Autor: Paulina

Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą i wystawia faktury, może się spotkać z opóźnieniami w ich regulowaniu. Opóźnienia to jeszcze nic. Czasem odbiorca faktury wcale nie zamierza zapłacić, a wymówek jest bardzo wiele. Kreatywność dłużników może bardzo zaskakiwać. Jest jednak pewien zestaw wymówek, które pojawiają się najczęściej.

Księgowa/dyrektor finansowy jest na urlopie

Najlepiej wypoczywa się w terminie opłacenia faktury. Wie o tym każda księgowa i każdy dyrektor finansowy. Gdy nadchodzi czas uregulowania zobowiązań, cały dział finansowy musi iść na urlop. Brakuje osób, które mogłyby zatwierdzić dokumenty i „puścić” przelew
Przyciśnięty do muru kontrahent, choćby bardzo chciał zapłacić, to nie może tego zrobić, bo nie ma takiej możliwości, bo albo jego kadra jest zwyczajnie niedostępna, a on sam nie jest w stanie tego zrobić, bo ma po prostu inne obowiązki.

Przelew już poszedł

To ciekawa wymówka. Najczęściej stosowana jest przy pierwszym ponagleniu. Zobowiązany zwykle deklaruje, że oczywiście pamięta o zapłacie, wie, że trzeba to zrobić, a przelew w zasadzie już poszedł. Czasami możesz też trafić na moment, w którym płatność jest właśnie wykonywana. Cóż za wyczucie czasu! Wystarczy, że cierpliwie poczekasz na zaksięgowanie przelewu.

A on księguje się i księguje. Może się tak księgować nawet tydzień. Poszukiwania pieniędzy na koncie trwają. A ich jak nie było, tak nie ma i raczej próżno czekać, że się w ogóle pojawią. Gdy zdesperowany ponownie się upomnisz, możesz usłyszeć, że przelew z tajemniczych przyczyn wrócił na konto nadawcy. Taka wymówka jest doskonałym sposobem, by przedłużyć czas na uregulowanie płatności. W końcu każdy ma prawo popełnić błąd. Cierpliwie czekasz więc, aż kontrahent ponownie wykona przelew, tym razem może prawidłowo.

Może się jednak okazać, że pieniądze wcale nie wyszły z konta nadawcy bo…

Kontrahent miał wypadek/rodzinę w szpitalu/pogrzeb/inny kataklizm

Brak płatności w terminie to nie jest więc zła wola, tylko tzw. “sprawy rodzinne”. Kontrahent po prostu nie miał głowy do tego, by uregulować płatności. Jak tylko się otrząśnie lub dojdzie do siebie, to oczywiście wszystko opłaci, ale teraz… proszę zrozumieć.

I tu czujesz się jak bezduszny robot, który nagabuje w tak trudnej chwili. Zamiast wykazać się empatią, Ty prosisz o pieniądze. Jakie to przyziemne. Czujesz się winny, zażenowany i zawstydzony. Możesz przecież jeszcze trochę poczekać.

Czasem zawodzi po prostu technologia…

Zablokowany dostęp do konta

Bank lubi blokować dostęp do konta właśnie wtedy, gdy trzeba wykonać przelew. Pracownik źle wpisał hasło, trwają prace konserwacyjne, aplikacja się zawiesza, błąd w rozliczeniu kredytu spowodował blokadę środków i nie da się zrealizować wypłaty – słyszałeś taką wymówkę?

Pospieszanie czy dopominanie się opłacenia faktury jest więc bezcelowe. Kontrahent tak naprawdę bardzo chce ją opłacić, ale jak ma to zrobić, jeżeli nie ma dostępu do konta? Przecież to nie jest jego wina. To jedynie złośliwość rzeczy martwych. Gdy tylko odzyska dostęp, natychmiast Ci zapłaci.

Faktura zaginęła

A takiej zaginionej nie da się przecież opłacić. Kontrahent stawia całe biuro na głowie, przeszukuje wszystkie kąty, aby ją odnaleźć. Tak bardzo chce ją zapłacić, że zrezygnuje z wszelkich innych aktywności byle tylko znaleźć fakturę i ją uregulować.

Skoro więc teraz dzwonisz i przeszkadzasz mu w tych poszukiwaniach, to w zasadzie sam sobie szkodzisz. Bo gdyby mógł jej szukać, to szybciej by znalazł, a co za tym idzie – szybciej by opłacił. Ale teraz musi się tłumaczyć, więc nie szuka… a czas płynie.

