Kiedy faktoring się opłaca, a kiedy lepiej wybrać inne rozwiązanie

Długi termin płatności to benefit, który pomoże Ci zdobyć klienta, ale nie pomoże w opłaceniu wynagrodzeń, podatków ani kolejnego zamówienia. Faktoring pozwala szybciej zamieniać wystawione faktury na gotówkę i od ręki poprawić płynność firmy. Nie jest jednak rozwiązaniem, które sprawdza się zawsze, dlatego przed podpisaniem umowy sprawdź, czy taka usługa odpowiada specyfice Twojej działalności. 

Co to jest faktoring i jak działa?

Faktoring to finansowanie nieprzeterminowanych faktur wystawionych innym firmom. Gdy wykonasz usługę lub dostarczysz towar, wystawiasz kontrahentowi fakturę z terminem płatności wynoszącym na przykład 30, 60 lub 90 dni. Zamiast czekać na przelew, przekazujesz dokument faktorowi i po jego zaakceptowaniu otrzymujesz środki wcześniej.

Kontrahent nadal płaci zgodnie z terminem widniejącym na fakturze. W zależności od rodzaju faktoringu przelewa należność bezpośrednio na rachunek faktora (faktoring jawny) albo rozlicza się z Tobą, a Ty następnie przekazujesz środki firmie finansującej (faktoring cichy).

Faktoring może działać w różnych wariantach. 

• Przy cesji jawnej odbiorca zostaje poinformowany o zmianie rachunku do zapłaty. 
• W faktoringu cichym informacja o finansowaniu nie jest mu przekazywana. 
• Możesz też korzystać z cesji pojedynczej i finansować wybrane faktury albo z cesji globalnej, obejmującej wszystkie wierzytelności wobec wskazanych odbiorców.

Istotna jest również odpowiedzialność za brak zapłaty. 

• W faktoringu z regresem to Ty odpowiadasz za rozliczenie z faktorem, jeśli kontrahent nie ureguluje należności. 
• Faktoring bez regresu lub usługa połączona z ubezpieczeniem może ograniczyć to ryzyko, ale ochrona zawsze działa na zasadach opisanych w umowie.

Kiedy faktoring się opłaca?

Faktoring zwykle sprawdza się wtedy, gdy głównym problemem firmy jest różnica pomiędzy terminem ponoszenia kosztów a terminem otrzymania zapłaty.

Warto go rozważyć, gdy:

• regularnie wystawiasz faktury B2B z odroczonym terminem płatności,
• musisz opłacać pracowników, dostawców lub podwykonawców przed otrzymaniem przelewu,
• liczba zamówień rośnie, ale brakuje Ci środków na ich realizację,
• chcesz zaproponować klientom dłuższe terminy płatności,
• opóźnienia odbiorców utrudniają planowanie budżetu,
• zależy Ci na finansowaniu powiązanym z faktyczną sprzedażą.

Przykładowo firma transportowa wystawia fakturę z terminem 60 dni, ale paliwo, leasing i wynagrodzenia musi opłacić wcześniej. Agencja pracy wypłaca pensje pracownikom tymczasowym, zanim otrzyma rozliczenie od klienta. Producent potrzebuje materiałów do realizacji kolejnego zamówienia, choć środki za poprzednią dostawę pozostają zamrożone w fakturze. W takich sytuacjach faktoring odpowiada bezpośrednio na przyczynę luki finansowej.

Bezpieczeństwo faktoringu: czy faktoring jest bezpieczny dla Twojej firmy?

Czy faktoring jest bezpieczny? Tak, jeśli korzystasz z usług wiarygodnej firmy, finansujesz prawidłowo wystawione faktury i dokładnie znasz warunki umowy. Sam mechanizm opiera się na cesji wierzytelności, czyli przeniesieniu prawa do otrzymania zapłaty z faktury na faktora.

Największe ryzyka związane z faktoringiem pojawiają się wtedy, gdy przedsiębiorca nie sprawdzi zasad rozliczenia usługi. Przed podpisaniem umowy zwróć uwagę przede wszystkim na całkowity koszt finansowania, sposób naliczania prowizji, odpowiedzialność za brak zapłaty kontrahenta oraz konsekwencje przekroczenia terminu.

