Odsetki za niezapłacone faktury

Nieterminowe płatności to zmora polskich przedsiębiorców, szczególnie tych z sektora MŚP. Według danych zgromadzonych w Rejestrze Dłużników BIG InfoMonitor i bazie BIK, z końcem stycznia tego roku zaległe zobowiązania firm przekroczyły 44,3 mld zł i należały do blisko 333 tysięcy biznesów. 82% przedsiębiorców przyznaje ma kontrahentów, którzy nie regulują swoich zobowiązań w terminie. Co to oznacza dla firm? Przede wszystkim problemy z płynnością finansową, ryzyko zatorów płatniczych i konieczność szukania dodatkowego finansowania. Właśnie dlatego każdy przedsiębiorca powinien znać dostępne metody odzyskiwania należności. Warto również wiedzieć, kiedy i jak może naliczać odsetki za niezapłacone faktury. To nie tylko skuteczna forma dyscyplinowania kontrahentów, ale też sposób na częściowe zrekompensowanie strat wynikających z opóźnień. 

Czym są odsetki za niezapłacone faktury i kiedy można je naliczać?

Odsetki za niezapłacone faktury to forma rekompensaty dla wierzyciela za to, że nie otrzymał zapłaty w umówionym terminie. Można je naliczać zarówno osobom fizycznym, jak i firmom, które zalegają z płatnościami.

Wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje odsetek: 

• odsetki ustawowe za opóźnienie – stosowane w relacjach konsumenckich lub tam, gdzie nie określono odsetek w umowie. W tym przypadku prawa i możliwości określa Kodeks Cywilny, konkretnie art. 481 KC;
  
• odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych – dotyczą wyłącznie relacji między firmami i są wyższe niż odsetki ustawowe. 

Sprawdź również poniższy artykuł i dowiedz się więcej o odsetkach ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Kiedy można je naliczać?

1. Ustalenie terminu płatności w umowie:
   • Jeśli strony umowy (np. kupna-sprzedaży) ustaliły termin płatności, odsetki za opóźnienie mogą być naliczane od pierwszego dnia po upływie tego terminu, bez konieczności wysyłania wezwania do zapłaty.
2. Brak ustalonego terminu płatności:
   • Jeśli termin płatności nie został określony w umowie, odsetki za opóźnienie mogą być naliczane po upływie 30 dni od dnia dostarczenia faktury lub wykonania usługi/towaru.
3. Naliczanie odsetek bez wcześniejszego przypomnienia:
   • Wierzyciel ma prawo naliczać odsetki za opóźnienie nawet bez wcześniejszego przypomnienia kontrahentowi o zaległej płatności.

Maksymalne terminy zapłaty i wyjątki

1. Transakcje z podmiotami publicznymi:
   • Maksymalny termin zapłaty nie może przekraczać 30 dni od dnia doręczenia faktury lub wykonania usługi/towaru.
2. Transakcje z podmiotami publicznymi leczniczymi:
   • Termin zapłaty może wynosić do 60 dni, jeśli jest to obiektywnie uzasadnione właściwością towaru lub usługi.
3. Transakcje między przedsiębiorcami:
   • Standardowy termin zapłaty wynosi 30 dni, z możliwością wydłużenia do 60 dni, jeśli strony wyraźnie się na to zgodzą.
4. Rażąco nieuczciwe terminy zapłaty:
   • Jeśli termin zapłaty przekracza 60 dni, może być uznany za rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela, co daje mu prawo do naliczania odsetek od 30 dni po doręczeniu faktury.

Sprawdź również poniższe artykuły:

• Konsekwencje niezapłaconych faktur w firmie
• Długie terminy płatności — co może zrobić mikroprzedsiębiorca?

Ile wynoszą odsetki za niezapłacone faktury w 2025 roku? Przykłady

Obecnie (stan na maj 2025 roku) stawki odsetek są następujące:

• Odsetki ustawowe za opóźnienie (wynikające z Kodeksu Cywilnego):
  • 8,75% – odsetki od sumy pieniężnej,
  • 10,75% – odsetki za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego.
    
• Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, ponieważ stopa referencyjna na dzień 1 stycznia 2025 r. wynosiła nadal 5,75%, to do 30 czerwca 2025 roku wynoszą one:
  • 13,75% (tj. 5,75% + 8 punktów procentowych) w stosunku rocznym – w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym;
  • 15,75% (tj. 5,75% + 10 punktów procentowych) w stosunku rocznym – w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym.

Wysokość odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych może się zmieniać w zależności od decyzji NBP o stopach procentowych. Podane dane są aktualne na maj 2025 r.

Niezapłacona faktura – co możesz zrobić, zanim sprawa trafi do sądu?

Nieopłacona faktura to problem, który potrafi skutecznie zepsuć humor nawet najbardziej cierpliwym przedsiębiorcom. Jednak zanim sięgniesz po ciężką artylerię, warto spróbować polubownych metod odzyskania należności. Co możesz zrobić?

