Gdzie i jak sprawdzić kontrahenta VAT? Biała lista i bazy klientów

Jak zweryfikować kontrahenta, żeby się wystrzec sankcji związanych z karuzelą VAT-owską? Gdzie sprawdzić partnera biznesowego z Polski, Unii Europejskiej czy Ukrainy, żeby zyskać pewność co do jego uczciwości? Przed fiskusem trzeba udowodnić, że zrobiło się wszystko, by rzetelnie prześwietlić kontrahenta. Jak to zrobić?

Biała lista VAT

Jeśli kontrahent jest VAT-owcem, zacznij od sprawdzenia Białej listy podatników VAT. W ten sposób dowiesz się, czy na fakturze masz poprawne dane oraz właściwy rachunek bankowy. Wykaz podatników VAT pozwala też na sprawdzenie statusu podmiotu Vat – to znaczy, że jeśli nie wiesz, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, to tam właśnie znajdziesz odpowiedź na to pytanie.

Wykaz podatników VAT zawiera:

• nazwę firmy lub imię i nazwisko,
• numeru, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli został on przyznany,
• informacje o statusie podmiotu w VAT: czynny podatnik, zwolniony podatnik, wykreślony podatnik, niezarejestrowany podatnik,
• numer identyfikacyjny REGON,
• numer bankowy.

Numer rachunku bankowego to najważniejsza informacja na Białej liście. Jeśli transakcja ma się odbyć między dwoma firmami i opiewa na więcej niż 15 000 zł brutto, to środki muszą zostać wysłane na rachunek z Białej listy. Inaczej nie będzie można takiego wydatku zaliczyć w koszty uzyskania przychodów.

Bazy klientów

Weryfikacja wiarygodności płatnika, podatnika czy kontrahenta powinna obejmować też sprawdzenie ogólnodostępnych baz firm. Podmioty gospodarcze, jak jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki cywilne czy jawne, są umieszczane w bazach rządowych. Można tam znaleźć wiele informacji o ich działalności. Wszystkie rejestry publiczne są darmowe, dostępne w Internecie i wystarczy znać jeden parametr jak nazwa, imię i nazwisko czy numer NIP/REGON, by wyszukać w nich informacje o kontrahencie.

Jeśli po sprawdzeniu białej listy VAT i jednej z poniższych baz firm masz wciąż wątpliwości co do wiarygodności kontrahenta, pozostaje Ci jeszcze skorzystanie z płatnych wywiadowni gospodarczych czy serwisów jak Biuro Informacji Kredytowej, gdzie uzyskasz więcej danych o statusie finansowym danego podmiotu.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej CEIDG

W Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) zbierane są dane o jednoosobowych działalnościach gospodarczych oraz wspólnikach spółek cywilnych.

W CEIDG znajdują się informacje takie jak:

• imię i nazwisko właściciela czy wspólnika oraz nazwa firmy,
• NIP i REGON,
• data rozpoczęcia działalności, ewentualnie data jej zawieszenia i wznowienia,
• status przedsiębiorcy: aktywny, zawieszony,
• adres,
• rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej,
• dane kontaktowe jak numer telefonu i email,
• dane pełnomocników firmy,
• informacje dotyczące upadłości, postępowania naprawczego, postępowania restrukturyzacyjnego.

Krajowy Rejestr Sądowy

W KRS-ie zbierane są dane o spółkach prawa handlowego, to jest spółkach jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnych. Przed szukaniem zaznacz pole „Przedsiębiorcy”, a następnie podaj choć jeden parametr jak NIP, REGON, KRS, nazwa firmy czy miejscowość rejestracji działalności.

W tej wyszukiwarce dostępne są dane takie jak:

• numery identyfikacyjne firmy,
• data wpisu lub wykreślenia,
• forma działalności,
• adres,
• historia wpisu pokazująca zmiany w firmie,
• sposób reprezentacji – dzięki temu dowiesz się, kto może skutecznie podpisać umowę,
• wysokość kapitału zakładowego czy akcyjnego dla spółek kapitałowych,
• ewentualna informacja o otwarciu procesu likwidacji,
• informacje o datach złożenia sprawozdań finansowych – spółki mają taki obowiązek raz do roku, jeśli go nie dopełniły, to może oznaczać brak rzetelności i transparentności w działaniu firmy.

Zwróć zwłaszcza uwagę na dział 4 i kolejne, bo tam będą informacje o ewentualnym kuratorze dla spółki, postępowaniu likwidacyjnym, upadłościowym, układowym, restrukturyzacyjnym lub naprawczym. W dostępnej także online i bezpłatnie Przeglądarce dokumentów finansowych po numerze KRS wyszukasz sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa.

Rejestr Gospodarki Narodowej – REGON

REGON to Krajowy Rejestr Podmiotów Gospodarki Narodowej prowadzony przez Główny Urząd Statystyczny. Po numerze NIP, REGON, KRS lub adresie wyszukasz tam informacje o wszystkich firmach – JDG, spółkach prawa handlowego, a także spółkach cywilnych, których nie ma w bazie CEIDG (są w niej tylko dane wspólników spółek cywilnych).

Jak zweryfikować kontrahenta unijnego?

Współpracujesz z klientem z Unii Europejskiej? Nie znajdziesz informacji o takim kontrahencie w powyższych polskich bazach. Musisz skorzystać z Systemu VIES, który jest wykazem podatników VAT UE. Tę wyszukiwarkę prowadzi Komisja Europejska. Dowiesz się z niej przede wszystkim, czy podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych – tylko w takiej sytuacji można stosować do transakcji stawkę 0% VAT. Wyszukiwanie odbywa się po numerze VAT UE oraz kraju rejestracji.

Warto też sprawdzić kontrahenta w bazie firm danego kraju. Na portalu e-sprawiedliwość, zarządzanym przez Komisję Europejską znajdziesz informacje o rejestrach podmiotów gospodarczych innym krajów.

W przypadku, gdy będziesz przewozić towary przez granicę na zlecenie zagranicznego kontrahenta, sprawdź bazę EORI, czyli Economic Operator Identification and Registration z informacjami o podmiotach gospodarczych zbieranych na potrzeby celne.

Jak zweryfikować kontrahenta unijnego spoza Unii?

Jak zweryfikować kontrahenta z Ukrainy lub innego kraju spoza Unii Europejskiej? Masz do wyboru kilka ścieżek działania:

• Sprawdzić bazę EORI, jeśli będziesz przewozić towary przez granicę na zlecenie zagranicznego klienta.
• Sprawdzić dostępne publicznie informacje w Internecie – stronę www, media społecznościowe, fora.
• Sprawdzić rejestr firmy dla danego kraju.
• Wyszukać na Portalu Promocji Eksportu listę instytucji i polskich placówek dyplomatycznych, które pomogą ci skontaktować się z zagranicznymi firmami.
• Poprosić o pomoc dwustronne izby gospodarcze, np. Polsko-Niemiecka Izba Przemysłowo-Handlowa oferuje raporty handlowe i odpisy z zagranicznych rejestrów.

Niezależnie od przeprowadzanej weryfikacji kontrahenta, warto się zabezpieczyć na wypadek opóźnień w płatnościach. Gdy skorzystasz z faktoringu, otrzymasz środki z faktur od razu po jej wystawieniu. Co więcej, otrzymasz też dostać w pakiecie, za darmo weryfikację kontrahentów. Skontaktuj się z nami, by dowiedzieć się szczegółów o faktoringu oraz weryfikacji kontrahentów.