Ile jest czasu na wystawienie faktury?

Wystawienie faktury to jedna z podstawowych czynności administracyjnych, z którą spotyka się każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą. Mimo że proces ten wydaje się prosty, istnieje wiele zasad i terminów, które należy przestrzegać. Ile czasu na wystawienie faktury ma przedsiębiorca zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz poniżej. 

Podstawowy termin wystawienia faktury

Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towaru lub wykonanie usługi. Oznacza to, że jeśli sprzedaż miała miejsce na przykład 10 stycznia, przedsiębiorca ma czas do 15 lutego, aby wystawić fakturę. Ten termin zapłaty faktury obowiązuje w większości przypadków i dotyczy zarówno sprzedaży towarów, jak i usług. Warto jednak pamiętać, że przestrzeganie tego terminu jest nie tylko kwestią formalną, ale również obowiązkiem prawnym, którego niedopełnienie może prowadzić do konsekwencji podatkowych w postaci konieczności korekty opłaconego PIT-u czy VATU oraz pliku JPK_VAT, a nawet skutkować nałożeniem grzywny.

Faktury zaliczkowe

Termin wystawienia faktury zaliczkowej powinien być zgodny z ogólnie przyjętymi zasadami fakturowania. Sprzedawca musi wystawić ten dokument najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano część lub całość zapłaty. Fakturę zaliczkową można również wystawić z wyprzedzeniem, jednak nie większym niż 60 dni.

Wyjątki od reguły

Niektóre branże mają specyficzne przepisy dotyczące tego, ile jest czasu na wystawienie faktury:

• 30 dni od daty zakończenia prac budowlanych lub budowlano-montażowych,
• 60 dni od daty dostarczenia towarów w przypadku sprzedaży książek drukowanych (z wyłączeniem map, ulotek, gazet i czasopism),
• 90 dni od daty sprzedaży w przypadku usług drukowania książek (z wyłączeniem map, ulotek, gazet i czasopism oraz importu usług).

Konsekwencje przekroczenia terminu

Nieprzestrzeganie terminu wystawienia faktury może mieć poważne konsekwencje. Po pierwsze, przedsiębiorca może zostać ukarany grzywną za niewystawienie faktury w wymaganym terminie. Po drugie, opóźnienia w wystawieniu faktury mogą prowadzić do problemów z rozliczeniem podatku VAT, co z kolei może wpłynąć na płynność finansową firmy. Dlatego niezwykle istotne jest, aby termin wystawienia faktury był dotrzymany.

Dobre praktyki w wystawianiu faktur

Aby uniknąć problemów związanych z nieterminowym wystawieniem faktury, warto wdrożyć kilka dobrych praktyk. Po pierwsze, regularne monitorowanie daty sprzedaży i bieżące wystawianie faktur pomoże uniknąć nagromadzenia dokumentów na koniec miesiąca. Po drugie, warto korzystać z programów do fakturowania, które automatyzują proces i przypominają o zbliżających się terminach. Po trzecie, jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność w branży o niestandardowych zasadach fakturowania, warto zasięgnąć porady specjalisty, który pomoże dostosować procesy administracyjne do wymogów prawnych.

Faktura pro forma a zwykła faktura

W obiegu dokumentów księgowych często pojawia się faktura pro forma, która różni się od zwykłej faktury. Faktura pro forma to dokument informacyjny, który pełni funkcję oferty handlowej, ale nie jest dokumentem księgowym ani prawnym zobowiązaniem do zapłaty. Służy do przedstawienia warunków transakcji, takich jak cena, ilość, termin dostawy czy forma płatności, ale nie jest podstawą do odliczenia podatku VAT ani księgowania kosztów. Wystawienie faktury pro forma jest często stosowane przed finalizacją transakcji, aby klient mógł zapoznać się ze szczegółami zamówienia. Dopiero po akceptacji oferty i dokonaniu płatności przedsiębiorca wystawia zwykłą fakturę VAT, która jest wiążącym dokumentem księgowym, uprawniającym do odliczenia VAT i ujęcia kosztów w księgach rachunkowych.

Jakie terminy płatności na fakturze?

Oprócz określenia, ile czasu na wystawienie faktury ma przedsiębiorca, równie istotne jest ustalenie terminu płatności, który znajdzie się na fakturze. Termin płatności to okres, w jakim nabywca towaru lub usługi zobowiązany jest do uregulowania należności. W Polsce nie ma ustawowego obowiązku określenia konkretnego terminu płatności, jednak standardowo przyjmuje się, że wynosi on od 7 do 30 dni, w zależności od umowy między stronami. Warto jednak pamiętać, że dłuższe terminy, np. 60 lub 90 dni, mogą być ustalane w specyficznych branżach lub przy większych transakcjach. Dla bezpieczeństwa finansowego firmy kluczowe jest jasno określenie terminu płatności na fakturze i monitorowanie terminowego regulowania należności przez kontrahentów.

Podsumowując, znajomość przepisów dotyczących tego, ile czasu na wystawienie faktury przysługuje przedsiębiorcy, jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Standardowy termin to 15 dni od zakończenia miesiąca sprzedaży, ale istnieją sytuacje wymagające szybszego działania, jak np. przy fakturach zaliczkowych.