Polityka przetwarzania danych osobowych w zakresie świadczenia usług finansowych przez SMEO S.A. oraz SMEO CAPITAL ONE S.A.

Działając zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych, dalej jako „RODO”), przekazujemy informacje dotyczące sposobu przetwarzania danych osobowych w ramach świadczenia odpowiednio przez SMEO S.A. oraz SMEO Capital One usług faktoringowych oraz pożyczkowych. 

1. Administratorem danych osobowych Faktoranta oraz osób jego reprezentujących, Podmiotów powiązanych, Użytkownika Głównego, Użytkowników Dodatkowych, Kontrahenta, podmiotu ubiegającego się o zawarcie umowy faktoringu oraz osób jego reprezentujących jest SMEO S.A., z siedzibą
   przy ul. Emilii Plater 53, 00-113 Warszawa (dalej również jako „SMEO”).
2. Administratorem danych osobowych pożyczkobiorcy oraz osób go reprezentujących jest SMEO Capital One S.A.,
   z siedzibą przy Plac Europejski 1, piętro 38, 00-844 Warszawa (dalej również jako „SMEO Capital One”).

 

Poniżej znajduje się szczegółowy opis sposobu przetwarzania danych osobowych przez SMEO oraz SMEO Capital One. 

 

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ SMEO ORAZ SMEO CAPITAL ONE

 