Czekanie na przelewy dotyka też samego kontrahenta.

Czekam na przelew

Jak Twój kontrahent ma opłacić fakturę, skoro sam nie otrzymał pieniędzy od swojego kontrahenta? Więc jeżeli sam czekasz na środki, to możesz przecież zrozumieć swojego kontrahenta, który jest dokładnie w tej samej sytuacji. Obaj czekacie, obaj się niepokoicie.

Zamiast więc złości, nerwów i niepokojów, lepiej obdarzyć się wzajemnym zrozumieniem. Poczekaj, a pieniądze może się w końcu pojawią.
Jeżeli nadal ich nie będzie, a Ty zadzwonisz ponownie, możesz się natknąć na…

Głuchy telefon

Gdy wymówek już brakuje, a kreatywność niepłacącego kontrahenta spada do zera, po prostu przestaje on odbierać telefony. Już nie wymyśla kataklizmów i nie idzie na siódmy pogrzeb w tym miesiącu. Już nie robi przelewów i nie próbuje odblokować swoich systemów bankowych czy księgowych. Po prostu udaje że nie słyszy telefonu.

Znacie te wymówki i sposoby na odwlekanie płatności? Z którym spotykacie się najczęściej, a który wywołuje już u Was śmiech przez łzy, bo pojawia się niemalże notorycznie? Dajcie znać.
A jeżeli masz już dość tego rodzaju bajek i opowieści, nie chcesz się ciągle martwić o to, czy płatność dotrze w terminie lub czy w ogóle dotrze, rozważ skorzystanie z faktoringu. Dzięki temu środki otrzymasz na konto nawet w dniu wystawienia faktury. Chcesz dowiedzieć się więcej o faktoringu? Wypełnij formularz kontaktowy na stronie, a nasz konsultant zadzwoni do Ciebie i przedstawi wszystkie szczegóły.

W czasie pandemii wiele firm cierpi z powodu wydłużonych terminów płatności. Duża część z nich nie ma żadnych, lub tylko niewielkie, oszczędności. Receptą na te problemy może być faktoring, czyli usługa pozwalająca przyspieszać płatność faktur.  Zastanawia Cię, skąd faktor taki jak SMEO ma pieniądze na wsparcie płynności finansowej przedsiębiorców? Już wyjaśniamy.

Miliony na wsparcie właścicieli firm

Niedawno pozyskaliśmy dodatkowe środki na finansowanie faktur przedsiębiorców. W SMEO zainwestowały dwa prężne fundusze, holenderski Finch Capital oraz polski Precapital. Kwota transakcji wyniosła łącznie ponad 21 mln zł. 

Dzięki pozyskanym od funduszy środkom będziemy jeszcze bardziej wspierać polskich przedsiębiorców, poprawiając ich płynność w okresie sporej niepewności wywołanej pandemią. Faktoring nie tylko umożliwia im optymalne zarządzanie budżetem firmy – daje też komfort dysponowania gotówką od razu po wystawieniu faktury. 

Kim są nasi inwestorzy?

Finch Capital to fundusz  typu venture, inwestujący w dwóch regionach – w Europie w obszarach sztucznej inteligencji (AI) oraz fintech (financial technology) i w Azji Środkowo-Wschodniej w rozwiązania dla przemysłu rolniczego, edukację, transport oraz fintech. SMEO to już trzecia polska firma, w którą zainwestował Finch Capital. Oprócz SMEO są to Symmetrical oraz bardzo popularny w naszym kraju fintech Twisto. Posiada aktywa o wartości ponad 400 mln Euro.

Drugi z inwestorów to Precapital, wywodzący się z Polski prywatny fundusz inwestycyjny. Jego głównym założeniem jest aktywizacja niewykorzystanych obszarów miejskich i rewitalizacja zaniedbanych nieruchomości w dużych polskich miastach. Chce być również wsparciem dla firm tworzących innowacyjne produkty i usługi cyfrowe o międzynarodowym zasięgu dystrybucji. Posiada aktywa o wartości ponad 250 mln zł.

Dlaczego warto sięgnąć po faktoring?