1. Wezwanie do zapłaty – prosty, ale skuteczny ruch

Choć prawo pozwala naliczać odsetki za niezapłacone faktury od pierwszego dnia opóźnienia, często kontrahenci po prostu „zapominają” o płatności lub liczą na Twoją wyrozumiałość. Wysłanie oficjalnego wezwania do zapłaty to jasny sygnał, że traktujesz sprawę poważnie.

• Pamiętaj, by w wezwaniu wskazać:
  
  • numer i datę niezapłaconej faktury,
    
  • wysokość długu wraz z naliczonymi odsetkami,
    
  • termin, w którym oczekujesz zapłaty (najczęściej 7 dni).
    

Ważne: wezwanie najlepiej wysłać listem poleconym lub e-mailem z potwierdzeniem odbioru.

Według danych, jakie podaje BIG większość (aż 62%) przedsiębiorców przyznało, że podejmowane przez nich w ciągu ostatniego roku działania windykacyjne nie wpłynęły negatywnie na ich relacje biznesowe.

2. Nalicz odsetki i poinformuj o tym kontrahenta

Nie wstydź się przypomnieć, że za opóźnienia w płatnościach naliczane są odsetki za niezapłacone faktury. Często sama informacja o dodatkowych kosztach mobilizuje dłużnika do szybszego działania.

Jeśli w Twojej branży stosuje się długie terminy płatności, warto od razu informować partnerów biznesowych, że w przypadku opóźnień będą naliczane odsetki od niezapłaconych faktur – zgodnie z obowiązującym prawem.

3. Skorzystaj z windykacji polubownej

Jeśli wezwanie nie przynosi efektu, kolejnym krokiem jest windykacja polubowna. To forma odzyskiwania należności bez angażowania sądu. Firmy windykacyjne potrafią działać skutecznie, a sama informacja o przekazaniu sprawy do windykacji bywa dla kontrahenta wystarczającą motywacją, by uregulować zaległości.

Skuteczność działań windykacyjnych potwierdzają wyniki Skanera MŚP wykonanego na zlecenie Grupy BIK. Według nich w ubiegłym roku większości firm nie udało się odzyskać jedynie od 1 do 5% należności. Co piąty przedsiębiorca przyznaje, że skala nieodzyskanych należności wynosi 6–10%. Poważny problem miało ok. 4% firm. W ich przypadku nieściągalne należności stanowią ponad połowę ich zamrożonych faktur.

Koszty windykacji (np. usługi firm windykacyjnych) mogą być odzyskiwane w ramach roszczeń, jeśli zostały one określone w umowie.

Niezapłacone faktury a finansowanie działalności – jak zachować płynność finansową?

Czekanie na zapłatę za faktury bywa frustrujące. Gdy przybywa niezapłaconych faktur, rośnie też ryzyko zatorów płatniczych, a tym samym – kłopoty z regulowaniem własnych zobowiązań. Jak nie dać się wpędzić w finansowe kłopoty? Oto możliwe rozwiązania. 

📌 Faktoring – szybkie pieniądze za wystawione faktury

Faktoring to rozwiązanie, które pozwala uzyskać środki finansowe praktycznie od ręki, bez czekania na płatności do terminu na fakturze. W praktyce oznacza to, że przekazujesz fakturę firmie faktoringowej, a ta natychmiast wypłaca Ci środki – nawet do 90% wartości faktury. A następnie to firma faktoringowa czeka, aż kontrahent ureguluje płatność.

To świetny sposób, by zabezpieczyć się przed skutkami niezapłaconych faktur, nie ryzykując utraty płynności finansowej. Co więcej, w przypadku faktoringu pełnego, to faktor przejmuje na siebie ryzyko niewypłacalności kontrahenta.

📌 Pożyczka dla firm – gdy potrzebujesz szybkiego zastrzyku gotówki

Jeśli masz większe potrzeby finansowe lub chcesz sfinansować rozwój firmy mimo chwilowych przestojów w płatnościach, warto rozważyć pożyczkę dla MŚP.

Nowoczesne pożyczki biznesowe są elastyczne i dostępne online – możesz uzyskać środki nawet tego samego dnia. Dzięki temu łatwiej przetrwać czas, gdy na Twoim koncie piętrzą się niezapłacone faktury, a klienci wciąż zwlekają z przelewami.

Działaj, zanim problemy się nawarstwią  

W biznesie czekanie na cud rzadko przynosi efekty. Jeśli w Twojej firmie coraz częściej pojawia się problem niezapłaconych faktur, nie czekaj, aż sytuacja wymknie się spod kontroli.

• Naliczaj odsetki za niezapłacone faktury – to Twoje prawo, nie przysługa dla kontrahenta.
  
• Wysyłaj wezwania do zapłaty i informuj o naliczonych odsetkach od niezapłaconych faktur.
  
• Rozważ skorzystanie z faktoringu lub pożyczki, by zapewnić firmie płynność finansową.
  

Pamiętaj – szybka reakcja to najlepszy sposób na zabezpieczenie swojego biznesu. W końcu to nie Ty powinieneś finansować cudze opóźnienia.

Potrzebujesz pomocy w finansowaniu działalności lub chcesz szybko odzyskać gotówkę za wystawione faktury? Skontaktuj się z nami – znajdziemy rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb! Zadzwoń pod numer 22 22 10 103.