Jak z sukcesem współpracować z dużym kontrahentem? 7 wskazówek

Dla freelancerów, mikroprzedsiębiorców i małych firm współpraca z większym partnerem otwiera drogę do udziału w ciekawych projektach, jest szansą na rozwój i prestiż. To także konieczność stawienia czoła nowym wyzwaniom. Podpowiadamy, jak uniknąć niepotrzebnego ryzyka podejmując współpracę z dużym kontrahentem.

Dla takich momentów robi się biznes. Prowadzisz mały zakład produkcyjny lub firmę usługową i zwykle współpracujesz z podobnymi podmiotami. Zadowoleni klienci nie szczędzą rekomendacji, a marka jest rozpoznawalna na rynku. Pewnego dnia otrzymujesz zapytanie od firmy, która jest liderem na krajowym rynku albo polskim oddziałem międzynarodowej korporacji. Trzymasz w ręku upragniony kontrakt, który może oznaczać perspektywę pewnych przychodów na wiele miesięcy i szansę na lepszą przyszłość. Ale czy pomyślałeś jakim organizacyjnych wyzwaniem dla Twojej firmy może okazać się to zadanie?

Wskazówka 1. Zmień perspektywę. Wejdź w buty partnera

Dokładnie przeanalizuj, co nowy kontrakt oznacza dla Twojej firmy od strony organizacji pracy, wykształconych nawyków oraz problemów, które możesz napotkać. Poznaj zwyczaje partnera oraz jego oczekiwania. Dowiedz się, jakimi wartościami się kieruje, czym wyróżnia się jego kultura firmowa, jak wygląda raportowanie, zgłaszanie problemów, co możesz omówić telefonicznie, co e-mailem. Dobra komunikacja to podstawa. Nie pozwól, aby pozytywne emocje związane z tym wyzwaniem wpłynęły negatywnie na jego dalsze losy.

– Warto uświadomić sobie, dlaczego w ogóle otrzymałeś propozycję kontraktu. Nierzadko duże firmy planują projekt obarczony ryzykiem. Biorąc do współpracy mniejszego partnera z zewnątrz, zdejmują z siebie część ryzyka. – wyjaśnia Robert Kwiatkowski, prezes Matsuu, kreatywnego software house z Gdyni.

Wskazówka 2: Realistycznie ustal zakres działań

Zacznij od ustalenia zakresu swoich obowiązków. To naturalne, że strony mogą mieć różne wyobrażenie, co do zakresu prac, dlatego unikaj rozczarowań. Jeśli prowadzisz pracownię architektoniczną wyraźnie zaznacz, co obejmie Twój projekt, co jest Twoim honorarium, a co np. wynika z kosztów praw autorskich. Gdy prowadzisz stolarnię, określ rodzaj użytych materiałów, części i technologii. Nakład pracy opłaci się, bo lepiej zaplanujesz cały harmonogram zlecenia i być może wyeliminujesz ryzykowne rafy.

W przypadku pracy kreatywnej wskaż zakres swoich kompetencji i określ do jakiego stopnia klient ma wpływ na ostateczny kształt projektu. Podaj liczbę bezpłatnych uwag czy poprawek oraz terminy, do kiedy kontrahent może je wprowadzić. Z powodu niejasności może spaść na Ciebie większy zakres prac, a to będzie nie tylko źródłem frustracji, ale nawet postawić zadanie pod znakiem zapytania. Wyobraź sobie najgorsze scenariusze, a następnie im zapobiegnij.

– Współpraca z dużym kontrahentem może odbywać się w oparciu o umowę, ale często przybiera formę wysłanego e-mailem zlecenia. Trzeba wtedy zwrócić uwagę na odnośniki do ogólnych warunków zakupu lub innych dokumentów, w których zawarte są szczegółowe zapisy dotyczące odpowiedzialności, odbioru wykonanych prac, gwarancji. Takie odnośniki do innych dokumentów występują też w umowach. Zdarza się, że firma najpierw otrzymuje zamówienie, a dopiero w trakcie realizacji umowę do podpisania – ostrzega Tomasz Zambrzycki, dyrektor oddziału w firmie Investa.

