Uregulowanie pracy zdalnej w kodeksie pracy – na czym stanęło?

W czasie pandemii pojawił się problem braku regulacji pracy zdalnej w obowiązujących przepisach prawa. Wyniknęła potrzeba uchwalenia prawa, które odpowiadałoby obecnym realiom – gdy wiele osób wykonuje pracę zdalną lub hybrydową. Czy sejm uchwalił zmiany w kodeksie pracy?

Co z ustawą o pracy zdalnej?

Czy praca zdalna jest w kodeksie pracy? Do niedawna nie było żadnych norm regulujących pracę zdalną, ale to właśnie ma się zmienić. Prace nad nowelizacją przepisów w tym zakresie trwały od dwóch lat. Wreszcie Sejm przyjął 10 stycznia 2023 nowelizację Kodeksu pracy z przepisami dotyczącymi pracy zdalnej. Ustawa oczekuje na podpis prezydenta, potem będzie opublikowana w Dzienniku Ustaw i zacznie obowiązywać dwa miesiące po tej dacie, bo na tyle ustanowiono tzw. vacatio legis. Oznacza to, że w praktyce przepisy wejdą w życie w okolicach marca/kwietnia tego roku.

Praca zdalna: definicja w Kodeksie pracy

Nowelizacja kodeksu pracy w 2023 roku zakłada wpisanie do przepisów definicji pracy zdalnej oraz warunków jej wykonywania. W nowym kodeksie jest cały rozdział o pracy zdalnej, który zastąpi dotychczasowy o telepracy, już mocno nieaktualny.

Według nowych przepisów praca zdalna to wykonywanie obowiązków w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pracować zdalnie można w pełnym wymiarze lub częściowo, czyli hybrydowo – czasem zdalnie, czasem z biura. Każdorazowo trzeba zgłosić miejsce, z którego się pracuje. Oznacza to, że jeśli pracownik powie pracodawcy, że będzie pracować z domu, a wyjdzie do kawiarni pracować lub wyjedzie za granicę, to jest to niezgodne z prawem. Co więcej, brak Internetu czy zasięgu telefonicznego nie może być usprawiedliwieniem do niewykonywania obowiązków pracy.

Praca zdalna w umowie o pracę

Warunki wykonywania pracy zdalnej powinny być uzgadniane przy zawieraniu umowy o pracy lub już w trakcie zatrudnienia poprzez zmianę dotychczasowej umowy o pracę. Jeśli chodzi o miejsce wykonywania pracy, to nie trzeba tego wpisywać w umowę o pracę, wystarczą ustne ustalenia z pracodawcą.

Praca zdalna na żądanie

Wedle nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej z 2023 roku każdy pracownik zyska w ciągu roku 24 dni pracy zdalnej na żądanie. Będziesz można wykorzystać te dni np. w sytuacji konieczności opieki nad dzieci czy innym członkiem rodziny, gorszego samopoczucia. W przypadku tej pracy zdalnej na żądanie nie będą obowiązywać wszystkie regulacje dotyczące pracy zdalnej – pracodawca nie będzie musiał zapewniać odpowiednich narzędzi i materiałów do jej wykonywania.

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

Wyróżniono w przepisach prawa kilka przypadków, w których pracodawca nie będzie mógł odmówić pracy zdalnej na wniosek pracownika, to jest:

· gdy pracownica jest w ciąży,

·  gdy pracownik wychowuje dziecko do 4. roku życia,

·  gdy pracownik jest opiekunem dziecka niepełnosprawnego lub opiekuje się innym członkiem rodziny mieszkającym ze wspólnym gospodarstwie, który posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub o znacznym stopniu niepełnosprawności,

Kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

W Kodeksie pracy zawarto też regulacje dotyczące tego, kiedy pracodawca może odmówić pracownikowi pracy zdalnej – gdy ze względu na rodzaj wykonywanej pracy czy jej organizację nie ma możliwości wykonywania obowiązków zdalnie. W takich przypadkach odmowę trzeba uzasadnić w formie pisemnej – elektronicznej lub na papierze – w ciągu 7 dni od złożenia wniosku o pracę zdalną przez pracownika.

Praca zdalna a stany nadzwyczajne i epidemie

Praca zdalna będzie mogła być też zlecona przez pracodawcę w okresach obowiązywania stanu nadzwyczajnego czy stanu zagrożenia epidemicznego lub w stanie epidemii, a także w czasie 3 miesięcy po ich odwołaniu, jeśli pracodawca z powodu siły wyższej nie będzie mógł zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Podobne przepisy obowiązywały już obecnie.

Praca zdalna: obowiązki pracodawcy wobec pracownika

Nowe przepisy Kodeksu pracy nakładają też szereg obowiązków na pracodawcę względem pracownika wykonującego pracę zdalną, to jest:

· zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy,

· zapewnienie instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, ewentualnie pokryć ich koszty,

·  pokrycie kosztów zużycia energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych i innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,

·  zapewnienie szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

·  ustalenie wysokości ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie prywatnego sprzętu pracownika np. laptopa oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę (taki ekwiwalent nie będzie stanowić przychodu pracownika).

Po wejściu w życie nowych przepisów warunki wykonywania pracy zdalnej będą transparentne i zrozumiałe zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.