3. Inspektor Ochrony Danych – SMEO wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można skontaktować się
   w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacją praw z tym związanych. W tym celu możliwy jest kontakt drogą elektroniczną pod adresem iod@smeo.pl,
   a także pocztą tradycyjną na adres SMEO z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych SMEO S.A.”.
   W przypadku potrzeby kontaktu ze SMEO Capital One w sprawach związanych z ochroną danych osobowych, prosimy o kontakt pod adresem kontakt@smeo.pl lub pocztą tradycyjną na adres Plac Europejski 1, piętro 38, 00-844 Warszawa.
4. Cel przetwarzania danych i podstawy prawne – Dane osobowe w zależności od tego czy docelowa umowa na finansowanie ma być zawarta ze SMEO (umowa faktoringowa) lub też SMEO Capital One (umowa pożyczki), mogą być przetwarzane odpowiednio przez SMEO lub SMEO Capital One jako administratora danych w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
1. dążenia do zawarcia, a następnie realizacji przedmiotu konkretnej umowy, w tym rozpatrywania reklamacji
   z nią związanych – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
2. zapewnienia Użytkownikowi Głównemu oraz Użytkownikom Dodatkowym możliwości korzystania z funkcjonalności serwisu SMEO24, a także Aplikacji Mobilnej – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
3. realizacji wymagań prawnych związanych z obowiązkami SMEO lub SMEO Capital One dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu, w szczególności w zakresie wynikającym z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu oraz finansowaniu terroryzmu, w tym w szczególności w zakresie stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, polegających między innymi na identyfikacji klientów oraz beneficjentów rzeczywistych w rozumieniu wskazanej ustawy, a także weryfikacji ich tożsamości oraz osób upoważnionych do działania w imieniu klientów jak również bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych klientów (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO),
4. ustalania, rozpatrywania i dochodzenia roszczeń
   w związku z zawartą umową o finansowanie (faktoringową lub pożyczki), a także obrony swoich praw, co stanowi prawnie uzasadniony interes SMEO lub SMEO Capital One – art. 6 ust. 1 lit. f) oraz 9 ust. 2 lit. f) RODO,
5. realizacji wymagań prawnych w zakresie przepisów podatkowych i rachunkowych, w szczególności określonych przepisami ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO),
6. bieżącej komunikacji w przedmiocie zawartej umowy
   o finansowanie (faktoringowej lub pożyczki)
   oraz prowadzenia korespondencji i odpowiadania
   na zapytania kierowane przez Użytkownika Głównego
   i Użytkowników Dodatkowych, co stanowi prawnie uzasadniony interes SMEO lub SMEO Capital One – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
7. weryfikacji wiarygodności finansowej, w tym za pośrednictwem instytucji świadczących usługi udostępniania informacji gospodarczych dotyczących wiarygodności płatniczej, a także instytucji świadczących usługę dostępu do rachunku, za wyrażoną zgodą – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO,
8. weryfikacji wiarygodności finansowej za pośrednictwem Biura Informacji Kredytowej S.A., za wyrażoną zgodą – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO,
9. weryfikacji wiarygodności finansowej w oparciu o informacje zawarte na rachunku bankowym osoby, której dane osobowe dotyczą, za pośrednictwem dostawców świadczących wyłącznie usługę dostępu do informacji o rachunku zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych  – za wyrażoną zgodą, art. 6 ust. 1 lit. a) RODO,
10. przechowywania danych dla celów archiwizacyjnych oraz na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na SMEO lub SMEO Capital One, co stanowi ich prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
11. prowadzenia analiz statystycznych i sprawozdawczości finansowej, co stanowi prawnie uzasadniony interes SMEO lub SMEO Capital One – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
12. dla celów prowadzenia marketingu bezpośredniego,
    w tym profilowania danych, co stanowi prawnie uzasadniony interes SMEO oraz SMEO Capital One
    – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, 
13. w celu przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną pod wskazany adres e-mail – pod warunkiem wyrażenia odrębnej zgody na otrzymywanie tego typu informacji – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO,
14. w celu przekazywania ofert drogą telefoniczną, za pomocą urządzeń końcowych, w tym automatycznych systemów wywołujących – pod warunkiem wyrażenia odrębnej zgody na otrzymywanie tego typu informacji na wskazany numer telefonu – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