Wskazówka 3: Nie bój się negocjować kosztów

Klient ma prawo do modyfikacji swoich założeń, ale wtedy musisz renegocjować warunki umowy. Pamiętaj o perspektywie klienta. Wydatek, który dla Ciebie może być trudny do uniesienia jako właściciela firmy, z jego punktu widzenia może być do uniesienia. Może się zdarzyć, że droga do sukcesu wymagać będzie kosztochłonnych prototypów, przetestowania rozwiązań czy pionierskich wdrożeń. Możesz stanąć także przed koniecznością zakupu nowego oprogramowania, poszerzenia zakresu licencji czy wypożyczenia dodatkowego sprzętu. Warto wtedy zaproponować przeniesienie takich opłat lub jej części na kontrahenta.

W takiej sytuacji Robert Kwiatkowski przekonuje, aby nie bać się prosić o przedpłatę lub zaliczkę, jeśli współpraca wymaga dokonania znacznych inwestycji w sprzęt lub personel. – Nie tylko zaprezentujesz swoją pewność siebie, ale również zyskasz gwarancję, że nie wyczerpiesz swoich zasobów w sposób, który uniemożliwi wywiązanie się ze zobowiązań wobec dużej firmy.

Do takiej postawy zachęca również Tomasz Zambrzycki, aby od początku otwarcie stawiać sprawę, że jako mały przedsiębiorca potrzebujemy wsparcia. – Część kontrahentów, mimo początkowych oporów jest skłonna zaakceptować zaliczkę. Po drugie, jak już dostaliśmy zamówienie, to potwierdźmy pisemnie przyjęcie zamówienia do realizacji i wpiszmy na jakich naszych warunkach podjęliśmy się realizacji. Im bardziej szczegółowo, tym lepiej. Nawet jeżeli w trakcie realizacji dojdzie do nieporozumień związanych z naciskami na podpisanie umowy będziemy się mogli powołać, że przecież wyraźnie napisaliśmy na jakich zasadach realizujemy zamówienie.

Wskazówka 4: Własny zespół czy outsourcing?

Duży projekt to największe wyzwanie dla zespołu. Jak pogodzić rutynowe obowiązki z zaangażowaniem w nowe działania. To nie tylko kwestia liczebności zespołu, ale braku kompetencji czy specjalizacji.

Dziś łatwo sięgnąć po sprawdzonych freelancerów, prowadzących własną działalność gospodarczą specjalistów, których nie trzeba zatrudniać na etacie. Sprawdzeni przy współpracy mogą wspierać Cię w przyszłości, albo stać się częścią zespołu. Ostatecznie możesz zaprosić do współpracy kogoś z … konkurencji.

Nie zapomnij o sobie. Deleguj zadania, zmieniaj hierarchię w firmie. To okazja, aby pracownicy zyskali nowe kompetencje, awansowali, wykazali się samodzielnością. Zawsze możesz skorzystać z pomocy interim managera, który wesprze Cię kompetencjami lub przejmie część obowiązków w zarządzaniu projektem.

Wskazówka 5: Zadbaj o płynność finansową

Wszystko uzgodniłeś, ale jeszcze zanim złożysz podpis na umowie musisz mieć jasność, kiedy otrzymasz zapłatę. Duże firmy, a zwłaszcza korporacje mają długi termin płatności sięgający 60, a nawet 90 dni od chwili wystawienia faktury. To szczególnie trudne, gdy nie możesz płatności rozłożyć na raty, a pensje pracowników i zamówiony towar czekają na opłacenie.

