Faktury ustrukturyzowane – co to jest, od kiedy wchodzi w życie, jak się przygotować?

Czym są faktury ustrukturyzowane? Za tą nazwą kryją się faktury, które już niedługo wszyscy przedsiębiorcy będą musieli wysyłać za pomocą elektronicznego systemu faktur. Co trzeba wiedzieć o tych fakturach? Sprawdź poniższe pytania i odpowiedzi.

Czym są faktury ustrukturyzowane?

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), która ma przydzielony numer identyfikacyjny pozwalający ją identyfikować w systemie. Jest to zatem zwykła faktura elektroniczna, inaczej e-faktura, ale wystawiona z użyciem krajowego systemu i wedle określonego wzoru oraz zapisana w formacie elektronicznym. Stąd jej nazwa – ustrukturyzowana, bo ma konkretną strukturę. Jeśli chodzi o jej funkcje, to są te same co dotychczas wystawianych faktur papierowych czy elektronicznych – potwierdza transakcję sprzedaży i zakupu.

Jak będzie wyglądać faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana będzie mieć zawsze taki sam wygląd. Ma być wystawiana wedle ustalonego wzoru, opublikowanego w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Będzie zapisana w formacie XML, który bez problemu odczytają programy księgowe.

Jak będzie się wystawiać e-faktury ustrukturyzowane?

E-faktura będzie wystawiana z użyciem Krajowego Systemu e-Faktur. Podatnik chcący wystawić lub też otrzymać taki dokument będzie musiał mieć dostęp do platformy i założone na niej konto indywidualne. Jeśli przedsiębiorca korzysta z nowoczesnych programów księgowych lub fakturowych, to będę one zintegrowane z KSeF. Wystarczy zatem wystawiać faktury przez ten program. Także osoby współpracujące z nowoczesnym biurem księgowym, będą mieć ułatwione zadanie, bo księgowi na pewno pomogą przy wystawieniu e-faktur.

Czy możliwe będzie wycofanie źle wystawionej faktury?

Niestety nie. Jeśli faktura zostanie wystawiona błędnie, z niepoprawnymi danymi, to trzeba będzie wystawić fakturę korygującą. Nie będzie możliwości edycji danych w wysłanej już fakturze. Jeśli prawidłowo wystawiona faktura zostanie wysłana, a okaże się, że wystawiono ją przez pomyłkę, to aby odwrócić jej skutki, trzeba będzie skorygować jej wartość do zera.

Kto będzie zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF?

Dla kogo faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe? Dla wszystkich podmiotów wystawiających faktury podlegające polskim przepisom podatkowym, wedle zapowiedzi Ministerstwa Finansów. Obowiązek korzystania z KSeF nie obejmie podatników mający siedzibę działalności lub stałe miejsce jej prowadzenia poza Polską.

Kiedy wchodzą w życie faktury ustrukturyzowane?

System KSeF będzie obowiązkowy od stycznia 2024 roku. Natomiast działa już teraz i można z niego korzystać dobrowolnie, by sprawdzić, jak wystawić faktury. Pierwotnie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych miał wejść w życie od 1 kwietnia tego roku, jednak termin przesunięto po sygnałach od firm, że nie są gotowe na korzystanie z platformy.

Jak się przygotować do wystawiania takich faktur?

Aby przygotować się do wystawiania i odbierania e-faktur, trzeba w firmie wdrożyć właściwe zaplecze technologiczne. Koniecznie będzie zaktualizowanie obecnego systemu finansowo-księgowego lub wdrożenie nowego, jeśli do tej pory przedsiębiorca wystawiał faktury papierowe. W większych jednostkach dojdzie do tego kwestia przeszkolenia pracowników z korzystania z KSeF oraz wdrożenia właściwych procedur, tak by nie popełniać błędów, weryfikować dokument przed wysłaniem etc.

Czy można przetestować KSeF?

Od 1 stycznia 2022 do 31 grudnia 2023 system jest dobrowolny i można go przetestować. Przedsiębiorca ma możliwość wystawienia w tym czasie faktury np. dotyczącej jednego typu transakcji lub dla jednego z kontrahentów, by sprawdzić, jak to wygląda w praktyce. Pozostałe dokumenty można wystawiać wciąż tradycyjnie, jako faktury papierowe czy zwykłe elektroniczne.