Nawiązywanie współpracy z nowym kontrahentem zawsze wiąże się z nadzieją na owocną kooperację. Jednak przed podpisaniem umowy warto dokładnie sprawdzić partnera biznesowego, by ustrzec się ryzyka finansowego oraz sankcji podatkowych — w tym związanych z karuzelami VAT-owskimi. Co istotne, przed organami skarbowymi musisz udowodnić, że dochowałeś należytej staranności przy wyborze kontrahenta. Jak przeprowadzić taką weryfikację? Gdzie i w jaki sposób sprawdzić partnera z Polski, Unii Europejskiej lub Ukrainy?

Analiza podstawowych informacji o kontrahencie

Zanim zaczniesz współpracę, odpowiedz sobie na kilka podstawowych pytań:

  • Czy kontrahent jest rozpoznawalny na rynku?
  • Jaką ma opinię w branży?
  • Czy jego firma nie ogłosiła upadłości?
  • Czy nie ma zaległości płatniczych wobec innych podmiotów?
  • Czy jest wypłacalny?

Wyszukiwanie odpowiedzi na te pytania pomoże ci uniknąć problemów finansowych, reputacyjnych, a nawet odpowiedzialności karnej.

Weryfikację warto przeprowadzić wieloetapowo, korzystając zarówno z oficjalnych rejestrów publicznych, jak i z dodatkowych źródeł informacji.

Biała lista podatników VAT — kluczowy krok w weryfikacji

Czym jest biała lista VAT?

Biała lista podatników VAT to publiczny wykaz, funkcjonujący od września 2019 roku, który od 1 stycznia 2020 stał się narzędziem obowiązkowym przy weryfikacji kontrahentów. Znajdziesz w niej:

  • nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
  • NIP i REGON,
  • status podatnika VAT (czynny, zwolniony, wykreślony, niezarejestrowany),
  • numer rachunku bankowego,
  • podstawy prawne rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia do rejestru VAT.

Białą listę prowadzi Ministerstwo Finansów i jest ona aktualizowana na bieżąco.

Dlaczego biała lista jest tak ważna?

Weryfikacja kontrahenta w białej liście VAT pozwala:

  • upewnić się, że podmiot jest czynnym podatnikiem VAT;
  • potwierdzić numer rachunku bankowego (ważne przy transakcjach powyżej 15 000 zł brutto);
  • sprawdzić, czy kontrahent nie został wykreślony z rejestru podatników VAT.

Uwaga: brak sprawdzenia kontrahenta lub przelew na niewłaściwy rachunek może skutkować sankcjami!

Sankcje za brak weryfikacji kontrahenta

Od 2020 roku obowiązują poważne konsekwencje.

  • Brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów, jeśli płatność powyżej 15 000 zł trafiła na rachunek spoza białej listy.
  • Solidarna odpowiedzialność za VAT kontrahenta — jeśli twój partner nie zapłaci podatku, urząd skarbowy może zażądać jego zapłaty od ciebie.

Co zrobić, gdy popełnisz błąd?

Jeśli środki zostały przelane na niewłaściwy rachunek, w ciągu 3 dni roboczych od dnia zlecenia przelewu musisz złożyć zawiadomienie (formularz ZAW-NR) do właściwego urzędu skarbowego kontrahenta.

Problemy z obecnością na białej liście — co robić?

Jeżeli twoja firma nie widnieje na białej liście, sprawdź:

  • czy jesteś czynnym podatnikiem VAT;
  • czy masz firmowy rachunek bankowy zgłoszony w CEIDG lub KRS;
  • czy bank przekazał dane twojego konta do STIR (System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej);
  • czy dane w CEIDG/KRS są aktualne.

Brak na białej liście może oznaczać formalne nieprawidłowości, które warto jak najszybciej skorygować.

Zwolnieni z VAT — czy muszą być na białej liście?

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą zwolnionym z VAT (np. na podstawie art. 113 ustawy o VAT), możesz zgłosić się dobrowolnie poprzez aktualizację zgłoszenia VAT-R. Twój wpis w białej liście będzie widoczny jako niezarejestrowany.

