Weryfikacja kontrahentów w dobie coraz częstszej współpracy on-line pomiędzy firmami

Obecnie wiele relacji biznesowych odbywa się on-line, co jest zarówno wygodne, jak i szybkie. Współpraca internetowa pozwala na bezproblemowy obieg dokumentów, jak umowy czy faktury, elastyczną komunikację oraz płatności w terminie. Aby jednak tego typu partnerstwo przebiegało bez przeszkód i przynosiło obopólne korzyści, kontrahent musi być rzetelny. Jak zweryfikować uczciwość firmy, z którą się współpracuje on-line?

Dlaczego taka ważna jest weryfikacja kontrahentów?

Weryfikacja kontrahentów jest aspektem, którego nie można lekceważyć. Nawet gdy trafia się okazja świetnego kontraktu i czas gra dużą rolę, to warto poświęcić chwilę, by sprawdzić partnera biznesowego. Jeśli bowiem okaże się niewypłacalny czy nieuczciwy, to pojawią się opóźnienia w płatnościach czy w realizacji zapisów umowy. Może to spowodować poważne problemy u przedsiębiorcy, zwłaszcza gdy musiał on np. wcześniej zakupić półprodukty czy towary by wykonać ze swojej strony zobowiązania umowy. Weryfikacja kontrahentów jest tak ważna, bo dzięki niej zyskuje się pewność w relacjach biznesowych i minimalizuje ryzyko utraty płynności finansowej.

Jak samodzielnie zweryfikować kontrahenta?

Weryfikację kontrahenta możesz wykonać samodzielnie, jeśli tylko masz na to czas i wiesz, jak się za to zabrać. Jest kilka miejsc w sieci, które warto sprawdzić. Zacznij od przejrzenia strony internetowej kontrahenta. Tam znajdziesz informacje o adresie i miejscu rejestracji, numerze NIP/REGON, które będą niezbędne do dalszej weryfikacji w rejestrach podatkowych i gospodarczych. Gdy już masz te dane, przejdź do weryfikacji – sprawdź:

• Centralną Ewidencję Informacji o Działalności Gospodarczej – dla jednoosobowych działalności gospodarczych oraz wspólników spółek cywilnych. Wyszukiwanie odbywa się po numerze NIP lub REGON. Z tego rejestru dowiesz się, ile lat firma działa na rynku, czy funkcjonuje na stałe czy sezonowo, czy ogłosiła upadłość lub czy toczy się wobec niej postępowanie naprawcze.

• Krajowy Rejestr Sądowy – dla spółek prawa handlowego, czyli jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcyjnych. W KRS-ie sprawdzisz podstawowe dane firmy, historię wpisu, zmiany w jej działalności, a także uzyskasz informacje o ewentualnych postępowaniach likwidacyjnych, upadłościowych, restrukturyzacjach czy przekształceniach. Dowiesz się także, jaka jest wysokość kapitału zakładowego, która odpowiada za maksymalną kwotę odpowiedzialności za zobowiązania. Takie dane powinny też być zawarte na stronie www firmy. Zwróć uwagę na reprezentanta firmy, bo tylko z taką osobą możesz podpisać umowę, a także na to, czy spółka w terminie przekazuje sprawozdania finansowe.

• Monitor Sądowy i Gospodarczy – także dla spółek. W Monitorze publikowane są sprawozdania finansowe, które pozwolą Ci określić, czy kontrahent ma stabilną sytuację finansową.

• Białą Listę Podatników VAT – dla czynnych VAT-owców. Dowiesz się z niej, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, odmówiono mu rejestracji lub wykreślono z rejestru VAT. To tu potwierdzisz też numer konta bankowego, na który należy opłacać faktury.

Gdy już przejrzysz oficjalne rejestry, pochyl się nad opiniami o danej firmie. Znajdziesz je w wyszukiwarce Google czy na Facebooku. Komentarze innych współpracowników mogą wiele powiedzieć o rzetelności kontrahenta.

Weryfikacja kontrahenta przez zewnętrzne firmy

Samodzielna weryfikacja kontrahenta wydaje Ci się czasochłonnym procesem? Nie musisz poświęcać na to czasu i energii – są firmy, które za opłatą wykonają wywiad gospodarczy. Przykładowo, Biura Informacji Gospodarczej przeanalizują kondycję finansową oraz rzetelność kontrahenta, sprawdzając, czy nie ma zadłużenia w ZUS-ie, Urzędzie Skarbowym, w opłatach mediów, czynszu, rat kredytu lub czy nie prowadzi postępowania upadłościowego. Polskie wywiadownie gospodarcze zajmują się tworzeniem wykazów dłużników, windykacją i właśnie sprawdzaniem kontrahentów. 

Ponadto warto wiedzieć, że usługi sprawdzania partnerów biznesowych oferują też faktorzy. W SMEO za darmo zweryfikujemy Twoich kontrahentów w ramach umowy faktoringowej. Napisz do nas, by dowiedzieć się więcej.