Nota obciążeniowa: co to jest ?

Nota obciążeniowa jest dokumentem księgowym, który odgrywa istotną rolę w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami oraz w prowadzeniu księgowości firmy. Co to jest nota obciążeniowa, w jakich sytuacjach znajduje zastosowanie, jakie elementy powinna zawierać oraz jakie przepisy regulują jej funkcjonowanie.

Co to jest nota obciążeniowa?

Nota obciążeniowa, inaczej nota księgowa, to dokument księgowy, który służy do rozliczenia należności pomiędzy stronami transakcji, ale nie dotyczy dostawy towarów czy świadczenia usług objętych podatkiem VAT (jak np. faktoring dla firm).

Przykłady sytuacji, w których stosuje się noty obciążeniowe:

Zwrot kosztów poniesionych w imieniu kontrahenta, np. opłat za przesyłkę kurierską, opłat urzędowych czy kosztów podróży służbowej.
Obciążenie drugiej strony kosztami wynikającymi z umowy, np. karami umownymi, odszkodowaniami czy dodatkowymi kosztami administracyjnymi.
Rozliczenia wewnętrzne między podmiotami powiązanymi, np. w ramach grupy kapitałowej.
Wyrównanie kosztów wspólnych poniesionych przez kilka stron, np. w ramach wspólnego przedsięwzięcia.

Warto zauważyć, że nota obciążeniowa nie jest regulowana przez przepisy o podatku VAT, co oznacza, że nie podlega wymogom związanym z naliczaniem i odliczaniem VAT-u. Jest to dokument stricte rozliczeniowy, mający charakter dowodu księgowego.

Elementy noty obciążeniowej

Jak wystawić notę obciążeniową? Choć nie podlega ona szczegółowym regulacjom prawnym w takim stopniu jak faktura VAT, powinna zawierać pewne kluczowe informacje, aby była uznawana za prawidłowy dokument księgowy.

Elementy te obejmują:

Nagłówek dokumentu – wyraźne oznaczenie „Nota obciążeniowa” lub „Nota księgowa”.
Numer noty obciążeniowej – unikalny numer dokumentu umożliwiający jego identyfikację.
Data wystawienia – dzień, w którym dokument został sporządzony.
Dane stron transakcji:
- nazwa i adres wystawcy noty (np. firmy obciążającej kosztami).
- nazwa i adres odbiorcy noty (np. kontrahenta, który ma pokryć koszty).
- NIP lub inne dane identyfikacyjne obu stron, jeśli są wymagane w danej sytuacji.
Opis przedmiotu rozliczenia – szczegółowe wyjaśnienie, czego dotyczy nota, np. „Zwrot kosztów opłaty sądowej w związku z realizacją umowy nr 123/2023”.
Kwota obciążenia – wysokość należności, którą strona zobowiązana ma pokryć. Warto dodać, że kwota ta może być podawana w walucie obcej, jeśli strony uzgodniły takie rozliczenie.
Podstawa prawna lub uzasadnienie – wskazanie przyczyny wystawienia noty, np. umowa, protokół czy inny dokument, który uzasadnia obciążenie.
Podpis wystawcy – choć nie jest to obowiązkowe we wszystkich przypadkach, podpis osoby upoważnionej do wystawienia noty zwiększa jej wiarygodność.

W jakich sytuacjach nota obciążeniowa jest szczególnie przydatna?

Skoro wiesz już, jak wystawić notę obciążeniową, to kiedy ma to zastosowanie? Szczególnie w sytuacjach, gdy:

rozliczenia dotyczą kosztów, które nie są objęte podatkiem VAT, np. kar umownych przy umowach współpracy;
jedna strona ponosi koszty w imieniu drugiej, a następnie dokonuje ich refakturyzacji;
potrzebne jest udokumentowanie obciążenia drugiej strony kosztami administracyjnymi lub organizacyjnymi, które nie wynikają bezpośrednio z zakupu towarów lub usług.

Przykład: Firma A i firma B zawarły umowę współpracy, na mocy której firma A organizuje konferencję branżową. W trakcie realizacji projektu firma A pokryła koszty wynajmu sali konferencyjnej. Zgodnie z umową, firma B zobowiązała się do pokrycia połowy tych kosztów. Aby udokumentować obciążenie firmy B, firma A wystawia notę obciążeniową na odpowiednią kwotę.

