Jakie wydatki można bezpiecznie wrzucić w koszty firmy?

Im wyższe koszty uzyskania przychodu ponosisz w danym miesiącu, tym niższy podatek dochodowy zapłacisz. Proste. Wielu przedsiębiorców wrzuca w koszty niemal wszystko – od drogiej kanapy po sztućce – ale to błąd. Podpowiadamy, co możesz bezpiecznie wrzucić w koszty, i to bez względu na branżę, w której działasz.

Dzięki wysokim kosztom firmowym możesz jako przedsiębiorca płacić niższy podatek dochodowy. Z tego powodu wielu małych przedsiębiorców wrzuca niemal wszystkie swoje wydatki – także te typowo prywatne – w koszty swojej działalności. Pamiętaj jednak, że urząd skarbowy ma prawo – i z niego często korzysta – sprawdzać celowość wydatków.

Koszty firmowe, czyli co?

Zgodnie z polskimi przepisami (art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Upraszczając, wydatek, aby mógł stanowić koszt podatkowy, musi mieć związek z przychodami firmy.

Jeśli jesteś w stanie dowieść, że dany zakup faktycznie został dokonany, by: pozyskać lub utrzymać kontrahenta, świadczyć usługi dla kontrahentów lub dbać o socjalny dobrostan swoich pracowników oraz ich rozwój, to bez większego problemu możesz taki zakup wrzucić w koszty swojej firmy. To na Tobie jako podatniku ciąży obowiązek wykazania związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu.

Pamiętaj, aby dokumentować wszystkie swoje koszty firmowe i najlepiej dobrze je opisać. Będą one potrzebne w razie kontroli skarbowej. Dokumenty potwierdzające dany wydatek to przede wszystkim:

• faktury,
• rachunki,
• umowy i rachunki do umów.

Koszty firmowe a odliczanie VAT

W przypadku czynnych podatników VAT dokonywanie zakupów „na firmę” oznacza nie tylko obniżenie podstawy opodatkowania, ale także możliwość obniżenia kwoty VAT-u do zapłaty.

Prawo do obniżenia podatku VAT od sprzedaży przysługuje wtedy, gdy dany zakup jest związany z Twoją działalnością gospodarczą. Jest jednak od tego bardzo dużo wyjątków, dlatego każdorazowo warto upewnić się u swojego księgowego, czy dany wydatek można odliczyć także od VAT.

Co wrzucić w koszty działalności?

1.Biuro

Bez względu na to, czy wynajmujesz biuro czy zarejestrowałeś działalność gospodarczą w swoim mieszkaniu, możesz do kosztów prowadzenia działalności zaliczyć część wydatków związanych z miejscem swojej pracy.

Czynsz i media
Opłaty za wynajęte biuro stanowią jeden z najbardziej oczywistych kosztów Twojej firmy. Mowa tu zarówno o czynszu, jak i o opłatach za media i internet. Pamiętaj tylko, aby na wszystko mieć faktury wystawione na Twoją działalność gospodarczą.

W przypadku prowadzenia działalności u siebie w domu wcześniej oszacuj, jak duża powierzchnia jest przeznaczona na działalność – najczęściej wskazuje się umownie na jeden pokój. Wówczas możesz proporcjonalnie odliczyć część wydatków związanych z czynszem i opłatami.

Wyposażenie biura – meble i akcesoria biurowe
Kupując meble biurowe – jak biurka czy fotele – możesz spać spokojnie. Urząd skarbowy nie ma podstaw do poddania w wątpliwość takich kosztów – oczywiście, o ile fotel nie kosztuje kilkunastu tysięcy złotych (patrz: część dotycząca kosztów reprezentacji, na końcu artykułu). Podobnie jest z wszelkimi akcesoriami biurowymi, jak teczki, długopisy, tonery czy papier do drukarki.

2. Sprzęt i usługi

Będąc przedsiębiorcą, bez względu na to czy prowadzisz warsztat samochodowy, czy firmę transportową, możesz zaliczyć w koszty sprzęt elektroniczny i oprogramowanie, które wykorzystujesz w swojej codziennej pracy.