Sprawdź również:

• czy umowa obejmuje wszystkie faktury, czy tylko wybrane należności,
• czy ponosisz opłaty za przyznany lub niewykorzystany limit,
• co stanie się, gdy klient zakwestionuje fakturę,
• czy możesz finansować należności od wszystkich swoich odbiorców,
• jak wygląda monitoring i rozliczanie wpłat.

Bezpieczeństwo faktoringu zależy więc nie tylko od faktora, ale też od jakości sprzedawanej należności. Faktura powinna dotyczyć rzeczywiście wykonanej usługi lub dostarczonego towaru, nie może być sporna ani przeterminowana, a odbiorca musi spełnić warunki wymagane przez firmę finansującą.

Jeżeli obawiasz się niewypłacalności kontrahenta, rozważ faktoring z ubezpieczeniem należności. Takie rozwiązanie łączy wcześniejszą wypłatę środków z ochroną na wypadek braku zapłaty przez odbiorcę, zgodnie z zakresem przewidzianym w umowie.

Obawy firm przed faktoringiem: mity i fakty

1. Faktoring oznacza, że firma ma problemy finansowe

To jedna z najczęstszych obaw firm przed faktoringiem. W praktyce korzystają z niego także przedsiębiorstwa, które są rentowne i rozwijają sprzedaż, ale nie chcą finansować długich terminów płatności własnym kapitałem. Firma może mieć dużo zamówień i dobre wyniki, a jednocześnie odczuwać brak gotówki, ponieważ koszty ponosi wcześniej niż otrzymuje zapłatę.

2. Faktor przejmuje relację z klientem

Faktor może monitorować płatność i kontaktować się z odbiorcą w sprawie rozliczenia, ale nie przejmuje sprzedaży, realizacji kontraktu ani obsługi klienta. Zakres jego działań zależy od wybranego wariantu usługi oraz waszych ustaleń.

3. Każdy faktoring chroni przed niewypłacalnością klienta

Nie. Samo sfinansowanie faktury nie oznacza automatycznie, że faktor przejmuje ryzyko braku zapłaty. Przy faktoringu z regresem możesz być zobowiązany do zwrotu wypłaconych środków, jeśli kontrahent nie ureguluje należności.

Ochronę przed niewypłacalnością zapewniają określone warianty faktoringu bez regresu lub usługi połączone z ubezpieczeniem należności. Zawsze sprawdź, jakie zdarzenia obejmuje ochrona i czy obowiązują limity, wyłączenia albo okresy oczekiwania.

4. Faktoring zawsze jest droższy niż kredyt

Nie da się tego stwierdzić bez porównania konkretnych ofert. Koszt usługi zależy między innymi od wartości faktury, długości finansowania, obrotu, ryzyka odbiorcy i wybranego zakresu usługi. Nie porównuj wyłącznie samej prowizji. Oceń również, co zyskasz dzięki wcześniejszej wypłacie. Jeżeli środki pozwolą Ci przyjąć kolejne zamówienie, uzyskać rabat u dostawcy albo uniknąć opóźnienia w wypłatach, faktoring może być opłacalny mimo poniesionego kosztu. Szczególnie biorąc pod uwagę szybkość wypłaty (niektórzy faktorzy wykonają Ci przelew nawet w 15 min czy do 24 godzin).

Wpływ faktoringu na relacje z kontrahentami

Faktoring może wpłynąć na relacje z kontrahentami zarówno pozytywnie, jak i negatywnie. Dużo zależy od tego, jak przedstawisz klientowi cesję i jak faktor prowadzi obsługę należności.

Pozytywnym efektem może być możliwość zaoferowania odbiorcy dłuższego terminu płatności. Twój Klient zyskuje wygodne warunki rozliczenia, a Ty otrzymujesz pieniądze wcześniej. Dzięki temu nie musisz naciskać na natychmiastową zapłatę ani odmawiać większego zlecenia z powodu braku kapitału obrotowego. Mamy tu sytuację win-win. 

