Noty korygujące do faktury – kto wystawia?

Noty korygujące to istotny element obrotu gospodarczego, umożliwiający poprawianie drobnych błędów na fakturach bez konieczności ich ponownego wystawiania. W praktyce jednak nie każda pomyłka może być skorygowana w ten sposób. W poniższym artykule wyjaśniamy, kiedy stosuje się noty korygujące, a kiedy wymagana jest faktura korygująca, oraz jak te dokumenty wpływają na rozliczenia i faktoring.

Noty korygujące – co warto wiedzieć?

Noty korygujące to dokumenty pozwalające na poprawienie drobnych błędów w fakturach, bez konieczności wystawiania nowej faktury korygującej. Są szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy pomyłki dotyczą elementów niemających wpływu na rozliczenie podatkowe, takich jak błędny adres czy numer rejestracyjny pojazdu. W obrocie gospodarczym, zwłaszcza przy korzystaniu z usług faktoringowych, prawidłowe dane na fakturach mają kluczowe znaczenie, dlatego znajomość zasad wystawiania not korygujących jest istotna dla przedsiębiorców. Nie można na przykład po prostu anulować błędnie wystawionej faktury, ale trzeba ją w jakiś sposób skorygować.

Kto wystawia noty korygujące?

Noty korygujące wystawia nabywca towaru lub usługi, jeśli zauważy błędy w otrzymanej fakturze. Co ważne, wystawienie noty korygującej wymaga akceptacji sprzedawcy. Ustawa o VAT nie precyzuje, w jaki sposób akceptacja powinna się odbyć, co oznacza, że może to nastąpić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, np. e-mailem.

Nota korygująca do faktury – kiedy można ją wystawić?

Nota korygująca służy do poprawy błędów o charakterze opisowym, które nie wpływają na kwoty podatkowe czy finansowe. Nabywca może wystawić ją, gdy:

• niepoprawny adres nabywcy lub sprzedawcy,
• błędny numer NIP,
• niewłaściwe daty (sprzedaży, wystawienia faktury, terminu płatności),
• błędne oznaczenie towarów lub usług,
• niepoprawny numer rejestracyjny pojazdu w przypadku zakupu paliwa.

Ważne jest, aby pamiętać, że noty korygujące nie są stosowane do poprawiania istotnych błędów, takich jak ceny, ilości towarów czy stawki VAT – w takich przypadkach konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Czy wystawienie noty korygującej jest obowiązkowe?

Wystawienie noty korygującej do faktury nie jest obowiązkiem nabywcy. Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 30 listopada 2015 r. (nr IPPP1/4512-979/15-3/AŻ), poprawa drobnych błędów, takich jak błędne dane adresowe przy prawidłowym NIP, ma charakter fakultatywny i nie wpływa na rozliczenie podatkowe.

Cytat z interpretacji: „Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące danych sprzedawcy, nabywcy lub oznaczenia towaru/usługi, może wystawić notę korygującą, ale nie jest to jego obowiązek.”

Jakie elementy musi zawierać nota korygująca?

Aby nota korygująca była prawidłowa, musi zawierać:

• tytuł dokumentu „NOTA KORYGUJĄCA”,
• numer i datę wystawienia,
• dane nabywcy i sprzedawcy (nazwy, adresy, NIP),
• szczegóły dotyczące faktury, której dotyczy korekta,
• opis błędu i jego poprawioną wersję.

Faktura korygująca zamiast noty korygującej

Nie wszystkie błędy mogą być skorygowane za pomocą noty. W przypadku uchybień dotyczących kluczowych elementów faktury, konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Dotyczy to sytuacji, gdy:

• zmieniają się jednostki miary lub ilość towarów/usług,
• korygowane są ceny netto,
• dokonywany jest zwrot towaru lub zapłaty,
• pojawiają się błędy rachunkowe (np. w naliczeniu VAT lub wartości brutto),
• nadawane są upusty lub obniżki po wystawieniu faktury.

Faktura korygująca jest dokumentem wpływającym na księgowanie i wymaga odpowiednich zapisów w ewidencjach podatkowych i księgowych.

Procedura akceptacji noty korygującej

Gdy nota korygująca jest wysyłana tradycyjną pocztą, należy przygotować dwa egzemplarze dokumentu. Po akceptacji przez sprzedawcę jeden egzemplarz jest zwracany do nabywcy z podpisem potwierdzającym zgodność. W przypadku elektronicznej formy akceptacji, potwierdzenie może być przesłane e-mailem, co znacznie usprawnia proces.

Warto zauważyć, że obecnie nie ma obowiązku umieszczania na nocie korygującej oznaczeń „ORYGINAŁ” i „KOPIA”. Jeśli jednak się pojawiają, kopia pozostaje u wystawcy, a oryginał trafia do odbiorcy faktury.

Nota korygująca a KSeF

W okresie dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorcy mogą poprawiać dane formalne za pomocą not korygujących wystawianych poza systemem. Jednak KSeF nie przewiduje możliwości formalnej korekty dokumentów przez nabywców w ramach samego systemu. Nota korygująca nie jest fakturą ustrukturyzowaną, która jest jedyną formą akceptowaną w KSeF. Dlatego korekty w systemie będzie można przeprowadzać wyłącznie przy użyciu faktur korygujących. Po wprowadzeniu obowiązkowego korzystania z KSeF, które planowane jest na 1 lutego 2026 roku, wystawianie not korygujących nie będzie już możliwe. Po tym czasie procedury korygowania faktur mogą ulec zmianie, dlatego przedsiębiorcy powinni śledzić aktualne przepisy i dostosowywać swoje procesy księgowe do nowych wymagań.

Noty korygujące a faktoring

W kontekście faktoringu, poprawność danych na fakturach ma szczególne znaczenie, ponieważ faktury są podstawą do rozliczeń z faktorem. Drobne błędy formalne mogą opóźniać proces finansowania, dlatego warto korzystać z not korygujących, aby szybko naprawić nieścisłości. Nota korygująca do faktury pozwala na sprawne i bezproblemowe skorygowanie pomyłek, co wpływa na płynność finansową przedsiębiorstwa.

Noty korygujące – podsumowanie

Noty korygujące to narzędzie ułatwiające poprawianie drobnych błędów na fakturach, które nie wpływają na rozliczenia podatkowe. Ich wystawienie jest dobrowolne, ale może znacznie usprawnić procesy księgowe i faktoringowe. Przedsiębiorcy powinni pamiętać o ich roli oraz o tym, że w przypadku istotnych błędów konieczna będzie faktura korygująca. Dzięki notom korygującym można szybko i skutecznie wprowadzać poprawki, co jest szczególnie ważne w dynamicznym środowisku biznesowym.