Czy można anulować fakturę?

Anulowanie faktury to szczególny proces, który możliwy jest jedynie w określonych sytuacjach. Nie każda pomyłka czy zmiana okoliczności pozwala na uznanie faktury za niebyłą. Sprawdź, kiedy anulowanie faktury VAT jest dopuszczalne i jakie warunki muszą zostać spełnione, aby zrobić to zgodnie z przepisami.

Anulowanie faktury VAT – kiedy i jak jest możliwe?

Czy można anulować fakturę VAT? Tak, ale przedsiębiorcy nie mogą swobodnie uznawać faktury za nieważną. Proces anulowania faktury VAT wymaga spełnienia określonych warunków i jest dopuszczalny jedynie wtedy, gdy dokumentuje czynność, która ostatecznie nie została zrealizowana.

Anulowanie faktury a podstawa prawna

Anulowanie faktury nie jest wprost uregulowane w ustawie o VAT, jednak dopuszczalne na podstawie utrwalonej praktyki oraz interpretacji organów podatkowych. Warto pamiętać, że każda sytuacja może być rozpatrywana indywidualnie, dlatego w przypadku wątpliwości zaleca się skonsultowanie sprawy z doradcą podatkowym.

Kiedy można anulować fakturę?

Anulowanie faktury jest możliwe wyłącznie w przypadku spełnienia dwóch podstawowych warunków:

• transakcja nie doszła do skutku – towar lub usługa nie zostały dostarczone ani wykonane;
• faktura nie trafiła do obrotu prawnego – odbiorca nie otrzymał dokumentu, a oba egzemplarze faktury (oryginał i kopia) pozostają w posiadaniu wystawcy.

Najczęstszy przykład dotyczy sprzedaży wysyłkowej za pobraniem. Jeżeli odbiorca nie przyjmie przesyłki i nie zapłaci za towar, faktura wraz z towarem wracają do nadawcy. W takiej sytuacji anulowanie faktury sprzedaży jest możliwe, ponieważ nie powstał obowiązek podatkowy.

Anulowanie faktury a wyjątkowe przypadki

Faktura może zostać anulowana także w przypadku zaginięcia lub zniszczenia przesyłki. Konieczne jest jednak posiadanie dokumentu potwierdzającego zaistniałą sytuację, np. zaświadczenia od firmy kurierskiej. Wówczas, jeśli faktura nie dotarła do odbiorcy, wystarczy kopia w rękach wystawcy, aby przeprowadzić anulowanie.

Czy można anulować fakturę elektroniczną?

W przypadku faktur elektronicznych anulowanie jest znacznie trudniejsze. Wysłanie faktury mailem oznacza jej wprowadzenie do obiegu prawnego. Nawet jeśli odbiorca twierdzi, że nie odebrał wiadomości, nie ma pewności, że faktura nie dotarła. Co więcej, wiele firm korzysta z systemów automatycznie księgujących faktury elektroniczne, co dodatkowo utrudnia ich anulowanie. Jeśli faktura elektroniczna dotarła do odbiorcy, anulowanie jej jest praktycznie niemożliwe i lepiej jest wystawić fakturę korygującą. 

Brak zapłaty a anulowanie faktury sprzedaży

Brak zapłaty nie jest podstawą do anulowania faktury. Jeśli transakcja została zrealizowana – towar dostarczony lub usługa wykonana – faktura dokumentuje zdarzenie gospodarcze i nie podlega anulowaniu, nawet jeśli nabywca uchyla się od zapłaty. W takiej sytuacji sprzedawca może dochodzić swoich praw innymi środkami, ale anulowanie faktury jest wykluczone.

Ulga za złe długi

W przypadku braku zapłaty za zrealizowaną transakcję, zamiast anulowania faktury, podatnik może skorzystać z ulgi na złe długi. Rozwiązanie to pozwala na skorygowanie podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w deklaracji VAT, gdy wierzytelność nie zostanie uregulowana w ciągu 90 dni od terminu płatności określonego na fakturze. W opisanej sytuacji wierzyciel ma możliwość zastosowania ulgi w deklaracji VAT składanej do 25 stycznia 2025 r. za grudzień 2024 r., obniżając zobowiązanie podatkowe o kwotę (-) 230 zł. 

Jak anulować fakturę krok po kroku?

Jeśli spełnione zostały warunki umożliwiające anulowanie faktury VAT, należy postępować według poniższych kroków.

• Przekreślenie dokumentu – oba egzemplarze faktury należy przekreślić, aby uniemożliwić ich ponowne użycie.
• Dodanie adnotacji – na fakturze należy umieścić adnotację „Anulowano” oraz datę anulowania.
• Podpis osoby upoważnionej – dokument musi być podpisany przez osobę upoważnioną do wystawiania faktur.

Uwaga! Anulowane faktury należy zachować w dokumentacji, aby nie naruszyć ciągłości numeracji. Nie trzeba ich jednak ujmować w ewidencji księgowej.

Anulowanie faktury a korekta JPK_V7

Jeśli anulowana faktura została już ujęta w pliku JPK_V7, konieczne jest złożenie korekty. Podatnik musi skorygować zawyżony podatek należny, co wiąże się również z obowiązkiem aktualizacji deklaracji VAT.

Poprawianie błędów na fakturze VAT – jakie dokumenty stosować?

W przypadku wykrycia błędów na fakturze VAT konieczne jest ich skorygowanie za pomocą odpowiednich dokumentów. Nie trzeba wtedy anulować faktury, ale wystosować notę korygującą lub fakturę korygującą.

Nota korygująca czy faktura korygująca?

Jeśli błąd dotyczy wyłącznie danych formalnych i nie wpływa na kwoty widniejące na fakturze, można zastosować:

• Notę korygującą – wystawianą przez nabywcę towaru lub usługi i przekazywaną sprzedawcy do akceptacji.
• Fakturę korygującą dane formalne – wystawianą przez sprzedawcę, gdy to on wykryje błąd.

Przykłady błędów możliwych do poprawienia:

• data wystawienia faktury,
• nazwa lub adres sprzedawcy bądź nabywcy,
• numer NIP sprzedawcy lub nabywcy,
• data dostawy towarów, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty,
• nazwa towaru lub usługi.

Faktura korygująca wartości

Gdy błąd dotyczy kwot na fakturze, konieczne jest wystawienie faktury korygującej wartości przez sprzedawcę. Taka faktura powinna być sporządzona w przypadku:

• rabatów, opustów lub obniżek cen,
• zwrotu towarów lub opakowań,
• zwrotu całości lub części zapłaty,
• podwyższenia ceny lub błędu w stawce VAT, kwocie netto/brutto albo innej wartości.

Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT fakturę korygującą należy wystawić również w sytuacji, gdy stwierdzono pomyłkę w kwocie podatku lub innej pozycji faktury.