5 złotych zasad zarządzania czasem

Zarządzanie czasem to podstawowa umiejętność niezbędna przy prowadzeniu własnego biznesu i pracy jako freelancer, ale też przydatna podczas wykonywania obowiązków zdalnie dla pracodawcy. Właściwe zarządzanie czasem pozwala na sprawne i terminowe realizowanie zadań. Jak efektywnie zarządzać swoim czasem?

Na czym polega zarządzanie czasem?

Zarządzanie czasem to systematyczne planowanie oraz wykonywanie zadań w danym czasie, tak by doprowadzić do realizacji celów. To stosowanie konkretnych technik i metod zarządzania tak by bez przeszkód kierować swoją pracą i jak najlepiej wykorzystywać czas.

Metody zarządzania czasem

Jakie są metody zarządzania czasem? W literaturze pojawia się ich wiele, ale polecamy szczególnie metodę ALPEN, która wykorzystuje regułę TRZOS, inaczej zwaną zasadą 60/40. O co chodzi z 60/40? 

Trzos opiera się na trzech założeniach: spisz terminy wykonywania zajęć i zadań, określ ramy czasowe tych spraw oraz zaplanuj rezerwy w myśl reguły 60/40. W myśl tej reguły 60% dnia pracy przeznacza się na pracę, a 40% na nieprzewidziane zakłócenia i dodatkowe, nieplanowane zadania.

Metoda ALPEN polega na tym, że: spisujesz listę zadań, następnie szacujesz czas ich trwania z uwzględnieniem reguły 60/40, wyznaczasz priorytety oraz potem kontrolujesz wykonywanie zadań.

5 zasad zarządzania czasem

Stosując metodę ALPEN, warto pamiętać o kilku zasadach, które ułatwiają skuteczne zarządzanie czasem.

1.   Dokładne planowanie

Planuj wszystko, także przerwy. Wedle guru zarządzania czasem, Briana Tracy’ego, jedna minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić 10 minut działania. Tracy poleca grupować zadania na 4 kategorie: pilne, niepilne, ważne i nieważne, przy czym niektóre mogą przynależeć do dwóch naraz. W planowaniu wyróżnisz zatem kwestie pilne i ważne, pilne, ale nieważne, niepilne i ważne oraz niepilne i nieważne. Dopasowanie zadania do danej kategorii od razu wskazuje, jak szybko trzeba się czymś zająć i jak wiele uwagi poświęcić danemu zadaniu.

2.   Ustalanie priorytetów

Zaplanowane działania danego dnia, tygodnia czy miesiąca wykonuj wedle hierarchii ważności. Zajmij się najpierw sprawami priorytetowymi, przy czym Tracy poleca by na początek każdego dnia „zjeść żabę”. Chodzi o to by zrobić na start pracy najtrudniejsze i najważniejsze zadanie, tak by wykonać je ze świeżą głową i w pełni sił oraz upewnić się, że starczy na nie czasu. Ponadto, wykonanie takiego wymagającego zadania pozwala zyskać spokój i łatwiej jest odhaczać kolejne, mniej już ważne, punkty z listy.

3.   Stosowanie zasady Pareta

Zasada Pareta głosi, że 80% wyników jest skutkiem 20% działań. W zarządzaniu czasem przekłada się to tak: 20% zadań generuje 80% dochodów. Dlatego koniecznie zidentyfikuj, które sprawy przełożą się na Twoje największe dochody i na nich skup swoją uwagę.

4.   Szukanie złodziei czasu

Dokonuj analizy swojego czasu pracy. Notuj wszystko, co robisz i ile poświęcasz na to czasu. Dzięki temu będziesz mógł lepiej planować budżet, a do tego wyłapiesz rozpraszacze, które pochłaniają Twój czas, a nie przynoszą wymiernych korzyści. Staraj się eliminować takich złodziei czasu. Problemem nigdy nie jest za mało minut czy godzin na wykonanie danego zadania, ale nieefektywne wykorzystanie czasu.

5.   Odrzucenie wielozadaniowości

Multitasking jest nie tylko passe, jest też po prostu nieefektywny. Robienie wielu rzeczy na raz powoduje, że trudno się skupić na zadaniach i wykonuje się je dłużej lub niedbale. Nowe wytyczne zarządzania czasem radzą by wykonywać jedno zadanie. Gdy przeskakuje się między kilkoma taskami, sporo czasu zajmuje ponowne wdrożenie się w daną czynność, przez co marnuje się czas, a umysł traci energię na przypominanie sobie szczegółów zadań.