Kontrahenta nie ma na białej liście podatników VAT. Co robić w tej sytuacji?

Biała lista podatników VAT to wykaz zawierający podstawowe dane o firmie, w tym jej rachunek bankowy. To właśnie na niego należy przesyłać rozliczenia za transakcje powyżej 15 000 zł. Co jednak, gdy nie ma na liście kontrahenta? Czy można mu przelać środki?

Biała lista podatników VAT

Biała lista podatników VAT to wykaz zawierający dane firmy takie jak:

• jej nazwa,
• numer identyfikacyjny na potrzeby podatku, jeśli został nadany,
• status podmiotu: zarejestrowany, wykreślony, niezarejestrowany, czynny podatnik VAT, zwolniony podatnik VAT,
• data rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• numery rachunków rozliczeniowych bankowych, podanych przez firmę w zgłoszeniu.

Sprawdzenie białej listy VAT powinno być częścią weryfikacji kontrahentów, prowadzonej przed nawiązaniem współpracy handlowej.

Kto trafia na białą listę VAT?

Na białą listę VAT wpisywane są, zgodnie z art. 96b ust. 1 ustawy VAT, podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT, w tym przywróceni do rejestru oraz podmioty wykreślone z rejestru podatników VAT i takie, w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji.

Transakcje z podatnikami z białej listy VAT

Jeśli znajdująca się na białej liście firma jest czynnym podatnikiem VAT, to w przypadku dokonywania zakupu towarów i usług należy uiścić za nie płatności na rachunek wskazany w rejestrze. Naruszenie tej zasady wiąże się z konsekwencjami podatkowymi. W przypadku przelania więcej niż 15 000 zł na rachunek niewskazany w rejestrze, to w części powyżej tej kwoty nie będzie można takiego wydatku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Transakcje na małe sumy, do 15 000 zł, nie są objęte sankcjami. Problem nie dotyczy też podatników, którzy są zwolnieni z VAT-u. Im można przekazywać rozliczenia na dowolny, podany na fakturze rachunek bankowy, bo nie widnieją oni na białej liście VAT-owców.

Czemu kontrahenta nie ma na białej liście VAT?

Czemu numeru rachunku z faktury nie ma na białej liście podatników? Powodów może być kilka. Kontrahent może nie być czynnym podatnikiem VAT, bo jest zwolniony przedmiotowo lub podmiotowo. Warto po prostu sprawdzić, czy podatnik płaci VAT. Jeśli faktura nie zawiera podatku VAT, to najczęściej oznacza, że jej wystawca nie jest czynnym płatnikiem VAT-u. Choć nie zawsze – faktura może dotyczyć usług akurat zwolnionych z VAT-u, ale zasadniczo podatnik może być płatnikiem VAT-u.

Jeśli kontrahent jest płatnikiem VAT-u, przyczyny braku numeru rachunku w rejestrze mogą być inne. Taka sytuacja powinna wzbudzić czujność opłacającego transakcję. Może bowiem oznaczać, że kontrahent został wykreślony z białej listy podatników VAT z powodu przekrętów podatkowych. Nie zawsze jednak przyczyna jest tak poważna. Czasem urzędy skarbowe wykreślają płatników z powodu popełnienia przez nich prostych błędów, gdy np. nie odpowiedzą na pismo. To metoda na wymuszenie na podatnikach by skontaktowali się z urzędem w pilnym trybie.

Co robić gdy nie ma kontrahenta na białej liście VAT?

Czy można przeprowadzić transakcję z podmiotem niewystępującym na białej liście VAT? Można, ale zależy, na jaką sumę i z jakiego powodu kontrahent na listę nie trafił. Jeśli nie jest czynnym podatnikiem VAT, to nie ma żadnych przeciwwskazań, by zapłacić mu za fakturę na rachunek spoza listy. Jeśli transakcja jest na kwotę mniejszą niż 15 000 zł – to także śmiało można przesyłać pieniądze. 

W przypadku jednak, gdy suma jest wyższa, a firma jest podatnikiem VAT i nie ma jej na liście lub prosi o przelew na rachunek, którego nie ma w wykazie, to nie powinno się wykonać takiej operacji finansowej. Nie będzie bowiem można zaliczyć tego wydatku w koszty uzyskania przychodu. Błąd można naprawić w ciągu 14 dni od przelewu na niewłaściwe konto, czyli niezgłoszonego na listę. Trzeba w tym czasie zgłosić urzędowi skarbowemu ten fakt na druku ZAW-NR.