Usługa faktoringu polega na wcześniejszym wypłaceniu przedsiębiorcy gotówki z wystawionej kontrahentowi faktury z długim terminem płatności (np. 30-dniowym, choć w polskich warunkach zdarzają się nawet faktury z 90-dniowym terminem). Dzięki temu przedsiębiorca od razu dysponuje środkami finansowymi, a pieniądze może przeznaczyć na dowolny cel. 

To sprawia, że popyt na faktoring nie tylko się utrzymuje, ale wręcz rośnie, mimo pogorszenia sytuacji gospodarczej w Polsce i na świecie. Płynność finansowa jest bezcenna. Zwłaszcza podczas pandemii. 

Jeżeli potrzebujesz wsparcia finansowego, zgłoś się do nas. 

Tak jak są różne branże, firmy i specjalności, tak samo różni są przedsiębiorcy, którzy tymi podmiotami zarządzają. Na podstawie ich sposobu pracy i funkcjonowania można wyróżnić pewne typy – zbiory cech specyficznych. Oczywiście z przymrużeniem oka 😉 Sprawdź, którym typem jesteś. A może któryś z nich jest Ci znany z Twojego otoczenia?

Zosia Samosia

To przedsiębiorca, który umie zaginać czasoprzestrzeń. Wszystko robi praktycznie sam. Jest jednocześnie administratorem, działem księgowości i kadr, managerem, windykatorem i szeregowym pracownikiem.

Wszystkie funkcje w firmie skupia w jednym ręku i nie potrafi delegować obowiązków. Jest wiecznie zapracowany i ma mnóstwo na głowie. Pamięta o wszystkim i wydaje się, że czas dla niego jest z gumy. To człowiek, który wszystko musi sam, bo inni nie zrobią tak dobrze, jak on.

Ogrodnik

Ogrodnik to przedsiębiorca, który starannie dba o swoje poletko. Jest systematycznych, poukładany i wszystko ma zaplanowane w czasie. Wie, kiedy należy siać, a kiedy zbierać. Potrafi bardzo długo czekać na wyniki, a w tym czasie pracuje nad kolejnymi projektami.

Odroczona gratyfikacja nie jest dla niego zniechęcająca. Przeciwnie, mobilizuje go do pracy i jeszcze bardziej wytężonych wysiłków. Ogrodnik ma wszystko poukładane i uporządkowane. Dba o wszystkie terminy i z dokładnością niemalże zegarmistrza realizuje swoją strategię punkt po punkcie. To osoba stworzona do pracy, w której efekty właśnie nie przychodzą od razu, a trzeba na nie trochę poczekać.

Mrówka

Przedsiębiorca mrówka również jest zapracowany, ale nie tak jak Zosia Samosia. To osoba, która ździebełko po ździebełku przenosi z jednego miejsca na drugie. Pracuje ciężko, w równym tempie i szybko. Jego praca ma jednak małe efekty. Nie są one spektakularne, bo skupia się na każdym drobiazgu i niezwykle się do niego przykłada.

Pracuje ciężko i dużo, ale nie rozwija swojej firmy i nie skaluje, bo nie ma na to czasu. Dokładność i skrupulatność nie działają na jego korzyść, bo przykłada je nie tam, gdzie należy. Nie deleguje obowiązków. Pracuje sam, bo nawet nie przychodzi mu do głowy, by kogoś zatrudnić.

Człowiek Orkiestra

To przedsiębiorca, który wprawdzie zatrudnia pracowników, potrafi delegować obowiązki, ale i tak zajmuje się wszystkim, a jego firma ma kilka różnorodnych specjalności. To człowiek, który nie tylko interesuje się wieloma branżami, ale również w wielu próbuje swoich sił.

Jednocześnie, sam dogląda wszystkich zespołów w swojej firmie. Nadzoruje księgowość, kadry, marketing i pracowników operacyjnych. Nic w firmie nie może się odbyć bez niego. Wszystkiego osobiście dogląda, pilnuje i weryfikuje. Jest specjalistą w każdym obszarze funkcjonowania przedsiębiorstwa, dlatego też musi we wszystkim uczestniczyć.

Iron Man

Iron Man to wynalazca z lekką nutą bezczelności. Jest niezwykle inteligentny i dobrze o tym wie. Myśli i tworzy nieszablonowo, ale przy tym nie uznaje kompromisów. Jest trochę jak rozkapryszone dziecko, ale to życie go tego nauczyło, bo z reguły ma właśnie rację i rzadko się myli.

