyjne, prowizje, jak i raty leasingowe, a także koszty użytkowania leasingowanego przedmiotu (np. naprawy).

Faktoring
Firmy faktoringowe – w przeciwieństwie do firm pożyczkowych – zapewniają, oprócz samego finansowania faktur, również zarządzanie wierzytelnościami oraz usługę weryfikacji kontrahentów. I dlatego odsetki i prowizje za usługi faktoringowe – które są czymś więcej niż usługami związanymi z pośrednictwem finansowym – możesz wrzucić w koszty swojej działalności.

Czego nie wrzucimy w koszty?

Koszty reprezentacji
Tzw. koszty reprezentacji to jeden z najbardziej nieścisłych terminów w polskich przepisach, a przy tym najbardziej problemowy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami koszty reprezentacji nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.

Czym są koszty reprezentacji? W przepisach nie ma definicji „reprezentacji”, dlatego często koszty związane z reprezentacją podlegają osobnej interpretacji przez urzędników. By jednak uniknąć ewentualnych kłopotów najlepiej unikać dużych kosztów, np. bardzo drogich garniturów czy foteli biurowych za kilkanaście tysięcy złotych, odbiegających od pewnych przyjętych standardów w Twojej branży.

Interpretacje podatkowe
Jeśli nie wiesz, czy jakiś wydatek możesz wpisać w koszt, możesz zawsze zwrócić się z prośbą o wydanie indywidualnej interpretacji za pomocą specjalnego formularza dostępnego na stronie Ministerstwa Finansów. Dyrektor izby skarbowej ma maksymalnie 3 miesiące na wydanie swojej interpretacji.

Głównym celem działalności każdego przedsiębiorstwa jest generowanie zysków, lecz nawet to nie umożliwi dalszego funkcjonowania firmy w przypadku długotrwałej utraty płynności finansowej. Pojęcie to oznacza zdolność przedsiębiorstwa do terminowego regulowania zobowiązań bieżących z tytułu opłat za towary i usługi, wynagrodzeń czy spłat kredytów oraz pożyczek. Problemy w tej materii mogą generować dodatkowe zobowiązania z tytułu kar, negatywnie wpływać na wizerunek firmy, a przeciągające się mogą doprowadzić nawet do upadku. Istnieje jednak szereg rozwiązań pozwalających na poprawienie płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Dokapitalizowanie przez właściciela lub wsparcie inwestora

Pierwszym rozwiązaniem, choć nie zawsze możliwym lub pożądanym przez właściciela firmy, jest dokapitalizowanie. Może być dokonane zarówno przez właściciela, jeżeli ma on takie możliwości, jak i przez zewnętrznego inwestora. W tym drugim przypadku możliwe jest zatem nie tylko poprawienie płynności, lecz także zwiększenie szansy na rozwój przedsiębiorstwa. Wiąże się to jednak przeważnie z podziałem udziałami lub innym wpływem nowego inwestora, dlatego właściciele sięgają po ten sposób raczej kierując się chęcią rozwoju. Może to być jednak także rozwiązanie, w przypadku przedłużających się problemów z płynnością, które mogłyby doprowadzić go do upadku. Zewnętrzny inwestor może wnieść do firmy nie tylko pieniądze, ale także doświadczenie, nowe pomysły i sprawdzone rozwiązania, które pomogą w rozwoju biznesu. To rozwiązanie, które sprawdza się nawet w przypadku start-upów. Więcej o tym, jak mniejsze firmy mogą zdobywać finansowanie, piszemy w innym artykule na naszym blogu.

Faktoring

Faktoring to usługa finansowa polegająca na wykupie przez firmę faktoringową (taką jak SMEO) od przedsiębiorstwa (faktoranta) nieprzeterminowanych faktur. To świetny sposób na szybki dostęp do należnych pieniędzy, bez konieczności czekania na termin spłaty. Dzięki faktoringowi przedsiębiorca może poprawić swoją płynność finansową, ponieważ może mieć dostęp do pieniędzy z wystawionych faktur niemal od razu po wykonaniu zlecenia – gotówka wpływa na konto nawet w ciągu kilkunastu minut po zaakceptowaniu faktury do finansowania. Środki można przeznaczyć na dowolny cel, np. na bieżącą działalność – opłacenie księgowej, wypłacenie pensji pracownikowi, zakup niezbędnych materiałów czy uregulowanie podatków. Przedsiębiorca otrzymuje u faktora tzw. limit faktoringowy. Może z niego korzystać jak chce i kiedy chce – może finansować dowolną ilość faktur, w dowolnym momencie, a pieniądze przeznaczać na dowolny cel. Wartość sfinansowanych faktur nie może po prostu przekroczyć przyznanego mu limitu.

Wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje faktoringu:

• pełny (właściwy) – w przypadku którego ryzyko niewypłacalności kontrahenta przejmowane jest przez faktora (instytucję faktoringową);
• niepełny (tak zwany niewłaściwy) – tutaj w przypadku braku spłacenia należności ryzyko przejmuje przedsiębiorca, który złożył wniosek do instytucji faktoringowej.

Faktoring stanowi rozwiązanie coraz chętniej stosowane przez przedsiębiorców, które jest opłacalne i dostępne także dla właścicieli mikro i małych przedsiębiorstw od pierwszej wystawionej faktury, nawet tuż po rozpoczęciu działalności. Te bowiem mają często problem z uzyskaniem pieniędzy w ramach kredytu od banku. Faktoring jest wówczas dobrą alternatywą dla przedsiębiorców, którzy działają na rynku krótko lub nie dysponują odpowiednimi obrotami czy historią kredytową.

Kredyt obrotowy i linia kredytowa

Jednym z najczęściej wybieranych sposobów na utrzymanie bieżącej działalności jest kredyt obrotowy, przeważnie krótkoterminowy. Jest on przyznawany na finansowanie zobowiązań i może zostać wypłacany na rachunek bieżący – powstaje wtedy debet na rachunku kredytobiorcy. Innym rozwiązaniem jest jednak kredyt obrotowy na otwieranym rachunku kredytowym. W tej formie można wyróżnić kredyt docelowy na określoną transakcję (ma wtedy charakter nieodnawialny) czy na pokrycie wymagalnych zobowiązań.

Ten rodzaj finansowania może mieć także charakter tak zwanej linii kredytowej. Jest to limit do wysokości którego można regulować wiele transakcji. Może mieć on odnawialny charakter, co jest możliwe przy terminowej spłacie zaciąganych zobowiązań. Warto natomiast zaznaczyć, że choć formy kredytowe ze strony banków stanowią popularne rozwiązanie problemów z płynnością, to w dużej mierze dotyczy to większych firm, o ugruntowanej pozycji. W ich przypadku instytucje bankowe nie mają bowiem wątpliwości dotyczących możliwego uregulowania takich zobowiązań. Problemy z uzyskaniem zdolności kredytowej mogą mieć przedsiębiorcy w początkowej fazie działalności oraz firmy, których nie charakteryzują odpowiednio duże obroty.

Monitoring należności

Popularne powiedzenie mówi by zapobiegać, a nie leczyć i rzeczywiście rozwiązaniem, które może zapobiec utracie płynności finansowej jest stały monitoring należności. Wyróżniamy w tym obrębie wszelkie działania mające na celu dopilnowanie, aby kontrahent terminowo wywiązał się z płatności. Obejmuje informowanie kontrahenta o nadchodzącym terminie zapłaty (mailowo czy telefonicznie) oraz identyfikowanie sytuacji, w których możemy się spodziewać problemów czy opóźnień związanych z płatnością. Można tego oczekiwać, gdy kontrahent ignoruje nasze wiadomości lub w ogóle nie możemy się z nim skontaktować. Obecnie istnieje szereg programów umożliwiających monitorowanie należności, tak aby w natłoku faktur pilnować terminowych wpływów do firmy. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą uniknąć problemów z bieżącym obrotem gotówki, a co za tym idzie płynnością.

Weryfikacja kontrahenta

Jednym ze sposobów uniknięcia problemów z płynnością finansową firmy może być również weryfikacja kontrahentów. Jak wynika z badania SMEO i Erif BIG, prawie jedna czwarta mikrofirm nie robi tego przed rozpoczęciem współpracy. Tymczasem wystarczy kilka minut, aby dokonać weryfikacji i oszczędzić sobie wielu problemów w przyszłości. Jak to zrobić? Więcej o weryfikacji piszemy na naszym blogu.

Weryfikacja kontrahentów pomoże ustrzec się przed wieloma kłopotami, w tym z nierzetelnymi kontrahentami, którzy nie płacą w terminie lub po prostu są nastawieni na oszustwo. Każdorazowy brak wpłaty może poważnie zaszkodzić płynności finansowej firmy. Z rzetelnym i sprawdzonym partnerem nie będzie takich problemów.