Unikaj rozczarowań i planuj realistycznie. Niezbędna może okazać się poduszka finansowa, którą powinieneś zgromadzić w międzyczasie na przyszłe opłaty. Bądź również na bieżąco z rozwiązaniami, które zagwarantują firmie płynność finansową, jak np. kredyt obrotowy czy faktoring online, taki jaki oferuje SMEO. Faktoring to coraz popularniejsza usługa właśnie wśród sektora małych i średnich firm. Zatory płatnicze to w Polsce poważny problem, może narazić i Twoją firmę na brak płynności finansowej.

Wskazówka 6: Negocjuj i planuj z głową

Nie zgadzaj się automatycznie na wszystkie warunki, które w umowie podsuwa kontrahent. To jasne, chcesz dobrze wypaść w jego oczach i dowieść, że jesteś elastyczny i zaradny. Bądź odpowiedzialny, nawet jeśli otrzymałeś najlepsze zlecenie w swojej karierze.

– Pamiętaj, że nie tylko ty czerpiesz korzyści z partnerstwa. Dla dużych firm podjęcie decyzji może być czasochłonne, ty zaś możesz działać jak na polu bitwy, dynamicznie reagując na sytuację. Małe firmy są dzięki temu bardziej innowacyjne, szybsze i kreatywne , a to duże firmy przede wszystkim zyskują na tej relacji – dodaje szef Matsuu.

Podpisując pierwszy raz kontrakt z dużym partnerem uwzględniaj czas konieczny na spotkania, tworzenie kolejnych ofert i prezentacji. W dużych korporacjach ścieżka decyzyjna potrafi być długa, a jej przejście czasochłonne. W przypadku współpracy z korporacją o rozbudowanej, macierzowej strukturze, warto poświęcić czas na zrozumienie jej wewnętrznych zależności personalnych. Istotne jest również rozumienie, co jest ważne dla osoby z nami współpracującej lub podpisującej nasze zlecenia. Jeśli dostarczymy jej powodów do pochwał i nagród możemy być spokojni o nasz kontrakt.

W końcu, pamiętaj o odpowiedzialności za zespół i wizerunek. Masz zaplanowany kalendarz działań, zobowiązania wobec innych klientów, nie bój się negocjować terminów realizacji nawet dla swoich bardzo ważnych klientów. Jesteś ceniony w branży, więc kalendarz masz wypełniony na wiele tygodni naprzód. Ponadto może się okazać, że po bardziej czasochłonnym zleceniu będziesz potrzebował przerwy, a pracownicy urlopu. Pewność siebie to cecha niezbędna w biznesie. Partnerzy będą Cię za to szanować, a pracownicy kochać.

Wskazówka 7: Ubezpiecz się

Przygotuj się na to, że jako producent czy usługodawca musisz zgodzić się na warunki partnera, a część z nich będzie niestety nienegocjowalna. W warunkach umowy masz wpisane kary za niedotrzymanie umowy lub na wypadek, gdyby projekt opóźniał się, albo gdybyś nie mógł wykonać go w całości. Przeanalizuj warunki umowy z prawnikiem. Jego honorarium będzie inwestycją, dzięki której zyskasz pewność, że w razie konfliktu twoje interesy są dobrze zabezpieczone. Nie lekceważ ryzyka, tylko dobrze je oszacuj.

– Umowy zwykle są nienegocjowalne i bardzo trudno zmienić w nich nawet przecinek. W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem może być dopisanie na ostatniej stronie tuż nad swoim podpisem, że umowa ważna jest wraz z naszym potwierdzeniem zamówienia, i że w przypadku rozbieżności pierwszeństwo mają zapisy na potwierdzeniu zamówienia. Jeżeli druga strona odmawia możliwości zabezpieczenia naszych interesów, to ostatnią rzeczą jaką możemy zrobić, jest nawiązanie kontaktu z innymi podwykonawcami i sprawdzenie czy i jakie problemy mieli z uzyskaniem zapłaty od tego kontrahenta – radzi Tomasz Zambrzycki z firmy Investa.