Jego przedsiębiorstwo to innowacje i nowe technologie. Ma przyszłościowe pomysły, które rewolucjonizują rynek. Jest w dużym stopniu wizjonerem, ale jego wizje są osadzone w zdobyczach i możliwościach techniki i nauki. Wdraża nowe rozwiązania, a następnie sięga po kolejne.

Sherlock Holmes

To przedsiębiorca, który doskonale „łączy kropki”. Ma bardzo rozwinięty zmysł obserwacyjny, co pozwala mu dostrzegać powiązane ze sobą elementy i szybko wyciągać wnioski. Dzięki temu z łatwością dostrzega okazje i je wykorzystuje. Jego firma opiera się właśnie na takich okazjach.

To przedsiębiorca, który nastawia się na „strzały”. Obserwuje, czeka i gdy widzi sprzyjające okoliczności  – wkracza do akcji. Jego praca to nie jest maraton. To seria krótkich sprintów. Gdy wyzyska daną okazję już do końca, wówczas rozgląda się za kolejną. W pracownikach ceni sobie szybkość, odwagę i dynamiczne działanie.

Organizator

To świetnie zorganizowany i poukładany przedsiębiorca. Ma precyzyjnie opracowaną strukturę firmy, z podziałem na zespoły, nad którymi czuwają liderzy. Sam pracuje wyłącznie z liderami, dzięki czemu oszczędza bardzo dużo czasu. Deleguje obowiązki i rozlicza z ich realizowania. Nie angażuje się w każdy drobiazg. Nie zajmuje się pracą operacyjną.

Jego zadanie to spinanie działów w jedną całość i pozyskiwanie klientów. Rozdziela zadania, wydaje polecenia i oczekuje ich realizacji na odpowiednim poziomie. Nie lubi „pustych przebiegów” i marnowania czasu. Efektywność i wydajność to cechy, które najbardziej ceni w pracownikach.

Wahadło

To przedsiębiorca, który sam nie wie, po jakiej stronie powinien stanąć. Z jednej strony lubi się przyjaźnić ze swoimi pracownikami, spędza z nimi czas w pokoju socjalnym, zagaduje i proponuje kawę. Z drugiej – gdy zadania nie są zrealizowane – podnosi głos, rozlicza i przywołuje do porządku.

Nigdy nie wiadomo, czego można się po nim spodziewać. Raz jest przyjacielski i „brata” się z pracownikami. Innym razem jest wrogiem, szefem tyranem i zwraca uwagę jedynie na wyniki. Trudno przewidzieć, w jakim będzie nastroju tuż przed spotkaniem z nim. A nawet w trakcie przerwy w pokoju socjalnym potrafi nagle zmienić nastawienie i odesłać wszystkich do pracy.

To już wszystkie typy przedsiębiorców, które dla Was przygotowaliśmy. Jesteśmy ciekawi, jak Wam się podobają? Którym typem Ty jesteś? A z którym miałeś do czynienia? Który typ przedsiębiorcy wydaje Ci się najbardziej efektywny w pracy i rozwijaniu swojej firmy? Który najbardziej Cię rozbawił, a którego nie lubisz?

Mając na względzie dostarczenie przedsiębiorcom jak najlepszych możliwości związanych z faktoringiem rozpoczynamy współpracę z Melpe – programem do fakturowania online dedykowanych.

Dzięki połączeniu sił naszych dwóch marek, użytkownicy Melpe mają możliwość znacznego uproszczenia kwestii formalnych związanych ze skorzystaniem z faktoringu SMEO. Oznacza to mniej działań podczas weryfikacji tożsamości i stanu finansowego oraz współpracę na jeszcze lepszych warunkach – mniej formalności, oszczędność czasu, tańsze usługi, mniejsze koszty.

Fakturowanie online z Melpe

Melpe jest prostym i intuicyjnym programem do fakturowania online, przeznaczonym zarówno dla przedsiębiorców, jak i małych i średnich firm. Całodobowy dostęp do oprogramowania z wielu urządzeń pozwala na stały dostęp do dokumentów firmowych. Cztery podstawowe funkcje dostępne w Melpe zwiększają efektywność pracy, pozwalają na łatwiejsze prowadzenie dokumentacji w firmie oraz dają możliwość szybszej i łatwiejszej kontroli finansów.

