22 22 10 103
Zarządzanie czasem to podstawowa umiejętność niezbędna przy prowadzeniu własnego biznesu i pracy jako freelancer, ale też przydatna podczas wykonywania obowiązków zdalnie dla pracodawcy. Właściwe zarządzanie czasem pozwala na sprawne i terminowe realizowanie zadań. Jak efektywnie zarządzać swoim czasem?
Na czym polega zarządzanie czasem?
Zarządzanie czasem to systematyczne planowanie oraz wykonywanie zadań w danym czasie, tak by doprowadzić do realizacji celów. To stosowanie konkretnych technik i metod zarządzania tak by bez przeszkód kierować swoją pracą i jak najlepiej wykorzystywać czas.
Metody zarządzania czasem
Jakie są metody zarządzania czasem? W literaturze pojawia się ich wiele, ale polecamy szczególnie metodę ALPEN, która wykorzystuje regułę TRZOS, inaczej zwaną zasadą 60/40. O co chodzi z 60/40?
Trzos opiera się na trzech założeniach: spisz terminy wykonywania zajęć i zadań, określ ramy czasowe tych spraw oraz zaplanuj rezerwy w myśl reguły 60/40. W myśl tej reguły 60% dnia pracy przeznacza się na pracę, a 40% na nieprzewidziane zakłócenia i dodatkowe, nieplanowane zadania.
Metoda ALPEN polega na tym, że: spisujesz listę zadań, następnie szacujesz czas ich trwania z uwzględnieniem reguły 60/40, wyznaczasz priorytety oraz potem kontrolujesz wykonywanie zadań.
5 zasad zarządzania czasem
Stosując metodę ALPEN, warto pamiętać o kilku zasadach, które ułatwiają skuteczne zarządzanie czasem.
-
Dokładne planowanie
Planuj wszystko, także przerwy. Wedle guru zarządzania czasem, Briana Tracy’ego, jedna minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić 10 minut działania. Tracy poleca grupować zadania na 4 kategorie: pilne, niepilne, ważne i nieważne, przy czym niektóre mogą przynależeć do dwóch naraz. W planowaniu wyróżnisz zatem kwestie pilne i ważne, pilne, ale nieważne, niepilne i ważne oraz niepilne i nieważne. Dopasowanie zadania do danej kategorii od razu wskazuje, jak szybko trzeba się czymś zająć i jak wiele uwagi poświęcić danemu zadaniu.
-
Ustalanie priorytetów
Zaplanowane działania danego dnia, tygodnia czy miesiąca wykonuj wedle hierarchii ważności. Zajmij się najpierw sprawami priorytetowymi, przy czym Tracy poleca by na początek każdego dnia „zjeść żabę”. Chodzi o to by zrobić na start pracy najtrudniejsze i najważniejsze zadanie, tak by wykonać je ze świeżą głową i w pełni sił oraz upewnić się, że starczy na nie czasu. Ponadto, wykonanie takiego wymagającego zadania pozwala zyskać spokój i łatwiej jest odhaczać kolejne, mniej już ważne, punkty z listy.
-
Stosowanie zasady Pareta
Zasada Pareta głosi, że 80% wyników jest skutkiem 20% działań. W zarządzaniu czasem przekłada się to tak: 20% zadań generuje 80% dochodów. Dlatego koniecznie zidentyfikuj, które sprawy przełożą się na Twoje największe dochody i na nich skup swoją uwagę.
-
Szukanie złodziei czasu
Dokonuj analizy swojego czasu pracy. Notuj wszystko, co robisz i ile poświęcasz na to czasu. Dzięki temu będziesz mógł lepiej planować budżet, a do tego wyłapiesz rozpraszacze, które pochłaniają Twój czas, a nie przynoszą wymiernych korzyści. Staraj się eliminować takich złodziei czasu. Problemem nigdy nie jest za mało minut czy godzin na wykonanie danego zadania, ale nieefektywne wykorzystanie czasu.
-
Odrzucenie wielozadaniowości
Multitasking jest nie tylko passe, jest też po prostu nieefektywny. Robienie wielu rzeczy na raz powoduje, że trudno się skupić na zadaniach i wykonuje się je dłużej lub niedbale. Nowe wytyczne zarządzania czasem radzą by wykonywać jedno zadanie. Gdy przeskakuje się między kilkoma taskami, sporo czasu zajmuje ponowne wdrożenie się w daną czynność, przez co marnuje się czas, a umysł traci energię na przypominanie sobie szczegółów zadań.
Loading...
