TOP 5 wymówek klientów – jak rozmawiać z kontrahentem, który nie chce zapłacić?

Zatory płatnicze to zmora niemal wszystkich przedsiębiorców. To fakt – kontrahenci płacą niechętnie i niemal zawsze po terminie. Dlaczego? Jak z nimi rozmawiać, aby przyśpieszyć spłatę należności? Niektóre tłumaczenia bywają absurdalne – mając sygnały od naszych zaprzyjaźnionych przedsiębiorców prezentujemy TOP 5 „nieoczywistych” wymówek. Jak poznać, że klient miga się od zapłaty?

Dlaczego firmy nie chcą płacić swoim kontrahentom na czas?

Zatory płatnicze niszczą tysiące firm nie tylko w Polsce, ale i na całym świecie. Czy naprawdę jest aż tak źle? Do tej pory tylko do Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor wpisanych zostało 224 638 firm, a ich zaległości przekraczają 4 mld zł. Dane są porażające i nie pozostawiają złudzeń. W ciągu ostatnich dwóch lat aż 63 proc. małych firm nie uzyskało należności za wykonaną usługę – wynika z badania SMEO i ERIF BIG „Bezpieczeństwo finansowe małych firm w Polsce”. W ogóle nie otrzymało jej 27 proc. respondentów, a w przypadku 36 proc. przedsiębiorstw klient zapłacił tylko część pieniędzy.

Nieco upraszczając, ale nierzetelnych przedsiębiorców można podzielić na dwie grupy.

W pierwszej są zwykli oszuści, którzy nie mają zamiaru płacić już w momencie podpisania umowy – to działanie, które ma na celu osiągnięcie korzyści majątkowych kosztem rzetelnego partnera biznesowego. W takich przypadkach najczęściej nie ma żadnej dyskusji, po wykonaniu zlecenia i wystawieniu faktury kontakt z taką firmą się urywa, a jedynym sposobem odzyskania pieniędzy jest skierowanie odpowiedniego zawiadomienia do prokuratury.

Druga grupa to najczęściej mali lub średni przedsiębiorcy (zdarzają się jednak i większe firmy), którzy wcale nie mają złych zamiarów, ale mimo wszystko z jakichś przyczyn nie regulują zobowiązań terminowo. Powody mogą być różne – chęć oszczędności, brak pieniędzy, nieuwaga i niedopatrzenie, bałagan w księgowości. W takich przypadkach płatność zostanie zapewne uregulowana, ale ze sporym opóźnieniem, co może być zabójcze dla wielu firm.

TOP 5 wymówek – „nie płacimy, bo…”

Nasi klienci – przedsiębiorcy, którzy korzystają z faktoringu w SMEO, coraz częściej donoszą nam o swoich problemach. To na podstawie ich doświadczeń mógł powstać ten tekst, który jest jednocześnie przestrogą dla tysięcy przedsiębiorców w Polsce.

„Zapłacimy, kiedy zapłacą nam…”

Zdarzają się różne sytuacje, jednak najczęściej w odpowiedzi na ponaglenia do zapłaty, dłużnicy tłumaczą się brakiem środków. W korespondencji e-mail pada popularne zdanie „Zapłacimy, kiedy nam zapłacą”. To częsta sytuacja, której wytłumaczenie jest proste.Przykład? Sieć hoteli zleca firmie budowlanej wybudowanie kolejnego budynku. Ta wynajmuje podwykonawcę do wykopania fundamentów. Przychodzi dzień rozliczenia. Firma wykonująca fundamenty wystawia fakturę firmie budowlanej, a ta nie płaci, ponieważ sieć hoteli również spóźnia się ze spłatą.

Firmy nie powinny uzależniać się od wypłat od swoich kontrahentów, ponieważ to napędza spiralę, która z kolei prowadzi do upadku wielu mniejszych firm. W tym przypadku przedsiębiorcę nie powinno interesować takie tłumaczenie, jest jednak postawiony przed faktem – brak pieniędzy.

„Księgowa ma wolne”

Mija kolejny miesiąc a faktura wciąż pozostała niespłacona. Nasz klient w odpowiedzi na ponaglenie zapłaty otrzymał wyjaśnienie, że osoba odpowiedzialna za płatności przebywa na urlopie. Czy to jest zadowalająca odpowiedź? Nie! Przedsiębiorcy zależy jedynie na otrzymaniu należnego wynagrodzenia i nie obchodzi go wewnętrzna sytuacja w firmie klienta.