Program jest stale aktualizowany pod kątem prawnym, zawiera obszerną bazę możliwych dokumentów do wystawienia, gwarantuje ochronę danych, zapewnia pomoc i stały kontakt z obsługą systemu, stawia na rozwój – słucha potrzeb klientów i rozszerza funkcjonalność programu.

Użytkownicy Melpe z szybkim dostępem do faktoringu

Dzięki współpracy Melpe ze SMEO, każdy użytkownik programu ma możliwość szybkiego faktoringu długoterminowych faktur na jeszcze lepszych warunkach bez względu na długość prowadzonej działalności gospodarczej.

Użytkownicy Melpe korzystając z usług SMEO nie są objęci żadnymi stałymi opłatami i mają zwiększony limit faktoringowy aż do 500 000 PLN na korzystniejszych warunkach cenowych. Faktoring umożliwia także sfinansowanie faktury w walucie EURO, bez ponoszenia kosztów przewalutowania.

Nowy plik JPK V7 już obowiązuje, a pierwsze deklaracje zgodne z nowymi zarządzeniami należało przesłać do 25 listopada ubiegłego roku. Wstępna analiza plików przeprowadzona przez Ministerstwo Finansów wykazała, że jest grupa błędów, które powtarzały się w plikach najczęściej, pomimo tego, że publikowane były dość szczegółowe instrukcje i wskazówki. Na szczęście, dla przedsiębiorców, wszelkie błędy wystarczy najpierw wyjaśnić i usunąć, zanim urząd naliczy za nie karę, a właśnie tej kary przedsiębiorcy obawiają się najbardziej.

JPK V7 nowe regulacje

Zgodnie z przepisami, każdy przedsiębiorca musi przesłać do urzędu skarbowego plik JPK V7 w nowym kształcie. Obecnie obowiązujący dokument to połączenie dotychczasowego pliku i składanej do tej pory deklaracji VAT.

Nowy plik składa się z części ewidencyjnej, która wypełniania była do tej pory i deklaracyjnej, która jest wdrożoną zmianą.

Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się w trybie miesięcznym, składają nowy plik w nowym kształcie co miesiąc. Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się kwartalnie, co miesiąc muszą złożyć jedynie część ewidencyjną, a co kwartał składają pełny, dwuskładnikowy plik.

Część ewidencyjna dotyczy transakcji, do których doszło między przedsiębiorcami w danym miesiącu. Natomiast część deklaracyjna zawiera informacje, które dotychczas zamieszczane były w deklaracji VAT i przekazywane do urzędu skarbowego osobno.

Zmiany zostały zapowiedziane już dawno. Ministerstwo Finansów opublikowało nawet kilka dodatkowych informacji tuż przed terminem pierwszego wysłania nowego pliku. Wszystko po to, by przedsiębiorcy mogli uniknąć niepotrzebnych błędów czy wpadek. Niestety, błędy i tak się pojawiły, a urzędy wzywają do ich wyjaśnienia i usunięcia.

Jakie błędy pojawiły się najczęściej

Okazało się, że najczęstsze błędy dotyczyły nie tylko zmian w konstrukcji pliku, ale również kwestii ogólnych.

I tak wielu przedsiębiorców przesłało swoje pliki niepodpisane. Fakt ten mocno zaskakuje, biorąc pod uwagę to, jak długo już obowiązuje przesyłanie pliku JPK w ogóle.

Wśród plików przesłanych przez biura księgowe, w niektórych z nich brakowało aktualnego pełnomocnictwa, co również powoduje, że plik jest błędny i nie może zostać zatwierdzony przez system.

Jednym z często popełnianych błędów była próba przekazania dwóch plików. Pierwszy wypełniony był wyłącznie w części ewidencyjnej, a drugi kompletny. Niestety, przesyłanie dwóch takich samych plików nie jest możliwe. System widzi to jako dublowanie i odrzuca. Przesłanie drugiego pliku jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy będzie on oznaczony jako korekta.

Kolejnym, błędem, który występował dość często, było przesyłanie korekty deklaracji sprzed października na nowym formularzu, zamiast wykorzystania do tego starego dokumentu. Jeżeli korekta dotyczy sytuacji sprzed zmian, to należy do niej zastosować dokumenty, które wówczas obowiązywały.

Wielu przedsiębiorców przesłało też dokumenty zgodnie ze starymi zasadami, czyli osobno plik i osobno deklarację, mimo tego, że takie rozwiązanie już nie obowiązuje.

