W pandemii zacząłeś prowadzić działalność gospodarczą z domu? Dowiedz się, jak rozliczyć koszty.

Zacząłeś prowadzić w pandemii działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu? Dowiedz się, jakie wydatki możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu i w jaki sposób je rozliczyć. Opłaty domowe trzeba rozdzielić na te o charakterze prywatnym i te, które są związane z działalnością i mogą stanowić koszty prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu. Aby rozliczyć wydatki, wykorzystuje się specjalny współczynnik, np. procentowy udział części mieszkania przeznaczonej na działalność gospodarczą, bilingi lub odczyty z liczników. Dowiedz się, w jaki sposób rozlicza się konkretne koszty.

Rozliczenie czynszu

Czynsz rozlicza się poprzez zastosowanie współczynnika, który określa, jaka część procentowa mieszkania jest wykorzystywana na cele działalności gospodarczej. Tylko odpowiadająca temu udziałowi procentowa część czynszu będzie zaliczana do kosztów uzyskania przychodu. Przykładowo, jeśli na działalność wykorzystujesz 10 metrów kwadratowych ze 100-metrowego mieszkania, czyli 1/10, to w koszty możesz zaliczyć 1/10 czynszu np. 50 zł z 500 zł opłaty. 

Uwaga, można wydzielić część korytarza, kuchni lub łazienki, ale tylko jeśli faktycznie są one używane do prowadzenia firmy, np. w korytarzu przyjmuje się klientów. Nie jest wskazane wydzielanie jednego pokoju w całości, bo wtedy trzeba zgłosić tę przestrzeń jako użytkową do urzędu miasta i, tym samym, wzrośnie podatek od nieruchomości. Lepiej jest zatem wskazać np. 80% pokoju biurowego, 20% salonu, 50% korytarza etc.

Rozliczenie mediów

Opłaty za media, czyli wodę, energię elektryczną etc., także można częściowo zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności. Jak jednak ustalić w jakiej części? Można zamontować osobne liczniki do pomiaru zużycia w danym pomieszczeniu. Trochę mniej sensu będzie miało stosowanie tego samego współczynnika jak przy czynszu, bo przy działalności korzysta się rzadko z domowych sprzętów, jak pralka czy lodówka, które mogą konsumować wiele prądu. 

Aby zoptymalizować koszty tego typu, przy obliczaniu współczynnika weź pod uwagę to, że działalność nie korzysta w dużej mierze z domowych, energochłonnych sprzętów. Trzeba skorygować w dół ten współczynnik, a przy tym przygotować notatkę logicznie uzasadniającą zastosowanie właśnie takiej wysokości miernika, w sytuacji gdyby nastąpiła kontrola Urzędu Skarbowego. Może on poprosić o uzasadnienie korygowania współczynnika. Nieoceniona w jego obliczeniu i przygotowaniu tego typu notatki na wypadek kontroli może być pomoc księgowego. 

Rozliczenie abonamentu telefonicznego 

Przy rozliczaniu w kosztach firmowych wydatków za połączenia z prywatnego telefonu przydatne będą bilingi. Na ich podstawie przedsiębiorca może określić, które połączenia były wykonywane w celach służbowych. Jeśli podatnik ma stały abonament na prywatny telefon, czyli niezapisany na firmę, to nie ma możliwości rozliczenia takiego wydatku jako kosztu prowadzenia działalności.

Rozliczenie wydatków na Internet

W podobny sposób jak wydatki na telefon, zalicza się do kosztów te ponoszone na Internet. Faktury wystawionej na osobę prywatną za Internet nie wrzucisz w koszty. Musisz podpisać umowę jako firma i wtedy możesz rozliczać wydatki na Internet jako koszty uzyskania przychodu. Internet powinien być wykorzystywany tylko do celów służbowych. Do celów prywatnych powinno się mieć oddzielne łącze i związaną z tym umowę.

Amortyzacja mieszkania 

Prywatne mieszkanie można wprowadzić w części lub całości do środków trwałych firmy. Można to jednak zrobić jedynie, gdy lokal: 

• stanowi własność lub współwłasność przedsiębiorcy, 
• został przez niego nabyty lub wytworzony we własnym zakresie, 
• jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania, 
• przewidywany okres jego używania jest dłuższy niż rok.

Dzięki wprowadzeniu mieszkania do majątku firmy, można zaliczać odpisy amortyzacyjne jako koszty.

Rozliczenie wydatków na wyposażenie mieszkania

Jeśli kupujesz meble biurowe, komputer, drukarkę czy inne sprzęty, które będą wykorzystywane tylko do celów związanych z działalnością, to wydatki na nie mogą być kosztami firmowymi. Niektóre z takich urządzeń mogą też zostać środkami trwałymi firmy i tym samym można dla nich prowadzić odpisy amortyzacyjne. Także wydatki na remont części mieszkania wykorzystywanej na działalność gospodarczą można rozliczać jako koszty.