Czym jest duplikat faktury i jak go wystawić?

Organy podatkowe wymagają dokumentów, które potwierdzają firmowe wydatki. Jednym z najczęściej używanych dowodów jest faktura VAT. Czasami może dojść do jej zgubienia lub zniszczenia. Co należy zrobić w takiej sytuacji? Na szczęście istnieje możliwość wystawienia dokumentu jakim jest duplikat faktury. Zawiera on identyczne dane jak te znajdujące się na fakturze pierwotnej. Należy ją oznaczyć wyrazem „duplikat”. Z prawnego punktu widzenia, taki dokument ma takie samo znaczenie jak pierwotna faktura.

Dlaczego warto wystąpić o wystawienie duplikatu faktury?

Skutki nieposiadania faktury VAT dokumentującej zakup mogą być bardzo bolesne. W przypadku przedsiębiorców, zachowanie wszelkich faktur jest obowiązkowe. Wszystkie nabyte usługi oraz towary muszą być potwierdzone taką dokumentacją, (więcej o obowiązkach właścicieli firm przeczytasz na blogu SMEO) W przeciwnym razie nie będzie możliwe poprawne odliczenie VAT za dany okres.

Firmy muszą przechowywać tego typu dokumentację przez co najmniej 5 lat od momentu wystawienia. Dzieje się tak dlatego, ponieważ po tym okresie następuje przedawnienie zobowiązania podatkowego. Brak oryginalnej faktury lub jej duplikatu, zmusza przedsiębiorcę do korekcji tych deklaracji VAT, w których odliczono podatek na podstawie brakujących faktur.

W jakich sytuacjach można wystawić duplikat faktury VAT?

W jakich sytuacjach można wystawić duplikat faktury VAT? Kwestia ta została uregulowana w ustawie o VAT. Jeżeli doszło do zniszczenia lub zaginięcia faktury VAT, którą wystawił dany podatnik, może on ponownie odtworzyć fakturę na podstawie danych znajdujących się na fakturze nabywcy. Ewentualnie może go zastąpić osoba posiadająca upoważnienie. W sytuacji, gdy to nabywca utracił swoją fakturę VAT, musi on zwrócić się z właściwym wnioskiem do wystawcy danej faktury. Nie może on sam zrobić duplikatu np. na podstawie posiadanego skanu.

Wniosek o wystawienie duplikatu faktury należy złożyć na podstawie informacji, które znajdują się w dokumencie posiadanym przez podatnika. Ustawa o VAT nie reguluje kwestii formy takiego wniosku. Nie ma też potrzeby składania go w formie pisemnej — wystarczy prośba ustna. Do ponownego wystawienia faktury jest także upoważniona osoba wystawiająca notę korygującą (dokument poprawiający wcześniej wystawioną fakturę) oraz nabywca, który ją wystawia w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Konieczny jest jednak wniosek podatnika.

Jeśli zajdzie taka potrzeba prawo do wystawienia faktury ma organ egzekucyjny lub komornik sądowy. Potrzebny jest jednak wniosek dłużnika lub nabywcy. Nie można tworzyć duplikatu VAT na własną rękę przy użyciu na przykład pliku PDF lub skanu. Może to zrobić jedynie ten, kto wystawił oryginał dokumentu.

Jak wygląda duplikat faktury? Różnica od pierwotnego dokumentu jest minimalna. Oprócz oznaczenia “DUPLIKAT” na takiej fakturze trzeba także wpisać datę, w której ponownie ją wystawiono.

Sposób księgowania duplikatów faktur

Jak zaksięgować duplikat faktury? Każdy przedsiębiorca powinien być świadomy swojego obowiązku przechowywania dokumentów. Dlatego też w przypadku utracenia którejś z faktur, należy jak najszybciej wystąpić o wystawienie jej duplikatu. Co należy jednak zrobić po jej otrzymaniu? Czy należy księgować duplikat, jeśli wcześniej zaksięgowaliśmy oryginalną fakturę VAT?

Jeżeli wydania duplikatu żąda nabywca, to taki dokument można bez problemów podpiąć pod fakturę pierwotną. Nie zajdą żadne zmiany, jeśli chodzi o księgowanie, ponieważ dana faktura została już w przeszłości zaksięgowana. Wystawiony duplikat jedynie potwierdza zaistniały stan.

Inaczej jest w sytuacji, gdy faktura nie dotarła do nabywcy i doszło do jej zgubienia podczas transportu. W takiej przypadku duplikat należy zaksięgować jak zwyczajną fakturę. Jeżeli do jej utraty doszło już po zaksięgowaniu oryginału, wtedy duplikat faktury VAT należy wpiąć w miejsce zagubionego dokumentu. Trzeba mieć na uwadze fakt, że sprzedawca usług lub towarów nie jest zobowiązany do wystąpienia duplikatu w przypadku zgubienia faktury. Wszelkie braki w dokumentacji zostają wyjaśnione przez odpowiednią notę korygującą. Warto pamiętać o tym, że sprzedaż z utraconych faktur musi zostać rozliczona przed upłynięciem terminu wystawienia noty o brakującym dokumencie.

Duplikat faktury VAT – dodatkowe informacje

Po odliczeniu VAT na podstawie faktury, którą następnie zgubiliśmy, nie mamy obowiązku wprowadzenie korekty. Musimy jednak posiadać duplikat, ponieważ stanowi on potwierdzenie wcześniej zaksięgowanej operacji. Tym samym nie generuje żadnych nowych zobowiązań.

Z kolei kwestia terminu odliczania VAT z duplikatu faktury nie jest regulowana przez ustawę o VAT. Z tego powodu należy stosować ogólne zasady. Oznacza to, że musimy odliczyć podatek najwcześniej w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano faktury. Duże znaczenie ma to, czy pierwotna faktura nigdy nie dotarła do adresata, czy została zgubiona.

Przepisy ustawy o VAT odnoszą się do sytuacji, w której nabywca nie otrzymał oryginału faktury. W takim wypadku nie powstaje uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego. Z tego powodu duplikat jest traktowany jako faktura pierwotna. Dopiero gdy nabywca otrzyma ten dokument, zacznie on stanowić podstawę do odliczenia naliczonego podatku.

Faktura stanowi kluczowy dokument niezbędny do udowodnienia zaistnienia rozmaitych transakcji gospodarczych. Brak takiej dokumentacji wiąże się z negatywnymi skutkami dla przedsiębiorcy. Aby się przed tym uchronić, trzeba zawsze wnioskować o wystawienie duplikatu każdej zgubionej lub zniszczonej faktury.