Przychód a dochód – jaka jest różnica między tymi pojęciami?

Przychód a dochód to terminy, które wciąż bywają mylone, zwłaszcza przez początkujących przedsiębiorców. Dochód a przychód to dwa kluczowe elementy oceny finansowej firmy, jednak różnią się między sobą zasadniczo. Przychód to cała kwota uzyskana ze sprzedaży usług, towarów i innych aktywności generujących przychody. Jest to suma należności przed odliczeniem jakichkolwiek kosztów. Z kolei dochód to wartość, która pozostaje po odjęciu kosztów uzyskania przychodu, takich jak wynagrodzenia, opłaty operacyjne, podatki itp.

Jeśli kwota dochodu wychodzi na minusie określamy ją jako strata. Czy strata w firmie oznacza złą sytuację? Niekoniecznie. Dużo firm stara się nie wykazywać dochodu, poprzez podnoszenie kosztów przychodów, by uniknąć płacenie podatku dochodowego. Ale o tym później.

Jak obliczyć przychód? Jest to stosunkowo proste – wystarczy dodać wszystkie należności, które firma otrzymała lub ma otrzymać w związku z działalnością. Jednak warto zwrócić uwagę na to, że przychód nie uwzględnia kosztów działalności ani podatków.

Jak obliczyć dochód? Aby obliczyć dochód, musimy od przychodu odjąć wszystkie wydatki, które firma ponosi w celu utrzymania działalności – takie jak koszty administracyjne, wynagrodzenia czy opłaty za usługi zewnętrzne. Ostatecznie, dochód to wartość, która może zostać przeznaczona na reinwestycje lub wypłatę dla właścicieli.

Wiesz już, jak obliczyć przychód. Co jeszcze musisz wiedzieć o przychodzie?

• Przychód liczy się sumując należne kwoty netto, czyli bez naliczonego podatku VAT. Nie nalicza się również do przychodu udzielonych bonifikat, skont oraz wartości zwróconych produktów. Oznacza to, że firma może wystawić fakturę, która nie jest jeszcze zapłacona, ale stanowi już część przychodu w danym okresie.
• Przychód i dochód oblicza się w konkretnym okresie, zazwyczaj miesięcznie, kwartalnie i rocznie.
• Wszystkie czynności prawne, które prowadzą do powstania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej dla podmiotu są opisane w art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które firma musiała ponieść w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Innymi słowami, to środki, które wydałeś, by firma mogła działać, towary były sprzedawane, a usługi świadczone.

Wysokość kosztów jest istotna z tego względu, że obniża dochód, a co za tym idzie, naliczony podatek dochodowy.

Żeby móc odliczyć koszty od uzyskanego przychodu musisz mieć dokumenty potwierdzające wydatek. Najczęściej jest to faktura, rachunek czy umowa.

Nie wszystkie poniesione wydatki możesz zaliczyć do kosztów – muszą być one związane z działalnością firmy i nie mogą być wymienione w negatywnym katalogu kosztów w art. 23 ustawy o PIT. Wszelkie prywatne płatności na firmowym koncie mogą zwrócić uwagę czujnych oczu urzędu skarbowego. Powinieneś być też ostrożny z budżetem na cele reprezentacyjne – według interpretacji prawa nie stanowią one kosztów uzyskania przychodu.

Sprawdź jakie wydatki można bezpiecznie wrzucić w koszty firmy

Obowiązki podatkowe wynikające z powstania przychodu i dochodu

Ważne jest, by zdać sobie sprawę z tego, że przychód a dochód różnią się nie tylko definicją, ale także wpływem na przyszłe decyzje podatkowe. Jeśli wystawiasz faktury, to przychód powstaje w momencie jej wystawienia, a nie rzeczywistej płatności. Dlatego jeśli fakturę wystawiłeś z datą czerwcową, mimo tego, że termin płatności przypada na następny miesiąc i sama płatność nastąpiła już w lipcu, kwota netto z faktury liczy się na poczet przychodu w czerwcu.

Ta sama czerwcowa faktura powoduje powstanie obowiązku podatkowego i odprowadzenia VAT (chyba, że jesteś nievatowcem lub dotyczą Cię wyjątki od tej reguły). Oraz, jeśli poniesione koszty są mniejsze niż osiągnięty łączny przychód i firma uzyskuje w tym miesiącu dochód, masz obowiązek zapłacić podatek dochodowy. Nawet jeśli tego dochodu nie widać na Twoim koncie firmowym.

I tu mogą powstać problemy w płynnością finansową. Jeśli nie posiadasz odpowiedniej poduszki finansowej, a swoim klientom wystawiasz fakturę z długim terminem płatności lub – co gorsza – zwlekają Ci z terminowymi płatnościami, może Ci zabraknąć środków na opłacenie nie tylko pracowników i podwykonawców, ale też i należnych podatków.

Jak ratować się w takiej sytuacji? Możesz na przykład skorzystać z faktoringu.

Co warto wiedzieć o dochodzie? Jak obliczyć dochód brutto, a jak dochód netto?

• Odejmując od przychodu koszty jego uzyskania otrzymujemy dochód brutto.
• Dochód netto, czyli kwota, która realnie zostaje na koncie firmy lub powinna zostać, gdy wszyscy klienci zapłacą, po odjęciu podatku dochodowego.
• Podatku dochodowego ani podatku od usług i towarów (VAT) nie można wrzucić w koszty.

Dochód a przychód – dlaczego nie można ich mylić?

Warto zwrócić uwagę, że choć dochód a przychód są terminami, które brzmią podobnie, różnią się one zasadniczo pod względem wpływu na decyzje finansowe w firmie. Zrozumienie tej różnicy jest kluczowe nie tylko z punktu widzenia prowadzenia ewidencji podatkowej, ale także przy ocenie sytuacji finansowej firmy, np. przy ubieganiu się o kredyt czy inwestycje. Zmiana w obliczaniu dochodu w 2025 roku dotyczy również rozliczania niektórych wydatków na działalność, które były uznawane za koszty w poprzednich latach, ale teraz muszą spełniać dodatkowe kryteria.

Czy warto mieć dochód?

Wielu przedsiębiorców stara się tak kalkulować koszty, by nie wykazać dochodu i nie musieć płacić podatku dochodowego. Czy zatem posiadanie dochodu jest dla firmy pożądane czy konieczne?

Z jednej strony, przedsiębiorstwo nie musi mieć dochodu, by funkcjonować – może uzyskiwać odpowiedni przychód, który będzie pokrywać wynagrodzenie pracowników, koszty prowadzenia firmy, należności dla podwykonawców i firma będzie wychodzić na zero. Z drugiej strony to właśnie dochód świadczy o wartości firmy, o tym, że działa sprawnie i zarabia na siebie, gromadząc środki na inwestycje lub poduszkę finansową na gorsze miesiące.