Gdzie jeszcze sprawdzać kontrahenta? Oficjalne rejestry i źródła

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG)

CEIDG gromadzi informacje o:

Znajdziesz tam dane o:

  • statusie działalności (aktywna, zawieszona),
  • NIP, REGON, adresie,
  • upadłościach i restrukturyzacjach,
  • pełnomocnikach.

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS)

KRS obejmuje dane spółek handlowych:

  • wpisy i zmiany w historii firmy,
  • formę prawną działalności,
  • kapitał zakładowy,
  • sposób reprezentacji spółki,
  • informacje o upadłości, restrukturyzacji czy likwidacji.

Ważne: w Przeglądarce Dokumentów Finansowych możesz znaleźć sprawozdania finansowe firm.

Rejestr REGON

Rejestr REGON prowadzony przez GUS pozwala wyszukać:

  • firmy prywatne,
  • spółki prawa handlowego,
  • spółki cywilne (przez wspólników).

Wyszukiwanie możliwe po NIP, REGON, KRS lub adresie.

Jak sprawdzić kontrahenta z Unii Europejskiej?

System VIES

VIES (VAT Information Exchange System) to europejski system do weryfikacji numerów VAT:

  • umożliwia sprawdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE;
  • warunkuje prawo do zastosowania stawki 0% VAT przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych.

Weryfikacja odbywa się po numerze VAT-UE oraz kraju rejestracji.

Inne rejestry unijne

Na portalu e-sprawiedliwość znajdziesz odnośniki do krajowych rejestrów firm w państwach członkowskich UE.

Baza EORI

Jeśli twoja transakcja obejmuje transport towarów przez granicę UE, sprawdź numer EORI kontrahenta (Economic Operator Identification and Registration).

Jak zweryfikować kontrahenta spoza Unii Europejskiej (np. z Ukrainy)?

Możesz:

  • skorzystać z bazy EORI (jeśli transakcja ma charakter celny);
  • przeszukać publiczne źródła: stronę internetową firmy, profile w mediach społecznościowych, opinie na forach;
  • sprawdzić krajowy rejestr przedsiębiorców w danym państwie;
  • skorzystać z pomocy polskich placówek dyplomatycznych i izb gospodarczych (np. Polsko-Ukraińska Izba Gospodarcza).

Internetowe źródła informacji

Nie zapominaj o analizie dostępnych danych online:

  • strona internetowa firmy: czy jest aktualna i profesjonalna?
  • profile na LinkedIn, Facebooku, innych mediach społecznościowych,
  • wzmianki w prasie branżowej, forach, Google,
  • opinie innych klientów i partnerów biznesowych.

Te informacje pozwolą ocenić reputację i stabilność kontrahenta.

Dodatkowe zabezpieczenia

Jeśli mimo weryfikacji masz wątpliwości, możesz:

  • skorzystać z usług wywiadowni gospodarczych;
  • sprawdzić kontrahenta w Biurze Informacji Gospodarczej lub Biurze Informacji Kredytowej;
  • ubezpieczyć transakcję lub skorzystać z faktoringu z weryfikacją kontrahentów (często oferowaną bez dodatkowych kosztów).

Podsumowanie

Weryfikacja kontrahenta to dzisiaj nie opcja, ale obowiązek każdego przedsiębiorcy. Skuteczne sprawdzenie partnera biznesowego chroni cię przed sankcjami podatkowymi, odpowiedzialnością solidarną i ryzykiem finansowym. Najważniejsze etapy to:

  • sprawdzenie kontrahenta na białej liście VAT,
  • weryfikacja w rejestrach CEIDG, KRS, REGON,
  • potwierdzenie wiarygodności finansowej i reputacji,
  • zachowanie dokumentacji potwierdzającej należytą staranność.

Pamiętaj: czujność teraz to oszczędność i bezpieczeństwo w przyszłości.

 

ilość ocen: 1 5/5
Udostępnij:
Oceń ten artykuł:
ilość ocen: 1 5/5

Paulina

Brand Manager w SMEO. Od kilkunastu lat związana z branżą marketingu, reklamy i biznesu. W SMEO odpowiada za strategię komunikacji, kreowanie wizerunku i wzmacnianie rozpoznawalności marki.