Faktoring może też uporządkować płatności i ograniczyć liczbę przeterminowanych należności. Profesjonalny monitoring przypomina kontrahentom o terminach i pozwala szybciej wychwycić problemy z rozliczeniem.

Negatywna reakcja może pojawić się wtedy, gdy odbiorca nie został uprzedzony o cesji, otrzyma niezrozumiałą wiadomość albo błędnie uzna faktoring za windykację. Dlatego poinformuj go wcześniej, że zmienia się jedynie sposób zapłaty za fakturę, a korzystanie z finansowania jest elementem zarządzania płynnością.

Przed rozpoczęciem współpracy sprawdź również zapisy umowy handlowej. Zakaz cesji może uniemożliwić przekazanie faktury do finansowania albo wymagać zgody kontrahenta.

Kiedy warto rozważyć inne rozwiązania finansowe?

Faktoring nie sprawdzi się, jeśli nie masz faktur B2B z odroczonym terminem płatności. Nie sfinansujesz nim przyszłej sprzedaży, paragonów wystawionych klientom indywidualnym ani samego pomysłu na inwestycję.

Inne rozwiązanie może być lepsze, gdy potrzebujesz pieniędzy na zakup maszyny, samochodu, lokalu albo innego środka trwałego. W takim przypadku bardziej dopasowany może być leasing lub kredyt inwestycyjny, ponieważ koszt rozkłada się na dłuższy okres użytkowania przedmiotu.

Pożyczka firmowa albo limit w rachunku mogą sprawdzić się wtedy, gdy potrzebujesz środków niezwiązanych z konkretną fakturą, na przykład na remont, zatowarowanie przed sezonem, kampanię reklamową lub pokrycie przejściowego spadku przychodów.

Klasyczny faktoring nie będzie dobrym wyborem, jeżeli:

• większość Twoich faktur jest już przeterminowana,
• odbiorcy regularnie kwestionują wykonanie usług,
• umowy zawierają zakaz cesji,
• sprzedajesz głównie klientom indywidualnym,
• kontrahenci płacą od razu lub w bardzo krótkim terminie,
• koszt finansowania pochłonąłby znaczną część marży,
• źródłem problemów jest trwała nierentowność, a nie odroczone płatności.

W przypadku starych, zaległych faktur potrzebna może być windykacja, a nie faktoring. Jeżeli natomiast firma stale wydaje więcej, niż zarabia, dodatkowe finansowanie jedynie odsunie problem w czasie.

FAQ

Kiedy faktoring najbardziej się opłaca?
Faktoring najlepiej sprawdza się w firmach wystawiających faktury B2B z odroczonym terminem płatności i chcących szybciej odzyskać środki na bieżącą działalność.

Czy faktoring jest bezpieczny?
Tak. Korzystanie z usług sprawdzonej firmy faktoringowej oraz dokładne zapoznanie się z warunkami umowy pozwala bezpiecznie finansować wystawione faktury.

Czy faktoring oznacza problemy finansowe firmy?
Nie. To narzędzie wykorzystywane przez firmy, które chcą poprawić płynność finansową, zwiększyć sprzedaż i rozwijać działalność bez oczekiwania na zapłatę od kontrahentów.

Czy faktoring wpływa na relacje z kontrahentami?
Nie musi. Dobrze prowadzony proces faktoringowy pozwala zachować profesjonalne relacje z klientami, a nawet oferować im dłuższe terminy płatności.

Kiedy lepiej wybrać inne rozwiązanie niż faktoring?
Jeśli potrzebujesz finansowania inwestycji, nie wystawiasz faktur B2B z odroczonym terminem płatności lub problemem jest nierentowność firmy, lepiej rozważyć inne formy finansowania.

Czy faktoring może wspierać rozwój firmy?
Tak. Szybszy dostęp do środków z faktur ułatwia finansowanie kolejnych zleceń, terminowe regulowanie zobowiązań i wykorzystanie nowych możliwości biznesowych.