Komputery, drukarki, telefony
Choć w przepisach nie ma żadnego ograniczenia w liczbie telefonów czy komputerów, które może posiadać nawet jednoosobowa firma, to warto zachować umiar. 10 komputerów zakupionych w ciągu tego samego roku na działalność, która nie zatrudnia żadnych osób, może wzbudzić podejrzenia urzędu.

Usługi telekomunikacyjne
Jeśli masz umowę abonamentu telefonicznego czy na internet zawartą na swoją firmę, możesz bez obaw wrzucić całą kwotę miesięcznego rachunku do kosztów działalności. Wydatki na rozmowy telefoniczne typu prepaid (tzw. na kartę) też stanowią koszty firmowe – pod warunkiem, że masz fakturę od sprzedawcy doładowania.

Oprogramowanie
Wszelkie wydatki związane z oprogramowaniem komputerowym, antywirusami czy programami do wystawiania faktur możesz również wrzucić w koszty działalności.

3. Koszty pracownicze

Wydatki związane z zatrudnianiem pracowników stanowią główne koszty większości małych i średnich polskich firm w Polsce.

Wynagrodzenia
Do kosztów działalności można włączyć wydatki związane z umowami dla pracowników w kwotach brutto (tj. wraz z składkami ZUS finansowanymi przez pracownika i kwotami podatków) oraz część składek ZUS finansowanych przez pracodawcę. Dotyczy to zarówno umów o pracę, jak i zleceń.

Benefity pracownicze
Jeśli zatrudniasz pracowników (co najmniej jednego) i jesteś w stanie wykazać związek między benefitami pracowniczymi – od kart multisport przez pakiety medyczne po zatrudnianie masażysty w biurze – z przychodami Twojej firmy, będziesz mógł zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

4. Wyjazdy i wydarzenie firmowe

Właściwie wszystkie spotkania integracyjne i szkoleniowe dla pracowników, klientów lub kontrahentów możesz wrzucić w koszty prowadzonej działalności. Oczywiście pod warunkiem że wyraźnie wskażesz, w jaki sposób te wydatki powiązane są z Twoją firmą.

Integracje firmowe
Spotkania w restauracji, wypady na kręgle, paintball, ścianki wspinaczkowe, warsztaty kulinarne – wszystkie tego typu eventy firmowe możesz wrzucić w koszty. Przykładowo, średni koszt kolacji integracyjnej w Warszawie dla 10 pracowników wynosi 1000-1500 zł.

Pamiętaj, że nie możesz odliczać VAT od usług gastronomicznych czy noclegowych (zatem kosztem będzie wartość usługi w kwocie brutto), ale już możesz odliczyć catering, jeśli jest on świadczony przez firmę oferującą usługi przewozu osób.

Spotkania biznesowe
Idziesz na kolację biznesową z potencjalnym klientem, a może organizujesz spotkanie z poczęstunkiem u siebie w biurze – wszystkie koszty związane z takimi spotkaniami możesz wrzucić w koszty.

Wyjazdy służbowe i targi branżowe
Kolejny klasyczny przykład kosztu firmowego. Jeśli wyjeżdżasz na spotkanie ze swoim kontrahentem, to pamiętaj o rozliczeniu takiej podróży w kosztach firmy. Może to być np. bilet na pociąg, dowody zapłaty za przejazd autostradą czy opłata za udział w targach.

5. Edukacja i szkolenia

W koszty swojej firmy możesz wrzucić wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych – mogą to być kursy językowe (bo np. chcesz pozyskać zagranicznych klientów) czy opłaty za studia wyższe.

Szkolenia
Bez względu na to, czy szkolenia kupujesz dla siebie jako przedsiębiorcy, czy dla swoich pracowników, wydatki z tym związane są kosztem Twojej firmy.

Książki i gazety
Co do zasady, aby móc je wrzucić w koszty uzyskania przychodu, nie możesz ich wykorzystywać do celów prywatnych. W praktyce jest to oczywiście trudno weryfikowalne. Trzeba jednak uważać, jakie tytuły prasowe i książkowe wrzucasz w koszty. Prowadząc np. firmę transportową niekoniecznie włączaj w koszty prowadzonej działalności zakup kolorowych magazynów dla kobiet.

