Plik JPK V7 – najczęstsze błędy przedsiębiorców

Nowy plik JPK V7 już obowiązuje, a pierwsze deklaracje zgodne z nowymi zarządzeniami należało przesłać do 25 listopada ubiegłego roku. Wstępna analiza plików przeprowadzona przez Ministerstwo Finansów wykazała, że jest grupa błędów, które powtarzały się w plikach najczęściej, pomimo tego, że publikowane były dość szczegółowe instrukcje i wskazówki. Na szczęście, dla przedsiębiorców, wszelkie błędy wystarczy najpierw wyjaśnić i usunąć, zanim urząd naliczy za nie karę, a właśnie tej kary przedsiębiorcy obawiają się najbardziej.

JPK V7 nowe regulacje

Zgodnie z przepisami, każdy przedsiębiorca musi przesłać do urzędu skarbowego plik JPK V7 w nowym kształcie. Obecnie obowiązujący dokument to połączenie dotychczasowego pliku i składanej do tej pory deklaracji VAT.

Nowy plik składa się z części ewidencyjnej, która wypełniania była do tej pory i deklaracyjnej, która jest wdrożoną zmianą.

Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się w trybie miesięcznym, składają nowy plik w nowym kształcie co miesiąc. Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się kwartalnie, co miesiąc muszą złożyć jedynie część ewidencyjną, a co kwartał składają pełny, dwuskładnikowy plik.

Część ewidencyjna dotyczy transakcji, do których doszło między przedsiębiorcami w danym miesiącu. Natomiast część deklaracyjna zawiera informacje, które dotychczas zamieszczane były w deklaracji VAT i przekazywane do urzędu skarbowego osobno.

Zmiany zostały zapowiedziane już dawno. Ministerstwo Finansów opublikowało nawet kilka dodatkowych informacji tuż przed terminem pierwszego wysłania nowego pliku. Wszystko po to, by przedsiębiorcy mogli uniknąć niepotrzebnych błędów czy wpadek. Niestety, błędy i tak się pojawiły, a urzędy wzywają do ich wyjaśnienia i usunięcia.

Jakie błędy pojawiły się najczęściej

Okazało się, że najczęstsze błędy dotyczyły nie tylko zmian w konstrukcji pliku, ale również kwestii ogólnych.

I tak wielu przedsiębiorców przesłało swoje pliki niepodpisane. Fakt ten mocno zaskakuje, biorąc pod uwagę to, jak długo już obowiązuje przesyłanie pliku JPK w ogóle.

Wśród plików przesłanych przez biura księgowe, w niektórych z nich brakowało aktualnego pełnomocnictwa, co również powoduje, że plik jest błędny i nie może zostać zatwierdzony przez system.

Jednym z często popełnianych błędów była próba przekazania dwóch plików. Pierwszy wypełniony był wyłącznie w części ewidencyjnej, a drugi kompletny. Niestety, przesyłanie dwóch takich samych plików nie jest możliwe. System widzi to jako dublowanie i odrzuca. Przesłanie drugiego pliku jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy będzie on oznaczony jako korekta.

Kolejnym, błędem, który występował dość często, było przesyłanie korekty deklaracji sprzed października na nowym formularzu, zamiast wykorzystania do tego starego dokumentu. Jeżeli korekta dotyczy sytuacji sprzed zmian, to należy do niej zastosować dokumenty, które wówczas obowiązywały.

Wielu przedsiębiorców przesłało też dokumenty zgodnie ze starymi zasadami, czyli osobno plik i osobno deklarację, mimo tego, że takie rozwiązanie już nie obowiązuje.

Przedsiębiorcy bardzo często mieli też problemy z zamieszczaniem kodów GTU (dotyczących sprzedaży towarów lub usług należących do jednej z 13 wydzielonych grup specjalnych) w JPK oraz prawidłowym oznaczeniem TP (podatnicy muszą oznaczać niektóre wpisy identyfikujące VAT należny jako „TP” jeżeli pomiędzy stronami istnieją powiązania, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług).

Jak widać, tych błędów jest całkiem sporo. Część z nich wynika z niezrozumienia przepisów, ale część wynika również z niedostatecznej dbałości o generowane dokumenty: brak podpisu, czy brak aktualnego pełnomocnictwa nie mają raczej związku ze zrozumieniem przepisów, czy ich nadmierną zawiłością.

Kary za błędy w pliku JPK VAT

Wielu przedsiębiorców obawia się kar, jakie wiążą się z nieprawidłowym wypełnieniem pliku JPK VAT7. I słusznie, bo kary nie są małe. Ustawodawca przewidział 500 zł kary za każdy błąd, jaki się znajdzie w pliku. Przy czym trzeba pamiętać, że, szczególnie w pierwszym okresie funkcjonowania nowego dokumentu, urzędy skarbowe nastawione są przede wszystkim na edukację, a nie na karanie. Co to oznacza?

Urzędy mają za zadanie wyjaśniać popełniane przez przedsiębiorców błędy i wzywać do ich usunięcia. Jest to sposób na to, by wyedukować i przygotować do prawidłowego generowania pliku w przyszłości.

Każdy przedsiębiorca, który złoży nieprawidłowy plik, musi zostać o tym poinformowany. Zgodnie z procedurą powinien złożyć wyjaśnienia co do popełnionego przez siebie błędu i niezwłocznie ten błąd usunąć. Jeżeli tak zrobi, to urząd skarbowy nie ma prawa nałożyć na niego kary.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca nie dotrzyma terminów wskazanych mu przez urząd, wówczas jednostka ma możliwość obciążenia karą, a przedsiębiorca musi ponieść konsekwencje.

Nowy plik sprawia jak widać sporo trudności. Trzeba jednak pamiętać, by reagować na wezwania urzędu skarbowego, czytać komunikaty ministerstwa i śledzić aktualne informacje, ponieważ dzięki temu łatwiej będzie uniknąć kolejnych pomyłek.