Miesiąc: wrzesień 2024

Wystawienie faktury to jedna z podstawowych czynności administracyjnych, z którą spotyka się każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą. Mimo że proces ten wydaje się prosty, istnieje wiele zasad i terminów, które należy przestrzegać. Ile czasu na wystawienie faktury ma przedsiębiorca zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz poniżej. 

Podstawowy termin wystawienia faktury

Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towaru lub wykonanie usługi. Oznacza to, że jeśli sprzedaż miała miejsce na przykład 10 stycznia, przedsiębiorca ma czas do 15 lutego, aby wystawić fakturę. Ten termin zapłaty faktury obowiązuje w większości przypadków i dotyczy zarówno sprzedaży towarów, jak i usług. Warto jednak pamiętać, że przestrzeganie tego terminu jest nie tylko kwestią formalną, ale również obowiązkiem prawnym, którego niedopełnienie może prowadzić do konsekwencji podatkowych w postaci konieczności korekty opłaconego PIT-u czy VATU oraz pliku JPK_VAT, a nawet skutkować nałożeniem grzywny.

Faktury zaliczkowe

Termin wystawienia faktury zaliczkowej powinien być zgodny z ogólnie przyjętymi zasadami fakturowania. Sprzedawca musi wystawić ten dokument najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano część lub całość zapłaty. Fakturę zaliczkową można również wystawić z wyprzedzeniem, jednak nie większym niż 60 dni.

Wyjątki od reguły

Niektóre branże mają specyficzne przepisy dotyczące tego, ile jest czasu na wystawienie faktury:

• 30 dni od daty zakończenia prac budowlanych lub budowlano-montażowych,
• 60 dni od daty dostarczenia towarów w przypadku sprzedaży książek drukowanych (z wyłączeniem map, ulotek, gazet i czasopism),
• 90 dni od daty sprzedaży w przypadku usług drukowania książek (z wyłączeniem map, ulotek, gazet i czasopism oraz importu usług).

 

Konsekwencje przekroczenia terminu

Nieprzestrzeganie terminu wystawienia faktury może mieć poważne konsekwencje. Po pierwsze, przedsiębiorca może zostać ukarany grzywną za niewystawienie faktury w wymaganym terminie. Po drugie, opóźnienia w wystawieniu faktury mogą prowadzić do problemów z rozliczeniem podatku VAT, co z kolei może wpłynąć na płynność finansową firmy. Dlatego niezwykle istotne jest, aby termin wystawienia faktury był dotrzymany.

Dobre praktyki w wystawianiu faktur

Aby uniknąć problemów związanych z nieterminowym wystawieniem faktury, warto wdrożyć kilka dobrych praktyk. Po pierwsze, regularne monitorowanie daty sprzedaży i bieżące wystawianie faktur pomoże uniknąć nagromadzenia dokumentów na koniec miesiąca. Po drugie, warto korzystać z programów do fakturowania, które automatyzują proces i przypominają o zbliżających się terminach. Po trzecie, jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność w branży o niestandardowych zasadach fakturowania, warto zasięgnąć porady specjalisty, który pomoże dostosować procesy administracyjne do wymogów prawnych.

Faktura pro forma a zwykła faktura

W obiegu dokumentów księgowych często pojawia się faktura pro forma, która różni się od zwykłej faktury. Faktura pro forma to dokument informacyjny, który pełni funkcję oferty handlowej, ale nie jest dokumentem księgowym ani prawnym zobowiązaniem do zapłaty. Służy do przedstawienia warunków transakcji, takich jak cena, ilość, termin dostawy czy forma płatności, ale nie jest podstawą do odliczenia podatku VAT ani księgowania kosztów. Wystawienie faktury pro forma jest często stosowane przed finalizacją transakcji, aby klient mógł zapoznać się ze szczegółami zamówienia. Dopiero po akceptacji oferty i dokonaniu płatności przedsiębiorca wystawia zwykłą fakturę VAT, która jest wiążącym dokumentem księgowym, uprawniającym do odliczenia VAT i ujęcia kosztów w księgach rachunkowych.

Jakie terminy płatności na fakturze?

Oprócz określenia, ile czasu na wystawienie faktury ma przedsiębiorca, równie istotne jest ustalenie terminu płatności, który znajdzie się na fakturze. Termin płatności to okres, w jakim nabywca towaru lub usługi zobowiązany jest do uregulowania należności. W Polsce nie ma ustawowego obowiązku określenia konkretnego terminu płatności, jednak standardowo przyjmuje się, że wynosi on od 7 do 30 dni, w zależności od umowy między stronami. Warto jednak pamiętać, że dłuższe terminy, np. 60 lub 90 dni, mogą być ustalane w specyficznych branżach lub przy większych transakcjach. Dla bezpieczeństwa finansowego firmy kluczowe jest jasno określenie terminu płatności na fakturze i monitorowanie terminowego regulowania należności przez kontrahentów.

Podsumowując, znajomość przepisów dotyczących tego, ile czasu na wystawienie faktury przysługuje przedsiębiorcy, jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Standardowy termin to 15 dni od zakończenia miesiąca sprzedaży, ale istnieją sytuacje wymagające szybszego działania, jak np. przy fakturach zaliczkowych. 