6. Promocja firmy

Koszty poniesione na działalność reklamową i marketingową firmy przyczyniają się do osiągnięcia wyższych przychodów, więc tutaj wątpliwości co do zasadności tych kosztów firmowych raczej nie ma.

Strona www i wizytówki
Strona internetowa Twojej firmy czy Twoje wizytówki mają za zadanie przyciągnąć do Ciebie nowych klientów, więc bez problemu wrzucaj wszystkie wydatki z nimi związane w koszty.

Reklama i PR
Wydatki na reklamę i PR również możesz wrzucić w koszty pod warunkiem, że celem tych działań jest np. pozyskanie nowych klientów, a nie zwiększenie prestiżu Twojej firmy (bo to już tzw. koszty reprezentacji).

7. Transport i pojazdy

Samochód bywa niezbędnym narzędziem pracy. Niestety, prawo określające możliwość wpisania wydatków związanych z kupnem, utrzymaniem czy ubezpieczeniem samochodu jest pełne niuansów. Znaczenie ma rodzaj, wartość i przeznaczenie samochodu, dlatego najlepiej zawsze upewnić się u swojego księgowego, by nie popełnić błędu.

Samochód firmowy i paliwo
Jeśli wykorzystujesz samochód prywatny do działalności i chcesz wydatki z nim związane (paliwo) wliczać do kosztów prowadzenia działalności, musisz prowadzić tzw. kilometrówkę – czyli szczegółowy spis przebiegu pojazdu wykorzystywanego do celów firmowych w danym miesiącu.

Pojazd wpisany do ewidencji środków trwałych Twojej działalności możesz natomiast włączać do kosztów uzyskania przychodów za pomocą tzw. odpisów amortyzacyjnych.

Samochód na minuty
Wydatki na wynajęcie samochodów osobowych od firm carsharingowych są kosztem uzyskania przychodu – taka jest interpretacja urzędów skarbowych. W przypadku czynszu najmu samochodu nie obowiązuje limit wynikający z kilometrówki, nie ma więc konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Transport zbiorowy
Masz prawo zakwalifikować do kosztów firmowych wydatki na okresowe bilety autobusowe czy kolejowe, o ile oczywiście posiadasz fakturę.

8. Usługi księgowe i finansowe

Księgowość
Obsługa księgowości jak najbardziej jest Twoim kosztem. W końcu bez księgowości trudno, by mogła funkcjonować jakakolwiek firma.

Leasing
W przypadku leasingu (samochodu, komputerów, itp.) do kosztów uzyskania przychodu zaliczysz wszelkie opłaty związane z umową leasingową, tj. opłatę wstępną, opłaty manipulacyjne, prowizje, jak i raty leasingowe, a także koszty użytkowania leasingowanego przedmiotu (np. naprawy).

Faktoring
Firmy faktoringowe – w przeciwieństwie do firm pożyczkowych – zapewniają, oprócz samego finansowania faktur, również zarządzanie wierzytelnościami oraz usługę weryfikacji kontrahentów. I dlatego odsetki i prowizje za usługi faktoringowe – które są czymś więcej niż usługami związanymi z pośrednictwem finansowym – możesz wrzucić w koszty swojej działalności.

Czego nie wrzucimy w koszty?

Koszty reprezentacji
Tzw. koszty reprezentacji to jeden z najbardziej nieścisłych terminów w polskich przepisach, a przy tym najbardziej problemowy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami koszty reprezentacji nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.

Czym są koszty reprezentacji? W przepisach nie ma definicji „reprezentacji”, dlatego często koszty związane z reprezentacją podlegają osobnej interpretacji przez urzędników. By jednak uniknąć ewentualnych kłopotów najlepiej unikać dużych kosztów, np. bardzo drogich garniturów czy foteli biurowych za kilkanaście tysięcy złotych, odbiegających od pewnych przyjętych standardów w Twojej branży.

Interpretacje podatkowe
Jeśli nie wiesz, czy jakiś wydatek możesz wpisać w koszt, możesz zawsze zwrócić się z prośbą o wydanie indywidualnej interpretacji za pomocą specjalnego formularza dostępnego na stronie Ministerstwa Finansów. Dyrektor izby skarbowej ma maksymalnie 3 miesiące na wydanie swojej interpretacji.