5. Odbiorcy danych – Dane osobowe osób wskazanych w punkcie 1 mogą być ujawniane przez SMEO lub SMEO Capital One następującym kategoriom odbiorców:
1. podmiotom świadczącym na rzecz SMEO lub SMEO Capital One usługi wsparcia w zakresie obsługi technicznej i informatycznej (w tym dostarczania, wdrażania oraz serwisu oprogramowania oraz serwisu sprzętu informatycznego, hostingu, etc.),
2. podmiotom wspierającym SMEO lub SMEO Capital One
   w obsłudze zgłoszeń elektronicznych, komunikacji za pośrednictwem komunikatorów internetowych, elektronicznych formularzy kontaktowych i tym podobnych narzędzi służących do komunikacji,
3. podmiotom świadczącym obsługę prawną oraz windykacyjną na rzecz SMEO lub SMEO Capital One,
4. podmiotom świadczącym usługi archiwistyczne, adresowania i wysyłki oraz digitalizacji dokumentów na rzecz SMEO lub SMEO Capital One,
5. instytucjom świadczącym usługi udostępniania informacji gospodarczych dotyczących wiarygodności płatniczej
   (w trybach określonych w ustawie z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych) oraz do Biura Informacji Kredytowej S.A ul. Zygmunta Modzelewskiego 77A, 02-679 Warszawa,
6. instytucjom zapewniającym na rzecz SMEO lub SMEO Capital One usługę dostępu do informacji o rachunku,
   o której mowa w art. 3 ust. 6 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, a także podmiotom zapewniającym na rzecz SMEO lub SMEO Capital One usługi analityczne odnoszące się do danych pochodzących z rachunków (tj. KONTOMATIK UAB z siedzibą w Wilnie, przy ul. Upes 23, LT-08128 Wilno oraz KONTOMATIK sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Prostej 51, 00-838 Warszawa),
7. podmiotom świadczącym na rzecz SMEO lub SMEO Capital One usługi weryfikacji wiarygodności płatniczej oraz wsparcia w procesie analizy ryzyka finansowego,
8. podmiotom współpracującym ze SMEO lub SMEO Capital One („partnerzy SMEO”) w zakresie wyrażonej zgody na otrzymywanie na wskazany adres e-mail informacji handlowych i/lub otrzymywanie na wskazany numer telefonu połączeń telefonicznych i wiadomości (np. sms) dotyczących produktów i usług tych podmiotów. Przez partnerów SMEO lub SMEO Capital One rozumie się współpracujące na podstawie zawartych umów ze SMEO lub SMEO Capital One instytucje finansowe w szczególności takie jak banki, podmioty świadczące usługi leasingowe oraz faktoringowe, instytucje pożyczkowe, podmioty pośredniczące w wykonywaniu czynności bankowych (np. porównywarki internetowe kredytów) a także zakłady i towarzystwa ubezpieczeń, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe, instytucje pieniądza elektronicznego, krajowe instytucje płatnicze oraz biura usług płatniczych w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych oraz podmioty prowadzące działalność windykacyjną, biura informacji kredytowej.
6. Państwa trzecie – Dane osobowe mogą być przekazywane przez SMEO lub SMEO Capital One poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W takim jednak wypadku odpowiednio SMEO lub SMEO Capital One zagwarantuje wymagane prawnie środki ochrony danych osobowych, którymi będą (w zależności od przypadku): i) przekazanie danych do podmiotu zlokalizowanego w państwie trzecim, w stosunku do którego została wydana decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, zgodnie z wymaganiami art. 45 RODO, ii) przekazanie danych realizowane na podstawie zawartej z podmiotem trzecim umowy o transfer danych opartej na Standardowych Klauzulach Umownych przyjętych w drodze decyzji przez Komisję Europejską, iii) przekazanie danych realizowane w ramach przyjętych wiążących reguł korporacyjnych, o których mowa w art. 47 RODO. W przypadku gdy faktycznie Twoje dane będą przekazywane przez SMEO do podmiotów zlokalizowanych poza obszarem EOG, przysługuje Ci prawo do uzyskania kopii informacji na temat stosowanych zabezpieczeń. Więcej informacji dotyczących stosowanych przez SMEO lub SMEO Capital One środków bezpieczeństwa związanych z ewentualnym przekazywaniem danych poza obszar EOG można uzyskać kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych wyznaczonym przez SMEO lub w przypadku SMEO Capital One pod adresem mailowym kontakt@smeo.pl.
7. Okres przechowywania – Pozyskane dane osobowe będą przechowywane przez SMEO lub SMEO Capital One przez okres realizacji zawartej umowy o finansowanie (faktoringowej lub pożyczki) i do czasu jej prawidłowego rozliczenia, a ponadto:
1. w przypadku otrzymania decyzji negatywnej od SMEO lub SMEO Capital One w przedmiocie finansowania
   w postaci faktoringu lub pożyczki i w konsekwencji odmownej decyzji odnośnie zawarcia umowy – dane niezbędne do złożenia wniosku o finansowanie zostaną usunięte niezwłocznie,
2. do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z zawartej umowy o finansowanie (faktoringowej lub pożyczki),
