Obowiązki przedsiębiorcy na koniec roku – kluczowe kwestie

Koniec roku rozliczeniowego i kalendarzowego to intensywny czas dla przedsiębiorców, wymagający dopełnienia formalności wobec urzędów, kontrahentów i ZUS-u. To również moment na analizę zmian, które wpłyną na działalność w 2025 roku. Prowadzisz JDG? Obowiązki na koniec roku i rozliczenia czy dokumenty wysyłane do urzędów na początku kolejnego roku to coś, o czym musisz pamiętać. Dowiedz się więcej!

Remanent, czyli spis z natury

Jednym z głównych obowiązków przedsiębiorcy na koniec roku jest sporządzenie spisu z natury (remanentu końcoworocznego). Dotyczy to JDG rozliczających się według skali podatkowej lub podatku liniowego, a także firm usługowych i zawieszonych działalności.

Spis obejmuje:

• towary handlowe,
• surowce,
• półwyroby,
• produkcję w toku,
• gotowe wyroby,
• braki i odpady.

Nie uwzględnia się w nim środków trwałych i wyposażenia. Remanent powinien być sporządzony na dzień 31 grudnia, ale jego fizyczne przeprowadzenie można zacząć wcześniej. Następnie w ciągu 14 dni trzeba dokonać wyceny i ująć wartość w ostatnim wpisie KPiR, wykonując rozliczenie na koniec roku. Spis z końca roku stanie się również pierwszą pozycją KPiR w nowym roku rozliczeniowym.

Zamknięcie KPiR

Na koniec roku podatkowego konieczne jest zamknięcie KPiR poprzez podsumowanie jej kolumn, z uwzględnieniem remanentów początkowego i końcowego. Na tej podstawie wylicza się dochód do zeznania rocznego. Wartość spisu z natury wpływa na wysokość podatku – jeśli remanent końcowy jest wyższy niż początkowy, dochód wzrośnie, a jeśli niższy – zmaleje.

Jak zoptymalizować rozliczenie na koniec roku?

Aby obniżyć podatek, warto:

• unikać dużych zakupów towarów, które nie zostaną sprzedane przed końcem roku,
• korzystać z ulg podatkowych,
• opłacić składki ZUS w grudniu, by zmniejszyć dochód,
• ponieść wydatki firmowe wpływające na koszty uzyskania przychodu.

Kluczowe decyzje na przełomie roku

• Zmiana formy opodatkowania – możliwa do 20. dnia miesiąca po uzyskaniu pierwszego przychodu w roku lub do końca grudnia, jeśli pierwszy przychód pojawił się w grudniu.
• Ulga IP-BOX – w 2025 roku nadal dostępna dla firm zajmujących się działalnością B+R, ale niedostępna przy opodatkowaniu ryczałtem.
• Dobrowolna rejestracja do VAT – opłacalna dla firm z niską stawką VAT, inwestujących lub współpracujących głównie z podatnikami VAT.
• Rejestracja do VAT-UE – konieczna przy transakcjach unijnych.

Zmiana sposobu rozliczania podatków

• VAT: możliwa zmiana z kwartalnego na miesięczne (wymaga złożenia VAT-R) lub z miesięcznego na kwartalne (dla małych podatników po 12 miesiącach).
• PIT: możliwa zmiana z kwartalnego na miesięczne (wystarczy zapłata zaliczki za styczeń) lub z miesięcznego na kwartalne (wystarczy opłacenie pierwszej zaliczki kwartalnej).

Ważne terminy podatkowe i składkowe na początku 2025 roku

Nowy rok to nie tylko kontynuacja stałych, comiesięcznych zobowiązań, ale także szereg dodatkowych terminów podatkowych i składkowych, których należy dopilnować, prowadząc JDG. Obowiązki na koniec roku często są dopiero wykonywane w pierwszych miesiącach nowego, gdy dostępne są już wszystkie dokumenty księgowe. Podajemy kluczowe daty dla firm na początku 2025 roku, które są równie ważne jak obowiązki przedsiębiorcy na koniec roku.

Do 16 stycznia 2025

• Wpłata składek na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) za grudzień 2024 r.

