Remanent na koniec roku – jak go przeprowadzić?

Remanent, czyli spis z natury, to czynność, którą muszą przeprowadzać przedsiębiorcy, rozliczający się za pomocą księgi przychodów i rozchodów i posiadający aktywa wymienione w paragrafie 27. ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz przedsiębiorcy prowadzący wyłącznie działalność usługową. Remanent taki przeprowadza się na koniec każdego roku podatkowego, ale nie tylko. Ustawodawca udostępnił do tego trzy metody. Na czym one polegają? Kiedy jeszcze należy zrobić remanent? Jakie zasady przy tym obowiązują? O czym trzeba pamiętać? Zapraszamy do lektury.

Czym jest remanent?

Remanent polega na zestawieniu i porównaniu danych zawartych w dokumentach księgowych i ewidencjach firmy (faktury sprzedaży, dokumenty PZ) ze stanem faktycznym dotyczącym majątku. Ta inwentaryzacja stanowi element wewnętrznej kontroli i pozwala na ustalenie realnego dochodu firmy, uzyskanego w danym roku podatkowym.

Remanent pozwala na wykazanie braków lub nadwyżek magazynowych, jakie powstały w ciągu roku lub krótszego okresu. Ustawodawca nakazuje jego przeprowadzenie na koniec roku podatkowego lub w innym – dopuszczalnym przepisami dniu – w którym zamykana jest księga przychodów i rozchodów.

Przedsiębiorcy mogą skorzystać z jednej z trzech metod do jego przeprowadzenia. Wybór zwykle podyktowany jest charakterem spisywanego majątku. Inwentaryzacji podlegają:

• wyroby;
• półwyroby;
• towary handlowe;
• materiały podstawowe;
• materiały pomocnicze;
• odpady.

Jak przeprowadzić remanent – dostępne metody

Przedsiębiorcy, którzy dokonują spisu przede wszystkim budowli, maszyn, towarów handlowych, półwyrobów, wyrobów, materiałów podstawowych i pomocniczych mogą skorzystać z metody określonej jako spis z natury. Polega on na oszacowaniu, policzeniu, zważeniu lub zmierzeniu składników majątku firmy. Dane zapisuje się na specjalnie przygotowanym do tego celu arkuszu spisowym.

Metoda uzgodnienia sald stosowana jest głównie przy spisywaniu należności od kontrahentów, powierzonych kontrahentom własnych składników majątku oraz środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych. Polega na potwierdzeniu stanu aktywów i pasywów zebranych w księgach rachunkowych z dokumentami potwierdzonymi przez kontrahentów, dłużników i wierzycieli firmy. Zgodność sald można potwierdzić również wyciągami z kont bankowych. W razie wykrycia nieprawidłowości muszą być one natychmiast wyjaśnione. Wszystkie dokumenty, jak potwierdzenia i protokoły, muszą być zebrane i dołączone do ostatecznego dokumentu inwentaryzacyjnego.

Trzecia, udostępniona przez ustawodawcę metoda, to metoda weryfikacji. Za jej pomocą można dokonać spisu funduszy specjalnych, należności spornych, wątpliwych czy zagrożonych, gruntów, instalacji, należności oraz zobowiązań wobec pracowników, funduszy własnych, wartości niematerialnych i prawnych. Polega ona na porównaniu zapisów księgowych z dokumentami źródłowymi.
Wszystkie omówione metody zostały zdefiniowane w art. 26. Ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości.

Co należy zawrzeć w dokumencie inwentaryzacyjnym?

Niezależnie od tego, która metoda zostanie wybrana, każdy remanent musi zakończyć się powstaniem dokumentu inwentaryzacyjnego, którego kształt i zawartość definiują przepisy ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia około podatkowe. Spis musi mieć formę trwałą i powinien odznaczać się skrupulatnością sporządzenia. Każdy spis należy opatrzeć podpisem osoby, która go przygotowała.

Dane, które należy w nim zawrzeć to:

• data sporządzenia spisu;
• nazwisko właściciela oraz nazwę firmy;
• numery pozycji;
• nazwy spisywanego majątku;
• ceny jednostkowe;
• jednostki miary;
• ilość danego składnika majątku, która została potwierdzona spisem;
• wartość, która jest wynikiem mnożenia ceny jednostkowej i liczby lub ilości danego składnika;
• sumaryczna wartość;
• klauzula: „Spis zakończono na pozycji…”;
• podpisy osób sporządzających inwentaryzację i uczestniczących w inwentaryzacji;
• podpis właściciela firmy (współwłaścicieli).

Ważne, by wszystkie arkusze były ponumerowane, a numeracja biegła kolejno.
Spis z natury przeprowadzony na koniec roku podatkowego (z dniem 31 grudnia) jest jednocześnie spisem otwierającym kolejny rok i nie ma obowiązku przeprowadzania go ponownie 1 stycznia, pod warunkiem, że stan na 31 grudnia nie uległ zmianie.

Kiedy należy przeprowadzić remanent?

Remanent wykonuje się na zakończenie roku podatkowego oraz w innym – dopuszczalnym przez ustawodawcę dniu – w którym zamykana jest księga podatkowa przychodów i rozchodów. Nie są to jednak jedyne okoliczności, które obligują do przeprowadzenia spisu.

Ustawodawca wskazał bowiem, że spis należy zrobić też:

• w dniu rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej;
• w dniu zamknięcia działalności;
• w przypadku zmiany wspólników;
• zmiany proporcji udziałów wspólników;
• gdy nakazuje takie działanie jednostka podatkowa.

Zgodnie z przepisami przedsiębiorca może przeprowadzić również dodatkowe remanenty, których wyników nie musi zgłaszać do urzędu skarbowego. Takie dodatkowe remanenty można przeprowadzać na koniec każdego miesiąca, po odejściu z pracy jednego z pracowników lub przed przyjęciem do pracy nowej osoby. W każdej z tych sytuacji remanent pozwoli określić stan faktyczny na dany moment, co stanie się swego rodzaju „punktem kontrolnym”, do którego można się odwołać, gdyby doszło do jakichś nieprawidłowości.

Remanent jest jednym z bardziej angażujących obowiązków przedsiębiorcy. W czasie jego wykonywania firma nie może prowadzić swojej działalności handlowej, nabywać ani zbywać majątku czy środków trwałych. Spis nie może być zakłócony żadnymi transakcjami. Dopiero po jego zakończeniu i opracowaniu dokumentu spisowego można wznowić prowadzenie sprzedaży.