„Płatność wyszła dzisiaj”

„Dziś”, „teraz”, „wczoraj”, „jutro”, „za chwilę” – to często nadużywane zwroty, które pojawiają się w tłumaczeniach partnerów biznesowych, którzy nie mają pieniędzy i próbują jakoś ratować sytuację, obiecując często nierealny termin spłaty lub obiecując, że przelew został już oddany do realizacji. Co na tym zyskuje przedsiębiorca? Absolutnie nic. Co zyskuje kontrahent? Czas… przynajmniej do kolejnego dnia, kiedy okaże się, że pieniędzy wciąż nie ma na koncie.

„Proszę wstrzymać się z wystawieniem faktury”

Takie przypadki też się zdarzały. Po wystawieniu faktury kontrahent odzywa się po kilku dniach i prosi o zmianę danych lub wstrzymanie się z wystawieniem dokumentu, ponieważ “dawna spółka zostanie zamknięta”. Nie podaje właściwych danych i konkretnego terminu. To standardowa gra na czas, która zapewne skończy się na kilkukrotnym przypominaniu o braku płatności.

„…”

Głucha cisza i zrywanie kontaktu to chyba najgorsze z zachowań kontrahentów. Mija termin zapłaty? Przedsiębiorca wysyła ponaglenie? Partner biznesowy je dostaje, doskonale zdaje sobie sprawę z konsekwencji, jednak pozostawia sprawę bez odpowiedzi, myśląc, że firma zapomni, zlituje się lub umorzy spłatę. W ten sposób Twój kontrahent jedynie gra na czas. Po miesiącu lub dwóch odpowie na wiadomość lub odbierze telefon i zacznie się kolejna wiązanka wymówek – „nie widziałem wiadomości”, „byłem poza krajem”, „księgowa wzięła wolne”, „zgubiłem fakturę” itp.

Jak rozmawiać z trudnym klientem, który nie płaci?

Zatory płatnicze i nieuregulowane zobowiązania finansowe to nic przyjemnego. Chcąc przyspieszyć wypłatę należnych pieniędzy, trzeba postawić sobie za cel porozumienie. A to najprościej osiągnąć zachowując zimną krew i profesjonalizm. Próba negocjacji może dać efekt szybciej niż skierowanie sprawy do sądu.

Jeśli słyszymy, że nasz klient nie ma pieniędzy, należy zasugerować rozłożenie płatności na raty i wspólnie opracować zadowalających wszystkich plan. Trzeba dać dłużnikowi do zrozumienia, że to trudna sytuacja dla wszystkich i należy spróbować go zrozumieć, dając mu jednak obraz tego, że zwłoka nie prowadzi do niczego dobrego. Klient nie może czuć się jak ofiara, nawet kiedy zalega z płatnością, z tego powodu odpadają wszelkie groźby i nieprzyjemne słowa.

Faktoring – czyli jak zapewnić sobie płynność finansową

Na koniec warto pamiętać o faktoringu. Jeśli chcemy uniknąć zatorów płatniczych, warto skorzystać z tej formy finansowania działalności.
Faktoring polega na wcześniejszym wypłaceniu Ci przez firmę faktoringową, taką jak SMEO, zaliczki z wystawionej kontrahentowi faktury z długim terminem płatności (np. 30-dniowym).

Co to jest faktoring i jak go wykorzystać w biznesie?

Jak to dokładnie działa? Wystawiasz swojemu kontrahentowi fakturę z odroczonym terminem płatności podając numer rachunku bankowego, jaki masz przypisany w systemie SMEO. Następnie wystarczy wprowadzić fakturę do systemu SMEO, by została ona od razu sfinansowana przez firmę. Na konto otrzymujesz zaliczkę w wysokości kwoty netto faktury VAT, potrąconą o naliczoną prowizję za finansowanie do terminu płatności faktury. Prowizja naliczana jest wyłącznie za realną liczbę dni finansowania. To rozwiązanie pomagające w uzyskaniu płynności finansowej przedsiębiorstwa w sytuacji, gdy to nie może, lub nie chce, brać kredytu.