Do 20 stycznia 2025 – kluczowe decyzje na 2025 rok

• Złożenie oświadczenia o rezygnacji z opodatkowania kartą podatkową – jeśli wybieramy na rok 2025 opodatkowanie na zasadach ogólnych.
• Wybór formy opodatkowania (ryczałt lub podatek liniowy) – dotyczy podatników, którzy w 2024 roku rozliczali się kartą podatkową.
• Oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodów z prywatnego najmu przez jednego z małżonków lub rezygnacja z takiego rozwiązania – jeśli następuje zmiana w porównaniu do poprzedniego roku.

Do 20 stycznia 2025 – obowiązki podatkowe i składkowe za grudzień 2024

• Złożenie i opłacenie składek ZUS (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA).
• Zapłata podatku PIT za grudzień 2024 r. (PIT-5, PIT-5L, PIT-28).
• Odprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników za grudzień 2024 r. (PIT-4, PIT-8/8A).

Do 27 stycznia 2025 – zobowiązania VAT za grudzień 2024

• Złożenie JPK V7M lub JPK V7K (podatnicy czynni VAT).
• Złożenie VAT-8 – dotyczy podatników zwolnionych z VAT, którzy dokonali wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) lub importu usług.
• Przesłanie VAT-9M – jeśli wystąpił import usług (dla podatników zwolnionych z VAT).
• Złożenie informacji VAT-UE – w przypadku transakcji unijnych.

Do 31 stycznia 2025 – podsumowanie 2024 roku

• Deklaracje VAT OSS i IOSS:
  • VIU-DO za IV kwartał 2024.
  • VII-DO za grudzień 2024.
  • Podatek wynikający z tych deklaracji należy wpłacić w euro na konto Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście.
• Obowiązki przedsiębiorców zatrudniających pracowników:
  • Złożenie PIT-4R do właściwego urzędu skarbowego.
  • Złożenie PIT-8AR i PIT-11 do urzędu skarbowego pracowników.
  • Złożenie w ZUS deklaracji ZUS IWA (jeśli spełnione są odpowiednie warunki dotyczące REGON-u, zgłoszenia do ubezpieczenia wypadkowego i liczby zatrudnionych).
• Decyzje na 2025 rok:
  • Rejestracja do Małego ZUS Plus – dla osób chcących skorzystać z tej formy rozliczeń od nowego roku.

Do 20 lutego 2025 – nowy ważny termin

• Zgłoszenie zmiany formy opodatkowania.
• Wybór metody kasowej (kasowy PIT) – wymaga złożenia oświadczenia w urzędzie skarbowym.

Do 28 lutego 2025 – obowiązki roczne

• Wysyłka PIT-11 do pracowników.
• Złożenie PIT-IFT1/1R (dla nierezydentów).
• Dostarczenie pracownikom ZUS IMIR – jeśli składki społeczne nie były raportowane miesięcznie.

Do 31 marca 2025 – obowiązki związane z usługami zagranicznymi

• Złożenie deklaracji IFT-2R – dotyczy przedsiębiorców korzystających z usług zagranicznych (np. reklamy w Google, Facebooku).

Do 30 kwietnia 2025 – zeznania roczne za 2024 rok

• Złożenie PIT-36 (zasady ogólne), PIT-36L (podatek liniowy), PIT-28 (ryczałt).
• Deklaracja DSF-1 (danina solidarnościowa) – dla osób z dochodem powyżej 1 mln zł.

Do 20 maja 2025 – rozliczenie rocznej składki zdrowotnej

• Złożenie ZUS DRA za kwiecień 2025, zawierającego rozliczenie roczne za 2024.

Do 2 czerwca 2025 – wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej

• Po przesłaniu rocznego rozliczenia ZUS, wniosek (RZS-R) będzie dostępny na profilu płatnika na e-ZUS. Aby otrzymać zwrot na konto, przedsiębiorca musi go zaakceptować.

Nie lekceważ obowiązkach przedsiębiorcy na koniec roku, by uniknąć błędów w rozliczeniu na koniec roku i dobrze przygotować się na nowy rok rozliczeniowy!