3. przez czas niezbędny do dochodzenia konkretnych roszczeń lub ich odpierania w związku z zawartą umową o finansowanie (faktoringowej lub pożyczki),
4. przez czas wykonywania obowiązków wynikających
   z przepisów prawa, w tym w szczególności w zakresie regulacji dotyczących przeciwdziałania praniu oraz finansowaniu terroryzmu, a także podatkowych
   i rachunkowych, np. obowiązków związanych
   z przechowywaniem dokumentacji zgodnie
   z wymaganiami art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
5. przez okres niezbędny do udokumentowania odpowiednio przez SMEO lub SMEO Capital One przed organami administracji publicznej, w tym organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych, prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na niej spoczywających,
6. w celach archiwizacyjnych, gdy dotyczy to historii prowadzonej korespondencji i udzielanych odpowiedzi na zgłaszane zapytania (niezwiązane bezpośrednio z zawartymi umowami) – przez okres nie dłuższy niż 3 lata od pozyskania danych,
7. w celach marketingu bezpośredniego – do czasu zgłoszenia sprzeciwu na przetwarzanie danych w tym celu,
8. do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych lub ich dezaktualizacji (stwierdzonej odpowiednio przez SMEO lub SMEO Capital One) – jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody. 
8. Uprawnienia – zapewniamy prawo skorzystania ze wszystkich przysługujących uprawnień przewidzianych na gruncie RODO, tj. prawa żądania dostępu do danych osobowych, prawa ich sprostowania, usunięcia lub żądania ograniczenia przetwarzania, prawa do przenoszenia danych, a także prawa wniesienia sprzeciwu na ich przetwarzanie, na zasadach i w przypadkach przewidzianych w przepisach RODO. W przypadku przetwarzania danych osobowych przez SMEO lub SMEO Capital One w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów (o których była mowa powyżej – tj. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), osobom wskazanym w punkcie 1 powyżej przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych z przyczyn związanych z ich szczególną sytuacją, a w przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego również prawo złożenia sprzeciwu w dowolnym momencie wobec przetwarzania danych w tym celu. W przypadku przetwarzania danych osobowych za udzieloną zgodą, przysługuje prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w każdym czasie, jednakże bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania tych danych, które miało miejsce przed cofnięciem zgody. 
9. Obowiązek lub niezbędność podania danych – Podanie danych osobowych:
1. w celach, o których mowa w pkt 3 lit. a) i d) – jest niezbędne do zawarcia i realizacji przedmiotu umowy o finansowanie (faktoringowej lub pożyczki). W przypadku ich niepodania SMEO lub SMEO Capital One mogą odmówić zawarcia konkretnej umowy,
2. w celach, o których mowa w pkt 3 lit. b) – jest niezbędne do umożliwienia korzystania z funkcjonalności serwisu SMEO24 oraz Aplikacji Mobilnej,
3. w celach, o których mowa w pkt 3 lit. c) i e) – jest obligatoryjne na podstawie przytoczonych w tym punkcie przepisów prawa,
4. w celach, o których mowa w pkt 3 lit. g), h) oraz i) – jest dobrowolne, jednakże niezbędne w procesie oceny zdolności finansowej i analizy ryzyka kredytowego oraz wiarygodności płatniczej,
5. w pozostałym zakresie – jest dobrowolne.
10. Zautomatyzowane operacje przetwarzania danych – SMEO lub SMEO Capital One mogą dokonywać operacji przetwarzania danych w sposób całkowicie zautomatyzowany (za pomocą systemów informatycznych), w tym poprzez profilowanie, na potrzeby wydania decyzji w przedmiocie wniosku o finansowanie w postaci faktoringu (wniosku
    o zawarcie Umowy Faktoringowej) oraz weryfikacji Faktur zgłaszanych do objęcia finansowaniem lub na potrzeby wydania decyzji w przedmiocie zawarcia umowy pożyczki. Stosowane metody prowadzenia zautomatyzowanych operacji, w tym profilowania są monitorowane i zgodne z prawem. W związku z prowadzonymi operacjami w sposób całkowicie zautomatyzowany, które prowadzą do podjęcia decyzji w zakresie oceny ryzyka finansowego, w tym zawarcia umowy o finansowanie (faktoringowej lub pożyczki), przysługuje Ci prawo wyrażenia własnego stanowiska, wystąpienia o ponowne przeanalizowanie danych i uzyskania interwencji pracowników SMEO. Przetwarzanie danych osobowych w sposób wskazany powyżej jest konieczne do zawarcia oraz wykonania przedmiotu umowy faktoringu lub umowy pożyczki, w tym do przeprowadzenia oceny ryzyka finansowego – bez przetworzenia danych osobowych w sposób określony powyżej nie jest możliwe zawarcie przedmiotowej umowy, a następnie prawidłowa realizacja jej przedmiotu (w tym w szczególności finansowanie Faktur w przypadku zawarcia umowy faktoringowej).
11. Prawo wniesienia skargi – Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.