Optymalizacja kosztów zatrudnienia – czy zawsze wiąże się z redukcją etatów?

Optymalizacja kosztów zatrudnienia to aktualnie temat, który interesuje wielu przedsiębiorców próbujących przetrwać kryzys związany z wystąpieniem COVID-19. Warto jednak zwrócić uwagę, że sposoby na zredukowanie kosztów pracowniczych mogą być przydatne również po wyjściu z kryzysu. Dzięki takim działaniom przedsiębiorstwo ma szansę na zyskanie dodatkowych środków na inne cele. Jak przebiega taka optymalizacja? Czy zawsze wiąże się z redukcją etatów?

Optymalizacja kosztów zatrudnienia – kiedy warto wprowadzić?

Optymalizacja kosztów zatrudnienia to jeden ze sposobów na pozyskanie środków dla przedsiębiorstwa ze źródeł wewnętrznych. Wiąże się z wprowadzeniem konkretnych rozwiązań, które umożliwiają zmniejszenie wydatków związanych z zatrudnianiem pracowników. Takie działanie będzie dobrym rozwiązaniem dla firm, które borykają się z przestojem powstałym z różnych powodów. Aktualnie jednym z nich mogą być ograniczenia związane z wystąpieniem COVID-19.

Kiedy firma ma zbyt mało klientów, by zrealizować zakładany budżet, a koszty przewyższają odnotowane przychody, ze względu na kondycję finansową nie zawsze istnieje możliwość pozyskania środków z zewnątrz. W takich sytuacjach z pomocą przychodzi optymalizacja kosztów zatrudnienia.

Optymalizacja kosztów zatrudnienia a redukcja etatów

Wielu przedsiębiorców identyfikuje optymalizację kosztów zatrudnienia z redukcją etatów. Okazuje się jednak, że nie jest to najlepsze z dostępnych rozwiązań. Przed podejmowaniem tak poważnych decyzji warto przeanalizować wszystkie za i przeciw. Na początku warto spojrzeć na kwestie wizerunkowe. Kiedy firma decyduje się na grupowe lub pojedyncze zwolnienia, musi nierzadko liczyć się z niepochlebnymi opiniami. Mogą one wpłynąć negatywnie na relacje z kontrahentami lub pozyskiwanie nowych pracowników w przyszłości. Niepewny pracodawca czy też partner biznesowy jest po prostu złym wyborem.

Zdarza się, że redukcja etatów daje sygnał pracownikom zachowującym miejsca pracy o tym, że firma może planować dalsze zwolnienia. W konsekwencji szukają oni nowego zatrudnienia, co wiąże się nierzadko z utratą cennych pracowników. Teraz dochodzimy do sedna sprawy. Redukcja etatów w kryzysie może być niezbyt dobrym rozwiązaniem ze względu na koszty generowane w pierwszym miesiącu zwolnień. Na co należy się przygotować?

Koszty zwolnień a optymalizacja kosztów

Pierwszym z kosztów, jaki może się pojawić, jest ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy. Najważniejsze informacje na ten temat reguluje ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141). Zgodnie z art. 171 tej ustawy, w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Pracodawca ma jednak prawo polecić zatrudnionemu skorzystanie z urlopu w okresie wypowiedzenia. Jeżeli tak się nie stanie, wówczas na pracodawcy ciąży obowiązek wypłacenia ekwiwalentu. Dodatkowo firma musi liczyć się z obowiązkiem uregulowania wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.

Jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia co najmniej 20 osób, wówczas musi liczyć się również z obowiązkiem wypłacenia odpraw. Tę kwestię reguluje ustawa z dnia 13 marca 2003 roku (Dz. U. 2003 Nr 90 poz. 844) – potocznie nazywana ustawą o zwolnieniach grupowych. Zgodnie z art. 8, pracownikowi przysługuje odprawa pieniężna w związku z rozwiązaniem stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia. Jej wysokość zależy od stażu pracy i może sięgać nawet równowartości trzymiesięcznego wynagrodzenia przy ponad 8-letnim okresie zatrudnienia.

Alternatywne sposoby optymalizacji kosztów

Jeżeli pracodawca chce uniknąć redukcji etatów, ma do dyspozycji szereg innych metod na optymalizację kosztów zatrudnienia. Poniżej prezentujemy 4 sposoby, które poprawią kondycję finansową przedsiębiorstwa:

• Dodatkowe umowy cywilno-prawne z własnymi pracownikami: To doskonały i w pełni legalny sposób na zmniejszenie kosztów zatrudnienia, zwłaszcza kiedy pracownik wykonuje dużo godzin nadliczbowych. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na taki krok, wówczas stawka za wykonywane obowiązki w ramach umowy zlecenie lub umowy o dzieło jest ustalana indywidualnie. Należy jednak podkreślić, że czynności wykonywane w ramach tych form zatrudnienia muszą się różnić od tych, które obejmuje umowa o pracę.
• Zatrudnienie pracowników tymczasowych: Ten sposób na optymalizację kosztów zatrudnienia sprawdzi się doskonale w przypadku prowadzenia działalności sezonowej. W tym przypadku również można liczyć na zwolnienie z obowiązku wypłacenia wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Warto jednak zwrócić uwagę na limit łącznego okresu zatrudnienia, który wynosi 18 miesięcy w okresie 3 lat. Oznacza to zaangażowanie pracownika tymczasowego na średnio pół roku przez 3 kolejne lata.
• Outsourcing procesów: Doskonałym pomysłem na optymalizację kosztów jest rezygnacja z tworzenia kolejnych działów w firmie, które nie są istotne dla głównego celu przedsiębiorstwa, na rzecz outsourcingu. Jest to wynajmowanie pracowników z konkretnej dziedziny. Najczęściej outsourcing dotyczy działu: IT, Księgowości i kadr, Prawnego, Rekrutacji i zarządzania zasobami ludzkimi, Marketingu i reklamy, Logistyki.
• Odpowiednie zarządzanie i kontrola czasu pracy: To wbrew pozorom najprostszy sposób na optymalizację kosztów zatrudnienia. Jeżeli pracodawca zadba o odpowiednio przygotowany grafik oraz racjonalizację czasu pracy, może uniknąć obowiązku wypłacania ekwiwalentów, zbyt dużej liczby nadgodzin, dodatkowych dni wolnych, przysługujących pracownikowi. W tym celu nie zawsze trzeba zatrudniać dodatkowych managerów lub osób zarządzających. Może wystarczyć outsourcing lub odpowiednie systemy ERP.

Artykuł powstał we współpracy z Partnerem wspieramyfirmy.pl.