Przedsiębiorcy bardzo często mieli też problemy z zamieszczaniem kodów GTU (dotyczących sprzedaży towarów lub usług należących do jednej z 13 wydzielonych grup specjalnych) w JPK oraz prawidłowym oznaczeniem TP (podatnicy muszą oznaczać niektóre wpisy identyfikujące VAT należny jako „TP” jeżeli pomiędzy stronami istnieją powiązania, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług).

Jak widać, tych błędów jest całkiem sporo. Część z nich wynika z niezrozumienia przepisów, ale część wynika również z niedostatecznej dbałości o generowane dokumenty: brak podpisu, czy brak aktualnego pełnomocnictwa nie mają raczej związku ze zrozumieniem przepisów, czy ich nadmierną zawiłością.

Kary za błędy w pliku JPK VAT

Wielu przedsiębiorców obawia się kar, jakie wiążą się z nieprawidłowym wypełnieniem pliku JPK VAT7. I słusznie, bo kary nie są małe. Ustawodawca przewidział 500 zł kary za każdy błąd, jaki się znajdzie w pliku. Przy czym trzeba pamiętać, że, szczególnie w pierwszym okresie funkcjonowania nowego dokumentu, urzędy skarbowe nastawione są przede wszystkim na edukację, a nie na karanie. Co to oznacza?

Urzędy mają za zadanie wyjaśniać popełniane przez przedsiębiorców błędy i wzywać do ich usunięcia. Jest to sposób na to, by wyedukować i przygotować do prawidłowego generowania pliku w przyszłości.

Każdy przedsiębiorca, który złoży nieprawidłowy plik, musi zostać o tym poinformowany. Zgodnie z procedurą powinien złożyć wyjaśnienia co do popełnionego przez siebie błędu i niezwłocznie ten błąd usunąć. Jeżeli tak zrobi, to urząd skarbowy nie ma prawa nałożyć na niego kary.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca nie dotrzyma terminów wskazanych mu przez urząd, wówczas jednostka ma możliwość obciążenia karą, a przedsiębiorca musi ponieść konsekwencje.

Nowy plik sprawia jak widać sporo trudności. Trzeba jednak pamiętać, by reagować na wezwania urzędu skarbowego, czytać komunikaty ministerstwa i śledzić aktualne informacje, ponieważ dzięki temu łatwiej będzie uniknąć kolejnych pomyłek.

Niejako „przy okazji” uchwalania kolejnych tarcz antykryzysowych, rządzący wprowadzili różnorodne zmiany i modyfikacje do przepisów już obowiązujących, a które z walką z kryzysem czy pandemią nie mają zupełnie nic wspólnego. Takim dodatkowym zapisem jest między innymi ustęp 17 do artykułu 36. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. O czym mówi ten nowy zapis?  Jaki obowiązek nakłada na przedsiębiorców (i nie tylko)? Czemu służy i jakie może wywołać konsekwencje?

Nowy zapis w ustawie – nowy obowiązek przedsiębiorców

Nowy zapis w ustawie, zamieszczony w ustępie 17. artykułu 36 uzyskał następujące brzmienie:

„Płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło informuje Zakład o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy”.

Tym samym ustawodawca nałożył nie tylko na przedsiębiorców, ale również na wszystkie osoby fizyczne, obowiązek rejestrowania w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych wszystkich zawieranych umów o dzieło. Cel tej zmiany wydaje się dość oczywisty – chodzi o zwiększenie możliwości kontrolowania takich umów, ich weryfikowania, a w konsekwencji, być może, narzucania również przedsiębiorcom obowiązku ich modyfikowania i zawierania umów zlecenie lub umów o pracę z wykonawcami, co automatycznie zrodzi obowiązek odprowadzania składek od tych umów.

Stan aktualny

Obecnie, zgodnie z przepisami, obowiązkowymi składkami do ZUS obciążone są umowy o pracę oraz umowy zlecenie. Zawierane z wykonawcami umowy o dzieło nie były zaś nigdzie rejestrowane ani zgłaszane, a jedynym obowiązkiem, jaki się z nimi wiązał, było odprowadzenie podatku dochodowego od uzyskanego w ramach umowy wynagrodzenia.