Nota obciążeniowa a faktura VAT – różnice

Często pojawiają się pytania dotyczące różnicy między notą obciążeniową a fakturą VAT. Kluczowe różnice można podsumować w kilku punktach.

Podatek VAT – faktura VAT dokumentuje sprzedaż towarów lub usług objętych VAT, podczas gdy nota obciążeniowa dotyczy kosztów, które nie podlegają VAT.
Regulacje prawne – faktura VAT jest ściśle regulowana przepisami ustawy o VAT, natomiast nota obciążeniowa nie podlega takim rygorom i może być bardziej elastyczna w formie.
Cel wystawienia – faktura VAT służy dokumentowaniu transakcji handlowych, a nota obciążeniowa jest narzędziem do rozliczeń innych zobowiązań finansowych.

Nota korygująca a księgowa

Nota księgowa jest dokumentem wewnętrznym, nieregulowanym szczegółowymi przepisami, używanym w różnych celach księgowych, np. do rozliczeń niefakturowych. Z kolei nota korygująca to szczególny rodzaj faktury, którego zasady wystawiania są określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów. Służy wyłącznie do poprawy błędów w fakturach, takich jak literówki w nazwie nabywcy czy numerze NIP, i nie może być używana do korekty kwot lub stawek VAT.

Czy nota obciążeniowa musi być ewidencjonowana w księgach rachunkowych?

Nota obciążeniowa jest dokumentem księgowym, który powinien być ewidencjonowany w księgach rachunkowych zarówno przez wystawcę, jak i odbiorcę. Dzięki temu firmy mogą zachować pełną transparentność finansową oraz poprawność rozliczeń podatkowych.

Przykład ewidencji:

Firma wystawiająca notę obciążeniową księguje ją jako należność wobec odbiorcy.
Firma otrzymująca notę księguje ją jako zobowiązanie wobec wystawcy.

Czy nota obciążeniowa wymaga podpisu?

Nota obciążeniowa nie stanowi dokumentu księgowego, który zgodnie z Ustawą o rachunkowości wymaga podpisu. W praktyce oznacza to, że nota nie musi zawierać własnoręcznego podpisu wystawcy. Dodatkowo, nota obciążeniowa nie musi być dostarczana w formie papierowej. Można ją przesłać również w formie elektronicznej.

Czy nota obciążeniowa jest przychodem?

Kwestia księgowania not obciążeniowych reguluje § 11 ust. 3 rozporządzenia dotyczącego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z tym przepisem, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, takie jak faktury, dokumenty celne, a także inne dowody określone w § 12 i 13 tego rozporządzenia.

W świetle tych przepisów nota obciążeniowa może zostać uznana za inny dowód księgowy, co oznacza, że może być podstawą do zapisów w księdze przychodów i rozchodów.

Nota obciążeniowa – ile wynosi rekompensata?

Od momentu, w którym minął termin zapłaty, wierzyciel zyskuje prawo do rekompensaty za opóźnienia w regulowaniu należności. Od 1 stycznia 2020 roku zaszły istotne zmiany dotyczące wysokości tej rekompensaty. Obecnie obowiązują trzy przedziały, które uwzględniają wartość długu oraz odpowiednią wysokość rekompensaty:

Długi do 5 000 zł – rekompensata wynosi 40 euro.
Długi od 5 001 zł do 50 000 zł – rekompensata wynosi 70 euro.
Długi powyżej 50 000 zł – rekompensata wynosi 100 euro.

Wysokość rekompensaty w euro jest przeliczana na złotówki według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski (NBP). Przyjęty kurs to ten obowiązujący w ostatnim dniu roboczym miesiąca, który poprzedza miesiąc wymagalności roszczenia.

Nota obciążeniowa to niezwykle przydatny dokument w relacjach między firmami, szczególnie w sytuacjach, które nie wymagają wystawienia faktury VAT. Dzięki swojej elastyczności i prostocie może być stosowana w różnorodnych przypadkach, takich jak rozliczenia kosztów (np. przy współpracy, udzielenie pożyczki dla firm etc.), zwroty wydatków czy obciążenie karami umownymi.