Należności to kluczowy element aktywów każdej firmy, stanowiący część jej majątku. Odnoszą się one do kwot, które firma powinna otrzymać od swoich kontrahentów w wyniku przeprowadzonych transakcji. W zależności od terminu, w jakim te kwoty mają zostać spłacone, należności dzielimy na należności krótkoterminowe oraz należności długoterminowe.

Należności krótkoterminowe

Należności krótkoterminowe to te, które przedsiębiorstwo spodziewa się odzyskać w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Do tej kategorii zaliczają się wszystkie należności wynikające z dostaw i usług, niezależnie od terminu ich zapłaty. Przykładem należności krótkoterminowych są także należności publicznoprawne (takie jak podatki, dotacje, cła, ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz inne zobowiązania publicznoprawne) oraz wszelkie inne należności, których termin zapłaty jest krótszy niż 12 miesięcy od dnia bilansowego. Dla firmy takie należności są szczególnie istotne, ponieważ ich terminowa spłata wpływa bezpośrednio na płynność finansową przedsiębiorstwa.

Należności długoterminowe

Z kolei należności długoterminowe to te, których termin płatności przekracza 12 miesięcy. Przykładem mogą być długoterminowe umowy, gdzie firma udziela pożyczki innemu podmiotowi z oczekiwaniem na spłatę w ciągu kilku lat. Inny przykład należności długoterminowych to umowy leasingowe, które generują stałe, regularne przychody przez dłuższy czas. Takie należności odnoszą się też do sprzedaży środków trwałych, kaucji lub innych rozrachunków, które nie są związane z podstawową działalnością operacyjną. Należności długoterminowe odzwierciedlają przyszłe dochody, które będą zrealizowane w dłuższym horyzoncie czasowym.

Wierzytelność a należność

Często spotykanym zagadnieniem jest rozróżnienie między pojęciami wierzytelności a należności. Choć oba terminy są blisko związane, istnieje między nimi subtelna różnica. Wierzytelność to prawo wierzyciela (czyli firmy) do żądania od dłużnika spełnienia określonego świadczenia, najczęściej zapłaty określonej kwoty. Należność to zaś konkretny dług, który dłużnik zobowiązany jest spłacić wierzycielowi. W praktyce, należność to kwota, którą firma powinna otrzymać, a wierzytelność to prawo do jej egzekwowania.

Egzekwowanie należności

Egzekwowanie należności to proces, w którym firma dąży do odzyskania należnych jej środków finansowych. Może to obejmować różne działania, od przypominania dłużnikom o zbliżającym się terminie płatności, przez negocjacje warunków spłaty, aż po skierowanie sprawy na drogę sądową. W skrajnych przypadkach, kiedy dłużnik nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań, firma może zlecić egzekwowanie należności firmie windykacyjnej. Skuteczne zarządzanie należnościami jest kluczowe, aby utrzymać płynność finansową i uniknąć problemów z brakiem środków na bieżącą działalność.

Należności a faktoring

W kontekście zarządzania należnościami warto wspomnieć o faktoringu, który jest jednym ze sposobów na poprawę płynności finansowej firmy. Faktoring polega na sprzedaży wierzytelności firmie faktoringowej, która w zamian za prowizję, natychmiast wypłaca przedsiębiorstwu gotówkę. W praktyce oznacza to, że firma może uzyskać środki finansowe, nie czekając na uregulowanie należności przez dłużnika. Faktoring jest szczególnie przydatny w przypadku należności krótkoterminowych, gdzie szybki dostęp do gotówki może znacząco poprawić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jednakże, faktoring można również zastosować do niektórych należności długoterminowych, zwłaszcza jeśli spłata rozłożona jest na raty.

Księgowanie należności

Księgowanie należności jest istotnym elementem rachunkowości przedsiębiorstwa, który polega na prawidłowym ujęciu w księgach rachunkowych wszystkich należności wynikających z działalności operacyjnej. Należności krótkoterminowe oraz długoterminowe muszą być ujęte w odpowiednich kontach księgowych, co pozwala na rzetelne przedstawienie sytuacji finansowej firmy w sprawozdaniach finansowych. W przypadku należności krótkoterminowych, księgowanie odbywa się na w aktywach obrotowych na koncie Należności z tytułu dostaw i usług, natomiast należności długoterminowe są ujmowane na w aktywach trwałych na koncie o nazwie Należności długoterminowe lub na koncie Pozostałe rozrachunki. Warto pamiętać, że poprawne księgowanie należności nie tylko ułatwia zarządzanie finansami, ale także umożliwia prawidłowe rozliczenia podatkowe oraz kontrolowanie terminowości wpływów. Regularne monitorowanie stanu należności pozwala na szybkie reagowanie na opóźnienia w płatnościach, co może zapobiec problemom z płynnością finansową przedsiębiorstwa.

Zarządzanie należnościami krótkoterminowymi i długoterminowymi to kluczowy aspekt działalności każdej firmy. Odpowiednie rozróżnienie między nimi, skuteczne egzekwowanie należności oraz wykorzystanie narzędzi takich jak faktoring, mogą znacznie wpłynąć na kondycję finansową przedsiębiorstwa. W dobie rosnącej konkurencji i zmieniających się warunków rynkowych, właściwe zarządzanie należnościami jest nie tylko koniecznością, ale również elementem budowania długoterminowej stabilności finansowej firmy.