Po zakończeniu roku podatkowego zamawiający dzieło zobowiązany był do wystawienia wykonawcy PIT 11 z wprowadzonymi we właściwe rubryki danymi związanymi z wynagrodzeniem. W PIT 11 wynagrodzenie rozpisane było tak jak w przypadku wszystkich innych umów, zgodnie z jego składnikami, czyli:

• przychód;
• koszty uzyskania przychodu;
• dochód;
• zaliczka na podatek.

W tym zakresie na razie nic się nie zmienia. Zmiana leży natomiast w dodatkowym obowiązku, który wiąże się z zawarciem takiej umowy, czyli w zgłoszeniu jej do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zgłoszenia należy dokonać na specjalnie przygotowanym do tego druku o nazwie ZUS RUD. Dzięki niemu ZUS będzie mógł zweryfikować każdą zawartą umowę.

Cel wprowadzenia nowych przepisów i ich konsekwencje

Choć ustawodawca nie wyjawił swoich motywacji związanych z wprowadzonymi zmianami, przedsiębiorcy i analitycy widzą tutaj dwa powody. Pierwszym z nich jest ułatwienie kontrolowania zawieranych umów o dzieło. Każde zgłoszenie może zostać przeanalizowane pod kątem jego poprawności, dlatego już dziś przedsiębiorcy powinni się zastanowić, czy zawarte umowy spełniają kryteria umów o dzieło, czy nie powinno się ich przypadkiem z nowym rokiem zmienić.

Każda zgłoszona umowa może zostać bowiem podważona. Kontrolerzy ZUS mogą uznać, że wyczerpuje ona znamiona umowy zlecenie lub wręcz umowy o pracę i zażądać jej zmodyfikowania. O ile sam nakaz zawarcia nowej umowy wiąże się wyłącznie z formalnościami (i dodatkowymi kosztami takiej umowy, co może skutkować obniżeniem dotychczasowego wynagrodzenia wykonawcy), o tyle ZUS może uznać, że umowa była błędnie zawarta od początku współpracy. Jakie będą tego skutki? Zamawiający może zostać obciążony zaległymi składkami ubezpieczeniowymi za wykonawcę wraz z odsetkami za ich nieterminowe regulowanie.

Zamawiający teoretycznie może przenieść obowiązek uregulowania składek na wykonawcę. Jednakże, jeżeli ten się na to nie zgodzi, obowiązek wraca do zamawiającego. Koszty, czas i mnóstwo kłopotów. Każdy przedsiębiorca powinien więc skrupulatnie zastanowić się nad wszystkimi zawartymi z pracownikami umowami.

Problemy mogą się pojawić również wtedy, gdy przedsiębiorca przekonany o słuszności wybranej umowy, zgłosi ją do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a kontrolerzy mimo wszystko uznają, że przedsiębiorca jest w błędzie. Na razie nie ma żadnych wytycznych co do procedury odwoławczej w takiej sytuacji. Jeżeli jednak ZUS podważy zasadność umowy, która dotyczy rezultatu i uzna, że powinna być zawarta co najmniej umowa zlecenie, to przedsiębiorca i tak będzie musiał się uporać z problemami, które z tego powodu się pojawią.

A może składki za umowy o dzieło?

Drugim powodem, jak przypuszczają analitycy, może być próba zweryfikowania skali zawierania tego rodzaju umów. Do tej pory były one nierejestrowane, trudno więc jednoznacznie określić, jak wiele takich umów jest zawieranych.

Może się okazać, że aktualne szacunki są bardzo dalekie od rzeczywistości. Jeżeli zaś zgłaszanie umów wykaże, że jest ich bardzo dużo, w przyszłości może się okazać, że zostaną wprowadzone nowe przepisy, które nakażą odprowadzenie również od nich składek do ZUS. Przy dużej skali zawierania umów o dzieło, obciążenie ich składkami może się okazać sposobem na podratowanie zadłużonego Zakładu.

Wprowadzenie tego jednego dodatkowego zapisu przyniesie więc podwójne korzyści dla ZUS. Z jednej strony będzie można ściągnąć od przedsiębiorców „zaległe” składki. Z drugiej natomiast, być może znajdzie się nowe źródło pozyskiwania pieniędzy do budżetu ZUSu, który od lat jest w bardzo złej kondycji finansowej. Jak faktycznie będzie, czas pokaże. Skutki zmian najprawdopodobniej i tak dotkną kieszeni przedsiębiorców i wykonawców zawieranych w ten sposób umów.