KSEF: co musisz wiedzieć?

Już od lipca obowiązkowy będzie system KSeF do wystawiania faktur elektronicznych. Co trzeba wiedzieć o KSeF i jak wystawiać faktury ustrukturyzowane z jego pomocą?

Czym jest KSeF?

Krajowy System eFaktur, w skrócie KSeF, to elektroniczny system do wystawiania i przekazywania faktur kontrahentom oraz urzędowi skarbowemu. Już niedługo każda faktura dla kontrahenta firmowego będzie musiała być wystawiana przez KSeF i następnie sprawdzana pod kątem zgodności ze wzorcem, a potem wysyłana do odbiorcy. W przypadku błędnie wystawionej faktury, dokument nie trafi do obiegu.

Obowiązek korzystania z KSeF – od kiedy?

System KSeF będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku. Pierwotnie planowano wprowadzić go od kwietnia 2022, ale ponieważ uznano, że wiele przedsiębiorstw jeszcze nie jest gotowych, przeniesiono datę. Co ważne, sam system już działa od stycznia 2022 roku i można dobrowolnie z niego korzystać. To umożliwia wypróbowanie wystawiania e-faktur zanim będzie to obligatoryjne i każdy błąd będzie wymagać poprawek.

Jak testować KSeF?

Udostępniono środowisko testowe i przedprodukcyjne (wersja demo) tak, by można było się zapoznać z działaniem systemu KSeF zanim wejdzie on w życie. Na platformie testowej korzysta się z anonimowych danych. Wystawiane tam faktury nie mają żadnych skutków prawnych i będą po jakimś czasie usunięte. Poza tym środowisko działa analogicznie do tego produkcyjnego, jedynie wystawiane tam dokumenty nie są księgowe. Testować KSeF można tutaj.

Jak logować się do KSeF?

Logowanie się do systemu KSeF wymaga wygenerowania tokenu na stronie: https://ksef.mf.gov.pl/web/login. Trzeba podać NIP firmy, dla której ma być wygenerowany token. Do systemu demo generowane są testowe tokeny.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

W systemie KSeF będą wystawiane e-faktury, czyli inaczej faktury ustrukturyzowane. Każda będzie mieć swój numer i będzie wystawiana wedle ściśle określonego wzoru, w formacie elektronicznym.

Dla kogo KSeF jest obowiązkowe?

Od lipca tego roku KSeF będzie obowiązkowe dla czynnych podatników VAT, przedsiębiorców zwolnionych z VAT-u oraz podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP. Słowem, wszyscy przedsiębiorcy będą zmuszeni wystawiać faktury kontrahentom przez KSeF, z wyjątkiem faktur dla klientów indywidualnych.

Kto będzie wystawiał e-faktury w KSeF?

E-faktury w systemie będą mogli wystawiać przedsiębiorcy lub pracownicy oraz osoby upoważnione przez przedsiębiorcę. Do autoryzacji w systemie będzie można używać profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego czy specjalnego cyfrowego tokena.

Wystawianie e-faktur

Na platformie KSeF przedsiębiorca czy pracownik upoważniony do wystawiania faktur powinien założyć indywidualne konto. Po zalogowaniu będzie możliwość wystawiania faktur, a także ich otrzymania. Nowoczesne programy księgowe i fakturowe są już zintegrowane z KSeF, tak że będzie można za ich pomocą wystawiać e-faktury, bez konieczności oddzielnego logowania się do KSeF.

Format e-faktury

Faktura ustrukturyzowana będzie mieć jednorodny format XML, dzięki temu uniknie się problemów z obsługą plików, a  programy księgowe bez przeszkód odczytają taki plik. Wzór e-faktury został opublikowany w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Warto wiedzieć, że do e-faktury nie będzie można dołączać załączników – te można wysyłać dodatkowo mailowo. E-faktury będą archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat.

Data e-faktur

Data przesłania faktury do KSeF będzie jednocześnie datą wystawienia dokumentu. Automatycznie zostanie nadany mu numer i tym samym zostanie on uznany jako odebrany. Unikalny numer e-faktury będzie się składał z 32 znaków i będzie też dodany do pliku JPK. Przy okazji warto wspomnieć, że mimo iż wciąż trzeba będzie wysyłać plik JPK, to KSeF zlikwiduje konieczność przesyłania plików JPK_FA do urzędów skarbowych.

Korekta e-faktury

Co bardzo istotne, ponieważ faktura zostanie od razu po wystawieniu wysłana i uznana jako odebrana, to nie będzie możliwości poprawy danych bez korekty dokumentu. Błędne dane trzeba będzie modyfikować korektą faktury, ale wystawienie jej będzie łatwiejsze, bo system w tym pomoże.

Korzyści KSeF

Jakie zalety ma przynieść wprowadzenie systemu KSeF? Przede wszystkim skorzystają na tym urzędy skarbowe, które będą mogły ciągle i w sposób automatyczny kontrolować obieg faktur. Przedsiębiorcy będą musieli bardziej uważać przy wystawianiu faktur, bo każdy błąd może oznaczać konieczność wystawienia korekty, a niewłaściwe fakturowanie może być od razu wyłapane przez fiskusa. Z plusów – przy korzystaniu z KSeF zwrot VAT można uzyskać już po 40, a nie 60 dniach. Obowiązuje to także teraz, przy dobrowolnym używaniu systemu.